(1) Документация – водена от директора

(4) Документация – водена от счетоводител и касиер:

• 
  Длъжностното и поименно щатно разписание се изготвя от счетоводителя на ОДЗ №91.
  
  • 
    Проекто-бюджет по раздели и дейности в годишен план и по тримесечия;
    
  • 
    Справки по натурални показатели по дейности;
    
  • 
    Статистически отчети и формуляри;
    
• 
  Инвентарна книга и списъци за зачисляване на инвентара по групи;
  

• 
  Счетоводни отчетни документи;
  
• 
  Регистър за водене на болничните листове. Папка с болнични листа, подписани от директора;
  
• 
  Отчетни декларации, свързани с пенсионно и здравно осигуряване и заеми;
  
• 
  Тетрадка за отчитане данните на водомера и електромера;
  

• 
  Таксова книга;
  
• 
  Ведомост за заплати.
  

• 
  Книга за заповеди за храна
  

- до приключването й се съхранява при домакина,

- след приключването й се съхранява в архива на ОДЗ №91,

- срок за съхранение – до следващата финансова ревизия

• 
  Требвателни листове за продуктите за деня;
  

• 
  Искания за хигиенните материали и тетрадка с подписи за раздаването им;
  

• 
  Дневник за входящ контрол на храните;
  
• 
  Дневник за температурния режим на хладилните съоръжения;
  

• 
  Месечни отчети за разходваната храна;
  
• 
  Складова разписка за приемане на материални ценности
  

- Тетрадки за стерилизация на съдовете. До приключването им се попълват и съхраняват при помощник-възпитателите /чистачи - контрол – мед.сестра

Молба за постъпване на работа, приета с входящ номер - свободен тест, професионална автобиография /CV/; копие от документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно-професионална степен; документ за стаж по специалността - за педагогическите кадри; препис-извлечение за трудов стаж от трудова книжка; препоръка от предишен работодател /ако е необходимо/, документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа; свидетелство за съдимост; трудов договор; длъжностна характеристика; служебна бележка за начален инструктаж; допълнителни споразумения; заявления и заповеди за ползване на отпуск, копия от всички преминали квалификации, заповеди и обяснения при наказания и др.

Събирането, обработването и съхранението на документите от личните трудови досиета на работниците и служителите се извършва от директора, който отговаря за опазването на данните. Достъп до личните трудови досиета има касиера и официалния заместник на директора по време на заместване.

Раздел ІІ.

Събиране, обработване, съхранение и защита на личните данни в щатното разписание
Чл.113. Длъжностното и поименно щатно разписание се изготвя от счетоводителя и директора на ОДЗ №91. Всички лични данни на работниците и служителите се съхраняват в лични папки при директора, до които при нужда има достъп касиер, счетоводител и официалния заместник на директора.

- до края на бюджетната година се съхраняват при директора на ОДЗ №91,

- след изтичане на бюджетната година се съхраняват в архива на ОДЗ №91 – отговорник – касиер

- срок за съхранение – постоянен

- съхраняват в архива на ОДЗ №91. Изработват се на компютър, като се ползва счетоводна програма на фирма “ИНФО-ТМ”ООД, с която се сключва ежегоден договор. Фирмата е регистрирана по закона за опазване на личните данни. Хартиеният носител, дискети /дискове/ и др. се съхраняват от счетоводител и/или касиер в архива на ОДЗ №91, в срок от 50 години.

• 
  Касиерът на ОДЗ №91 ежемесечно дава личен фиш от заплатите на работниците и служителите, като се задължава това да става лично.
  

Цялата документация във връзка със дейността на ОДЗ №91 в тази насока се съхранява от директора, който носи отговорност за опазване на личните здравни данни на работниците и служителите.

Представителите на сдружение с нестопанска цел „АЛФЕЙ” ЕООД са длъжни да не разпространяват личните данни от здравните досиета на работниците и служителите в ОДЗ №91.
Чл.116. Мед.сестра-ясла следи за сроковете на годност и съхранява здравните книжки на помощния, на обслужващия персонал и на учителите. При напускане на служител е длъжна да му върне книжката срещу подпис. Непотърсени книжки се унищожават след изтичане на годността им.

Мед.сестра-ясла отговаря за опазване личните данни на всички работещи в ОДЗ №91 и представя книжките за проверка само на уторизирани за това лица.