При назначаване на нов служител, който няма служебен стаж, потребителят изготвя документ за назначение. При записа на документа софтуерът автоматично прави проверка за въведения ранг. Проверката се извършва по два критерия:
Ако служителят няма професионален опит – рангът трябва да е 5-ти младши.
Ако служителят има необходимия професионален опит, рангът трябва да е минималният за съответната длъжност, предвиден в ЕКДА.
Ако поне едно условие е изпълнено, софтуера разрешава записа, ако не е се издава съобщение за грешка и съответно информация какво трябва да се направи.
Потребителят нанася корекцията и отново прави запис, като цикълът се повтаря.
При назначаване на нов служител, който има служебен стаж, стъпките са същите, като софтуерът прави проверка за:
Въведения ранг да не е по-нисък от притежавания до момента от служителя
Ако служителят има необходимия професионален опит, въведения ранг да не е по-нисък от минималния за новата длъжност, като същевременно е изпълнено и горното условие.
Стъпка 1 – В специална форма на софтуера потребителя въвежда периода – (от дата, до дата) за който иска да получи списъка със служители, които имат право да бъдат повишени в ранг.
Стъпка 2 - Софтуерът, на основата на данните, въведени в базата и съответните алгоритми, генерира списък със служители, за които са изпълнени условията за повишаване в ранг по всички основания. Вземат се предвид само оценките, получени когато служителят е имал служебно правоотношение. На тази стъпка, след генериране на списъка потребителят може да използва филтри, за да визуализира само част от списъка
Филтри: По структурна йерархия, по длъжност, по основание: (номенклатура: предсрочно; по общия ред служител назначен СЛЕД Наредбата за атестирането на 3 г; на 4 г; на 5 г; по общия ред –служител назначен ПРЕДИ Наредбата за атестиране, )
Условията, заложени в алгоритмите са следните:
Предсрочно повишение: Ако служителят има оценка 1 при последното атестиране и при положение, че предишният път не е повишаван предсрочно в ранг. Правно основание чл. 75, ал. 2 ЗДСл във връзка с чл. 32, ал. 1 от НУРАСДА
Повишение по общия ред за служители, назначени СЛЕД влизане в сила на Наредбата за атестиране на служителите в ДА
Ако са изминали 3 години от последното повишение и служителят има оценки от последните 3 атестации =2 и служителя има 3 години стаж като държавен служител. Правно основание чл. 75, ал. 1 от ЗДСл във връзка с чл. 31, т. 1 от НУРАСДА
Ако са изминали 4 години от последното повишение и служителят има оценки от последните 4 атестации = 3 и служителя има 4 години стаж като държавен служител. Правно основание чл. 75, ал. 1 от ЗДСл във връзка с чл. 31, т. 2 от НУРАСДА
Ако са изминали 5 години от последното повишение, независимо от получените оценки при атестирането. Правно основание чл. 75, ал. 1 от ЗДСл във връзка с чл. 31, т. 3 от НУРАСДА
Присъждането на ранга е извършено на основание на § 6
(Стаж като държавен служител е синоним на стаж по служебно правоотношение)
Стъпка 3 – За текущия списък (във всеки момент преди или след използването на филтри) може да се генерира справка, която служи за проверка на коректността на избора на служителите. Справката може да бъде само визуализирана или разпечатана. Тя съдържа следната информация за всеки служител от списъка:
Имена
Място в структурата
Длъжност
Притежаван ранг
Дата на предходното повишаване в ранг
Дата на назначаване
Служебен стаж: г/м/д
Информация за оценките от 5 предходни атестации и дати
Стъпка 4 – Потребителя може да редактира текущия списък, като извади или добави служители в него.
Стъпка 5 – Потребителят избира служителите един по един от списъка и за всеки генерира (и разпечатва) документ, чието съдържание и форма съответства на Приложение 5 към чл. 32 от Наредбата за условията и реда за атестиране на служителите в държавната администрация.
Стъпка 6– На базата на подписаното и утвърдено предложение, потребителят генерира документи (заповеди ) за присъждане на новия ранг за всеки служител.
Присъждане на ранг при преназначаване
При преназначаване на служител на нова длъжност ( от същото длъжностно или по-ниско ниво), потребителя изготвя заповед за преназначение. В полето за ранг автоматично се изписва притежавания ранг на служителя. Софтуерът няма да разрешава въвеждане на по-нисък ранг от притежавания . При записа на документа софтуера автоматично прави проверка по следните критерии
Дали въведения ранг на служителя е по-малък от минималния за длъжността?
Дали въведения ранг на служителя е по-нисък от притежавания , определен с предходна заповед ?
Ако резултата е ДА, софтуерът не разрешава записа и се издава съобщение за грешка и съответно информация какво потребителят трябва да промени.
Потребителят нанася корекцията и отново прави запис, като цикълът се повтаря.
(Заемане на по-висока длъжност в същата администрация)
Потребителят изготвя списък на служители, генериран като справка (report) от софтуера, направен по следните изисквания : (в справката се виждат изискванията и потребителя може да избира кои да включи)
Заемат длъжност с едно ниво по-ниска от тази, за която ще се прави подбора
отговарят на минималните изисквания за длъжността (образователна степен, ранг или професионален опит) .
Оценка 1 или 2 от последното атестиране
Оценка 3 от последното атестиране и ранг по-висок от минималния за длъжността, за която се прави конкурентен подбор.
Оценки по отделните показатели от последното атестиране
Степен на изпълнение на целите
Степен на изпълнение на преките задължения
Компетентности
Наличие на бъдещ потенциал (ДА/НЕ)
На базата на този списък и на базата на писмено съгласие , изразено от съответните служители, потребителят попълва формуляра – Приложение 6 от Наредбата за атестиране на служителите в ДА.
След като в резултат на конкурентния подбор бъде избран съответния служител, потребителят генерира за него заповед за преназначение. (това действие е описано в частта “Персонал”)