Бази от данни Съдържание Необходимост от бази от данни Определение и характеристика
Допълнителни възможности на таблиците в Access
Изтегляне 1.04 Mb.
|
- Навигация на страницата:
- Определяне на размера на полетата
- Определяне форматирането на полетата
- Number tab Currency
- Създаване на входна маска за контролиране въвеждането на данни
- Автоматично въвеждане на стойност по подразбиране
- Задължително въвеждане на стойност в поле
- Използване на правилото за валидност за ограничаване на въвежданите данни
Допълнителни възможностина таблиците в Access
Определяне на размера на полетатаВ предишната глава се занимавахме изключително с горната половина на прозорец Table в изглед Design (вж. коментара към Фиг. 4.4., 4.5., 4.6.), като добавяхме и променяхме нови полета в таблицата. Тук ще се занимаем с другата половина – атрибутите на поле (Field Properties). Тези атрубути се отнасят само за съответните полета, а не за цялата таблица. Когато трябва да се променят атрибутите на едно поле, първо трябва да бъде избрано. Това става като се посочи името на полето и се щракне в него. В долната част на прозореца се показват атрибутите за съответното поле. Атрибутите зависят от типа на полето. Например текстовите полета нямат настройка на броя на знаците след десетичната запетая (Decimal Places), а полетата от тип Memo нямат размер (Field Size). Възможно е да се задава размер на поле за стойности от тип Text и Number, посредством Field Size атрибута.
В полето Field Size се задава максималния брой символи, които ще може да се въвеждат в полето. Например, ако се укаже стойност за текстово поле във Field Size – 6, то в това поле ще могат да се въвеждат максимум до шест символа. Стойностите които могат да се въвеждат в това поле са в интервала 1-255, като стойността по подразбиране е 50, а тя може да бъде променена от потребителя чрез задаване на нова стойност в Tools | Options | Tables/Queries | Default Field Sizes | Text.
За поле от тип Number, атрибут Field Size определя големината на стойността, която може да се съхрани в полето и дали полето може да съдържа дробна част. По подразбиране, Access предлага за полетата от тип Number атрибут Long Integer, но това може да бъде променено по желание на потребителя в Tools | Options | Tables/Queries | Default Field Sizes | Number. На Фиг. 5.1. са показани възможните стойности за атрибут Field Size за поле от тип Number, а възможните стойности и използваната от полетата памет са представени в Глава 4, стр. 31.
За препоръчване е да се ползват колкото е възможно по-малки стойности по отношение на паметта, тъй като Access работи по-бързо с по-малки по размер полета. Когато трябва да се съхраняват и дробни числа, то изборът се ограничава до Single и Double, а за парични стойности трябва да се предпочете Currency пред Number.
Определяне форматирането на полетатаКогато се задава типа на данните за дадено поле, то повече или по-малко е определен начина, по който ще се показва информацията в полето. Например, ако се посочи Data/Time в Data Type, то числата които ще се въвеждат ще се преобразуват във формат за дата и час. За по прецизно форматиране на едно поле, трябва да се ползва атрибута Format от списъка с атрибутите. Когато се избере този атрибут, се появява в дясно на реда бутон със сочеща надолу стрелка. Натиска се бутона, за да се види с какви възможности се разполага. За различните типове данни са предвидени различни възможности. Трябва да се има предвид, че Access ползва настройки от Windows Control Panel, както следва:
Ако данните не се извеждат във формата, който се желае, трябва да се променят настройките в Regional Settings на Control Panel.
Числата винаги се въвеждата като числа, но те могат да изглеждат по различен начин. За едно поле от тип Number могат да бъдат избирани 6 различни форматни характеристики. На Фиг. 5.2. е представен пример с числа,въведени и показани по идентичен начин в полето General Number, а в останалите колонки на таблицата – как изглеждат същите числа от първата колонка при ползване на другите форматни характеристики за числа.
Друга форматна характеристика, която има отношение към форматирането на числата е брой разряди след десетичната запетая (Decimal Places). В нея може да се избира между Auto и 0, 1, 2,…, 15 разряда, в зависимост от конкретните нужди. В примера представен на Фиг. 5.2. тази форматна характеристика е със стойност Auto.
Когато в таблица едно поле се укаже като поле от тип Data/Time, това поле може да бъде форматирано по различен начин, чрез атрибута Format. Ако не се зададе форматна характеристика за поле от този тип, стойността по подразбиране е General Date. На Фиг. 5.3. е представен пример, от който се виждат възможните за използване форматни характеристики (използвани са като наименования на колоните от таблицата). Във всяко едно поле е въведена една и съща стойност – 21.01.1999 17:35:45, и се вижда как се извежда тази стойност при различните форматни характеристики.
Потребителски форматиСъздаделите на Access са предвидили много стандартни форматни характеристики за форматиране на полетата от таблицата, но предвиденото многообразие може и да не задоволи изискванията на някои от потребителите. За тях, освен стандартните възможности за форматиране има множество други възможности, например:[1]:
В едно поле от тип Number данните, които то съдържа могат да бъдат изведени по различен начин, в зависимост от това, дали са положителни числа, отрицателни числа, нула или въобще липсва стойност в това поле. Това се постига с потребителски формат, който може да съдържа четири части[2], както е показано на Фиг. 5.4.
Създаване на входна маска за контролиране въвеждането на данниЧрез характеристиката InputMask се създава входна маска (наричана често шаблон за поле), чрез която се извеждат символи за контролиране въвеждането на данни. На Фиг 5.5. е показана входна маска, която помага на потребителя за въвеждане на E-mail адреса на студент:
З Посочената по-горе маска е изградена по следният начин: 1. Стартира се съветника за входна маска, при което се появява диалоговият прозорец Input Mask Wizard – вж. Фиг. 5.6. От наличните готови маски (и създадените от потребителя) се избира подходяща за конкретния случай маска. Ако обаче трябва да се създаде нова, то се натиска бутон Edit List за отварянето на следващ диалогов прозорец, в които се създава нова маска, която да се включи към списъка от налични маски, показвани в Input Mask Wizard прозореца.
2 След това се попълват полетата по желания от потребителя начин. На Фиг. 5.7. е показано какви стойности са въведени в отделните полета за формирането на входна маска за E-mail адресите (това не е най-добрата входна маска за случая, по добро решение е вместо девятки да се ползват нули). На Фиг. 5.8. е показано как така формираната маска се появява в полето Input Mask на диалоговият прозорец Table.
Забележка: възможно е въвеждането на входна маска без ползването на съветника, директно в полето InputMask, но ползването му е за препоръчване. За полета от тип Number и Currency, входната маска се въвежда ръчно, като се ползват специални за целта символи, част от които са включени в следващата таблица:[3]
Автоматично въвеждане на стойност по подразбиранеВ практиката съществуват случаи, когато се налага голема част от стойностите в едно поле да са с една и съща стойност. Вместо да се изписва от клавиатурата тази стойност многократно при въвеждането на данните, то може да се зададе стойност по подразбиране (Default value). Това означава, че всеки път когато се въвежда нов запис, в съответното поле автоматично ще се появява стойността по подразбиране, която е зададена. Ако трябва да се зададе друга стойност, то тя просто се изписва върху стойността по подразбиране. На Фиг. 5.9. е представен пример за автоматично въвеждане на текущата дата в поле от таблица.
Задължително въвеждане на стойност в полеАко се желае едно поле да съдържа стойност за всеки запис, то е нужно да се зададе стойност Yes за характеристиката Required. Ако за едно поле е указана за атрибута Required стойност Yes, то Access няма да допусне въвеждането на стойност null (null не е “нула”, а липсваща стойност) в полето. Например, при попълването на таблицата Stud е редно за полето Fn да се укаже, че е задължително въвеждането на стойност, тъй като всеки студент има факултетен номер. При опит за съхраняване на запис, който не съдържа стойност в полето Fn, то Access ще изведе съобщение и ще откаже съхранението на записа.
Използване на правилото за валидност за ограничаване на въвежданите данниИзползване на правилото за валидност за ограничаване на въвежданите данни в поле Access автоматично прилага правилото за валидност при въвеждане на стойности в полетата, на базата на типа на полето – например той ограничава въвеждането на текст в числово поле. В допълнение, може да се прилага много по-рафиниран подход за ограничаване на въвежданите данни посредством ValidationRule атрибута на полето. Например, ако за полето St на таблицата Stud се въведе за атрибута ValidationRule ограничението <431, то Access ще приема за това поле само стойности до 430, а при опит за въвеждане на по-големи – ще извежда съобщение и ще отказва приемането им. Едно правило за валидност може да бъде задавана и като израз. Примерни правила за валидност са показани в таблицата:
Когато се наруши зададеното правило за валидност Access извежда стандартно съобщение за случилото се. Ако се желае извеждането на по-съдържателно за всеки конкретен случай съобщение при нарушаването на правилото за валидност, то текста на съобщението може да се въведе в характеристиката на полето Validation Text.
Като допълнителна възможност е предвидено задаването на правила за валидност, които се прилагат за цялата таблица или към запис. Това се указва в прозорец Table Properties. Този диалогов прозорец се извиква, когато е отворена таблицата в Design View, чрез View | Properties или чрез бутон Properties от лентата с бутони Standard. В Description се описва таблицата, във Validation Rule се посочва правилото за валидност за таблицата, във Validation Text – текста, който се извежда при нарушаване правилото за валидност. Осван задаване на правило за валидност на отделно поле, възможно е задаване на правило за цял запис. Когато е зададено правило за валидност на цялата таблица, то Access проверява данните за валидност когато се съхранява или напуска записа, и още по конкретно – когато се напуска полето. За разлика от праволото за валидност на поле, правилото за валидност на таблица може да съдържа обръщане към едно или повече полета от таблицата, което е удобно при сравняване на стойности от различни полета. Например, допустимо е правило за валидност за таблица, в което се проверява стойност от поле на текущият запис.
Създаване на индексиКогато често се налага да се търси в таблица или да тя да се сортира, то тези опирации могат да се ускорят посредством задаване на индекс за поле. За задаване на индекс за единично поле, може да се ползва характеристиката на полето Indexed. В следващата таблица са посочени възможните значения за полето и предназначението им:
Когато се желае разглеждане на съществуващите индекси, както и тяхното редактиране, това може да стане в прозорец Indexes. За отварянето му е нужно таблицата, чиито индекси ще се разглеждат и редактират да е отворена в Design View, след което се натиска бутон Indexes от стандартната лента с инструменти или се изпълнява View | Indexes. В този диалогов прозорец може да се създадат индекси, базирани не на едно, а на няколко полета (вж. Фиг. 5.11 за индекс на две полета – Ime&Sp). Както се вижда, такъв индекс име едно име, зададено в полето Index Name, там където е първото поле участващо в индекса, на вторият ред не се посочва име на индекса (полето се оставя празно), а се посочва само полето което е част от съставния индекс.
[2] За поле от тип Text потребителския формат може да съдържа до три части – първата е за полетата съдържащи текст, втората – за стрингове с нулева дължина и третата – за полетата не съдържащи стойност, например -.@;”Нулева дължина”;”Няма въведен стринг” [3] Примери за готови входни маски и пълно описание на символите за тях може да се намери в помощната информация към Access в структурната единица Examples of input masks, а описание на опциите на входните маски може да бъде намерено в структурната единица InputMask Property.
6.Каталог: wp-content -> uploads -> 2011 2011 -> Евгений Гиндев световната конспирация 2011 -> Наредба №36 от 30 ноември 2005 Г. За изискванията към козметичните продукти 2011 -> Наредба №36 от 30 ноември 2005 Г. За изискванията към козметичните продукти 2011 -> За минималния и максималния бал по паралелки в рио област софия-град 2011 -> 130 годишнината на ввму “Н. Й. Вапцаров” разкрива новите предизвикателства и перспективи в развитието на флагмана на морското образование 2011 -> Съюз на математиците в българия – секция бургас пробен изпит по математика за 7 клас – март, 2011 2011 -> Член на Приятели на Земята Интернешънъл 2011 -> Права и задължения на учениците 2011 -> В съответствие с ангажиментите в рамките на фаза 1 от мониторинга за изпълнение на задълженията по Конвенцията и Препоръката, през 2000 г 2011 -> Разграничение на трафика на хора от сродни престъпни дейности д-р Ива Пушкарова Изтегляне 1.04 Mb. Сподели с приятели:
|
а дефиниране на входна маска за поле от таблица, то тя трябва да се отвори в Design View и да се избере полето за което ще се дефинира маската. След това се чуква в полето на атрибута InputMask, натиска се бутона Mask wizard ( ), след което се следват неговите инструкции.
. След отварянето на диалоговият прозорец Customize Input Mask Wizard (вж. Фиг. 5.7.), първо се натиска бутона за нов запис ( ), за да се изчистят полетата, в които ще се въвеждат елементите на маската.
