ГЛАВА ЧЕТВЪРТА СИСТЕМА НА СЧЕТОВОДНИТЕ СМЕТКИ

ГЛАВА ЧЕТВЪРТА СИСТЕМА НА СЧЕТОВОДНИТЕ СМЕТКИ

4.1. Същност, предназначение, строеж и форми на счетоводните сметки

1. В резултат на извършваните стопански операции активите, пасивите и капитала на предприятието непрекъснато се променят. Отразяването на измененията, в резултат на стопанските операции в баланса е невъзможно, тъй като това би означавало да се съставя баланс след всяка операция. Последното освен, че би затруднило значително счетоводната работа, би противоречало и на същността и предназначението на баланса като счетоводен способ.

2. Счетоводният баланс представлява моментна снимка на предприятието. От него не може да се получи информация за измененията в състава на активите, пасивите и капитала на предприятието.

3. Представената в баланса информация е максимално синтезирана и обобщена. За целите на управлението, ръководството на предприятието се нуждае както от синтезирана, така и от детайлирана информация за състоянието на дружественото имущество във всеки един желан момент, както и за настъпващите изменения в него в рамките на отчетния период.

4.Получаваната от баланса информация е само в стойностно изражение. За нуждите на контрола върху стопанската дейност много често се налага по отношение на някои отчетни обекти да се използват натурални или трудови измерители.

Всичко това налага прилагането на способ, посредством който отразената в счетоводните документи информация да бъде групирана и систематизирана по такъв начин, че да може да бъде използвана от управляващите за вземането на решения. Групирането се извършва по отделни отчетни обекти, по видове изменения (увеличения или намаления) в отчетните обекти или по други признаци в зависимост от информационните потребности на предприятието. За постигането на тази цел се прилага специфичен счетоводен способ, известен като система на счетоводните сметки.

За да изпълни своето предназначение като способ за набиране на информация по счетоводен път счетоводната сметка трябва да има определен строеж. Обикновено е прието сметката да се построява под формата на таблица в която се отразяват измененията в конкретния отчетен обект на отчитане, за който ще се набира информация, посредством откритата счетоводна сметка. Тези изменения в отчетните обекти могат да бъдат под формата на увеличения или намаления. Необходимостта от отделното наблюдение и отчитане на тези изменения налага счетоводната сметка да бъде представена под формата на таблица с две части, наречени дебитна и кредитна. Схематично това може да се представи по следния начин:

Понятията “дебит” и “кредит” имат латински произход. Дебит означава дължи или да дава, а кредит – вярва, има, в смисъл има да взема. Тези понятия са възникнали в първоначалния етап от развитието на счетоводството и са свързани с т. нар. персонификационна теория за счетоводните сметки. Съгласно тази теория сметките се отъждествяват с конкретни лица и който нещо е дал следва нещо да получи, респективно който нещо е получил, трябва нещо да даде. На настоящия етап те са загубили своето първоначално значение и се използват само за обозначаване на двете противоположни страни на счетоводната сметка. Оттук произтичат и термините дебитиране и кредитиране на сметката. Когато се извършват записвания в лявата част на сметката се казва, че тя е дебитирана или задължавана, а когато се извършват записвания в дясната страна – че тя е кредитирана или заверявана при горния строеж на сметката).

Между счетоводния баланс и системата на счетоводните сметки съществува много тясна връзка и зависимост. Тя се състои в това, че в началото на всяка отчетна година (към 01 януари) сметките се откриват на база информацията от началния счетоводен баланс. В края на отчетния период на база информацията за крайните остатъци по счетоводните сметки се съставя крайния счетоводен баланс към 31 декември на отчетната година.

Откриването на счетоводните сметки се извършва към 01 януари на отчетния период и се изразява в извършване на първото записване по тях. Записаният в сметката показател, характеризиращ състоянието на отчетния обект в началото на отчетния период се нарича начален остатък или начално салдо¹² по сметката. Възможно е текущо през периода в предприятието да възникнат нови отчетни обекти за които не е имало информация в началния счетоводен баланс. Откриването на тези сметки става текущо през периода, когато възникне необходимост от това, като се прилага посоченият по-долу ред.¹³

Както е известно при двустранната форма на счетоводния баланс активите се представят в лявата страна на баланса, а собствения капитал и пасивите в дясната. По аналогичен начин се построяват и счетоводните сметки. От гледна точка на връзката им с баланса, последните се разделят на активни (предназначени за отчитане на активите на предприятието) и пасивни (предназначени за отчитане на капитала и пасивите). При сметките, предназначени за отчитане на активите, величината на началния остатък се посочва в лявата част (дебита) на сметката, а при пасивните сметки този показател се посочва в дясната част (кредита). Тъй като общата сума на актива винаги е равна на общата сума на пасива на баланса, то и общата сума на всички дебитни начални салда е равна на общата сума на всички кредитни начални салда. Това равенство има важно контролно значение, което се използва впоследствие при установяване правилността на счетоводните записвания.

След откриването на счетоводните сметки по тях започват да се отразяват текущите изменения в обектите на счетоводството в рамките нa отчетния период. При изясняване на принципите за водене на счетоводните сметки следва да отбележим, че строежът на активните и пасивни сметки е напълно противоположен. Всяко отделно увеличение по сметките за отчитане на активите се отразява по дебита на сметката, а по сметките, предназначени за отчитане на собствения капитал и пасивите – по кредита на сметката. Всяко отделно намаление по активните сметки се отразява по кредита на сметката, а по пасивните сметки по дебита на сметката. Общата сума на всички увеличения по сметките за отчитане на активите на предприятието, отразени по дебита на сметките се нарича дебитен оборот, а общата сума на намаленията, отразени по кредита на тези сметки се нарича кредитен оборот. По пасивните сметки е точно обратното. Общата сума на всички увеличения, отразени по кредита на тези сметки се нарича кредитен оборот, а общата сума на всички намаления, отразени по дебита на сметките – дебитен оборот.

По счетоводните сметки се установяват и сборове, които се получават като към сумата на дебитния или кредитен оборот по сметката се прибави величината на началното салдо по сметката. По-конкретно това става по следния начин. Дебитният сбор по активните сметки се получава като към сумата на дебитния оборот се прибави величината на началното салдо. Кредитният сбор по тези сметки е равен на кредитния оборот, тъй като началното салдо по тези сметки е винаги дебитно. Кредитният сбор по пасивните сметки се получава като към сумата на кредитния оборот се прибави началното салдо по сметката. Дебитният сбор по тези сметки е равен на дебитния оборот, тъй като началното салдо по тези сметки е винаги кредитно. Разликата между така получените сборове представлява крайното салдо (краен остатък) по сметката. При активните сметки крайното салдо се получава като разлика между дебитния сбор и кредитния сбор, а при пасивните - между кредитния сбор и дебитния сбор. Този показател показва величината на отчетния обект в края на отчетния период.

В края на отчетния период (към 31 декември на отчетната година) се преустановяват записванията по всички счетоводни сметки, като се установяват крайните остатъци по тях. Този процес се нарича приключване на сметките. Получените крайни остатъци представляват начални салда за следващия отчетен период. Обикновено е прието получените крайни остатъци по счетоводните сметки да се записват в противоположната (по-слабата) страна на сметките като салдо за уравнение. След това сметката се подчертава с две успоредни линии, с което се означава, че тя е приключена и записванията по нея са прекратени. При възникване на необходимост от набирането на информация по счетоводен път за същия отчетен обект следва да се открие нова сметка.

Счетоводната сметка може да бъде построена в различни форми като едностранна, двустранна, многоколонна, стълбовидна (щафелна). Двустранната форма на счетоводната сметка се характеризира с това, че при нея графите за датата на записването, съдържанието на записването и др. се предвиждат поотделно в дебитната и кредитна страна на сметката. При едностранната форма на сметката графите за датата на записването, съдържанието на записването и др. се използват общо за записване на всички операции, независимо от това дали става въпрос за записвания по дебита или по кредита на сметката. Многоколонната форма на счетоводната сметка намира широко приложение в практиката, тъй като дава възможност за получаване на повече данни за характеризиране на отчетните обекти. Стълбовидната (щафелна) форма на счетоводната сметка се характеризира с това, че при нея се извежда салдо (остатък) след всяка операция.

Структурата на счетоводните сметки, както и реда за тяхното откриване, водене и приключване може да се представи по следния начин:

Дебит Схема на пасивна сметка Кредит

Имайки предвид посочените схеми може да се обобщи, че посредством счетоводните сметки се получават определени показатели, които имат съществено значение за ръководството на предприятието. Тези показатели са следните:

1. Показател, характеризиращ величината на отчетния обект в началото на отчетния период. Този показател се нарича начално салдо (начален остатък). Активните сметки могат да имат само дебитно, а пасивните - само кредитно начално салдо.

2. Показател, характеризиращ всяко отделно увеличение на отчетния обект и общата сума на всички увеличения на отчетния обект през отчетния период. При активните сметки този показател е дебитния оборот, а при пасивните – кредитния оборот.

3. Показател, характеризиращ всяко отделно намаление на отчетния обект, както и общата сума на всички намаления на отчетния обект в рамките на отчетния период. При активните сметки това е кредитния оборот, а при пасивните – дебитния оборот.

4. Показател, характеризиращ величината на отчетния обект в края на отчетния период. Този показател се нарича крайно салдо (краен остатък) по сметката. Активните сметки могат да имат само дебитно крайно салдо, а пасивните само кредитно крайно салдо.