Укрепване капацитета за Управление на Човешки Ресурси на Българската Публична Администрация

3.6Квалификации

1. 
   Данни за обучението
   

1. 
   Вид обучение (номенклатура) и програми (синоним: теми) за обучение (номенклатура) – номенклатурите ще могат да се допълват и редактират от потребителя .
   
   1. 
      Обучение за служебно развитие
      
      1. 
         Задължително обучение за ново постъпили експерти
         
      2. 
         Обучение за новоназначени ръководители
         
   2. 
      Обучение за професионално развитие
      
      1. 
         Правни аспекти на административната дейност
         
      2. 
         Ефективна и ефикасна администрация
         
      3. 
         Управление на администрацията
         
      4. 
         Административен капацитет за регионално и местно развитие
         
      5. 
         Подготовка за членство в ЕС
         
      6. 
         Усвояване на средства от ЕС
         
      7. 
         Европейски опит
         
   3. 
      Чуждоезиково обучение
      
      1. 
         Английски език
         
      2. 
         Френски език
         
      3. 
         Немски език
         
      4. 
         Номенклатурата може да се допълва с други програми
         
   4. 
      Информационни технологии и решения
      
      1. 
         Офис приложения
         
      2. 
         IT Академия за системни администратори
         
      3. 
         IT Академия за деца на служителите
         
      4. 
         Е-правителство – мениджърски подходи и решения
         
      5. 
         Е-правителство – експертни решения и проекти
         
      6. 
         Номенклатурата може да се допълва с други програми
         
   5. 
      Номенклатурата “видове обучения” може да се допълва
      
2. 
   Място на провеждане (номенклатура)
   
   1. 
      В страната
      
   2. 
      В чужбина
      
   3. 
      В Администрацията (вътрешно)
      
3. 
   Град (Номенклатура)
   
4. 
   Държава (Номенклатура)
   
5. 
   Предполагаем период на провеждане
   
   1. 
      Месец (номенклатура)
      
   2. 
      Година (номенклатура)
      
6. 
   Продължителност
   
   1. 
      Краткосрочно (до 1 седмица)
      
   2. 
      Средносрочно (до 1 месец)
      
   3. 
      Дългосрочно (над 1 месец)
      
   4. 
      Номенклатурата може да се допълва
      
7. 
   Статус
   
   1. 
      Планирано
      
   2. 
      Проведено
      
   3. 
      Отложено
      
   4. 
      Отказано
      
8. 
   Обучаваща организация (номенклатура утвърдена в отделната администрация)
   
   1. 
      Код
      
   2. 
      Име
      
   3. 
      Държава (номенклатура – същата както 1.3.2)
      
   4. 
      Вид обучение – което предлага (номенклатура – същата както 1.1)
      
   5. 
      Адрес,Телефон/факс/Е-mail
      
   6. 
      Лектори
      
   7. 
      Лице за контакт
      

2. 
   Данни за квалификационните курсове
   
   1. 
      Характеристики
      
      1. 
         Име на курса
         
      2. 
         Времетраене – от дата - до дата
         
      3. 
         Код (Абревиатура)
         
      4. 
         Данни за квалификацията
         
         1. 
            Вид (от 1.1)
            
         2. 
            Програма (Тема) (от 1.1)
            
      5. 
         Статус – номенклатура
         
         1. 
            Планиран
            
         2. 
            Проведен
            
         3. 
            Отворен (отворен за въвеждане на курсисти)
            
         4. 
            Затворен
            
         5. 
            Отложен
            
         6. 
            Отказан
            
      6. 
         Организация – (която извършва обучението) – номенклатура от избрани (утвърдени) организации.
         
      7. 
         Тип квалификация - номенклатура
         
         1. 
            Вътрешна – провежда се вътре в администрацията
            
         2. 
            Външна – провежда се извън администрацията
            
         3. 
            Номенклатурата може да се разширява
            
      8. 
         Метод
         
         1. 
            Групово
            
         2. 
            Самостоятелно
            
         3. 
            Обучение по поръчка
            
         4. 
            Номенклатурата може да се разширява
            
      9. 
         Техника на обучение
         
         1. 
            С пълно откъсване
            
         2. 
            С частично откъсване
            
         3. 
            Вечерно
            
         4. 
            Задочно
            
         5. 
            Дистанционно
            
         6. 
            Номенклатурата може да се разширява
            
   2. 
      Планиране
      
      1. 
         Максимален брой участници – курсът не позволява да бъде надхвърлен
         
      2. 
         Минимален брой
         
      3. 
         Заявен брой участници – генерира се автоматично при въвеждането на участници в курса
         
      4. 
         Одобрен брой участници – генерира се автоматично при промяна на статуса на участник в курса на “одобрен"
         
      5. 
         Планиран брой участници – въвеждането на тази стойност (при въведена такса за 1 участник – 2.3.1) позволява да се изчисляват планираните разходи за курса.
         
   3. 
      Организация
      
      1. 
         Място на провеждане – номенклатура – както 1.2
         
      2. 
         Държава – номенклатура – както 1.3.2
         
      3. 
         Адрес - текст
         
   4. 
      Разходи
      
      1. 
         Такса – има възможност да се отнася за целия курс или само за 1 участник.
         
      2. 
         Хонорари
         
      3. 
         Други разходи
         
      4. 
         Времетраене – часове
         
      5. 
         От тях в работно време - часове
         
   5. 
      Оценки за курса (получават се автоматично от сумарната оценка на всеки участник в курса)
      
      1. 
         Максимална (стойност)
         
      2. 
         Минимална (стойност)
         
      3. 
         Средна (стойност)
         

3. 
   Данни за действителните разходите за квалификация за участниците
   
   1. 
      Издръжка – обобщена информация за направените разходи без таксата
      
   2. 
      Разходи за командировка (ако е направена връзка с командировка)
      
      1. 
         За транспорт
         
      2. 
         За вътрешен транспорт – ако е в чужбина
         
      3. 
         Дневни
         
      4. 
         За спане
         
      5. 
         Други разходи общо (виза, такси и др.)
         
4. 
   Данни в договорите за обучение
   
   1. 
      Трите имена - на служителя, с когото е се сключва договора
      
   2. 
      Номер и дата (на договора)
      
   3. 
      Основание (номенклатура)
      
   4. 
      Срок – от дата до дата
      
   5. 
      Дата на прекратяване – при предсрочно прекратяване на правоотношението
      
   6. 
      Статус (номенклатура)
      
      1. 
         Планиран
         
      2. 
         Изведен – (в електронната заповедна книга след като е подписан)
         
      3. 
         Изпълнен
         
      4. 
         Прекратен от служителя
         
      5. 
         Прекратен от администрацията
         
   7. 
      Описание на обучението или квалификацията (описание)
      
   8. 
      Ангажименти на администрацията (описание)
      
   9. 
      Ангажименти на служителя (описание)
      
   10. 
       Забележка (описание)
       
5. 
   Операции
   
   1. 
      Администриране на обучението за ново постъпили служители, назначени по служебно правоотношение, които за първи път постъпват на работа в Държавната администрация.
      
      1. 
         Стъпка 1: При назначаване на нов служител по служебно правоотношение, който за първи път постъпва на работа в държавната администрация, (т.е. няма служебен стаж) софтуера издава предупреждение, че служителят трябва да бъде заявен за задължително обучение за ново постъпили експерти..
         
      2. 
         Стъпка 2: Потребителят отваря форма за заявки за квалификация и записва заявка за квалификация като въвежда вида Обучение за служебно развитие” и темата “Задължително обучение за ново постъпили експерти” като ги избира от номенклатури. Като опция могат да бъдат въведени 1.3.1 и 1.4. Софтуера автоматично поставя статус “заявена”
         
      3. 
         Стъпка 3: На определен период от време – (например 2,3 или повече месеци) потребителят прави справка за служителите, които са заявени за такова обучение. Ако са въведени предполагаемите периоди за обучението, потребителят може да използва тази информация като филтър за групиране на служителите в списъка.
         
      4. 
         Стъпка 4: За тази група служители потребителят разпечатва документ – заявка (по образец от Института по публична администрация и европейска интеграция), който след утвърждаването му се изпраща в ИПАЕИ.
         
      5. 
         Стъпка 5: След отговор от института за предстоящия курс, потребителя въвежда (планира) информацията за курса. Минимално необходимо е да се въведе 2.1.1; 2.1.2; 2.1.4; 2.1.5. – (за да се контролира периода, когато група служители ще са на обучение и да се свърже с отпуск).
         
      6. 
         Стъпка 6: След като е дефинирал курса (статусът му е “планиран”)потребителят може да въвежда участниците в него. Въвеждането е избор от списък със служители, които са заявени за съответното обучение. Има възможност да се избира и от целия персонал, като се използват филтри за имена, структурни звена и длъжност. Всеки от избраните участници е със статус “заявен”
         
      7. 
         Стъпка 7: Ако има одобрение, статуса на одобрените участници трябва да се смени на “одобрен” , а за останалите на “отхвърлен” или “отложен”. Ако е въведен максимално допустим брой участници, когато бъде достигнат, статусът на курса трябва да стане “затворен”.
         
      8. 
         Стъпка 8. Когато се проведе курса, статусът трябва да се промени в “проведен”
         

Заявявате 20 души за задължително обучение към ИПАЕИ. Те отговарят че на дадена дата могат да вземат 10 души. Дефинирате един курс, като избирате стойности от 2 номенклатури и една дата. Статуса автоматично е “планиран”. След това избирате 10 служители от списъка (където са всичките 20). Това е всичко. Когато групата (курса) завърши само сменяте статуса на “завършил” и информацията за всичките 10 служители автоматично се обновява и няма нужда да го правите за всеки по отделно, както е в първия случай. След това тази информация се използва за връзка с отпуска. По този начин работата е значително по-малко.

2. 
   Администриране на обучението на новоназначени ръководители
   
   1. 
      При повишение в длъжност, в резултат на което служителят за първи път заема ръководна длъжност (длъжностно ниво А(Х)) софтуерът издава предупреждение, че служителят трябва да бъде заявен за “Обучение за новоназначени ръководители”. След това администрирането на обучението включва същите стъпки, както и в предходната точка. При преназначението на служителите, потребителят въвежда заявка за обучение, избирайки вид “обучение за служебно развитие” и тема “обучение за новоназначени ръководители. След това изпраща заявка до ИПАЕИ и след получаването на отговор, регистрира курс и планира служители за него от тези, за които има въведени заявки.
      
3. 
   Общи правила за администриране на обучението на служителите
   
   1. 
      При администриране на обучението на служителите се извършват същите стъпки, както в т.5.1
      
   2. 
      След завършване на атестирането на служителите и в резултат от съгласуваните планове за обучение, потребителят въвежда заявки за обучение по вид и по теми.
      
   3. 
      Потребителят планира конкретните курсове. Планирането и провеждането на курсовете и участието на служителите в тях се управлява посредством номенклатурите от статуси на курса и на служителите.
      
   4. 
      Когато даден курс бъде проведен, т.е. статуса бъде отбелязан като “проведен” софтуерът автоматично обновява информацията в персоналните данни на всеки от служителите, участвали в него.
      
   5. 
      Софтуерът ще позволява да се изчисляват очакваните разходи за такси, командировки и други. Стъпките са следните:
      
      1. 
         Стъпка 1: При въвеждане на данните за курса се въвежда таксата за един участник (2.4.1) и планирания брой участници (2.2.5).
         
      2. 
         Стъпка 2: Може да бъде въведена и обща сума за други разходи, свързани с курса.
         
      3. 
         Стъпка 3: Софтуерът ще може да предостави справка за необходимите разходи, на базата на горните стойности
         
      4. 
         Стъпка 4: В процеса на въвеждане на курсисти за даден курс и статуса им се променя от “заявен” на “одобрен” софтуера ще може да предоставя справки за действително необходимите суми за такси за заявените и за одобрените за участие курсисти. Така ще можем да контролираме разходите и ако е необходимо да отложим или откажем участието на заявени за курса служители.
         
   6. 
      Обучението на всеки курсист може директно да бъде свързано с командировка, като се администрират полагаемите и действително направените командировъчни разходи. Ако толкова детайлно описание не е необходимо може да се въвежда обща сума за “издръжка” за всеки курсист, т.е обобщение на командировъчните и други разходи извън таксата за курса.
      
   7. 
      Софтуерът ще позволява да бъде задавам минимален и максимален брой курсисти за всеки курс, като след това, при въвеждане на данните за конкретните участници ще контролира броят им да бъде в рамките на зададените стойности
      
   8. 
      Софтуерът ще позволява да се администрира и обобщена оценка за представянето на всеки курсист, както и неговата обща оценка за курса. На тази база ще могат да се правят справки и сравнения между оценките на курсистите, както и справки и сравнения на техните оценки за проведените курсове.
      
   9. 
      Софтуерът ще поддържа информация (номенклатура) за институциите, утвърдени да извършват обучение на служителите от дадена администрация. Ще се поддържа и информация за лектори, били те “вътрешни” т.е. служители на администрацията или “външни”.
      
4. 
   Системата ще подпомага създаването на Годишния план за задължително и специализирано обучение.
   
   1. 
      Като справки ще се генерират:
      
      1. 
         Новоназначени служители на ръководна длъжност (Дл. Ниво А)
         
         1. 
            Имена
            
         2. 
            Длъжност
            
         3. 
            Дирекция, отдел
            
         4. 
            Възраст
            
         5. 
            Дата на назначаване в съответната администрация
            
      2. 
         Новоназначени служители на експертна длъжност (Дл. Ниво Б)
         
         1. 
            Имена
            
         2. 
            Длъжност
            
         3. 
            Дирекция, отдел
            
         4. 
            Възраст
            
         5. 
            Дата на назначаване в съответната администрация
            
      3. 
         Справка на базата на въведените заявки за обучение в следния формат:
         

1. 
   Тези данни ще се потребителят пренася в Годишния план за задължителното и специализирано обучение на съответната администрация (copy – paste)