Приходен Касов Ордер Разходен Касов Ордер Касова книга



Дата10.07.2017
Размер261.26 Kb.
СЪДЪРЖАНИЕ
Видове първични счетоводни документи и тяхната храктеристика
Характеристика
Фактура, известие към фактура и проформа фактура
I Издаване на проформа фактура, фактура и известие към фактура

Проформа фактура

Фактура

Известие към фактура
II Корекция и анулиране на фактура и известие към фактура
Приходен и разходен касов ордер; касова книга /софтуер ТелеНет/

Приходен Касов Ордер

Разходен Касов Ордер

Касова книга
Фискално устройство; Фискални бонове; дневен месечен и годишен финансов отчет; книга за финансови отчети
Фискално устройство /ФУ/

Фискална касова бележка (фискален бон)



Фискалната касова бележка

Касовата бележка от кочан

Издаване на фискална касова бележка


Издаване на касова бележка от кочан
Финансови отчети и книга за финансовите отчети
Допълнителни изисквания
Изисквания към дневни, месечни и годишнш отчети

Дневен отчет

Месечен отчет

Годишен отчет

Изисквания към фактури за продажби

Изисквания към фактури за покупки

Ревизия на каса



Утвърдил:

/С. Ганев/

ИНСТРУКЦИЯ ЗА РАБОТА СЪС СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ
Настоящата инструкция регламентира реда и начина на издаване, корегиране /анулиране/, предаване и съхранение на счетоводни документи регистриращи продажби и покупки в организацията.
Видове първични счетоводни документи и тяхната храктеристика
Характеристика
Съгласно българското законодателство всички първични счетоводни документи се изготвят на български език с арабски цифри. В слачай, че се получи документ изготвен на чужд език , той следва да се преведе от лиценцзирана фирма на български език и да се съхранят двата екземпляра. Всеки първичен счетоводен документ има номер и дата на издаване и реквизити, които следва задължително да се изписват. Съвкупността от всички реквизити на даден документ образуват неговото съдържание. Съществуват допълнителни и задължителни реквизити Всеки счетоводен документ трябва да съдържа определен брой задължителни реквизити. Без задължителните реквизити документа не е валиден, не е действителен и няма доказателствена сила. Допълнителните реквизити, не са задължителни, но са пояснителни т.е. от тях се черпи допълнителна информация по отношение на сделката.

Документите, които се съставят и използват в счетоводството, са основа за извършване на предварителен, текущ и последващ контрол за законосъобразността и целесъобразността на стопанската операции. Предварителният и текущият контрол се извършва от лицата, които съставят, получават и осчетоводяват съгласно първичните счетоводни документи. Според закона за счетоводството лицата, които са съставили и подписали счетоводен документ носят отговорност за данните, които се съдържат в него. В закона се регламентира, че в първичните счетоводни документи не се разрешават поправки, добавки и др. Погрешно съставените се анулират и се съставят нови.

Последващия контрол се свежда в голяма степен до документалните проверки, които се правят от контролни органи на предприятието или от външни институции като например НАП, икономическа полиция и др. Счетоводните документи се използват още и за уреждане на разчетните отношения на предприятието с неговите контрагенти. Всяко взаимоотношение м/у предприятията се документира така също и всяко разплащане. В случай че даден контрагент се яви едновременно като наш клиент и доставчик следва да се има предвид ,че двете сделки сами по себе си за две различни, от което произлиза и това че трябва да се съставят два различни първични счетоводни документа. Счетоводните документи имат и юридическо значение, което се дължи на това, че счетоводството в предприятието се води в/у основата на документалната обоснованост на стоп. операции, като се спазват изискванията за тяхното своевременно и правилно съставяне и оформяне съгласно действащото законодателство.

При взаимоотношенията с контрагентите /клиенти или доставчици/, следва да се има предвид, че съгласно балгарското законодателство има котрагенти които са данъчно задължени лица т.е те са регистрирани по Закона за данък добавена стойност /ЗДДС/. Тези, които за данъчно задължени по ЗДДС освен ИН /Идентификационен номер/, имат и ИН по ЗДДС / идeнтификационен номер по Закона за данък добавена стойност/, който в повечето случаи съвпада като числа но се изписва отпред знак BG.

Фактура, известие към фактура и проформа фактура
I Издаване на проформа фактура, фактура и известие към фактура
Всяко данъчно и неданъчно задължено лице - доставчик, е длъжно да издаде фактура за извършената от него доставка на стока или услуга или при получаване на авансово плащане преди това.

Данъчно събитие е доставката на стоки или услуги, извършена от данъчно задължени лица, регистрирани по ЗДДС. Данъчното събитие възниква на датата, на която собствеността върху стоката е прехвърлена или услугата е извършена.


Проформа фактура

Проформа-фактурата по същество не е фактура и няма юридическа стойност но е основание за предварително плащане /т.е. не се счита за първичен счетоводен документ по ЗСч/, само така се нарича. Това е документ, удостоверяващ, че едната страна е доставила нещо, а другата го е приела, но по някакви причини сделката още не се счита за финализирана /от счетоводна гледна точка/, ДДС не се дължи и т.н. /образец А/

Проформа фактурата НЕ Е приемо предавателен протокол. Към нея може да има приложен такъв, който да удостоверява предаването на стокатата, но ако няма, тогава се счита, че е направена оферта.

Използва се в следните случаи:



  • При плащане, което е било предварително договорено;

  • Когато е елемент на тръжни документи

  • При доставка на стоки, преди подписване на договора, тогава целта е да послужи за средство за определяне на продажната цена на тези стоки.


Фактура

Фактурата е първичен счетоводен документ, с който доставчик (продавач) документира продажба на суровини, материали, стоки, продукти, активи или услуги към получател (купувач/клиент). /образец Б/



Фактурата е основният документ, пораждащ облагаем приход.

РЕКВИЗИТИ:

1. ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ

  • Наименование на документа - ”ФАКТУРА”.

  • Гриф ”ОРИГИНАЛ” на първия екземпляр, който е за получателя (купувача) по Фактурата.

  • Номер на документа, който е десетразряден, с арабски цифри, без пропуски и повторения.

  • Дата на издаване на документа.

  • Издател на документа – фирма, адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС.

  • Получател на документа – фирма, адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС.

  • Основание за сделката – описва се вида на суровината, материала, стоката, продукта, актива или услугата, с тяхната единична цена (без данъка), мярка и количество. Предоставените търговски отстъпки и намаления, ако не са включени в единичната цена, се вписват отделно.

  • Данъчната ставка в % (20%, 9% или 7%), а когато ставката е нулева или данъкът се дължи от получателя – основанието за прилагането на нулева ставка или не начисляването на данъка.

  • Сума на сделката, в т.ч. данъчна основа и ДДС – това е общата сума на описаните във фактурата суровини, материали, стоки, продукти, активи или услуги с техните мерки, количества, единични цени и обща сума.

  • Датата, на която е възникнало данъчното събитие – по-ранната от двете дати – датата, на която е получено плащането или датата, на която е извършена доставката (прехвърлянето на собствеността).

  • Обстоятелство, определящо превозно средство, като ново, ако предмет на доставката е ново превозно средство при Вътре-Общностна Доставка (ВОД).

2. НЕЗАДЪЛЖИТЕЛНИ

  • Начин на плащане – в брой, по банкова сметка, насрещно прихващане – този реквизит е много важен за начина по който ще се следи и отчете плащането по Фактурата.

  • Срок на плащане – полезен реквизит, ако по принцип доставките са с договорено отложено плащане, да се укаже кога е падежа, за да може да се въведе в електронна система за отчитане и да се следи, както от доставчика, така и от получателя (купувача).

  • Имената на предал и получил (стоката или услугата), заедно с подписите на лицата, което е много полезно при евентуален спор дали фактурираната стока е предадена от доставчика и приета от получателя (купувача), за което иначе би трябвало да се състави отделен протокол (приемо-предавателен).

  • Мястото на предаването на стоката или услугата, което също е полезно при евентуален спор дали и къде фактурираната стока е предадена от доставчика и приета от получателя (купувача).

  • Номер и дата на стоковата разписка, товарителницата или друг съпътстващ доставката документ, което също е полезно при евентуален спор дали фактурираната стока е предадена от доставчика и приета от получателя (купувача).

Фактурата се издава най-малко в два екземпляра - за доставчика и за получателя.

Фактурата се издава задължително не по-късно от 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие за доставката, а в случаите на авансово плащане - не по-късно от 5 дни от датата на получаване на плащането.

.

Известие към фактура

Известието е първичен счетоводен документ, който се издава в зависимост от настъпилите обстоятелства на база вече издадена фактура. Известието може да бъде дебитно или кредитно.

, доставчикът е длъжен да издаде известие към фактурата. При наличие на договор за извършваната услуга следва да се анексират новите клаузи по договора.



Известието се издава задължително не по-късно от 5 дни от възникване на съответното обстоятелство.      

При увеличение на данъчната основа се издава дебитно известие /образец В/, а при намаление на данъчната основа или при разваляне на доставки- кредитно известие /образец Г/

  • Дебитното/Кредитното известие притежава всички задължителни и незадължителни реквизити, като тези на Фактурата.

  • Дебитното/Кредитното известие задължително съдържа и:

- номерът и датата на Фактурата, към която е издадено известието;

- основанието за неговото издаване (основанието за увеличаването на данъчната основа)/(основанието за намаляването на данъчната основа или за развалянето на доставката).

Известието се издава най-малко в два екземпляра - за доставчика и за получателя. Известието задължително да е придружено с протокол /приложение 5/ в който подробно се описват обстоятелствата, които са довели до издаването на дебитно или кредитно известие.

Ако Фактурата, към която е издадено Кредитно Известие е платена в брой, към Кредитното Известие трябва да има сторно касова бележка (издадена от кочан) и сумата да е върната в брой или да е указано, че сумата ще бъде върната по банков път.


II Корекция и анулиране на фактура и известие към фактура
Поправки и добавки във фактурите и известията към тях не се разрешават. Погрешно съставени или поправени документи се анулират и се издават нови.

При анулиране на документ, в протокола /приложение№6 /, задължително се посочва номера и датата на новоиздадения документ. Анулираните документи се съхраняват при издателя, прикрепени заедно оригинал и копие /втори и трети екземпляр/, т.е. анулирания документ трябва задължително да се изиска от клиента.

Освен в случаите на погрешно попълнени реквизити, зa погрешно съставени документи се смятат и:


  • издадени фактури и известия към тях, в които не е начислен данък, въпреки че е следвало да бъде начислен;

  • издадени фактури и известия към тях, в които е начислен данък, въпреки че не е следвало да бъде начислен;
    Следва да се има предвид, че при развалянето на доставка не се анулира издадения документ, а се издава кредитно известие.

Когато погрешно съставени документи или поправени документи, са отразени в отчетните регистри на доставчика или получателя, за анулирането се съставя и протокол-за всяка от страните, който съдържа:

  • основанието за анулирането

  • номера и датата на документа, който се анулира

  • номера и датата на издадения нов документ;

  • подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните.

При анулиране на документ /фактура/, когато следва да се състави протокол /приложение 4/ задължително да се информира счетоводството в деня на анулиране на документа.

Когато погрешно съставени документи или поправени документи, не са отразени в отчетните регистри на доставчика или получателя, за анулирането се съставя и протокол /приложение 6/, който се изпраща в счетоводството заедно с двата броя фактури издадени от програмния продукт. Ако анулираната фактура е от кочан трите екземпляра се съхраняват в кочана, а се изпраща само протокола, който се изпраща в деня на анулирането на фактурата /образец Д/.

Всички протоколи се номерират по хронологичен ред за всеки регион поотделно, като всяка година се започва от номер 1.
Приходен и разходен касов ордер; касова книга /софтуер ТелеНет/
Приходен Касов Ордер

Приходен Касов Ордер - хартиен носител /ПКО/ е документ, който се използва за документиране приемането на парични средства в каса на предприятие / използва се тогава когато няма издаден фискален касов бон от ФУ/. Той се състои от две части, като квитанцията е за лицето внесло парите в касата. В ПКО се попълват номер, дата, трите имена на вносителя и за какво се внася сумата. Сумата се попълва цифром и словом. Подписва се от касиера, поставя се печат и квитанцията се дава на лицето, което внася сумата. /образец Е/

ПКО е невалиден без номер, дата, месец и година.
Разходен Касов Ордер

Разходен Касов Ордер - хартиен носител /РКО/ е документ, който се използва за документиране изплащането /извеждането/ на парични средства от каса на предприятие /не се издава в случай че имаме издадена сторно касова бележка от ръчен кочан/. Попълват се номер, дата и трите имена на лицето, което получава сумата. Ако е служител на предприятието, се пише отдела или звеното в което работи, ако е външно лице, се пише адреса на местоживеене, данни за лична карта и ЕГН. Попълва се в касата и се пише за какво се изплаща сумата – написана цифром и словом. Лицето, написало ордера, се подписва на съставил, а лицето, получило сумата, се подписва на получил в момента на изплащане при касиера. Задължително е към всеки РКО да има документ, който да оправдава разхода - фактура, складова разписка, заповед за командировка, вносна бележка и др. /образец Ж/

ПКО и РКО на хартиен носител имат отделна номерация за всяка календарна година, като се започва от № 1.
Касова книга

В касовата книга се описва движението на паричните средства в касата на предприятието в лева. Касиера номерира и описва касовите документи за всеки ден от месеца – начално салдо, приход, разход, остатък в края на деня и подпис на касиер. Поради факта, че във фирма Телепол се работи със програмен продукт, в който се описват всички приходи и разходи, това означава че касовата книга е в електронен вид.


Фискално устройство; Фискални бонове; дневен месечен и годишен финансов отчет; книга за финансови отчети
Фискално устройство /ФУ/

Фискалното устройство е устройство за регистриране и отчитане на стоки или услуги, чрез издаване на фискални касови бележки и за съхраняване на данни за регистрираните обороти във фискалната памет.

При въвеждане в експлоатация и работа с ФУ трябва да има сключен писмен договор за техническо обслужване и ремонт с регистрирана от ДАМТН / Държавна агенция за метрологичен и технически надзор/ сервизна фирма, която притежава удостоверение за сервизно обслужване на съответния тип ФУ. Всяко ФУ има индивидуален номер / ИН на ФУ/. Основния компонент на ФУ е фискалната памет, която също има индивидуален номер / ИН на ФП/ и при препълване тя се подменя. Фискалното устройство има буквено-цифрово печатащо устройство с бонова лента /КЛЕН/ за осигуряване на яснота при работа на информацията във ФП .

Копие на всеки издаден документ се съхранява в КЛЕН след неговото отпечатване. При създаването на всеки документ се генерира автоматично специално контролно число, което се записва и отпечатва в края на документа.



При невъзможност за запис на документ в КЛЕН работата на ФУ се блокира, с изключение на печат на съдържанието на КЛЕН и на отчети на фискалната памет. Работата на ФУ се блокира до извършване на смяна на носителя на КЛЕН

При оставащи по-малко от 30 000 свободни реда в КЛЕН в края на всеки дневен финансов отчет се появява съобщение "НАБЛИЖАВА КРАЙ КЛЕН", което е индикация, че се налага смяна на КЛЕН.

При оставащи по-малко от 500 свободни реда в КЛЕН не се допуска стартирането на нова фискална касова бележка. След приключване на бележката автоматично се пуска дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет.

В търговския обект задължително се съхраняват следните документи:



  • свидетелството за регистрация на ФУ;

  • паспорта на ФУ;

  • КЛЕН / контролна лента на електронен носител/

  • книгата за дневните финансови отчети за текущата година.

  • актуален договор за сервизно обслужване на касовия апарат

Лицата са длъжни да съхранява отчетните документи, включително книгите за дневните финансови отчети и КЛЕН, в 5-годишен срок. Лицата са длъжни при поискване от органа на НАП да предоставят необходимите ключове и/или кодове/пароли за пускане на отчетите.

В търговския обект лицата са длъжни да поставят на видно за клиента място до ФУ:


  • копие на актуално свидетелство за регистрация на ФУ;

  • съобщение, уведомяващо клиента за неговото задължение да съхранява касовата бележка до напускане на търговския обект, и телефон за контакт с ТД на НАП по местонахождение на търговския обект.

При повреда на ФУ, водеща до нулиране на оперативната памет ("НУЛИРАН RAM"), ако след възстановяване работоспособността на ФУ данните в RAM не са възстановени, лицето вписва на страницата за съответната дата в книгата данните и оборота, изчислен по КЛЕН от последния записан във фискалната памет дневен финансов отчет до настъпване на повредата.

Времето, през което ФУ е било в ремонт, се доказва пред органите по приходите чрез вписаните от сервизната фирма данни за ремонта в паспорта на устройството и вписаните данни за ремонта в книгата за дневните финансови отчети. Ремонт без направено вписване в паспорта на ФУ от сервизния техник не се признава от органа по приходите, съответно лицето се санкционира със санкцията за неизползване на ФУ за времето на ремонта.

При регистрирана от съответните органи кражба на ФУ регистрацията и отчитането на продажбите в обекта, където е извършена кражбата, се извършва с касови бележки от кочан за срок не по-дълъг от 7 дни.



Всяка промяна в касовата наличност чрез въвеждане или извеждане на пари от ФУ се регистрира чрез операциите "служебно въведени" или "служебно изведени" суми. /образец З/

За фискалните устройства, които не притежават операциите цитирани в горния абзац, в книгата за дневните финансови отчети се отбелязва всяка промяна на касовата наличност (начална сума, въвеждане и извеждане на пари във и извън касата) в момента на извършването й с точност до минута.


Фискална касова бележка / фискален бон /
Всяко лице, което извършва продажби от търговски обект, независимо дали е данъчно регистрирано, е длъжно да регистрира и отчита продажбите чрез издаване на фискална касова бележка (фискален бон) от фискално устройство. Касовата бележка се издава, независимо дали получателят на продажбата е поискал друг първичен счетоводен документ, когато плащането е в брой. Фискалната касова бележка трябва да се съхранява от получателя до напускане на търговския обект.

Фискалната касова бележка (фискалния бон) е хартиен документ, регистриращ продажба или доставка на стока или услуга в търговския обект, която се плаща в брой, с чек, с ваучер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства, издаден от въведено в експлоатация фискално устройство от одобрен тип, за което е заведено свидетелство за регистрация. /образец И/

Касовата бележка от кочан е хартиен документ от прономерован и прошнурован кочан касови бележки, регистриращ продажби или доставки на стоки или услуги в търговски обект, издавана в случаите, предвидени в наредбата – повреда, ремонт, преглед и др. прекъсвания на фискалното устройство. /образец Й/

Лицата работещи с касовия апарат са задължени да поддържат показанията на часовник-календара на ФУ в съответствие с астрономическото време и да не допускат отклонения.


Издаване на фискална касова бележка
Фискалната касова бележка трябва да бъде четима, да съответства на образеца съгласно наредбата и да съдържа задължително следните реквизити:

  • наименование и адрес за кореспонденция на лицето;

  • наименование и адрес на търговския обект;

  • пореден номер на касовата бележка;

  • идентификационен номер на контрагента /клиент, доставчик/;

  • идентификационен номер по ЗДДС за регистрираните по ЗДДС лица;

  • име или номер на касиера;

  • наименование, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки или услуги;

  • обща сума за плащане;

  • дата и час на издаване;

  • графично фискално лого и текст "ФИСКАЛЕН БОН";

  • индивидуални номера на ФУ и фискалната памет;

  • номер касово място за лицата отчитащи продажбите с интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД), работещи с контролна лента на електронен носител (КЛЕН);

  • номер на обекта при ЕСФП /Електронна система с фискална памет/;

  • контролно число на документа /.

Всички суми се изразяват в левове и стотинки.
Фискалната касова бележка се издава в един екземпляр за клиента. Копие на всяка отпечатана бележка се съхранява на контролна лента на електронен носител (КЛЕН) за ФУ свързани с НАП.

Фискалната касова бележка се издава в два екземпляра – един за клиента от боновата лента и втори за издателя – от контролната лента за ФУ несвързани с НАП.

По принцип ФКБ се издават при извършване на плащането. Продавачът е длъжен едновременно с получаване на плащането да предостави на клиента ФКБ.

При положение че клиента желае и издаване на фактура, то тя следва да се издаде до 5 дена от издаване на касовия бон, но не по късно от изтичане на месеца за който се отнася. Когато се издава обща фактура за покупки, документирани с отделни фискални касови бележки, към фактурата се прикрепват всички касови бележки /от текущия месец/ за получените плащания .


Издаване на касова бележка от кочан
Кочанът с касови бележки се прономерова и прошнурова. На първа страница в книгата се посочват началният и крайният номер на касовите бележки в кочана. Не се допускат касови бележки с повтарящи се или липсващи номера. За всяко ФУ се осигурява отделен кочан с касови бележки на гърба, на който предварително се изписва индивидуалният номер на устройството.
Продажбите се документират с касови бележки от кочан когато:

  • спре захранващото напрежение;

  • при повреда на фискалното устройство;

  • при кражба на фискалното устройство;

  • при рекламации и корекции;

  • при ремонт на фискалното устройство.

При работа с касови бележки от кочан на страницата за съответната дата в книгата се вписва началния и крайния номер на издадените касови бележки за деня и общия оборот, изчислен въз основа на всички тях, както и текст, указващ причината :



  • ремонт на ФУ - "ремонт";

  • спиране на захранващото напрежение за определен период - "спиране на напрежението", начален и краен час на периода;

  • кражба на ФУ - "кражба";

  • експертиза на ФУ от БИМ - "експертиза"

Касовата бележка от кочан съдържа следните реквизити:



  • наименование и адрес за кореспонденция на лицето;

  • наименование и адрес на търговския обект;

  • пореден номер на касовата бележка;

  • идентификационен номер на контрагента /клиент, доставчик/;

  • идентификационен номер по ЗДДС за регистрираните по ЗДДС лица;

  • име или номер на касиера;

  • наименование, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки или услуги;

  • обща сума за плащане;

  • дата и час на издаване


Корекция при връщане, рекламация на стока или при грешно натрупване след приключена сметка на клиента (сторно операция) се документира: при използване на ФУ - чрез издаване на касова бележка от кочан. Документът съдържа :

  • реквизитите за фискалната касова бележка и надпис "СТОРНО",

  • номер, дата и час на издаване на фискалната касова бележка, по повод на която се издава сторно документът,

  • причината за сторно операцията и данни за клиента (идентификационен номер, наименование, седалище и адрес за кореспонденция), когато последният е едноличен търговец или юридическо лице.


Сторно операция за продажба, документирана с фактура се извършва чрез издаване на кредитно известие, на което освен задължителните реквизити са отбелязани и индивидуалните номера на ФП и на ФУ, от което е издадена фактурата, по повод на която е съставен сторно документът.
Финансови отчети и книга за финансовите отчети.
За всеки ден, през който във ФУ са регистрирани продажби, лицата са длъжни да отпечатват пълен дневен финансов отчет с нулиране и запис на фискалната памет. Данните от дневния финансов отчет с нулиране се записват в данъчния терминал (ДТ) на ФУ. Данъчният терминал служи за предаване на данните от ДТ към НАП по дистанционна връзка чрез използване на преносна мрежа на мобилен оператор. След отпечатване на дневен финансов отчет с нулиране задължително се проверява изправността на комуникацията с мобилния оператор. Всяко ФУ има тестов режим като резултатът от теста се индицира. При констатирана неизправност на връзката в три поредни финансови отчета работата на ФУ се блокира.

Дневните финансови отчети /образец К/ се съхраняват в хронологичен ред в книга за дневните финансови отчети за календарната година. Книгата се прономерова и прошнурова, води се в единствен екземпляр за всяко фискално устройство и съдържа страници за всеки календарен ден. На първа страница на книгата се отразяват данните на търговеца /Телепол ЕООД/, наименованието и адресът на търговския обект, описват се кочаните с касови бележки и данни от въвеждане в експлоатация, индивидуалните номера на ФУ и ФП, както и промените на данните в деня на настъпване. Книгата се съхранява в търговския обект.

Дните, в които търговският обект не е работил, се вписват в книгата с текст "неработен ден", удостоверено с подпис. Дните, в които не са регистрирани продажби, се вписват в книгата с текст "няма регистрирана продажба" за съответната дата, удостоверено с подпис.

При загубване, кражба, унищожаване на ФУ и/или на книгата, лицето е длъжно до 3 работни дни да уведоми ТД на НАП и сервизната фирма.



В 7-дневен срок след изтичане на всеки месец и година лицето работещо с ФУ отпечатва съкратен отчет на фискалната памет на всяко устройство в обекта за съответния период. Отчетите се съхраняват в книгата за дневните финансови отчети на всяко устройство на страницата за датата на последния ден от периода.

Допълнителни изисквания

Длъжността касиер е материално отговорна съгласно чл.207 от КТ /Кодекс на труда/

КТ съдържа специална регламентация на случаите, в които вредата е причинена при отчетническа дейност, т.е. от така наречените материално-отговорни лица, на които е възложено да събират, съхраняват, разходват или отчитат парични или материални ценности (касиер, магазинер, снабдител, домакин, н-к на склад и др.). По Кодекса на труда те отговарят имуществено в размер на вредата, но не повече от трикратния размер на уговореното месечно трудово възнаграждение.



Следва да се знае, че съгласно тази трактовка, лицата които съставят първични счетоводни документи и отчети отговарят за истинноста и вярността на същите, и това се удостоверява с полагането на техен подпис.
Изисквания към дневни, месечни и годишни отчети

Дневен отчет

  • Непосредствено след приключване на всеки работен ден касиера представя, дневен отчет /приложение 1/, на маркираните суми от ФУ. Сумата по отчета следва да отговаря на сумата по дневния финансов отчет отпечатан от ФУ. Отчета се изпраща веднага по електронна поща, на вниманието на СЧЕТОВОДСТВОТО- schetovodstvo@telepol.com и задължително на хартиен носител с подпис на касиера. /образец Л/

  • Когато през даден работен ден няма обороти на касовия апарат и издадени фактури, платими по банков път, справката се изпраща с “нулеви” суми.

  • При направени корекции, които засягат вече подаден дневен отчет, като: анулиране на фактури, корекция на фактури, “сторно” касови бележки и т.н. дневния отчет се изпраща наново, с ясен надпис “КОРЕКЦИОНЕН”, заедно с дневния отчет за деня. Корекции на дневни отчети се приемат до второ число на месеца, следващ месеца за който се отнасят.

Месечен отчет

  • Месечния отчет /приложение 2/ се представя , по електронна поща непосредствено след приключване на последния работния ден на месеца. Отчета е в същия формат като дневния и следва да съдържа систематизирана информация за целия месец, т.е да се вписват: всички анулирани фактури за месеца /номер, дата и сума/, изписаните фактури от ръчен кочан /номер, дата и сума/, сторно /номер, дата и сума/, фактури по банка платени в брой /номер, ата и сума/, фактури с променен начин на плащане- от ”в брой” направени ”по банка”, корекции направени през месеца и други настъпили обстоятелства касаещи месеца за който се отнася. /образец М/

  • Месечния отчет на хартиен носител подписан и подпечатан от съставителя, придружен с месечния финансов отчет от ФУ, се представя до трето число на месеца следващ месеца за който се отнася.



Годишен отчет

  • Годишния отчет /приложение 3/ подписан и подпечатан от съставителя, придружен с годишния финансов отчет от ФУ се представя в края на всяка година. Той съдържа обобщена информация за годината извлечена от месечните отчети. Хартиения носител се представя до пето число на месеца следващ годината за която се отнася.

/образец Н/
Изисквания към фактури за продажби



  • Всички фактури издадени за определен период от време в т.ч издадени от кочан, се подреждат в хронологичен ред по номер на документа и се изпращат в счетоводството. Издадените фактури за текущия месеца се представят не по-късно от трето число на месеца следващ текущия.




  • Фактура издадена с начин на плащане в брой, задължително следва и да се издаде касов бон за получената сума. В случай, че се издаде такава фактура без да е предоставена на клиента, но има ситуация в която стойността не постъпва в касата в същия ден, крайния срок в който може да се издаде касов бон е последния ден на месеца за който е издадена фактурата. Ако фактурата не се плати в брой следва задължително и да се коригира начина на плащане на фактурата т.е. от в брой да стане плащането по банков път”/ това е необходимо да се извърши веднага или не по късно от последния ден на текущия месец, защото една фактура издадена в брой означава ,че реално парите са получени от клиента/ . След направената корекция фактурата се предоставя на клиента.

  • Фактура издадена с начин на плащане по банков път, впоследствие може да се плати в брой, за което се издава касов бон за получената сума. Възможно е една фактура да бъде платена на няколко пъти /т.н. частично плащане/ по различен начин / в брой и,или по банка/. Пример: Фактура на стойност 100,00 лв от 02.06.2011г издадена с плащане по банков път. Клиента решава да плати на 05.06.2011г в брой сумата от 40,00лв, за което следва да се издаде касов бон за същата стойност /четиридесет лева/. От фактурата остава за плащане 60,00 лв , които могат да бъдат платени по банка или в брой. Ако клиента реши да плати в брой следва да се издаде втори касов бон за получената сума в деня на получаването и. Тази ситуация задължително се описва в дневния отчет, за деня в който е извършено плащането.

  • Към фактури за продажби, засягащи “стоково – материални запаси”, като комплекти СОТ, изграждане на системи за видеонаблюдение и т.н задължително се прилага документ /приемо-предавателен протокол/, удостоверяващ вида, мерната единица и бройката на вложените и фактурирани “стоково – материални запаси” / образец О /

  • Фактури издавани на основание сключен договор с продължителен срок на изработка и с частични плащания, следва да се издават с коректно описани данни в наименованието на услугата. Например когато договора е за изграждане на система за сигурност и плащанията са визирани в договора като авансово плащане 60% и окончателно плащане 40%, се издават две фактури в зависимост от етапа на завършеност. На първата фактура в основанието се пише „ авансово 60% по договор ...../дата на договора/, която се издава след като сме получи сумата в брой или по банка т.е плащането предшества изписването на документа . Във втората т.е. при окончателното плащане, което се извършва при финализиране на сделката, се изписва на първия ред „това което е изработено/например: система за сигурност, видеонаблюдение и др./ по договор..../дата на договора/ със цялата стойност по договора, а на втория ред „приспаднат аванс по фактура №......./дата с минус стойността по цитираната фактура / образец П /.

Изисквания към фактури за покупки




  • Всички фактури, отнасящи се за направените разходи от фирмата, се представят в счетоводството периодично, в текущия месец не по-късно от трето число на месеца следващ текущия.

  • При получаване на фактури за покупки стриктно да се проверяват всички задължителни реквизити по отношение на верността им. За всички направени разходи задължително да има разходооправдателен документ /Фактура, квитанция за винетка, протокол за консумативи/. Касовата бележка, само по себе си не е разходооправдателен документ, ако не е придружена с фактура /като например квитанциите от Български пощи/.

  • Фактури за покупки на “стоково – материални запаси”, които се завеждат в склад се придружават с екземпляр от “Складовата разписка”.

  • Фактури за покупки, за купени електро части се придружават с документ, удостоверяващ разпределението им по “обекти”.

  • Всяка фактура за покупка се обозначава със знака на направлението, направило разхода: за направление “Мониторинг” – М; за направление “Секюрити” – С с допълнително обозначение за регион и обект; за ”Централно управление” – ЦУ. Знака се полага с молив. Забранява се писането на други данни върху фактурите. Всяка допълнителна информация се пише на отделен лист, прикрепен към фактурата.

  • При извършване на разходи касаещи автомобилите / авточасти, автомивка, ремонт, гориво и други/, при съставянето на фактурата да се изписва Телепол Транс ЕООД за да бъде адекватно издадена фактурата. Към фактурата да има прикрепена информация за автомобила /номер/, направление за разхода -“Мониторинг” – М; за направление “Секюрити” – С с допълнително обозначение за регион и обект; за ”Централно управление” – ЦУ, реално периода за който се отнася разхода .

Ревизия на каса


Инвентаризацията /ревизия/ е способ за периодични проверки на паричните средства, изразяваща се в количествено измерване. Целта е извършване на контрол, чрез установяване фактическите наличности т.е. действителното състояние на проверяваните парични средства. Инвентаризациите се извършват от назначена от ръководителя на фирмата комисия. Материалноотговорните лица /касиери/ не са членове на инвентаризационните комисии. Инвентаризацията се извършва в присъствието на материално отговорното лице /касиер/ или на негов представител с нотариално заверено пълномощно. Преди започване на инвентаризацията лицата, отговарящи за съответните отчетни обекти, подписват декларация, че всички получени документи до започването на инвентаризацията са предадени и отчетени в счетоводството на предприятието, както и за принадлежността на наличните парични средства.

Основно задължение на МОЛ е всекидневно да полагат грижи за правилното съхранение и движение на поверените им ценности, а основно тяхно право е инвентаризациите да се извършват в тяхно присъствие, без тях инвентаризацията е невалидна. Те имат право на възражение и ако причините са основателни може да се проведе на ново инвентаризация.

Документи при провеждане на инвентаризациите са:


  • Заповед за инвентаризация

  • КОНСТАТИВЕН ПРОТОКОЛ за извършване на счетоводен одит/проверка на каса /проложение 7/

Констативния протокол е основния документ , който е разделен на пет части:

  • Декларативна част – състои се от девет въпроса на които МОЛ следва да декларира фактическото състояние на всички издадени и получени документи до започването на инвентаризацията, както и принадлежността на наличните парични средства.

  • Констативна част – в нея се отразява фактическата наличност на паричните средства описани по купюри, данни от междинен финансов отчет от всички налични ФУ, наличност изведена от програмен продукт ТелеНет /извежда се моментна снимка/, ксерокопие за текущия ден от книгата за финансовите отчети.

  • Равносметка – тук се описва под формата на рекапитулация резултата от извършената ревизия т.е има ли липса или излишък на парични средства.

  • Препоръки – правят се препоръки за отстраняване на констатираните нередности.

  • Възражения – тук МОЛ описва своите възраженения по отношение на направената инвентаризация и констатирания резултат.

Констативния протокол се съставя в два еднообразни екземпляра, подписва се от МОЛ /касиер/ и комисия. Единият екземпляр се съхранява в счетоводство, а другия се връчва на МОЛ /касиер/.

При отсъствие /болничен, отпуска/ на касиера или освобождаване от длъжност, касата се предава с приемо-предавателен протокол /приложение 8/ на лицето, което ще замества същият.


Използвани абривиатури:

ЗДДС - Закон за добавената стойност

ЗСч - Закон за счетоводство

ИН - Идентификационен номер

ИН по ЗДДС - Идентификационен номер по Закона за данък добавена стойност

ЕИК - Единен идентификационен код

ДАМТН - Държавна агенция за метрологичен и технически надзор

ФУ - Фискално устройство /Касов апарат/

ФКБ - Фискален касов бон

ФП - Фискална памет

КЛЕН - Контролна лента на електронен носител

ИН на ФУ - Идентификационен номер на Фискално устройство

ИН на ФП - Идентификационен номер на Фискална памет

ДТ - Данъчен терминал

ТД на НАП - Териториална Дирекция на Национална Агенция по приходите

ЦУ - Централно управление

РЦ - Регионален център

СОТ - Сигнално охранителна техника

МОЛ - Материално отговорно лице

ПКО - Приходен касов ордер

РКО - Разходен касов ордер

Приложения:


  1. Дневен отчет

  2. Месечен отчет

  3. Годишен отчет

  4. Протокол за анулиране на фактура отразена в отчетните регистри на двете страни /доставчика и клиента/

  5. Протокол да дебитно/кредитно известие

  6. Протокол за анулиране на фактура, която не е отразена в отчетните регистри

  7. КОНСТАТИВЕН ПРОТОКОЛ за извършване на счетоводен одит/проверка на каса

  8. приемо-предавателен протокол

  9. Образци

30.09.2011г. Съставил:

/Гл.счетоводител-И.Панайотова/







База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница