Вътрешни правила за управление на цикъла на обществените поръчки в

ПРОКУРАТУРА НА РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ О К Р Ъ Ж Н А П Р О К У Р А Т У Р А - В А Р Н А

1. Прогнозиране на потребностите от възлагане, включително за установяване на датите, към които трябва да са налице действащи договори за обществени поръчки.

2. 
   Планиране провеждането на процедурите, като се отчете времето за подготовка, провеждане на процедурите и сключване на договорите.
   
3. 
   Определяне на служителите, отговорни за подготовката на процедурите, и реда за осъществяване на контрол върху тяхната работа.
   

5. Сключване на договорите.

6. Проследяване изпълнението на сключените договори и приемане на резултатите от тях.

7. Действията при обжалване на процедурите.

8. Провеждане на въвеждащо и поддържащо обучение на лицата, ангажирани с управлението на цикъла на обществените поръчки.

9. Документиране на всеки етап от цикъла на обществените поръчки.

10. Архивиране на документите, свързани с управлението на цикъла на обществените поръчки.

11. Поддържане на профила на купувача.

1. участва в организирането, прогнозирането и планирането на обществените поръчки и участва в изготвянето на график на процедурите за възлагане на обществени поръчки, които се предвижда да бъдат възложени през следващата календарна година.

2. участва в подготвянето и провеждането на възлагане на обществените поръчки по реда на ЗОП за избор на изпълнител и в случаите, когато възложителят не е длъжен да прилага процедурите по ЗОП;

3. Подготвя и изпраща необходимата информация до Агенцията по обществени поръчки.

1. води и поддържа регистър на проведените обществени поръчки през съответната година;

2. изготвя и съхранява досиетата

Чл.4 Възложителят по чл.3 ал.2 от Правилата е длъжен да провежда процедури по възлагане на обществени поръчки, когато са налице основанията предвидени в ЗОП.


Част втора
Прогнозиране, планиране, подготовка и провеждане на обществени поръчки
Глава I

Прогнозиране и планиране на обществените поръчки

Раздел I

График за възлагане на обществени поръчки

Чл. 5. Процесът по прогнозиране и планиране на обществените поръчки се осъществява при взаимодействие между всички звена в Окръжна прокуратура- Варна.

Чл.6. (1) Прогнозирането на обществените поръчки включва установяване на броя и вида на обществените поръчки, съобразно очакваните потребности и финансовия ресурс, който възложителят предвижда да осигури.

(2) При прогнозиране на обществените поръчки с периодично или възобновяемо изпълнение, задължително се вземат под внимание вече сключените договори и периодите, в които възложителят е обезпечен с необходимото строителство, доставки и услуги.

Чл. 7. (1) При планирането се изготвя график за възлагане на поръчките, като се вземат предвид:

1. Определения ред за възлагане на всяка обществена поръчка, включително вида на избраната процедура, когато е приложимо.

2. 
   Времето за подготовка, включително на документацията.
   
3. 
   Времето за провеждане на възлагането, включително получаване на оферти, работа на комисията и сключване на договора.
   

1. 
   Събиране на информация за потребностите от всички структурни звена на Окръжна прокуратура – Варна от доставки на стоки, услуги и строителство, при необходимост и тяхното обобщаване и анализ.
   

1. описание на предмета на поръчката, вкл. на обособените позиции, ако има такива, а при процедури за строителство и вида на ремонта – текущ или основен;

2. обща прогнозна стойност в лева без включен ДДС, определена в съответствие с правилата на ЗОП и описание на използвания метод за определяне на прогнозната стойност;

3. ред за възлагане на обществената поръчка по ЗОП, в съответствие с прогнозната й стойност (чрез процедура по ЗОП или чрез свободен избор на изпълнител - по реда на чл. 20, ал. 4 от ЗОП и при спазване на настоящите правила);

4. длъжностните лица, които ще бъдат отговорни за изготвяне на заданието за съответната обществена поръчка (само при възлагане с процедура по ЗОП);

5. ориентировъчен месец или дата на представяне на изготвено техническо задание.

6. Наличието на действащ договор със същия предмет;

7. Срок/дата на изтичане на действащия договор;

8. Ориентировъчен период или дата за сключване на договор;

9. Срок, за който се възлага обществената поръчка.

1. Определя се предмета на обществената поръчка в зависимост от необходимостта от доставка на материали, услуги и строителство за нуждите на Окръжна прокуратура-Варна.

2. Отговорното длъжностно лице изготвя задание в зависимост от предмета на поръчката, съгласно списък на обекти за обществени поръчки.

3. Звено „ФСАД” в ОП - Варна определя прогнозната стойност на поръчката в зависимост от данните за разходваните средства през предходен отчетен период.

4. Ръководител сектор „ФСАД” в ОП - Варна, изготвя задание за всяка обществена поръчка-подготвя документацията според определения ред за провеждане-събиране на оферти с обява или покана до определени лица.

(2) Заданието съдържа:

а) пълно описание на обекта и обема на поръчката, включително по обособени позиции, а в случаите когато не е целесъобразно разделянето на обществената поръчка на обособени позиции, посочване на причините за това.

б) техническите спецификации, съответстващи на ЗОП и специфични изисквания към потенциалните изпълнители и изпълнението на обществената поръчка, а когато обект на поръчката е строителство, към тях се прилагат и количествени сметки;

в) копие от инвестиционния проект, ако поръчката е с обект строителство;

г) критерий за оценка на офертите и показатели – ако е приложимо;

д) предложение относно възможностите за представяне на варианти в офертите, както и минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти;

е) допълнителни изисквания към кандидатите или участниците за лично състояние, икономическото и финансовото състояние, доказване на техническите възможности и/или квалификацията им, както и посочване на документите, с които те се доказват;

ж) условия за изпълнение на поръчката: срок, начин и място на изпълнение на поръчката; минимални гаранционни срокове и изисквания за гаранционно/извънгаранционно обслужване, ако има такива, предлаган размер на гаранцията за изпълнение; условия и начин на плащане.

(3) При сложни по обект обществени поръчки или такива за които структурното звено-заявител не разполага с необходимия експертен капацитет и специални знания за изготвянето на техническа спецификация, заявителят информира административния ръководител чрез съдебният администратор с предложение, за привличане на външен/ни експерт/и със съответното образование и нужната квалификация. След положителна резолюция от административния ръководител, главния специалист - счетоводител изготвя проект на договор с избрания външен експерт, в който се включват задачите, които трябва да изпълни външният експерт.

2.1. Заповед за утвърждаване на условията на поръчката, съдържащи се в обявата и документацията за участие към нея;

2.2. Обява по образец, която съдържа най-малко следната информация:

а) наименование на възложителя;

б) Обект, предмет и кратко описание на поръчката;

в) условия, на които следва да отговарят участниците, включително изискванията за финансови и икономически условия, технически способности и квалификация, когато е приложимо;

г) срок за подаване на офертите;

д) срок на валидност на офертите;

е) критерия за възлагане, включително показателите за оценка и тяхната тежест;

ж) дата и час на отваряне на офертите;

з) Обособени позиции, когато е приложимо.

и) друга информация, когато е приложимо.

2.3. указания за участие, вкл. списък с необходимите документи, образци на декларации и други, ако такива се изискват;

2.4. технически спецификации;

2.5. проект на договор.

(3) Документацията при прилагане на реда за събиране на оферти с покана до определени лица съдържа:

1. заповед за утвърждаване на условията на поръчката, съдържащи се в обявата и документацията за участие към нея;

2. предмет на поръчката, включително количество и/или обем и описание на обособените позиции, ако има такива;

3. изисквания на възложителя за изпълнение на поръчката;

4. критерия за възлагане на поръчката, а когато е приложимо – и показателите за комплексна оценка с тяхната относителната тежест, а когато това е обективно невъзможно, подредени по важност в низходящ ред, както и методиката за комплексна оценка на офертите;

5. място и дата за провеждане на преговорите;

6. други изисквания по преценка на възложителя.

(4) Документацията се съгласува от съдебния администратор и главния счетоводител.

(5) Документацията се одобрява от възложителя или от лицето, на което са делегирани съответните правомощия.

(6) Преди одобряване на документацията от възложителя, същата се съгласува от посочените в ал. 4 лица.

Чл.13 При оформянето на всички документи се отбелязват име, фамилия, длъжност, подпис на лицето, съставило документа, и дата (включително, ако то е външен експерт), както и име, фамилия, длъжност, подписи на съгласувалите документа длъжностни лица и датата, на която документът е съгласуван. Отговорен за координиране на съгласуването е лицето, което е изготвило проекта на документацията.

Чл.14 (1) Ръководител сектор „ФСАД” отговаря за изпращане на необходимата информация до Регистъра на Агенцията по обществени поръчки.

(2) Публикуване на всички изискуеми по закон документи в „Профила на купувача" със съдействието на системните администратори от ОП - Варна.

Раздел III

Откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка.

1. Публикуването на всички изискуеми по закон документи в профила на купувача на ОП-Варна и в същият ден публикува кратка информация за поръчката на портала чрез директно въвеждане с използване на специализиран софтуер предоставен от АОП – Образец – Обява за обществена поръчка на стойност по чл.20, ал.3 от ЗОП.

2. Изпращане за публикуване в ежедневен вестник;

3. Изпращане на поканата за участие в процедура до определени лица, посочени в обявата за откриване на процедурата;

1. 
   наименованието на кандидата/участника, включително участниците в обединението, когато е приложимо;
   
2. 
   адрес за кореспонденция, телефон и по възможност факс и електронен адрес;
   
3. 
   наименованието на поръчката, а когато е приложимо - и обособените позиции, за които се подават документите.
   

1. 
   подател на офертата за участие;
   
2. 
   номер, дата и час на получаване;
   
3. 
   причините за връщане на офертата за участие, когато е приложимо.
   

а) удължаване на срока за подаване на оферти;

б) за прекратяване на процедурата;

в) назначаване на комисия за провеждане на процедура в хипотезата на една постъпила оферта.

1. Поименния състав и лицето, определено за председател.

2. Сроковете за извършване на работата.

3. Място на съхранение на документите, свързани с обществената поръчка до приключване работата на комисията.

1. свиква заседанията на комисията и определя график за работата;

2. информира възложителя за всички обстоятелства, които препятстват изпълнението на поставените задачи в посочените срокове;

3. отговаря за правилното съхранение на документите до предаването им за архивиране;

4. прави предложения за замяна на членове на комисията при установена невъзможност някой от тях да изпълнява задълженията си;

5. подписва кореспонденцията с кандидатите и участниците в процедурата;

6. има всички правомощия на член на комисията.

(3) Членовете на комисията (могат да бъдат и външни лица):

1. 
   участват в заседанията на комисията;
   
2. 
   лично разглеждат документите, участват при вземането на решения и поставят оценки на офертите;
   
3. 
   подписват всички протоколи и доклади от работата на комисията.
   

1. По обективни причини не може да изпълнява задълженията си.

2. Е възникнал конфликт на интереси.

(8) Възложителят е длъжен да отстрани член на комисията, за когото установи, че е налице конфликт на интереси с кандидат или с участник.

(9) В случаите по ал. 7 и 8 възложителят определя със заповед нов член, в случай че първоначално определения не може да бъде заместен от резервен член.

(10) Членовете на комисията са длъжни да пазят в тайна обстоятелствата, които са узнали във връзка със своята работа в комисията.

(11) В случаите по ал. 8 действията на отстранения член, свързани с разглеждане на заявленията за участие и/или офертите и с оценяване на предложенията на участниците, след настъпване на установените обстоятелства не се вземат предвид и се извършват от новия член.

Чл. 23 (1) Комисията и всеки от членовете й са независими при изразяване на становища и вземане на решения, като в действията си се ръководят единствено от закона.

(2) Всеки член на комисия е длъжен незабавно да докладва на възложителя случаите, при които е поставен под натиск да вземе нерегламентирано решение в полза на кандидат или участник.

Глава III

Приключване на процедурата

Чл. 24 (1) Действията на комисията се протоколират, като резултатите от работата й се отразяват в протокол, който се подписва от всички членове на комисията.

(2) Комисията изготвя протокол за резултатите от работата си, който съдържа:

1. Състав на комисията, включително промените, настъпили в хода на работа на комисията.

2. Номер и дата на заповедта за назначаване на комисията, както и заповедите, с които се изменят сроковете, задачите и съставът й.

3. Кратко описание на работния процес.

4. Кандидатите или участниците в процедурата.

5. Действията, свързани с отваряне, разглеждане и оценяване на всяка от офертите, заявленията за участие и проведените преговори, когато е приложимо.

6. Класиране на участниците.

7. Предложение за отстраняване на кандидати или участници, когато е приложимо.

8. Мотивите за допускане или отстраняване на всеки кандидат или участник.

9. Предложение за сключване на договор с класирания на първо място участник или за прекратяване на процедурата със съответното правно основание, когато е приложимо.

10. Описание на представените мостри и/или снимки, когато е приложимо

(3) Към протокола се прилагат всички документи, изготвени в хода на работа на комисията, като протоколи, оценителни таблици, мотивите за особените мнения и други.

(4) Протокола на комисията се подписва от всички членове и се предава на възложителя заедно с цялата документация.

(5) Протоколът се представя на възложителя за утвърждаване, като същият следва да бъде утвърден в 7-дневен срок от получаването му. В протокола се посочват датата на получаване и датата на утвърждаване на протокола от възложителя.

(6) В деня на утвърждаването му Протоколът се:

1. публикува в Профил на купувача;

1. Прилага оригинал на договора и копие от документа за представена/внесена гаранция за изпълнение/полица за застраховка, която обезпечава изпълнението чрез покритие на отговорността на изпълнителя, както и оригинала на офертата на изпълнителя и копие на представените при сключването на договора документи от компетентните органи в досието на обществената поръчка;

2. Публикува в профила на купувача чрез звено „Информационно обслужване” сканирано копие от договора за обществена поръчка и приложенията към него.

3. Подготвя обявление за възложена поръчка, което се съгласува от съдебния администратор и го изпраща за вписване в РОП в законоустановения срок, ако има основание за това.