За извършен финансов одит на годишния финансов отчет

1.1. При извършения преглед на заведени активи по сметки от раздел 2 „Сметки за дълготрайни материални и нематериални активи“ в проверените структурни звена Ректорат, АФ, МФ, ВМФ и УОС се установи:

1.1.1. По сметка 2031 „Административни сгради“ неправилно са осчетоводени 3 броя активи със стойности под 1 000 лв. - павилиони, товарен автомобил и склад общо в размер на 1 273 лв. - структурни звена МФ и Ректорат¹⁹. Завишени са неоснователно балансовите активи.

1.1.2. Неправилно е класифициран актив сграда - Студентски стол на стойност 82 600 лв. по сметка 2031 „Административни сгради”, вместо по сметка 2039 „Други сгради”- структурно звено МФ. Допуснатото отклонение не дава отражение на сумата по балансова статия с шифър 0011 „Сгради“ по актива на баланса²⁰.

1.1.3. По сметка 2031 „Административни сгради” в баланса на структурно звено МФ са заведени: Хирургичен блок – учебна на стойност 9 688 лв. и АГ – комплекс – учебна на стойност 2 164 лв. Към 31.12.2012 г. за двете сгради няма документи за собственост²¹.

Допуснато е отклонение по характер в актива на баланса. Не е приложен принципа за документална обоснованост на стопанските операции, съгласно чл. 4, ал. 3 от Закона за счетоводството.

1.1.4. По сметка 2060 “Стопански инвентар” са заведени неправилно видеопринтер, телефонна централа, факс CANON, копирни машини– 6 бр., ксерокс, климатици - 3 бр. на обща стойност 41 998 лв., вместо по сметка 2049 “Други машини, съоръжения и оборудване”- структурно звено МФ. Не е спазена характеристиките на счетоводните сметки²². Занижена е сумата на балансова статия с шифър 0012 „Компютри, транспортни средства, оборудване“ по актива на баланса;

1.1.5. По сметка 2060 „Стопански инвентар”- неправилно са заведени 6 броя филми на цифрови носители от юбилейни тържества на ДВУ на обща стойност 15 830 лв., вместо по сметка 2109 ”Други нематериални дълготрайни активи”- структурно звено Ректорат. С допуснатото отклонение е занижена стойността на балансова статия с шифър 0020 „Нематериални дълготрайни активи“²³ по актива на баланса.

По време на финансовия одит е извършена корекция и активите са осчетоводени правилно.

1.1.6. По сметка 2109 “Други дълготрайни нематериални активи” са заведени неправилно програмен продукт стил ТРЗ, информационна система за регистрация, автоматизирана библиотека, софтуер ъпгрейт – пакет за ЕКС, ПП Омекс 2000 стандарт на обща стойност 10 136 лв., вместо по сметка 2101 “Програмни продукти”- структурно звено МФ²⁴. Не е спазена характеристиката на счетоводните сметки.

1.1.7. По сметки 2102 „Патенти, лицензии, концесионни права, фирмени и търговски марки и др.“ и 2109 „Други дълготрайни нематериални активи“ има разлика в начални салда за 2012 г. и крайни салда за 2011 г. Разликата е в размер на 9 731 лв. – структурно звено МФ²⁵. Допуснатата техническа грешка е коригирана през текущия период.

Допуснатото отклонение не влияе на сумата на балансова статия с шифър 0020 „Нематериални дълготрайни активи“ по актива на баланса.

1.1.8. Възприет е правилен подход разходите за проекти (проектно-сметна документация, проект за енергийно обследване, проект за благоустрояване на вертикална планировка) да се осчетоводят като нематериален актив в годината на придобиване и да се сторнират и прехвърлят през следващи отчетни периоди в увеличаване стойността на обектите. Този подход се прилага, в случаи че не е сключен договор за изпълнение на проекта и липсва финансиране по изпълнение на проекта. През 2012 година са отчетени такива разходи в размер на 21 073 лв. за три обекта от капиталовия списък²⁶

1.2. По сметки за материални запаси от р. 3 „Сметки за материални запаси и конфискувани активи“ текущо не са осчетоводявани доставките на канцеларски материали, учебни материали, в т.ч. справочници картони, строителни материали, гуми на автомобили, почистващи материали, лабораторни консумативи и химикали, медицински консумативи и книги – структурни звена АФ, ВМФ, Ректорат и УОС²⁷.

Доставките на всички материали в т.ч. и тези, които са предназначени за влагане в производствен процес с цел създаване на нова потребителна стойност следва да се осчетоводяват по сметки за материални записи. В ТРУ не е приложено указание на първостепенния разпоредител МОМН за отчитане на всички материали по сметки за материални запаси, с изключение на единични бройки материали. В оборотната ведомост липсва информация за закупените през текущата година материали и стоки. Допуснато е отклонение по характер.

1.3. В счетоводната отчетност на структурно звено Ректорат са заведени учебници и учебни материали с фактическа цена 0.00 лв. Недостоверно е представена сумата по раздел III. Краткотрайни материални активи по актива на баланса - структурно звено Ректорат²⁸

1.4. В съответствие с разпоредбите на ЗСч в Тракийски университет – гр. Стара Загора е извършена инвентаризация на активите и пасивите в университета. Проверени са резултатите на инвентаризационните комисии в пет структурни звена – Ректорат, АФ, ВМФ, МФ и УОС²⁹. При извършената проверка се установи следното:

1.4.1. Със заповеди на ръководителите на бюджетните звена са определени комисии за провеждане на инвентаризация на дълготрайните активи, материалните запаси и разчетите. Определени са сроковете за извършване на инвентаризацията и отговорните за това лица.

1.4.2. В структурните звена са съставени инвентаризационни описи и сравнителни ведомости. В структурно звено Ректорат не е направена инвентаризация на четири склада с №№ 1, 7, 20 и 28 за материални записи - горива и стоки.³⁰ Допусната е грешка по характер.

1.4.3. Установени са следните пропуски в структурни звена АФ, ВМФ и МФ:

- липсват дати на декларациите, подписани от МОЛ, че към началото на инвентаризацията всички документи за приходи и разходи за дълготрайни активи и МЗ са предадени в счетоводството - структурно звено АФ³¹;

- липсват подписи на комисията, че неизползваемите отпадъци са унищожени в тяхно присъствие, както и че отпадъците от бракуваните материални запаси са иззети и се съхраняват отделно- структурно звено АФ³²;

- в протокола за брак на автомобилни гуми от 23.01.12 г. липсват подписите на комисията, която ги бракува- структурно звено МФ³³;

- към момента на проверката бракуваните активи не са унищожени- структурно звено ВМФ³⁴;

1.4.5. В резултат на извършените инвентаризации са бракувани ДМА, материални запаси и други активи в употреба. Протоколите от брака са одобрени от ректора на университета. Документирана е инвентаризацията на разчетите.

1.4.6. Резултатите от извършените инвентаризации са осчетоводени към 31.12.2012 г.

1.4.7. В периода на извършване на годишната инвентаризация е извършен преглед за обезценка/преоценка на един клас активи по сметка 2041 „Компютри и хардуерно оборудване“. Резултатите от обезценката са осчетоводени към 31.12.2012 г.

1.5. По сметки от раздел 4 „Сметки за разчети“ са установени следните неправилни счетоводни операции по счетоводни сметки:

1.5.1. Окончателно плащане по фактура за доставка в размер на 29 753 лв. за медицински мулажи и макети е осчетоводено по сметка 4020 „Доставчици по аванси от страната, вместо по сметка 4010 „Задължения към доставчици от страната“- структурно звено МФ³⁵. Не се спазена характеристиката на сметките от СБП. Допуснатото отклонение не се отразява на верността на баланса.

1.5.2. Възстановена сума за юрисконсултско възнаграждение по гражданско дело в размер на 684 лв. е осчетоводена по сметка 4887 "Вземания от др. дебитори - местни лица", вместо по сметка 7199 "Други приходи" – структурно звено МФ³⁶.

Допуснато е отклонение по актива и пасива на баланса в размер на 684 лв.

1.6. По сметки от раздел 6 „Сметки за разходи“ се извърши проверка на разходи за материали, други външни услуги, текущ ремонт, заплати и възнаграждения на персонала по извънтрудови правоотношения, отчетна стойност на продадени материални запаси, ремонти по стопански начин и др. Разходите са осчетоводени правилно по сметки в зависимост от икономическия им характер с изключение на следните:

1.6.1. Разходи за учебни материали - рефлексен лък и консумативи, с източник на финансиране научен проект - в размер на 1 338 лв. са неправилно осчетоводени по сметка 6019 „Разходи за други материали” вместо по сметка 6014 „Разходи за учебни материали и помагала”- структурно звено МФ³⁷;

1.6.2. Разходи за строителни материали в размер на 12 315 лв. неправилно са осчетоводени по сметка 6019 “Разходи за други материали”, вместо по предназначение по сметка 6016 “Разходи за строителни материали”- структурно звено АФ³⁸. Отклонението е под прага на същественост, но се повтаря през периода.

1.6.3. Разходи за лабораторни материали „Елайза“ са осчетоводени по документи на чужд език - структурно звено ВМФ³⁹. Не е извършен превод на фактурите. Не е спазен чл. 3, ал. 2 от Закона за счетоводството.

1.6.4. При отчитане на ремонти на автомобили е прилаган и подход на осчетоводяване на разходите по сметки за текущ ремонт, външни услуги и за материали ⁴⁰;

1.6.5. Неправилно осчетоводени разходи за обучение на персонал от външни фирми в размер на 16 481 лв. по сметка 6029 „Други разходи за външни услуги“, вместо по сметка 6025 „Разходи за квалификация и преквалификация на персонала“ – структурно звено МФ⁴¹;

1.6.6. По сметка 6044 “Разходи за заплати и възнаграждения на персонал по извънтрудови правоотношения“ правилно са осчетоводени суми за изплатени възнаграждения на лица по сключени граждански договори в проверените пет структурно звена - АФ, ВМФ, МФ, Ректорат и УОС. Допуснати са пропуски при представяне на задължителните документи към гражданските договори - не са представяни декларации и отчети/доклади от лицата за свършената работа – структурно звено МФ⁴². Сключени са месечни граждански договори с едни и същи лица за една и съща работа - структурно звено Ректорат⁴³. Допуснати са отклонения по характер;

1.6.7. По сметка 6063 „Разходи за съдебни такси и разноски в страната” неправилно са осчетоводени разходи за нотариални такси в размер на 999 лв., вместо по сметка 6029 ”Други разходи за външни услуги” – структурно звено УОС⁴⁴;

1.6.8. По сметка 6114 „Отчетна стойност на продадените стоки“ не са осчетоводени разходи в размер на 2 735 лв., във връзка с продадени книги - структурно звено Ректорат⁴⁵.

С допуснатото отклонение по стойност е занижен размера на отчетени разходи за текущия период. Не е спазен принципа за текущо начисляване – чл. 4, чл. 1, т. 1 от ЗСч.

1.6.9. При проверка на първичните документи по програма “Еразъм” структурно звено Ректорат се установи, че по договори за мобилна преподавателска дейност са предоставени средства на преподаватели и служители. Разходите са отчетени по сметка 6411 „Разходи за стипендии на местни лица“ и разчетна сметка 4211 „Задължения към работници, служители и друг персонал“. Не е предоставено указание от първостепенния разпоредител за начина на осчетоводяване на разходите, с цел уеднаквяване в системата на ДВУ⁴⁶.

1.6.10. Разходи за производство на учебници по стопански начин в размер на 7 489 лв. не са осчетоводени по сметка 6503 „Придобиване на материални запаси по стопански начин“- структурно звено Ректорат⁴⁷. Не е приложено указание на МФ дадено с т. 50.2. от ДДС № 20 от 2004 г.

1.6.11. По сметка 6507 „Основен ремонт на дълготрайни материални активи по стопански начин“ неправилно са осчетоводени разходи в размер на 3 732 лв., въпреки че ремонта е извършен от външна фирма. Неправилно е приложен реда указан в т. 50 от ДДС № 20 от 2004 г. при липса на основание за това- структурно звено Ректорат⁴⁸.

1.6.12. По сметка 6990 „Намаление в нетните активи от други събития“ са осчетоводени неправилно разходи за бракувани дълготрайни активи в размер на 5 854 лв. вместо по сметка 6932 „Липси и брак на дълготрайни активи“- структурно звено Ректорат⁴⁹. Не е спазена характеристиките на счетоводните сметки от СБП.

По време на финансовия одит е взета корекция и брака е осчетоводен правилно по сметка 6932 „Липси и брак на дълготрайни активи”.

В ТРУ при отчитане на разходите са установени отклонения по характер в резултат на неспазване на СБП и указания на МФ.

1.7. При извършения преглед на документи и проверка на счетоводни операции по задбалансови активни сметки се установи следното:

1.7.1. Не са осчетоводени като чужди дълготрайни активи по сметка 9110 „Чужди дълготрайни активи“ два получени актива общо в размер на 13 068 лв. в структурно звено МФ - лаптоп и светлинен източник за флуоресцентна микроскопия в изпълнение на проекти по договор с фонд „Научни изследвания“⁵⁰. Занижена е сумата за задбалансови активи в раздел В „Задбалансови активи“ по актива на баланса.

1.7.2. Неправилно заведен от минало време чужд компютър на стойност 1 210 лв. по сметка 9120 „Чужди материални запаси“, вместо по сметка 9110 „Чужди дълготрайни активи“⁵¹. Не е спазена характеристиката на счетоводните сметки от СБП.

1.7.3. По сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения” в баланса на Медицински факултет са заведени – земи - двор на стойност 385 634 лв. и земи на стойност 62 лв. Към 31.12.2012 г. за земите няма документи за собственост и активите са в разпореждане на областния управител⁵². Осчетоводени са активи при липса на документи. Не е приложен принципа за документална обоснованост на стопанските операции, съгласно чл. 4, ал. 3 от Зсч. Допуснато е отклонение по характер в актива на баланса.

1.7.4. По сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения“ са заведени шест овощни градини. В счетоводната система, модул „Дълготрайни активи” няма индивидуализираща информация на заведените активи относно местонахождение и площ- структурно звено УОС.

Преоценка на земи и трайни насаждения не е извършвана, с което не е спазено указание на МФ дадено с т. 16.24. ДДС № 20 от 2004 г.⁵³Допуснато е отклонение по характер по актива на баланса.

1.7.5. По задбалансови сметки 9909 „Други активи в употреба, изписани като разход“ е осчетоводена стопанска операция за прехвърляне на активи по сметка 2041 „Компютри и хардуерно оборудване“ в размер на 116 545 лв. и размера на дебитните обороти е със знак минус. Приложен е неправилен подход на червено сторно, вместо синя счетоводна операция - структурно звено ВМФ⁵⁴. С взетата грешна червена счетоводна операция не се променя резултата в годишния финансов отчет на ТРУ;

1.7.6. Не са спазени указанията на МФ дадени в т.12.2.4 от ДДС № 20 от 2004 г. за сторниране на възстановени разходи и приходи от стопанска дейност от сметките от подгрупа 993 "Нетен резултат от стопанска дейност" за възстановени суми от наематели в размер на 33 418 лв. за ел. енергия, вода и газ - структурно звено МФ⁵⁵

1.7.7. Не е извършван анализ на просрочените вземания в размер на 31 706 лв. - структурно звено УОС⁵⁶. Не е спазено указание на МФ, дадено с т. 36.2. от ДДС № 20 от 2004 г.

1.7.8. По сметка 9978 „Други задбалансови активи“ не са заведени закупените ваучери - структурно звено Ректорат⁵⁷

2. Пасив

От извършената проверка на салдата на счетоводните сметки от пасива на баланса, както и на приложените първични и вторични счетоводни документи, се установи:

2.1. От извършения одит на салда и правилно приключване на счетоводни сметки се установи неправилно през 2011 г. сметка 6990 „Намаление на нетни активи от други събития“ приключена със сметка 1201 „Прираст/намаление на нетни активи от бюджетната дейност“, вместо по сметка 1309 „Изменения на нетни активи от други събития“- структурно звено ДИПКУ⁵⁸. Допуснатото отклонение по стойност е в размер на 54 479 лв. Не са спазени указанията на Министерство на финансите, дадени в т. 59.1. на ДДС № 20/2004 г. при приключване на сметка 6990 „Намаление на нетни активи от други събития“.

По време на финансовия одит е взета корекция с червена операция по счетоводни сметки 1109 „Акумулиран прираст/ намаление в нетните активи от преоценки и други събития” и 1101 „Акумулиран прираст/ намаление от бюджетни дейности”.

2.2. По сметка 1911 „Задължения по финансов лизинг към местни лица“ не е осчетоводено задължения по финансов лизинг в размер на 4 000 лв. Общата стойност на договорените наемни плащания по договор за финансов лизинг за придобиване на актив сеялка VITTORIA UNIVERSAL E-2 марка FERABOLI в размер на 21 980 лв. е осчетоводена по сметка 1911 „Задължения по финансов лизинг” в частта 17 980 лв. т.е. сумата е намалена с платения по договора аванс в размер на 4 000 лв. Разликата между договорените наемни плащания и справедливата стойност не е осчетоводена като коректив на брутната (номинална) стойност на вземанията по финансовия лизинг. Дължимата сума от вноски не е осчетоводена като текущ дял по финансов лизинг към местни лица. Текущите лихви, припадащи се за периода на лизинговите вноски не са осчетоводени като разходи за лихви по сметки от подгрупа 624 „Разходи за лихви по финансов лизинг“ - структурно звено УОС⁵⁹. Не е спазено указание на МФ, дадено с т. 17.1., т. 17.2. и т.17.3. от ДДС № 20 от 2004 г.;

2.3. Не са отчитани по разчетна сметка 4030 „Задължения към доставчици от чужбина“ доставките от чужбина за лабораторен консуматив „Елайза“ – структурно звено ВМФ⁶⁰. В резултат на това текущите задължения към доставчици не намират отражение в оборотната ведомост за периода.

2.4. Предплатени такси за обучение от студенти в размер на 1 146 лв. са осчетоводени неправилно по сметка 4241 „Задължения към студенти и ученици - местни лица“, вместо по сметка 4120 „Задължения по аванси към клиенти” – структурно звено МФ.⁶¹

2.5. Задължения за субсидии на нестопански организации в размер на 22 474 лв. не са

осчетоводени като задължение по балансова счетоводна сметка 4291 „Задължения за предоставяне на субсидия“ – структурно звено ДИПКУ.⁶²Не е приложен принципа за текущо начисляване на разходите, независимо от момента на тяхното плащане съгласно чл. 4, ал. 1, т. 1 от Зсч.

2.6. По сметка 4500 „Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на активи, пасиви, приходи и разходи” текущо през отчетния период са осчетоводявани операции между структурните звена⁶³ във връзка с:

2.6.1. превод на парични суми за дължимо ДДС;

2.6.2. превод на парични суми за възстановени на структурно звено Ректорат разходи за текуща издръжка на почивна база;

2.6.3. преводи на парични суми по банковата сметки във връзка с дължими суми за лекторски часове, възнаграждения жури, допълнителни възнаграждения на рецензенти;

Съгласно т. 51 от Ръководството за прилагане на СБП сметка 4500 “Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на имущество” се използва за отчитането на операции между структурните звена на бюджетната организация, само когато се прехвърлят активи и извършват доставки в рамките на една и съща отчетна група. Вътрешните касови трансфери в системата на разпоредителя с бюджетни кредити между банкови сметки на една и съща отчетна група не се отчитат по тази сметка, а по съответните сметки от подгрупа 750 “Вътрешни касови трансфери”.

След приключване на сметка 4500 “Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на имущество” в ДВУ остава със салдо за ДДС суми за следващия отчетен период.

2.7. Неправилно са сторнирани разходи в размер на 1 016 лв. по корективна сметка 4967 „Коректив по задължения към местни лица“. През 2012 г. не са отнесени по разчетна сметка 4010 „Задължения към доставчици от страната” сумите за разходите - структурно звено ВМФ⁶⁴. Не е приложен правилен подход за сторниране, с което не е спазена т. 49.2 от ДДС № 20 от 2004 г. на министъра на финансите.

2.8. Салдото към 31.12.2012 г. на счетоводна сметка 4967 „Коректив по задължения към местни лица” съдържа данни за разходите за ел. енергия в размер на 132 068 лв., фактурирани през месец декември 2012 г. В структурно звено Ректорат, фактури издадени през месец декември за текущата година са отчетени неправилно като коректив по счетоводна сметка 4967 „Коректив по задължения към местни лица”, вместо като текущи задължения по сметка 4010 „Задължения към доставчици от страната”⁶⁵. В резултат на това текущите задължения към доставчици не намират отражение в баланса на предприятието.

2.9. Приходи от продажба на питейна вода от собствен водоизточник в размер на 2 085 лв. са осчетоводени неправилно по сметка 7113 „Приходи от продажби на продукция“ вместо по сметка 7110 „Приходи от продажби на услуги“ - структурно звено Ректорат. Не са спазени характеристиките на счетоводните сметки.

2.10. По сметка 7990 „Прираст в нетните активи от други събития" неправилно са осчетоводени безвъзмездно получени химикали и реактиви в размер на 18 682 лв., вместо по сметка 7413 "Текущи трансфери и дарения в натура от страната"⁶⁶- структурно звено МФ;

По време на финансовия одит е извършена корекция и получените материали са осчетоводени правилно по сметка 7413 "Текущи трансфери и дарения в натура от страната".

2.11. Правилно са начислени приписаните приходи в структурните звена на ТРУ в съответствие с изискванията на т. 17.15 от ДДС № 20 от 2004 г.

2.12. По задбалансова сметка 9200 „Поети задължения по договори” не са осчетоводени текущо поетите и реализирани ангажименти:

2.12.1. По договори за доставки на ДМА в размер на 155 086 лв. - структурно звено ВМФ.⁶⁷

2.12.2. Разходи за текущи ремонти в размер на 3 829 лв. - структурно звено УОС⁶⁸;

2.12.3. Разходи за текуща издръжка в размер на 7 674 лв. - структурно звено МФ⁶⁹;

2.12.4. Разходи за закупени учебни материали и помагала по проект: „Подкрепа за развитието на докторанти, постдокторанти, специализанти и млади учени” в размер на 25 843 лв. структурно звено МФ⁷⁰;

Не е спазено е указание на МФ дадено с писмо ДДС № 04 от 2010 г.

2.12.5. Поет и реализиран ангажимент по договор за придобиване на компютри в размер на 24 633 лв. с източник на финансиране оперативна програма „Развитие на човешките ресурси“ (структурно звено МФ⁷¹) не е осчетоводен по сметка 9200 „Поети задължения по договори“ в отчетна област „ИБСФ“ на оборотната ведомост. Не са спазени указанията на МФ, дадени с т. 33 от ДДС № 04 от 2010 г.

2.13. По задбалансова сметка 9214 „Получени гаранции и поръчителства” са отчетени правилно предоставените през 2012 г. банкови гаранции.

2.14. През 2012 г., в структурните звена Ректорат, УОС и Медицински колеж при осчетоводяването на задбалансови активи, като кореспондираща сметка неправилно е използвана сметка 9989 „Кореспондираща сметка за задбалансови пасиви”, а при осчетоводяването на задбалансови пасиви – неправилно сметка 9981 „Кореспондираща сметка за задбалансови активи”. Поради тази причина дебитните и кредитните оборотите по активните и пасивни задбалансови сметки не съответстват на съответните обороти по кореспондиращите сметки за задбалансови активи и пасиви⁷².