Доклад №0200003612 за извършен одит на възлагането и изпълнението на обществени поръчки в Община Велико Търново за периода от 01. 01. 2011 г до 31. 12. 2011 г

4. Обхват на одита

4.1. Обща информация за проведените процедури;

4.2. Вътрешни актове;

4.3. Планиране на обществените поръчки;

4.4. Процедури по ЗОП;

4.5. Процедури по НВМОП (отм);

4.6. Обществени поръчки по реда на чл. 2 от НВМОП (отм.);

4.7. Непроведени процедури;

4.8. Изпълнение на договорите.
От обхвата на одита са изключени четиринадесет малки обществени поръчки, възложени по реда на чл. 2, ал.ал. 1 и 2 от НВМОП (отм.), тъй като за тях са извършени проверки от звеното за вътрешен одит и резултатите от осъществените одитни ангажименти са отразени в доклади до кмета на общината.
5. Критерии за оценка

При одита са използвани следните критерии за оценка:

5.1. Законосъобразност на управленските решения във връзка с планирането, подготовката, обявяването и възлагането на обществените поръчки и изпълнението на договорите в общината.

5.2. Законосъобразност на процесите на възлагането и изпълнението на обществените поръчки - наличие и съответствие на вътрешните актове и документи за организиране и провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки в общината с действащото законодателство; спазване на нормативните изисквания при планирането и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки; съответствие на осъществения контрол по изпълнението на договорите на възложените обществените поръчки с изискванията на договорите и вътрешните актове; съответствие на извършените разходи, срокове и плащания, с изискванията на договорите, нормативна база и вътрешните актове.

5.3. Адекватност и ефективност на системите за финансово управление и контрол (СФУК) в общината, която да осигурява спазване на законодателството, вътрешните актове и други правила, регламентиращи дейността на общината в областта на възлагането и изпълнението на обществените поръчки; надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативната информация; съхранение и опазване на информацията; възможност за проследяване на управленските действия и решения; въведени контролни дейности и документиране на резултатите от тях; правила и процедури за организация и контрол на процесите по възлагането и изпълнението на обществените поръчки.

Част трета

КОНСТАТАЦИИ

Дейността по възлагането и изпълнението на обществени поръчки обхваща планирането, подготовката и провеждането на процедурите, сключването на договорите и контрола по изпълнението им. Действията по възлагането на обществените поръчки са извършвани от:

а) отдел “Методология на обществените поръчки” (МОП), който подготвя документите – решения, обявления, документации за участие и организира провеждането на процедурите;

б) дирекция “Териториално и селищно устройство” (ТСУ), която изготвя техническите спецификации и изисквания за обектите от инфраструктурата, поддръжката и основните ремонти, включени в разчета за финансиране на капиталовите разходи;

в) вътрешноструктурни звена на общината, отговарящи за доставките или услугите, включени в общинския бюджет като текущи разходи.

През одитирания период в Община Велико Търново са открити общо 42 процедури за възлагане на обществени поръчки, от тях по ЗОП - 31 процедури и 11 процедури по НВМОП (отм.). Изцяло са прекратени 10 процедури, а частично – една процедура. За 11 процедури за възлагане на обществени поръчки са подадени оферти, но към 31.12.2011 г. все още няма сключени договори за изпълнение².

По реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.), въз основа на 3 оферти, са възложени 89 малки обществени поръчки за изпълнение на строителство, доставки и услуги.³

През одитирания период 14 от проведените процедури по ЗОП и НВМОП (отм.) са обжалвани. В преобладаващия брой случаи жалби са подадени срещу решенията за откриване на процедурите. В 5 случая КЗК е отказала да образува производство.⁴.

Общата стойност на сключените договори за възлагане изпълнението на обществени поръчки е 13 040 х. лв., около 30 на сто от общата сума на разходите за издръжка и капиталовите разходи по бюджета на Община Велико Търново за 2011 г.

Проверени са 29 обществени поръчки, проведени по реда на ЗОП: 22 открити процедури по чл. 16, ал. 8 от ЗОП и 7 процедури - договаряне без обявление по чл. 90,

Не е извършена проверка на процедурите, проверени от Агенцията за държавна финансова инспекция (АДФИ),както и на тези, които са обжалвани и производството не е приключило с влязъл в сила акт.⁵

Във Вътрешните правила за провеждане на процедури по обществени поръчки на

Община Велико Търново са обхванати всички основни процеси от планирането на обществените поръчки; подготовката на спецификации и технически условия и изисквания; стартирането на процедурите и тяхното приключване със сключването на договори; изготвяне на досиета и съхранение на документацията и контрола по изпълнението на договорите.

Определени са задълженията и функциите на отдел „МОП“ и всички звена, които са натоварени с функции по подготовката и провеждането на обществените поръчки, комисиите и др. отговорни лица в процеса.

Вътрешните правила са с последна актуализация от 18.10.2010 г., поради което не са отразени в тях настъпилите промени, произтичащи от изменения на нормативните актове в областта на обществените поръчки след тази дата.

От 01.07.2011 г. е утвърдена нова структура на общинската администрация, която не е отразена във Вътрешни правила за провеждане на процедури по обществени поръчки в Община Велико Търново.⁶

В Правилника за организацията и контролната дейност на служителите, осъществяващи вътрешен контрол, съгласно СФУК – Решение № 1507 от 13.08.2007 г. на ОбС са определени контролни дейности за изразходване на бюджетни средства или от програми на ЕС, които са осъществявани от персонала на общината. Определени са структурата и управлението на дейността на финансовото управление и контрола (ФУК), които включват и действията на различните нива в управлението по възлагането на обществените поръчки

Регламентирани са редът и начинът за конкретни задачи, по които са изготвяни заповед на кмета и доклад от длъжностните лица за необходимостта от възлагането на обществените поръчки.

„Процедурата по верификация на плащанията при изпълнението на проекти, финансирани от ЕС в Община Велико Търново“ е разработена за работа на общината с Министерството на околната среда и водите за проекти, финансирани по оперативни програми. Посочени са всички видове документи, които са съставяни от стартирането на процедурата за обществени поръчки, одобрението им, документите за плащане – искане за авансови плащания, изготвяне на протоколи за проверки на място, фактури и съпроводителни документи, които са договорирани. Необходимостта от съставяне на исканията за средства е одобрявана от кмета.

Регламентирано е контролът на всички етапи на възлагането на обществените поръчки да се осъществява от директора на дирекция „Вътрешен одит и финансово управление и контрол“, което не съответства на новата структура на общинската администрация и тези контролни функции следва да се осъществяват от директора на дирекция „Финансово управление, контрол и методология” ( ФУКМ).

В Интегрирана СФУК са включени и „Система за предварителен контрол при поемане на финансови задължения и извършване на разходи“; „Работна инструкция за поемане на задължения“; “Работна инструкция за извършване на разходи /контролен лист за извършване на предварителен контрол и становище от финансовия контрольор /“ за разходи над 1 000 лв.; “Одитна пътека за управление и контрол на процедури, документи и финансови средства, финансирани от Европейския съюз“. За необходимите средства за текущото финансиране на договорите са изготвяни заявки от ръководителите на отделите/звената, искания и предложения за финансиране.

Изпълнявано е задължение на финансовия контрольор да изготви становище по заявките за поемане на задълженията. Служителите от отдел “Бюджет и финанси“ са анализирали предложенията за финансиране.