Доклад №0200003612 за извършен одит на възлагането и изпълнението на обществени поръчки в Община Велико Търново за периода от 01. 01. 2011 г до 31. 12. 2011 г

8. Изпълнение на договорите

В действащите актове в областта на обществените поръчки не се съдържат изрични правила по отношение на изпълнението на договорите, поради което изпълнението им, както и осъществяването на контрол върху тях, са регламентиран във Вътрешните правила, прилагани в общината - Глава VI “Контрол по изпълнение на договорите”. Регламентирано е контролът по изпълнение на договорите да се осъществява от ръководителите на съответните структурни звена, които са заявители на обществените поръчки. В договорите за обществени поръчки са определени конкретни длъжностни лица за контролиране на изпълнението им по отношение на срокове, количества и стойности.

В Работната инструкция „Извършване на разход“, като част от Системата за предварителен контрол, при поемане на финансово задължение и извършване на разход, са регламентирани контролните дейности и задължителните процедури за изпълнение на финансовите ангажименти на общината. Документирането на извършените действия е осъществявано с валидни документи и съставянето на досие за задължение или разход. В Работната инструкция „Извършване на разход“ е описан процесът, включващ откриване на досието; водене на досието и закриване и съхранение на досието, което определя и съдържанието на досието, свързано с изпълнението на задълженията на страните. Регламентирана е отговорността на кмета на общината, финансовия контрольор и отговорни длъжностни лица от общинската администрация.

По време на одита е извършена проверка на 70 договора за обществени поръчки, от които: 29 договора, сключени след проведени процедури по ЗОП, по които са извършени окончателни или частични плащания; 11 договора, сключени в резултат на проведени процедури по реда на НВМОП (отм.) и 30 договора за малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).⁵⁷

За всеки сключен договор е изготвено досие за разход от отдел „ФУК“, който е отговорен за контрола преди поемането на задължение и извършване на разход над
1 000 лв.

Контролът на изпълнението на договорите е осъществяван от ръководителя на структурата, заявила обществената поръчка, а за инвеститорския контрол на строителните обекти – от лице, определено с договора.

Досиетата на договорите, чието изпълнение е започнато преди 01.01.2011 г. са

окомплектовани с необходимите документи, свързани с извършването на плащанията (договори, фактури, приемно - предавателни протоколи, актове и други).

С цел икономия на финансов ресурс от 01.01.2011 г. са въведени електронни досиета на обектите. Всички документи, постъпващи в отдел „ФУК” са сканирани и архивирани по съответен ред. На оригиналната фактура, която се съхранява в счетоводството на общината или от структурно звено, е полаган подпис и печат на финансовия контрольор, извършил контрола.

От финансовия контрольор е осъществен предварителен контрол за законосъобразност на поетите задължения и извършените разходи. При неосигурено финансиране на разходите това е документирано чрез попълнените за целта контролни листове, съгласно утвърдените вътрешни правила.

Договорите, сключени след проведени процедури по реда на ЗОП, не във всички случаи са изпълнявани съгласно заложените в тях клаузи.

В договорите за изпълнение на малки обществени поръчки са включени клаузи относно стойността на обществената поръчка или единичните цени по оферта, срока за изпълнение, размера на дължимите неустойки при виновно неизпълнение на задълженията по договора и др.

Договорите са сключени по реда на чл. 31, ал. 1 от НВМОП (отм.). При проверката на договорите за обществени поръчки е установено, че те не са изменяни, с което е спазено изискването на чл. 33, ал. 1 от НВМОП (отм.).

В сключените договори са определени предметите на договорите, сроковете за извършената работа, цени и начин на плащане, права и задължения на изпълнителите и възложителите, и контрола на изпълнението на договорите.

Договорите за малки обществени поръчки са сключени при наличието на осигурени бюджетни кредити от различни източници на финансиране, което се явява като предпоставка за изпълнение на поети финансови задължения и добра финансова дисциплина.

8.1. Сключен договор на 22.04.2010 г. с предмет “Основно почистване и ежедневно поддържане на чистотата на обекти, по заявка на Община Велико Търново, в това число на административната сграда на Община Велико Търново”, изпълнението на договора не е приключило. Към 31.12.2011 г. по договора са изплатени 225 592, 88 лв. с ДДС.

При проверката не са представени писмени доказателства относно контролиране на качественото и пълно изпълнение на поетите от изпълнителя задължения по договора, като констатациите следва да се отразяват в двустранно подписани протоколи, според изискването на чл. 4 от договора, поради което не може да се установи възникнала ли е необходимост за прилагане на клауза от договора – отбив от стойността на услугата.⁵⁹

На основание чл. 1, ал. 1 от договора, от кмета на общината и изпълнителя по договора – ЕТ “Интел – Румен Митев” гр. Велико Търново са подписани Споразумителни протоколи на 10.03.2011 г. и 28.04.2011 г., които са свързани с нуждите на общината по изпълнението на два проекта: “Подобряване на туристически атракции и свързаната с тях инфраструктура в Община Велико Търново”, който се осъществява с финансовата подкрепа на ОП “Регионално развитие 2007-2013 г.” и “Преходно жилище “Надежда” – шанс за социално включване” по ОП “Развитие на човешките ресурси 2007-2013 г.” Определено е заявките за доставка на канцеларски материали и офис - консумативи да бъдат изпълнявани при условията на договора от 28.10.2010 г. ⁶⁰

В чл. 19, ал. 1 от договор е указано, че предаването на стоките ще се извършва с приемно - предавателен протокол, подписан в два екземпляра от упълномощени от възложителя и изпълнителя лица.В досието с документите за изпълнение на договора не са приложени изискващите се протоколи. Приемането и отчитането на стоките, предмет на договора, е осъществявано чрез попълване и подписване на складови разписки.⁶¹

Не са прилагани клаузи от договорите, отнасящи се до контролните функции на възложителя по отношение качественото и точно изпълнение на поетите от изпълнителя задължения, което поражда риск от неспазване на договорната дисциплина.

8.4. На 24.11.2010 г. е сключен договор за „Внедряване на информационна система за заплащане и паркиране чрез SMS на територията на Община В.Търново, инсталиране и внедряване на помощни програмни продукти, необходими за нейната работа, обучение на служителите за работа с тях, поддръжка и мониторинг на информационната система“ с „Център за градска мобилност” ЕООД гр. София.

С Писмо № 5300-3898 от 03.06.2011 г. управителят на „Център за градска мобилност” ЕООД гр. София уведомява общината, че е приключило внедряването на информационната система за паркиране и е поискано заплащане на същата.

Съставен е Приемателно-предавателен протокол на 03.06.2011 г. между общината и “Център за градска мобилност” ООД гр. София, съгласно изискванията на договора за информационната система и инсталираните и внедрените програмни продукти и др.⁶²

8.5. В изпълнение на възложената обществена поръчка с предмет „Доставка на хранителни продукти за структури, разположени на територията на Община Велико Търново по обособени позици” са сключени договори от 01.10.2009 г. със срок

на изпълнение 3 години.⁶³

Извършена е проверка на 5 броя договори, в т.ч. по позиции: Позиция 1 – „Хляб и хлебни изделия”; Позиция 2 – „Замразена риба”; Позиция 3 – ,,Месо и месни произведения”; Позиция 5 – „Млечни произведения”; за мероприятията към Центъра за социални услуги (ЦСУ) и Позиция 15 – „Млечни произведения за организация ДГ”.

В договорите не е посочена прогнозна стойност и не са определени количествени показатели. Съгласно чл. 12, ал. 4 от договорите „Възложителят заплаща по единични цени, посочени подробно в ценовата оферта на изпълнителя и доказани с копия от данъчни фактури за доказване на цената на придобиване или калкулации за производство”. Като неразделна част на договорите са представените оферти на изпълнителите.

Съгласно чл. 12, ал. 1 от договорите „При промяна в цените на придобиване/ производство, същите се одобряват предварително от Ръководителите на структурите, като за целта Изпълнителят представя писмена обосновка за необходимостта от промяна”.

В чл. 11, ал. 3 от договорите е разписан механизъм, като същият се обуславя от цените на придобиване/производство, които се доказват всеки път при искане за промяна в зависимост от начина на осигуряване на храните - производство или придобиване.

През 2009 г., от кмета на общината е одобрена „Инструкция за действията на служителите по сключени договори за доставка на хранителни продукти за нуждите на структурите в Община Велико Търново”. Определени са редът и задълженията на отделните длъжностни лица за извършване на заявки и доставки на хранителни продукти. От ръководителя на всяка структура са определяни длъжностни лица чрез заповед или длъжностна характеристика, за да приемат извършените доставки от изпълнителя и да подписват фактурите по доставките.

Към 31.12.2011 г. неразплатените разходи за мероприятията в ЦСУ са в размер на 88 415,66 лв. по позиции № 1 „Хляб и хлебни изделия”, № 2 „Замразена риба”, № 3 „Месо и месни произведения”, № 5 „Млечни произведения”, № 8 „Други хранителни бакалски стоки, варива и яйца”, № 9 „Замразени продукти и № 10 „Сладолед” и за Позиция 15 – „Млечни произведения за организация ДГ” са в размер на 58 490,29 лв. Причините са - недостатъчен финансов ресурс на общината.

Проверените четири броя договори за доставка на хранителни продукти за мероприятията към ЦСУ са сключени между Община Велико Търново и „ЕРА” ЕООД,

8.5.1. По договор „Доставка на хранителни продукти за структури, разположени на територията на Община Велико Търново по обособени позиции, По позиция 1 – „Хляб и хлебни изделия”, сключен между Община Велико Търново и „ЕРА” ЕООД, гр. Севлиево, през 2011 г., с уведомително писмо № 126 от 07.10.2011 г. на изпълнителя, единичните цени на продуктите по позиция „Хляб и хлебни изделия” са намалени, спрямо същите към 01.01.2011 г., но са по-високи от цените по оферта. Намалението е извършено по предложение на ръководителя на организацията „Детски градини” – Велико Търново, без да са приложени фактури на производител и без да е отразена датата, от която влиза промяната.

Не е спазен чл. 12, ал. 1 от договора, съгласно който към уведомителните писма се прилага документация - фактури за доказване образуването на единичните цени.⁶⁴

Всички фактури за доставка на хранителни продукти са одобрени от ръководителите на мероприятията към ЦСУ.

8.5.2. По договор „Доставка на хранителни продукти за структури, разположени на територията на Община Велико Търново по обособени позиции, Позиция 2 – „Замразена риба за мероприятията към ЦСУ”, между Община Велико Търново и „ЕРА” ЕООД, гр. Севлиево през 2011 г., с три уведомителни писма от изпълнителя, единичните цени на три артикула по тази позиция са увеличени. Съгласно пояснения към уведомителните писма, увеличението на единичните цени на два артикула е извършено поради това, че новият производител предлага стоките на цена по-ниска от пазарната, действаща към тази дата. За един артикул фирмата-производител по оферта предлага увеличение на единичната цена, поради промяна на пазарната цена. Приложени са фактури за придобиване на доставените стоки.

Всички фактури за доставка на хранителни продукти са одобрени от ръководителите на мероприятията към ЦСУ.⁶⁵

8.5.3. По договор „Доставка на хранителни продукти за структури, разположени на територията на Община Велико Търново по обособени позиции, Позиция 3 – „Месо и местни произведения за мероприятията към ЦСУ” между Община Велико Търново и „ЕРА” ЕООД, гр. Севлиево за периода от 16.02.2011 г. до 25.11.2011 г. с шест уведомителни писма от изпълнителя, единичните цени на осем артикула по тази позиция са увеличени спрямо единичните цени по оферта. Съгласно пояснения към уведомителните писма, увеличението е извършено, поради това, че производителят по оферта предлага нова цена, която доказва с фактура на придобиване. За артикулите, за които е сменен производителя - новият производител предлага цена по-ниска от пазарната, действаща към тази дата. Приложени са фактури на доставените артикули, които са одобрени от ръководителите на мероприятията на ЦСУ.⁶⁶

8.5.4. По договор „Доставка на хранителни продукти за структури, разположени на територията на Община Велико Търново по обособени позиции, Позиция 5 – „Млечни произведения за мероприятията към ЦСУ” между Община Велико Търново и "ЕРА" ЕООД, гр. Севлиево издадените фактури са одобрени от ръководителите на съответната детска градина. С шест уведомителни писма от изпълнителя единичните цени на седем артикула са увеличени, спрямо единичните цени по оферта. Съгласно пояснения към уведомителните писма, за „извара”, увеличението е извършено, поради това, че производителят по оферта предлага нова цена и за „сирене краве тенекия 15 кг”, „кисело мляко 2 %” - новите производители предлагат артикулите на цена по-ниска от пазарната, действаща към тази дата. Приложени са фактури за доставените хранителни продукти.

За останалите хранителни продукти „кашкавал: пита; опаковка 0,250 гр.; вакумиран два кг”, „сирене 8 кг”. Промяната е извършена във връзка с новите изисквания на Наредба № 6 от 10.08.2011 г. на МЗ за здравословното хранене на децата на възраст от 3 до 7 години в детските заведения (чл. 11, ал. 4 – без растителни мазнини) и Наредба № 9 от 16.09.2011 г. на МЗХ за здравословното хранене на децата на възраст от 3 до 7 години в детските заведения (относно транспорт, опаковка, без съдържание на ГМО, да отговаря на стандарт БДС 14:2010 и др. специфични изисквания по Раздел ІІ ). Приложени са фактури за придобиване на доставените артикули. Допуснатите изменения на договора, свързани с промяна на производител и увеличение на единичните цени са наложени от обективни обстоятелства.⁶⁷

8.5.5. По договор „Доставка на хранителни продукти за структури, разположени на територията на Община Велико Търново по обособени позиции, Позиция 15 – „Млечни произведения за организация ДГ” между Община Велико Търново и ЕТ „Нове Инженеринг - Антон Антонов”, гр. Свищов, издадените фактури са одобрени от ръководителите на съответната детска градина.

С три уведомителни писма за периода от м. януари до март 2011 г., от изпълнителя, за артикулите „сирене краве”, „прясно мляко 2 %”, „кисело мляко 2 %, 0,500 гр”., „кашкавал” и „краве масло” е променена фирмата - производител. Съгласно уведомителните писма, причината за това е наложената забрана за движение на животински продукти, поради опасност от шап. Единичните цени на новите производители са по-високи спрямо единичните цени по оферта.

С три уведомителни писма от месец август, септември и ноември 2011 г. на изпълнителя, единичните цени за „прясно мляко 2 %” са увеличени, спрямо същите по оферта, поради смяна на производител. Съгласно пояснения към уведомителните писма, промяната на производител е наложена, поради прекратено производство на този артикул от фирмата производител, посочена в офертата.

С две уведомителни писма за периода м. октомври – м. ноември 2011 г. на изпълнителя са променени производителите и единичните цени на „сирене краве”, „кисело мляко 2 %, 0.400 гр”. и „кисело мляко 3,6 %”. Съгласно уведомителните писма, промяната е наложена, поради новите изисквания на Наредба № 6 от 10.08.2011 г. на МЗ и Наредба № 9 от 16.09.2011 г. на МЗХ.

Допуснати са изменения на договора, свързани с промяна на производител и увеличение на единичните цени, поради обективни обстоятелства. ⁶⁸