Доклад №0200002712 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на община Тунджа за периода от 01. 01. 2011 г до 31. 12. 2011 г

При извършения анализ на обхвата на съдържанието на ВПВОП са установени следните пропуски:

а) не е определен ред за изпращане на предварителни обявления за публикуване в "Официален вестник" на Европейския съюз;

б) в образеца на план-график за обществените поръчки (Приложение № 2) не е предвидено да се определя вида на процедурата за възлагане на обществена поръчка;

в) не са въведени правила за документиране на предварителния контрол по съгласуване на документите за обществените поръчки, относно изискване за писмено изразяване на становище на съгласуващия за съответствие на решенията/действията с приложимото законодателство с цел намаляване на рисковете от съществени грешки, както и датиране на действието;

г) не е определено длъжностно лице, което да извършва проверка за законосъобразност на представените от участника, определен за изпълнител, документи по чл. 42, ал. 1 от ЗОП и начина на нейното документиране;

д) не е определен начинът на документиране на извършвания контрол за изпълнението на финансовите клаузи на договорите.⁸⁰

Установените пропуски в правилата за възлагане на обществени поръчки създават риск за законосъобразното провеждане на възлагането и за изпълнението на обществените поръчки.

От лице по предварителен контрол е предвидено да се извършват проверки за законосъобразност преди поемане на задължение и преди извършване на разход⁸². За резултатите се попълват контролни листа.

При одита са установени непълноти в съдържанието на вътрешния акт по отношение на контрола при възлагането и изпълнението на обществените поръчки, както следва:

а) със заповед на кмета на общината не е определено длъжностно лице, което да осъществява предварителен контрол на всеки етап от възлагането на обществените поръчки;

б) не са въведени ред и правила за документиране на предварителния контрол за законосъобразност на всеки етап от възлагането на обществените поръчки, включително на представените от определения за изпълнител участник документи по чл. 42, ал. 1 от ЗОП преди сключването на договора за обществена поръчка;

в) длъжностно лице, което да извършва контрол и да удостоверява проверката по т. 4. „Спазени ли са изискванията на приетата оферта/ако има такава/?” от Контролен лист преди извършване на разхода (Приложение № 7).⁸³

Установените пропуски в съдържанието на вътрешните актове по отношение на контрола създават предпоставки за неефективно изпълнение на контролните дейности при възлагането и изпълнението на обществените поръчки.

Въведените в община Тунджа вътрешни правила, регламентиращи планирането и организацията на провеждането на процедурите и контрола на изпълнението на сключените договори съответстват на изискванията на действащата правна уредба за обществените поръчки.

Съществуват пропуски по регламентиране на действия и документи при планирането на обществените поръчки и на документиране на действията при предварителния контрол по съгласуване на документите за обществените поръчки.

СФУК не регламентира ред за документиране на предварителния контрол за законосъобразност на всеки етап от възлагането на обществените поръчки и при изпълнението на финансовите клаузи на сключените договори.
3. Планиране на обществените поръчки
Дейността по планиране на обществените поръчки е определена в Раздел ІІ. на ВПВОП. Въведени са правила относно реда за изготвяне на план-график, за изпращане на предварителни обявления и за подготовка на документацията.

При одита е извършена проверка за спазване на изискванията на ВПВОП при планирането и организация на провеждането на обществените поръчки за 2011 г., при която е установено следното:

3.1. Във ВПВОП са определени ред, срок и отговорни длъжностни лица (заявители) за идентифициране на годишните потребности от предстоящо възлагане на обществени поръчки.

От определените длъжностни лица са представени в звеното за обществени поръчки заявки за необходимостта от извършване на строителство, доставка на стоки и/или предоставяне на услуги. Информацията е систематизирана по обекти и е представена на кмета на общината за одобряване в срока по чл. 4, ал. 5 от ВПВОП. От обявените през 2011 г. 8 процедури за обществени поръчки, 6 процедури са включени в План-графика за 2011 г., което е 75 на сто от обявените поръчки.

Заявка за необходимостта от извършване на услуги за „Зимно поддържане и снегопочистване през експлоатационен сезон 2011/2012 г. на общинските пътища” не е направена от съответните длъжностни лица по чл. 3, ал. 1 от ВПВОП. Поради това посочената услуга не е включена в одобрената Информация за необходимостта от извършване на строителство, доставка на стоки и/или предоставяне на услуги и не е планирана в План-графика за 2011 г.⁸⁴

Поръчката с предмет „Сметосъбиране, сметоизвозване и депониране на твърди битови отпадъци от населените места на община Тунджа също не е включена в Информацията. Причината е, че срокът за изготвянето на Информацията е до 15 януари, съгласно чл. 4, ал. 5 от ВПВОП, а към посочената дата не е била възникнала необходимост от провеждане на процедура. С писмо⁸⁵ до кмета на община Сливен е отправено искане за депониране на твърди битови отпадъци на депо с. Сотиря. В указания срок до 28.02.2011 г. разрешение не е получено, след което е възникнала необходимост от провеждане на процедура за възлагане на поръчка. Услугата „Сметосъбиране, сметоизвозване и депониране на твърди битови отпадъци от населените места на община Тунджа не е включена в План-графика за 2011 г. Съгласно чл. 15 от ВПВОП, в срок 30 дни след приемането на бюджета, план-графикът се представя на кмета на общината. Бюджетът на общината е приет от ОбС на 22.02.2011 г.⁸⁶ и срокът за План-графика за обществените поръчки е до 22.03.2011 г. Фактически е била налице възможност обществената поръчка да се планира за бюджетната 2011 г. ⁸⁷

Причина за пропуските при планирането на потребностите от възлагане на обществени поръчки е осъществен неефективен контрол по съгласуване от ресорните заместник-кметове.

Обобщената информация за необходимостта от извършване на строителство, доставка на стоки и/или предоставяне на услуги е предадена на директора на Дирекция „Финансово-счетоводна дейност” за планиране на необходимите средства в проекта на бюджета на общината. След приемане на общинския бюджет от Дирекция „Финансово-счетоводна дейност” е изготвен план-график, който е предоставен на кмета за утвърждаване.

Утвърденият план-график за 2011 г. е изготвен по предвидения образец, но не е посочен вида на процедурата, която предстои да се провежда ⁸⁸.
3.2. С чл. 23, ал. 1, т. 2 на ЗОП от възложителите се изисква да изпращат за обнародване в електронната страница на „Държавен вестник” и до Агенцията по обществени поръчки (АОП) за вписване в Регистъра за обществени поръчки (РОП) предварително обявление за процедури, които възнамеряват да открият през следващите 12 месеца. Съгласно чл. 6, ал. 1 от ВПВОП, в срок до 15 февруари, звеното за обществени поръчки представя за подпис на кмета на общината предварителни обявления по чл. 23 от ЗОП.

При спазване на регламентирания срок са изпратени общо 9 предварителни обявления до „Държавен вестник” и до АОП. От тях за 4 обществени поръчки със стойности по-големи от определените в чл. 23, ал. 1 от ЗОП и за 5 обществени поръчки с цел използване на съкратени срокове по чл. 64, ал. 2 от ЗОП. От възложителя са изпратени за публикуване в „Официален вестник” на Европейския съюз четири предварителни обявления за обществени поръчки по реда на чл. 45а, ал. 1, т. 1 и ал. 3 от ЗОП.

През 2011 г. са подготвени осем процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП и НВМОП (отм.). Спазени са изискванията за изготвяне на мотивирани предложения за възлагане на процедури за строителство/доставка/услуга от съответните длъжности лица, определени с ВПВОП. Документацията за провеждането на обществените поръчки е разработена от звеното по обществени поръчки. При осъществяване на дейността по подготовката и провеждането на съответната процедура звеното е подпомагано от юрист. В община Тунджа е ползван електронен подпис за изпращане на информация за вписване до АОП и за обнародване до „Държавен вестник“. Така е осигурена възможност за намаляване на нормативно определените срокове с цел ускоряване процеса на възлагане на обществените поръчки. ⁸⁹

Процесът на планиране и организация на провеждането на процедурите за възлагане на обществените поръчки в община Тунджа е регламентиран във ВПВОП.

През одитирания период не от всички структурни звена в общината са спазени изискванията за представянето на предложения за предстоящите за провеждане обществени поръчки. В резултат на това изготвеният план-график за 2011 г. не включва всички обществени поръчки, които са обявени през годината.

През одитирания период са спазени нормативните изисквания за изготвяне и изпращане на предварителните обявления за обществените поръчки.
4. Процедури по реда на ЗОП
Проверени са всичките 4 процедури по ЗОП, открити и финализирани през 2011 г.

При одита за съответствие на проведените процедури с нормативните изисквания е установено:

а) Съгласно чл. 25, ал. 2, т. 6 от ЗОП обявлението за обществена поръчка трябва да съдържа критериите за подбор, включващи минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на участника.

В обявлението за обществената поръчка не са посочени минимални изисквания за икономическите и финансовите възможности на участниците, а са предвидени само изискуемите документи и информация.⁹⁰

Непоставянето на посочените минимални изисквания лишава възложителя от възможността за реална преценка на способността на участниците да изпълнят конкретната обществена поръчка.

б) Съгласно чл. 42, ал. 1, т. 2 от ЗОП договорът за обществена поръчка не се сключва с участник, определен за изпълнител, който при подписване на договора не изпълни задължението по чл. 47, ал. 9 от ЗОП.

В т. ІІІ.2.1) „Изисквания към участниците...” от обявлението за обществената поръчка е поставено изискване за деклариране липсата на обстоятелства по чл. 47, ал. 2 от ЗОП. Съгласно т. 9 от Указанията за подготовка на офертата за участие в откритата процедура, при подписването на договора за обществена поръчка участникът, определен за изпълнител, е длъжен да представи документи от съответните компетентни органи за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1 и ал. 2 от ЗОП.

На 05.10.2011 г. е сключен договор⁹¹ за комплексна доставка на горива с участника, определен за изпълнител – „Топливо” АД, клон Бургас. От участника не е представен задължителен документ по чл. 47, ал. 9 от ЗОП за липсата на парични задължения към община. Със сключването на договора за обществената поръчка, е нарушен чл. 42, ал. 1, т. 2 от ЗОП.⁹²

Причина за допуснатото нарушение е осъществен неефективен контрол преди поемане на задължението.

В останалите й части процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹³
4.2. Открита процедура с предмет „Проектиране, изграждане и въвеждане в експлоатация на обект "Пречиствателна станция за отпадни води (ПСОВ)" към строеж "Канализационна система с ПСОВ, с. Тенево, община Тунджа" (2011 г.)

а) Съгласно чл. 69а, ал. 4 от ЗОП когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта, преди отварянето на ценовите оферти комисията съобщава на присъстващите лица по ал. 3 резултатите от оценяването на офертите по другите показатели.

В Протокол № 5/06.07.2011 г. на комисията са обективирани действията по отварянето и оценяването на ценовите оферти на участниците в обществената поръчка. В него не е отразено оповестяване на резултатите от оценяването на офертите по другите показатели на публичната част на заседанието.⁹⁴

По време на одита е представена публикация в пресата⁹⁵ за проведената публична част от заседанието на комисията, от която е видно, че са обявени техническите оценки на допуснатите участници в поръчката.

б) На основание чл. 70, ал. 1 от ЗОП, от комисията са изискани писмени обосновки от четирима участника за техническо предложение и от двама участника за ценово предложение, които са по-благоприятни с 30 на сто от средната стойност на съответните предложения в останалите оферти.

В протоколи № 4 и № 6 е отразено, че от комисията са разгледани и приети за обективни представените писмени обосновки на участниците. В протоколите на комисията преценката не е обективирана и обоснована, чрез посочване на мотивите, кое от обстоятелствата по чл. 70, ал. 2 от ЗОП е основание, довело до съответното заключение. В случая, липсата на мотиви не е оказала влияние на крайното класиране.⁹⁶

В останалите й части процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹⁷
4.3. Открита процедура с предмет „Проектиране и упражняване на авторски надзор на обект "Канализационна мрежа", част от строеж "Канализационна система с ПСОВ, с. Тенево, община Тунджа" (2011 г.)

На основание чл. 70, ал. 1 от ЗОП, от комисията са изискани писмени обосновки от четирима участника по техническото предложение и от четирима участника по финансовото предложение, които са по-благоприятни с 30 на сто от средната стойност на съответните предложения в останалите оферти.

В Протокол № 4 и Протокол № 6 е отразено, че от комисията са разгледани и приети представените писмени обосновки на участниците. В протоколите на комисията преценката не е обективирана и обоснована, чрез посочване на мотивите, кое от обстоятелствата по чл. 70, ал. 2 от ЗОП е основание, довело до съответното заключение.

В случая, липсата на мотиви не е оказала влияние на крайното класиране.⁹⁸

В останалите й части процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹⁹
4.4. Открита процедура с предмет „Консултантска услуга за оценка на съответствието на инвестиционните проекти, упражняване на строителен надзор, в т.ч. изготвяне на технически паспорти, координатор по безопасност и здраве и контрол по строителството на строеж “Канализационна система с ПСОВ, с. Тенево, община Тунджа” (2011 г.)

На основание чл. 70, ал. 1 от ЗОП, от комисията са изискани писмени обосновки от трима участника за ценово предложение, които са по-благоприятни с 30 на сто от средната стойност на съответните предложения в останалите оферти.

В Протокол № 5 е отразено, че от комисията са разгледани и приети за обективни представените писмени обосновки на участниците. В протокола на комисията преценката не е обективирана и обоснована, чрез посочване на мотивите, кое от обстоятелствата по чл. 70, ал. 2 от ЗОП е основание, довело до съответното заключение.

В случая, липсата на мотиви не е оказала влияние на крайното класиране. ¹⁰⁰

В останалите й части процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹⁰¹

Управленски решения при възлагането на обществените поръчки, с някои изключения, са в съответствие с нормативните изисквания Допуснато е сключване на договор за възлагане на обществена поръчка без да са представени всички законовоопределени документи, както и пропуски в работата на комисиите.

През одитирания период при възлагането на обществените поръчки са спазвани принципите на ЗОП.
5. Процедури по реда на НВМОП (отм.)
В обхвата на проверката са включени всички три процедури за обществени поръчки по НВМОП (отм.), обявени и приключени със сключен договор през 2011 г.
5.1. Открит конкурс с предмет „Счетоводно обслужване на проект „Изграждане на канализационна система с ПСОВ с. Тенево, община Тунджа” (2011 г.)

При провеждане на процедурата за възлагане на обществената поръчка не са установени нарушения на НВМОП (отм.).¹⁰²

В обявлението за обществената поръчка не са посочени минимални изисквания за икономическите и финансовите възможности на участниците, а са предвидени само изискуемите документи и информация, съгласно чл. 6, ал. 1 от НВМОП (отм.).

Непоставянето на посочените минимални изисквания лишава възложителя от възможността за реална преценка на способността на участниците да изпълнят конкретната обществена поръчка.¹⁰³

В останалите й части процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹⁰⁴

а) Съгласно чл. 6 от НВМОП (отм.) обявлението за малка обществена поръчка се изготвя съгласно образеца по чл. 19, ал. 7 от ЗОП и се изпраща за вписване в РОП.

Определеният критерий за оценка на офертите на обществената поръчка е „икономически най-изгодна оферта”. В т. ІV.2.1.) „Критерий за оценка на офертите” на изпратеното за вписване обявление¹⁰⁵ за обществената поръчка е отбелязано, че показателите са посочени в документацията.

В обявлението за обществената поръчка не са посочени показателите за определяне на комплексната оценка на офертата при избрания критерий „икономически най-изгодна оферта”, както и относителната им тежест. Не е спазен утвърдения образец и е нарушен § 2 от НВМОП (отм.), във връзка с чл. 25, ал. 2, т. 10 от ЗОП.¹⁰⁶

б) На основание чл. 39, ал. 1 от НВМОП (отм.), от комисията са изискани писмени обосновки от двама участника за ценово предложение, които са по-благоприятни с 30 на сто от средната стойност на съответните предложения в останалите оферти.

В Протокол № 5 е отразено, че от комисията са разгледани и приети за обективни представените писмени обосновки на участниците. В протоколите на комисията преценката не е обективирана и обоснована, чрез посочване на мотивите, кое от обстоятелствата по чл. 39, ал. 2 от НВМОП (отм.) е основание, довело до съответното заключение.

В случая, липсата на мотиви не е оказала влияние на крайното класиране.¹⁰⁷

в) Съгласно чл. 34, ал. 1 от НВМОП (отм.) възложителят е длъжен да изпрати информация за всеки сключен в резултат на проведена процедура договор за малка обществена поръчка до АОП, за вписване в РОП, не по-късно от 7 дни след сключването на договора.

На 21.12.2011 г. от възложителя са сключени два договора¹⁰⁸ за обществени поръчки за всяка от обособените позиции. Информация за сключените договори първоначално е изпратена до АОП на 23.12.2011 г., но поради сгрешен уникален идентификационен номер на документа, тя е върната от АОП с писмо по електронна поща. След корекция, информацията е изпратена на 29.12.2011 г. Допуснато е закъснение от 1 ден, с което е нарушен чл. 34, ал. 1 и § 2 от НВМОП (отм.), във връзка с чл. 21, ал. 5 от ЗОП.¹⁰⁹

В останалите й части процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹¹⁰

При всички проверени поръчки е установено, че при избора на изпълнител са събрани не по-малко от три оферти. Събраните оферти съдържат техническо и финансово предложение. Възлагането на проверените малки обществени поръчки е проведено в съответствие с изискванията на чл. 2, ал. 1 и чл. 2а – чл. 2г от НВМОП (отм.) ¹¹¹.

За периода от 01.01.2011 г. до 31.12.2011 г. са закупени горива за 72 402 лв. (без ДДС) за служебните автомобили на общинските звена¹¹², за които кметът на общината е възложител на обществени поръчки. Доставките на горивата са извършени от различни доставчици без сключени договори и без проведена процедура за възлагане.

Тази стойност изисква възлагане на малка обществена поръчка. От възложителя не е взето решение за провеждане на процедура, с което е нарушен чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.).¹¹³
7.2. Съгласно чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) възложителите могат да не провеждат процедура за възлагане на малка обществена поръчка, но са длъжни да съберат не по-малко от три оферти, когато поръчката за услуги има стойност от 15 000 лв. до 50 000 лв. (без ДДС).

С две заповеди¹¹⁴ от 10.11.2010 г. и от 12.11.2010 г. на кмета на общината е стартирано възлагането на услуга за „Изработване на техническо задание и инвестиционен проект за обект „Отводнително съоръжение за отводняване на квартали 8, 9, 13, 14, 15, 40, с. Веселиново” и на услуга за „Изработване на техническо задание и инвестиционен проект за обект „Отводнително съоръжение за отводняване на квартали 9, 10, 11, 25, 26а, 27, с. Чарган”.

За изготвянето на техническите задания и инвестиционните проекти на 18.11.2010 г. са сключени два договора¹¹⁵ на стойности, съответно 6 850 лв. (без ДДС) и 14 881 лв. (без ДДС). Възлагането е извършено през 2010 г. чрез пряко договаряне по реда на чл. 2, ал. 2, т. 2 от НВМОП (отм.).

Фактическото изпълнение на услугите е през 2011 г., за което на изпълнителите са платени общо 18 755 лв. (без ДДС). Стойността е в границите на чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм.) и изисква възлагане на малка обществена поръчка чрез събиране не по-малко от 3 оферти.

През 2011 г. разходите за посочените услуги са извършени от изпълнители, изборът на които не е предшестван от събиране не по-малко от три оферти. Нарушена е разпоредбата на чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм.).¹¹⁶
7.3. При проверката на извършените бюджетни разходи за: храна, материали, външни услуги, текущ ремонт, други разходи и разходи за придобиване на ДМА е установено спазване на приложимата правната уредба по възлагането на обществените поръчки. ¹¹⁷

През одитирания период не са взети управленски решения, които да осигурят възлагане на обществени поръчки, съобразно приложимия в нормативните актове ред. В резултат на това, са направени разходи за доставки и за услуги, без да е извършен избор на изпълнител в съответствие с нормативните изисквания за възлагане на малки обществени поръчки. Причина за нарушенията е неефективен контрол на разходите.