І. общи правил а. Раздел І. v доказателства и доказатлствени средства фиш І

	Глава І. общи правил а. Раздел І.v доказателства и доказатлствени средства	фиш І .V.4.
	ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ И ДОСТЪП ДО СЧЕТОВОДНА ИНФОРМАЦИЯ НА ТЕХНИЧЕСКИ НОСИТЕЛ

1. 
   Срок на съхранение.
   

Когато задължените лица при създаването и обработката на цялата или на част от тази информация използват информационни системи, продукти или архиви, сроковете за съхраняване на създадените в електронен вид данни са идентични със сроковете за съхранение на хартиените носители. Т.е., независимо от разпечатките и от воденето на счетоводство и на хартиен носител, сроковете за съхраняването на създадената в електронен вид информация са като при съхранението й на хартиен носител.

Документите се съхраняват в архивохранилища, които осигуряват тяхното физическо запазване, защитата им от посегателства и подреждането им по подходящ за търсене начин.

За документите в архивохранилищата се осигуряват необходимите температурно-влажностен режим, противопожарна защита, защита от наводнения и контролиран достъп до обекта съобразно съответните стандарти.

3. Задължения на лицата относно документите при прекратяване на лицето без правоприемство.

При прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения. Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за разплащателните ведомости, предадени по горния ред (чл. 5, ал. 10 и ал. 11 от КСО).

При закриване на държавни или общински институции, при заличаване или приключване на производство по несъстоятелност на търговски дружества ръководителите, ликвидаторите или синдиците съгласувано с Държавна агенция "Архиви" са длъжни в 6-месечен срок да предадат ценните документи в съответните държавни архиви. Закриването или заличаването се извършва след представяне на удостоверение от съответния държавен архив за предаване на ценните документи.

Документите на заличените юридически лица без правоприемник, неподлежащи на предаване в съответния държавен архив и в териториалните структури на Националния осигурителен институт, се съхраняват по ред, определен с акт на Министерския съвет (чл. 51 от ЗНАФ).

Редът за унищожаването на документите е регламентиран в ЗДАФ. Контролът за спазване на реда за съхранение/унищожаване на документите, съответно реализирането на административно-наказателна отговорност за неспазването на този ред е от компетентността на длъжностни лица от Държавен фонд „Архиви”.

Неспазването на начина и срока за съхранение на релевантната към данъчните задължение на лицата документация/информация има и съществени данъчноправни последици.

На правомощията на органа по приходите да изисква от ревизираните лица сведения и документи, релевантни към данъчното им облагане, съответства задължението на участниците в производството да оказват съдействие и да предоставят информация на органа по приходите и публичния изпълнител (чл. 13 от ДОПК). Когато същите не представят на органа по приходите сведения и документи, изискани им по съответния ред, с аргумент, че са унищожени или повредени, същият може да определи данъчната основа за определяне на данъчните им задължения по реда на чл. 122 от ДОПК – „Ревизия при особени случаи".



III. ДОСТЪП ДО СЧЕТОВОДНА ИНФОРМАЦИЯ НА ТЕХНИЧЕСКИ НОСИТЕЛ

Ревизираните или проверяваните лица са длъжни да осигурят на органите по приходите достъп до автоматизираните си информационни системи, продукти или архиви, когато събирането, съхраняването и обработката на счетоводната и търговската информация, както и на други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се извършва на технически носител.