Тема първа. Общуване в бизнеса

63
Тема осемнадесета. Организиране на посещения на важни гости
„
Истински късмет е…
Да печелиш - без да рискуваш,
да се учиш - като практикуваш,
да покажеш колко си добър!”
СЪДЪРЖАНИЕ НА УЧЕБНАТА ТЕМАТА
Организиране на посещения на важни гости;
1.
Правила на поведение на масата;
2.
Правила на поведение - на визити, в обществото, на гости;
3.
Правила на поведение - на обществени места, на улицата;
4.
Външен вид и привички;
5.
Правилното ръкостискане
21
;
6.
Правила на поведение при срещи.
ЦЕЛ: В тази тема са предложени практични съвети на бъдещите специалисти, потребители в една и съща професионална област – бизнес секретарката и офис-мениджъра, за по-добра организация на работата и въпроси от деловия протокол по посрещане на гости и организиране на мероприятия. Според някои автори
22
двете професионални роли могат да се обединят в едно лице. Добрата организация в офиса е основата на безпроблемното протичане на работния ден. Ще започнем с организацията по подсрещането на важни гости – бъдещи или настоящи партньори на фирмата.
КОМПЕТЕНЦИИ: Умения за спазване на етикета, знания за правилата на поведение, способност за общуване.
21
Фокс, Сю. Цит. съч., 2007, стр. 95-98 22
Бъчварова, В. Наръчник на секретарката и офис-организатора. София, 2003

64
1.
Организиране на посещения на важни гости
Във вашата организация е поканен важен гост и шефът ви моли вие да се заемете с организиране на посещението. Натоварени сте с важна задача, с която трябва да се справите блестящо. Нищо не оставяйте на случайността, планирайте всеки детайл. С това ще избегнете риска и ще имате резервен вариант за всяка ситуация.
Посещението на госта може да бъде свързано с реализирането на голяма сделка, от която се очакват много пари и бъдещи добри контакти.
Направете така, че гостът да се чувства удобно при вас, защото и най- малкият гаф може да срине отношенията и да повлияе отрицателно на бъдещите делови взаимоотношения. Това не бива да се допуска в никакъв случай – направете така, че гостът да реализира намеренията си и да си замине с добри впечатления. Затова направете следното:
 Резервирайте хотел на относително спокойно място. Това условие трябва да важи както през деня, така и през нощта. Вземете предвид нивото на обслужване и приятната атмосфера, хотелът да се намира на лесно и достъпно място;
 Погрижете се гостът ви да забележи някои малки знаци на внимание – подходящ сувенир в стаята на хотела или ако е пушач, оставете кутия от любимите му цигари.
 Проверете повторно условията в хотела, няма да е добре за вас, ако още с настаняването си гостът ви има проблеми. Оставете си номера на GSM-а, така че при необходимост той да може да се свърже с вас;
 Ако пристига с кола, обяснете му добре къде се намира хотелът, ако е с друго превозно средство - посрещнете го лично. Информирайте се от неговата секретарка как изглежда;
 Направете резервация за вечеря, като лично посетите ресторанта и изберете подходяща маса. Гостоприемството изисква лично да заведете госта си до мястото, където ще вечеряте, а не да очаквате той сам да се придвижи до там;
 По време на вечерята ще се стигне до делови разговори, вашият шеф трябва да има под ръка някои документи, с които да подкрепи твърденията си;

65
 Планирайте подробно първия ден от посещението. Осигурете среща с началниците на различни отдели, специалисти. Желателно е те да бъдат подготвени за евентуални въпроси от страна на госта, на които да дадат изчерпателни и компетентни отговори;
 Планирайте стратегически целият му престой, направете цялостна програма. Освен деловите контакти и съвещания, организирайте време за свободни разговори;
 След приключване на срещите организирайте работен обяд в приятно заведение. Ако и вие трябва да присъствате, разберете от вашия шеф трябва ли да водите протокол на разговорите.
 Разговорите около масата създават атмосфера на взаимна симпатия. Предразположете госта си за същинския делови разговор, дайте възможност на шефа си да се включи. След което вие леко се отдръпнете, за да могат разговорите да продължат в желаната посока.
Ако всичко по посещението протече безупречно, тогава можете да бъдете сигурни, че усилията са си стрували.
2.
Правила на поведение

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: