Укрепване капацитета за Управление на Човешки Ресурси на Българската Публична Администрация

3Описание на спецификациите

3.1Структури и длъжности

1. 
   Данни за администрацията
   
   1. 
      Наименование на административната структура
      
   2. 
      Дата на влизане в сила на акта за създаване
      
   3. 
      Дата на закриване
      
   4. 
      Ниво (1 или 2 ниво администрация)
      
   5. 
      Вид администрация (номенклатура)
      
      1. 
         Централна администрация на изпълнителната власт
         
         1. 
            Администрация на Министерския съвет
            
         2. 
            Министерства
            
         3. 
            Държавни агенции
            
         4. 
            Администрации на държавните комисии
            
         5. 
            Изпълнителни агенции
            
         6. 
            Административни структури, създадени със закон
            
         7. 
            Административни структури, създадени с постановление на МС
            
      2. 
         Териториални администрации на изпълнителната власт
         
         1. 
            Областни администрации
            
         2. 
            Общински администрации
            
         3. 
            Общински администрации на райони
            
      3. 
         Други
         

6. 
   Данни за контакт (свободен текст: лице за контакт, телефон, факс, адрес, електронен адрес)
   
7. 
   Административно-териториална принадлежност (свободен текст: област, град)
   
8. 
   Данни за финансова подчиненост:
   
   1. 
      Първостепенен разпоредител с бюджетни кредити
      
   2. 
      Второстепенен разпоредител с бюджетни кредити (указва се кой е първостепенния)
      
   3. 
      Третостепенен разпоредител с бюджетни кредити (указва се кой е второстепенния)
      

2. 
   Данни за административните звена
   
   1. 
      Наименование
      
   2. 
      Дата на създаване
      
   3. 
      Дата на закриване
      
   4. 
      Структура
      
      1. 
         Звена 1-во ниво
         
         1. 
            Звено или служител по сигурността на информацията
            
         2. 
            Главен секретар
            
         3. 
            Инспекторат
            
         4. 
            Финансов контрольор
            
         5. 
            Политически кабинет
            
         6. 
            Главна Дирекция
            
            1. 
               Обща администрация
               
            2. 
               Специализирана администрация
               
         7. 
            Дирекция
            
            1. 
               Обща администрация
               
            2. 
               Специализирана администрация
               
         8. 
            Териториално звено
            
      2. 
         Звена 2-ро ниво
         
         1. 
            Отдели
            
      3. 
         Звена 3-то ниво
         
         1. 
            Сектори
            
      4. 
         Численост на персонала за звеното (сумата от числеността за подчинените звена не може да надхвърля числеността на горното звено)
         

3. 
   Данни за длъжността
   
   1. 
      Наименование – на базата на ЕКДА – администрира се централизирано:
      

А. Ръководни длъжности:

2. 
   Изисквания за длъжността
   
   1. 
      Минимални изисквания за заемане на длъжността
      
      1. 
         Образователна степен:
         
         1. 
            Магистър
            
         2. 
            Бакалавър
            
         3. 
            Специалист
            
         4. 
            Средно образование
            
         5. 
            Основно
            
         6. 
            Не се изисква
            
      2. 
         Ранг (номенклатура от рангове) / ИЛИ
         
      3. 
         Професионален опит (години)
         
   2. 
      Специфични изисквания (Описание: вид; описание на изискванията; акт, с който са установени )
      
   3. 
      Допълнителни изисквания за професионални и делови качества по длъжностна характеристика
      
      1. 
         Управленска компетентност (само за длъжности от раздел А по ЕКДА)
         
      2. 
         Организационна компетентност (само за длъжности от раздели Б и В от ЕКДА)
         
      3. 
         Компетентност, свързана с познаване и ползване на нормативни актове
         
      4. 
         Комуникационна компетентност
         
      5. 
         Компетентност за работа с потребител
         
      6. 
         Компютърна компетентност
         
3. 
   Дата на създаване на длъжността
   
4. 
   Дата на закриване
   
5. 
   Раздел по ЕКДА
   
   1. 
      Ръководни длъжности
      
   2. 
      Експертни длъжности с аналитични и/или контролни функции
      
   3. 
      Експертни длъжности със спомагателни функции
      
   4. 
      Технически длъжности
      
6. 
   Длъжностно ниво по ЕКДА
   
   1. 
      От А1 до А9
      
   2. 
      От Б1 до Б11
      
   3. 
      От В1 до В9
      
   4. 
      От Г1 до Г3
      
7. 
   Вид правоотношение:
   
   1. 
      Служебно
      
   2. 
      Трудово
      
8. 
   Код по НКП
   
9. 
   Численост на персонала
   
10. 
    Основна месечна заплата
    
    1. 
       Минимална
       
    2. 
       Максимална
       
11. 
    Длъжностна характеристика
    
    1. 
       Описание на длъжността (функции и области)
       
    2. 
       Преки задължения (описание)
       
    3. 
       Подчиненост
       
       1. 
          Длъжности, на които е пряко подчинена
          
       2. 
          Длъжности, които са и пряко подчинени
          
       3. 
          Длъжности, които контролират изпълнението
          
    4. 
       Отговорности
       
       1. 
          Носи отговорност за: (описание)
          
       2. 
          Взема решения за : (описание)
          
       3. 
          Съгласува решенията с: (описание)
          
    5. 
       Организационни връзки
       
       1. 
          Тип: вътрешна; външна
          
       2. 
          Длъжности, с които се осъществява връзката (номенклатура )
          
       3. 
          Описание
          

4. 
   Операции
   
   1. 
      Изграждане на структурна йерархия
      
      1. 
         Изграждането на структурната йерархия и дефиниране на длъжностите в нея е основно изискване за да могат да се извършват всички останали дейности по УЧР в софтуера.
         
      2. 
         Стъпка 1: На базата на утвърдени нормативни документи потребителят създава в софтуера администрацията. Задължително е въвеждането на информацията от точки: 1.1;1.2;1.4;1.5;1.8. Останалите данни не са задължителни за въвеждане от гледна точка на софтуера.
         
      3. 
         Стъпка 2: На базата на утвърдени нормативни документи потребителят създава списъка (номенклатурата) от структурните звена. Задължително е въвеждането на информацията от точки: 2.1;2.2. Не се разрешава запис, ако е в противоречие с чл. 12 Наредба за прилагане на ЕКДА (нормативи за численост на персонала).
         
      4. 
         Стъпка 3: Описват се нивата – съгласно 2.4 като се указва, кой елемент от създадената номенклатура към кое ниво се отнася.
         
      5. 
         Стъпка 4: На базата на утвърдени нормативни документи потребителят създава списъка (номенклатурата) с длъжностите. Задължителни за въвеждане са данните от точки: - 3.1 – избира се от номенклатура, която се администрира централизирано; - 3.2; - 3.4 и 3.5 – и двете се избират от номенклатури, в резултат на което се генерират и данните от точка 3.6 и 3.10.6.1- 3.7 и 3.9. Останалите данни не са задължителни от гледна точка на софтуера.
         
      6. 
         Стъпка5: Потребителят създава йерархичната подчиненост (йерархичното дърво) по следният начин: Избира звено от първо ниво (например дадена дирекция) и указва всички звена от второ ниво (например отделите), които са пряко подчинени на дирекцията. Избират се длъжностите, които влизат в щата на тези звена и се свързват със съответното звено. След това избира звено от второ ниво (например даден отдел) и указва всички звена от трето ниво (сектори), които са пряко подчинени на отдела. Отново се избират длъжностите, които влизат в щата на тези звена и се свързват със съответното звено. За всяко структурно звено и длъжност и се указва утвърдената численост на персонала. При запис, софтуерът контролира сумата от числеността на персонала в долните звена да не надхвърля числеността, утвърдена за горното звено. Същото се отнася и за утвърдената численост на служителите за отделните длъжности. В същия момент ще се контролира и броя на служителите, утвърдени за съответните длъжности в дадено звено да не надхвърля общия брой служители, утвърдени за звеното. Освен това системата генерира информация за съотношенията по чл. 12 ал. т. 1 до 5 от Наредбата за прилагане на ЕКДА. Като резултат от всички стъпки до тук имаме дефинирана администрация с изградени връзки между структурните звена и длъжностите (т.е. структурна йерархия или като синоним организационна йерархия), описана утвърдената численост на персонала в рамките на цялата йерархия (за всички структурни звена и длъжности) и въведена задължителната и възможност да бъде въведена незадължителната информация (от гледна точка на софтуера).
         
   2. 
      Промяна на структурна йерархия
      
      1. 
         Промяната на структурната йерархия се извършва, когато в резултат на нормативен документ или заповед трябва да се администрира възникването на едно или няколко от следните събития: закриване на структурно звено, създаване на ново структурно звено, закриване на длъжност, разкриване на нова длъжност или промяна на връзките (подчинеността) на структурните звена.
         
      2. 
         Стъпка 1А: Закриване (прекратяване) на структурно звено. За да се закрие структурно звено е необходимо, в номенклатурата от дефинирани структурни звена, потребителят само да въведе датата, от която това събитие влиза в сила (2.3). Софтуерът запазва историята за съществуването на това звено и считано от въведената дата променя статуса на звеното от “активно” в “закрито”. Закритите звена се отбелязват, като пред името им има допълнителен символ (*).
         
      3. 
         Стъпка 1Б: Съкращаване на длъжност. За да се закрие длъжност е необходимо, в номенклатурата от дефинирани длъжности, потребителят само да въведе датата, от която това събитие влиза в сила (датата на утвърждаване на ново длъжностно разписание). Софтуера запазва историята за съществуването на длъжност и считано от въведената дата променя статуса на длъжността от “активна” в “закрита”. Съкратените длъжности се отбелязват, като пред наименованието им има допълнителен символ (*).
         
      4. 
         Стъпка 2: Ако е необходимо да се създаде ново звено ( с устройствен правилник или заповед) или да се разкрие нова длъжност ( с ново длъжностно разписание) е необходимо да се допълнят съответните номенклатури като се извършват съответно действията от 5.1.3 и 5.1.5.
         
      5. 
         Стъпка 3: За новите звена се описват нивата – аналогично на 5.1.4
         
      6. 
         Стъпка 4: Променя се йерархичната подчиненост, като се извършват следните действия:
         
         1. 
            Записва се датата, до която е валидна текущата йерархия. Това автоматично създава история на промените на йерархията.
            
         2. 
            На основата на съществуващата йерархия се нанасят промените, като се премахват закритите звена и длъжности и се въвеждат новите на съответните им места в йерархията. Действията са аналогични на описаните в 5.1.6. Ако е необходимо се променят и връзките (подчинеността) на звената. Нанася се утвърдената численост на персонала за новите звена и длъжности и ако е необходимо се нанасят корекции и за съществуващите. При запис, софтуерът ще направи проверките за коректността на въведената численост, описани в 5.1.6
            
   3. 
      Генериране на длъжностно разписание – генериране на документ, в утвърден с нормативен акт формат и разпечатване на документа.
      
   4. 
      Генериране на поименно разписание на длъжностите– генериране на документ, в утвърден с нормативен акт формат и разпечатване на документа.