Доклад за напредъка по оперативна програма "административен капацитет" за 2009 г

• 
  Промени в структурата на държавната администрация в страната след парламентарните избори през м. юли 2009 г., които доведоха до преминаване на Управляващият орган на ОПАК от закритото тогава Министерство на държавната администрация и административната реформа към Министерството на финансите
  
• 
  Въпреки бързите и адекватни действия на новото правителство по прехвърлянето на УО на ОПАК към друга структура, настъпи забавяне на провеждането на обществена поръчка за изпълнение на втория етап от Комуникационния план, чиято подготовка започна по график, но поради посочените по-горе причини не беше финализирана в планираните срокове, което доведе до значителни затруднения в изпълнението на дейностите по публичност. След приключването на последния договор за изпълнение на дейности по КП през месец февруари, до края на годината дейностите по публичност бяха изпълнявани от служителите в Управляващия орган, въпреки че техният обем и интензитет изискват наличието на специализиран изпълнител.
  
• 
  Навлизане във втория етап от Комуникационния план, в който е заложен по-нисък интензитет на публичните прояви, тъй като трябва да затвърди резултатите от първоначалната интензивна фаза, чиято цел беше да създаде максимална познаваемост и прозрачност на ОПАК.
  

• 
  Обучение за бенефициенти:
  

Управляващият орган на ОПАК превърна в традиция провеждането на обучителни семинари за всички нови бенефициенти по програмата, с които да ги подготви за правилното управление на проектите, включително и финансовото им отчитане. На тези обучения бенефициентите биват запознати и със задълженията си при изпълнението на проектите, включително за деклариране на нередности и за спазване на изискванията за информация и публичност.

• 
  Информационен ден за съдебната система:
  

В края на 2009 г. в Приемна ІІІ на Министерството на финансите беше проведено информационно събитие, на което потенциалните бенефициенти се запознаха с условията за кандидатстване по новите процедури, открити през ноември 2009 г.

Основните комуникационни средства през 2009 г. включваха:

• 
  Събития:
  

• 
  Обучителни форуми (информационни дни, семинари, работни срещи)
  
• 
  Публични събития
  

• 
  Интернет кампании:
  

• 
  Сайт на ОПАК
  

• 
  Печатни информационни материали
  
• 
  Рекламни материали
  
• 
  Връзки с медиите
  

Дейностите по информация през 2009 г. бяха реализирани от:

Консорциум „За диалог с държавната администрация” по проект К 04-40-01/27.12.2007 „Информационна кампания на ОПАК 2008 г.” за 1 200 000.31 лв. и от Консорциум „Ивент лаб” по проект К 04-40-02/02.07.2008 г. на стойност 575 477 лв. – „Популяризиране на ОПАК във връзка с обособена позиция 6 – проект по Техническа помощ”. По проект К09-40-5/07.05.2009 г., с бюджет 1 658 934.00 лв. бяха реализирани дейностите по информация и публичност чрез сключен договор с Мирослав Брайков за хостинг на официалния сайт на ОПАК.На 18 декември е стартирана процедура за обявяване на обществена поръчка, с предмет „Изпълнение на II-рия етап от Комуникационния план на Оперативна програма „Административен капацитет”по Закона за обществените поръчки. До края на 2009 г. процедурата не е приключила.

До момента по трите договора са изплатени следните средства, като проект К09-40-5/07.05.2009 г. не е приключил.

Всички събития, организирани от УО на ОПАК, са съпроводени от цялостна комуникационна кампания, включваща изработване и разпращане на прессъобщения, разпространение на информационни и промоционални материали.

1. 
   Създаден беше Интернет сайт на ОПАК, на който са общодостъпни:
   

• 
  Видни публикации за новите процедури
  
• 
  Ясни и обективни правила за кандидатстване, “разбираем” език
  
• 
  Бърз и лесен достъп до документите за кандидатстване
  
• 
  Видни срокове за подаване на проектни предложения
  
• 
  При обявяване на съответна процедура Вътрешни правила за работа на оценителните комисии и всички документи, свързани с тяхната работа
  
• 
  График на провежданите в страната информационни дни
  
• 
  Постоянна версия на английски език
  
• 
  Секция “Нередности” за подаване на сигнали към административните структури, свързани с управлението на средствата от ЕС
  
• 
  Контакти на административното звено, ангажирано с управление на средствата от ЕС
  
• 
  Всички доклади до Подкомисията по усвояването на средствата от ЕС към Комисията по европейските въпроси в Народното събрание.
  

2. 
   Оценителни комисии:
   

• 
  В състава на оценителните комисии се включват представители на различни институции, като има поне по един финансист, по един юрист и други експерти, запознати с материята
  
• 
  Всички членове подписват Декларация за безпристрастност, поверителност, липса на конфликт на интереси, липса на свързани лица и липса на йерархична зависимост
  
• 
  Комисиите заседават и вземат решения в пълния си състав
  
• 
  Оценката на комисията е на базата на обективни и ясни критерии
  
• 
  Разпространяват се Уведомителни писма с решенията на комисиите след провеждане на процедурата.
  

3. 
   Организиране на информационни дни за представяне на отворените процедури по ОПАК:
   

• 
  Организират се максимален брой информационни дни в страната
  
• 
  Представят се Насоките и формулярите за кандидатстване, както и всички останали документи, свързани с отворената процедура
  
• 
  Разпространява се достъпно и разбираемо Ръководство за бенефициенти
  
• 
  Изготвят се анкетни карти
  
• 
  Предоставя се възможност за задаване на въпроси и за получаване на отговори, без да се нарушава правилото за равнопоставеност.
  

4. 
   Изпълнение на проекти:
   

• 
  Изисква се провеждането на процедури за открит и ограничен избор на изпълнител (съгласно ПМС № 55) да бъдат публикувани на сайта
  
• 
  На сайта е създадена секция “Бенефициенти”
  
• 
  Организират се обучения на бенефициентите.
  

5. 
   Отчетност
   

• 
  Изпращат се доклади за напредъка до заместник министър-председателя, министъра на финансите, министъра по европейските въпроси и подкомисията на Народното събрание по усвояването на средствата от ЕС
  
• 
  На всички събития, свързани с изпълнението на ОПАК, са канени представители от Постоянното представителство на ЕК в България, на Генералните дирекции към ЕК и всички заинтересовани страни
  
• 
  Предвидено е обучение на Комитета за наблюдение на ОПАК във връзка с изпълнение на неговите функции
  
• 
  Провеждат се специални обучения за представителите на медиите.
  

• 
  наименование и седалище на бенефициентите
  
• 
  място на изпълнение на проектите
  
• 
  наименование на проектите
  
• 
  общия бюджет и размера на предоставената безвъзмездна финансова помощ по всеки от проектите
  
• 
  продължителност на изпълнение на всеки проект.
  

• 
  очертаването на ниското заплащане и свързаният с него недостиг на квалифицирани служители (особено в малките общини) е основна слабост в развитието на държавната администрация. Неспособността на държавата като работодател да бъде конкурентна в заплащането с частния сектор води и до ниска мотивация на държавните служители за ефективно изпълнение на техните задължения. Като основни способи за повишаване мотивираността на държавните служители и привличане на качествени човешки ресурси се считат процентното увеличение на основната работна заплата в зависимост от оценката на изпълнението, развитието на бонусни схеми, парични награди; обучения (включително в чужбина), възможности за кариерно израстване, нематериални награди, повече дни за отпуск, и др.;
  
• 
  определянето на разходите за заплати, които се включват в бюджета на администрациите е един от най-сериозните проблеми в областта на заплащането на служителите. Този начин по същество не е променян от десетилетия – разходите за заплати се определят на база числеността на персонала (по устройствен правилник) и средната месечна брутна заплата на 1 лице от персонала, което неминуемо създава възможности за централизиран контрол на разходите. Това води и до незаинтересованост от страна на администрациите за оптимизиране числеността на персонала им, както и до ограничаване на опциите за използване на различни бонусни схеми, свързани с показатели за ефективност и ефикасност от дейността на администрациите;
  
• 
  устойчивостта на проблемите в заплащането като: ограниченията на размера на основните месечни заплати на назначените за първи път в съответната администрация не дават възможност за гъвкава реакция на промените в трудовия пазар и пазарните нива на цената на труда в съответните професионални и регионални сегменти на трудовия пазар; процентните диапазони за увеличения на основните месечни заплати в зависимост от оценките на изпълнението не винаги дават възможност за обоснована диференциация на основните заплати на служители с различно изпълнение на длъжността; съществува риск от необосновани увеличения на индивидуалните основни заплати на отделни служители.
  

ИПА предлага също така и голям брой курсове и семинари за повишаване на професионалната квалификация и преквалификация на държавните служители по актуални проблеми на дейността на администрацията в рамките на специализирани тематични програми. Те са предназначени за различните професионални групи и длъжности в администрацията.

Институтът, съвместно с ръководствата на администрациите, анализира нуждите от обучение на служителите от администрацията. Той подготвя методологиите за оценка на нуждите от квалификация и за оценка на проведените обучения на служителите в държавната администрацията.

Централизираното предоставяне на обучения за администрацията от ИПА гарантира съгласуваност на обученията и единен подход за повишаването на компетентностите на държавните служители. За да може ефективно да изпълнява отредената му от законодателството роля, Институтът трябва първо да укрепи собствения си капацитет с цел качественото изпълнение на следните задачи:

• 
  подобряване на планирането за провеждане обучения в държавната администрация;
  
• 
  разработване на анализи на програмите за обучение;
  
• 
  създаване и прилагане на ефективни методи за анализ на потребностите от обучение в администрацията;
  
• 
  развитие на програми за повишаване на квалификацията на служителите по различни теми като: формиране на политики, ефективно управление, координация и мониторинг; финансово управление; принципи на административното обслужване и умения за работа с клиенти; познания за ЕС, европейски институции, политики и процеси на вземане на решения съобразно правото на ЕО; оценка на въздействието върху околната среда; етика и антикорупционни практики; чуждоезикови и компютърни умения за успешна комуникация с европейските институции; междукултурно общуване, концепция за е-управление и др.;
  
• 
  централизирано провеждане на обучения, насочени към подобряване на професионалните умения на служителите в различните нива на администрацията;
  
• 
  оценка на проведените обучения;
  
• 
  актуализация на вече съществуващите и развитие на нови форми на обучение;
  
• 
  развитие и разширяване на изследователската и издателската дейност на ИПА;
  
• 
  развитие на ресурсен информационен център с източници за обучения, анализи и прогнози в областта на държавната администрация;
  
• 
  установяване на ИПА като сертифициращ център на методиката, програмите за обучение и обучителите за държавната администрация;
  
• 
  създаване и поддържане на национална система от стандарти за обучение на служителите от държавната администрация;
  
• 
  подобряване на сътрудничеството и оптимизиране на връзките между висшите учебни заведения и администрацията;
  
• 
  разработване на учебни програми с партньорски национални институции за работа на администрацията в условията на членство в ЕС.
  

Реинженерингът на процесите по предоставянето на административни услуги ще доведе до по-ефективна работата на администрацията и оптимизиране на разходите на публичния сектор, бизнеса и гражданите. Развитието на принципа за обслужване на „едно гише”, чрез предоставяне на комплексни административни услуги на едно място и предоставянето услуги по елетронен път, не би могло да се реализира без подобряване и оптимизиране на съществуващите процеси.

Липсата на референтни архитектура и стандарти, както и голямото разнообразие в използваните технологии, архитектура, начин на достъп, формат на документите и др., води до нерационално използване на ресурси, дублиране на данни, многократно въвеждане на аналогична информация и множество други негативи. В следствие на това почти няма практики на автоматизиран обмен на данни между отделни системи, дори в рамките на едно ведомство.

Изграждането на унифициран подход и референтна архитектура за реинженеринг на процесите в администрацията е необходима и важна стъпка за предоставянето на интегрирани електронни услуги, което от своя страна би довело до повишаване на удовлетвореността на гражданите и бизнеса, постигане на по-голяма прозрачност, спестяване на ресурси и облекчаване на административния процес.

• 
  очертаването на ниското заплащане и свързаният с него недостиг на квалифицирани служители (особено в малките общини) е основна слабост в развитието на държавната администрация. Неспособността на държавата като работодател да бъде конкурентна в заплащането с частния сектор води и до ниска мотивация на държавните служители за ефективно изпълнение на техните задължения. Като основни способи за повишаване мотивираността на държавните служители и привличане на качествени човешки ресурси се считат процентното увеличение на основната работна заплата в зависимост от оценката на изпълнението, развитието на бонусни схеми, парични награди; обучения (включително в чужбина), възможности за кариерно израстване, нематериални награди, повече дни за отпуск, и др.;
  
• 
  определянето на разходите за заплати, които се включват в бюджета на администрациите е един от най-сериозните проблеми в областта на заплащането на служителите. Този начин по същество не е променян от десетилетия – разходите за заплати се определят на база числеността на персонала (по устройствен правилник) и средната месечна брутна заплата на 1 лице от персонала, което неминуемо създава възможности за централизиран контрол на разходите. Това води и до незаинтересованост от страна на администрациите за оптимизиране числеността на персонала им, както и до ограничаване на опциите за използване на различни бонусни схеми, свързани с показатели за ефективност и ефикасност от дейността на администрациите;
  
• 
  устойчивостта на проблемите в заплащането като: ограниченията на размера на основните месечни заплати на назначените за първи път в съответната администрация не дават възможност за гъвкава реакция на промените в трудовия пазар и пазарните нива на цената на труда в съответните професионални и регионални сегменти на трудовия пазар; процентните диапазони за увеличения на основните месечни заплати в зависимост от оценките на изпълнението не винаги дават възможност за обоснована диференциация на основните заплати на служители с различно изпълнение на длъжността; съществува риск от необосновани увеличения на индивидуалните основни заплати на отделни служители.
  

ИПА предлага също така и голям брой курсове и семинари за повишаване на професионалната квалификация и преквалификация на държавните служители по актуални проблеми на дейността на администрацията в рамките на специализирани тематични програми. Те са предназначени за различните професионални групи и длъжности в администрацията.

Институтът, съвместно с ръководствата на администрациите, анализира нуждите от обучение на служителите от администрацията. Той подготвя методологиите за оценка на нуждите от квалификация и за оценка на проведените обучения на служителите в държавната администрацията.

Централизираното предоставяне на обучения за администрацията от ИПА гарантира съгласуваност на обученията и единен подход за повишаването на компетентностите на държавните служители. За да може ефективно да изпълнява отредената му от законодателството роля, Институтът трябва първо да укрепи собствения си капацитет с цел качественото изпълнение на следните задачи:

• 
  подобряване на планирането за провеждане обучения в държавната администрация;
  
• 
  разработване на анализи на програмите за обучение;
  
• 
  създаване и прилагане на ефективни методи за анализ на потребностите от обучение в администрацията;
  
• 
  развитие на програми за повишаване на квалификацията на служителите по различни теми като: формиране на политики, ефективно управление, координация и мониторинг; финансово управление; принципи на административното обслужване и умения за работа с клиенти; познания за ЕС, европейски институции, политики и процеси на вземане на решения съобразно правото на ЕО; оценка на въздействието върху околната среда; етика и антикорупционни практики; чуждоезикови и компютърни умения за успешна комуникация с европейските институции; междукултурно общуване, концепция за е-управление и др.;
  
• 
  централизирано провеждане на обучения, насочени към подобряване на професионалните умения на служителите в различните нива на администрацията;
  
• 
  оценка на проведените обучения;
  
• 
  актуализация на вече съществуващите и развитие на нови форми на обучение;
  
• 
  развитие и разширяване на изследователската и издателската дейност на ИПА;
  
• 
  развитие на ресурсен информационен център с източници за обучения, анализи и прогнози в областта на държавната администрация;
  
• 
  установяване на ИПА като сертифициращ център на методиката, програмите за обучение и обучителите за държавната администрация;
  
• 
  създаване и поддържане на национална система от стандарти за обучение на служителите от държавната администрация;
  
• 
  подобряване на сътрудничеството и оптимизиране на връзките между висшите учебни заведения и администрацията;
  
• 
  разработване на учебни програми с партньорски национални институции за работа на администрацията в условията на членство в ЕС.
  

Реинженерингът на процесите по предоставянето на административни услуги ще доведе до по-ефективна работата на администрацията и оптимизиране на разходите на публичния сектор, бизнеса и гражданите. Развитието на принципа за обслужване на „едно гише”, чрез предоставяне на комплексни административни услуги на едно място и предоставянето услуги по елетронен път, не би могло да се реализира без подобряване и оптимизиране на съществуващите процеси.

Липсата на референтни архитектура и стандарти, както и голямото разнообразие в използваните технологии, архитектура, начин на достъп, формат на документите и др., води до нерационално използване на ресурси, дублиране на данни, многократно въвеждане на аналогична информация и множество други негативи. В следствие на това почти няма практики на автоматизиран обмен на данни между отделни системи, дори в рамките на едно ведомство.

Изграждането на унифициран подход и референтна архитектура за реинженеринг на процесите в администрацията е необходима и важна стъпка за предоставянето на интегрирани електронни услуги, което от своя страна би довело до повишаване на удовлетвореността на гражданите и бизнеса, постигане на по-голяма прозрачност, спестяване на ресурси и облекчаване на административния процес.

Ефикасното и ефективното предоставяне на услуги на гражданите и бизнеса зависи до голяма степен от създаването на стабилна организационна среда и възможности за комуникация вътре в и между отделните административни структури. Към момента централните системи на електрοнното правителство са във фаза на тестови изпитания и са пред продукционен старт, докато системите и вътрешната организация на администрациите не са готови да ги прилагат и използват. Реализацията на проект(и) в тази област ще допринесе и за ефективното прилагане на разпоредбите на Закона за електронното управление и подзаконовите нормативни актове към него.
Според ревизирания вариант на ИГРП процедура „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики” по подприоритет 1.3. бе отменена.

МОТИВИ

Относно отмяната на открита процедура за конкурентен подбор на проекти с определен срок по подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики”, бюджетна линия BG051PO002/09/1.3-03
Процедурата беше насочена към социално-икономическите партньори (СИП), като целта й е ефективното участие на СИП в мониторинга и в оценка на въздействието на политики и законодателство. Идентифициран беше обаче потенциален риск от припокриване между параметрите на тази процедура и проектните предложения, подадени от социално-икономическите партньори в рамките на процедура по приоритетна ос 2 „Повишаване на производителността и адаптивността на заетите”, операция „Повишаване на гъвкавостта и ефективността на пазара на труда чрез активни действия на социалните партньори” на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”. Последните предвиждат дейности, сходни с тези, допустими по приоритетна ос І и приоритетна ос ІІ на ОПАК.

Същевременно, СИП и техните регионални структури реализираха проекти, които са финансирани по бюджетни линии BG051PO002/07/2.3-01 „Развитие на структурите на гражданското общество – ефективност и професионализъм за постигане на партньорство с администрацията и съдебната система” и BG051PO002/08/2.3-02 „Укрепване на капацитета на структурите на гражданското общество” на ОП „Административен капацитет”. Предстои изготвянето на анализ на постигнатите резултати по проектите.

Необходимо е първо да бъде анализирано постигнатото до момента от СИП по ОПАК като основа за откриването на нови процедури, насочени към тях. Отмяната на процедурата позволи и да бъде избегнат потенциалният риск от припокриване с Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”.


Приложение 2
Изменения в текста на ОПАК

Промяна в конкретните бенефициенти на Програмата:

• 
  Х „Стратегия на Оперативна програма „Административен капацитет”
  

„Със създаването на МДААР през 2005 г. правителството постави като основен приоритет реализирането на административната реформа система в България. Министерството си постави амбициозната задача да спомогне за изграждането на необходимия административен капацитет и за цялостната модернизация на българската държавната администрация. Тази цел е в унисон с европейските инициативи за по-добре функциониращо общество”.

„След закриването на МДААР с Постановление на МС № 194/11.08.2009 г., основна задача на българското правителство продължава да бъде предприемането на целенасочени действия за укрепването на капацитета на българската държавна администрация. Този ангажимент означава приемственост и продължаване на вече започнатите промени, свързани с постигането на добро управление и подобряване на обслужването за гражданите и бизнеса. Чрез устойчивостта на реформите правителството се стреми да подобри процеса на формулиране и изпълнение на политики, да повиши качеството на човешките ресурси и да стимулира процеса на по-добро регулиране.”

• 
  ХІ.1. Подприоритет 1.1. „Ефективна структура на държавната администрация”, бенефициенти
  

• 
  ХІ.2. Подприоритет 1.2. „Прозрачна и почтена държавна администрация”, бенефициенти
  

• 
  ХІ.3. Подприоритет 1.3. „Ефективна координация и партньорство при разработване и провеждане на политики”, бенефициенти
  

• 
  ХІ.4. Подприоритет 1.4. „Администрацията – партньор на бизнеса”
  

• 
  ХІ.6. Подприоритет 1.6. „Транснационално и междурегионално сътрудничество”
  

• 
  ХІІ. Приоритетна ос ІІ, подприоритети и индикативни дейности, Таблица 9 „Индикатори за изпълнение на приоритетната ос”
  

• 
  ХІІ.1. Подприоритет 2.1. „Модерно управление на човешките ресурси в държавната администрация”
  

„Дейността ще включва и укрепване на капацитета на МДААР за формиране и изпълнение на политиката в областта на УЧР”

„Дейността ще включва и укрепване на капацитета на МС за формиране и изпълнение на политиката в областта на УЧР”.

• 
  ХІІ.1. Подприоритет 2.1. „Модерно управление на човешките ресурси в държавната администрация”, бенефициенти
  

• 
  ХІІ.2. Подприоритет 2.2. „Компетентна и ефективна държавна администрация”, обосновка
  

• 
  ХІІ.2. Подприоритет 2.2. „Компетентна и ефективна държавна администрация”, бенефициенти
  

• 
  ХІІ.5. Подприоритет 2.5. „Транснационално и междурегионално сътрудничество”, бенефициенти
  

• 
  ХІІІ. Приоритетна ос ІІІ, подприоритети и индикативни дейности, обосновка на приоритетната ос
  

„МДААР поддържа две Интернет-базирани системи (Доклад за състояние на администрацията и Система за самооценка на административното обслужване), чрез които получава и анализира информация относно актуалното състояние на администрациите и на административното обслужване”.

„МС поддържа две Интернет-базирани системи (Доклад за състояние на администрацията и Административен регистър, чрез които получава и анализира информация относно актуалното състояние на администрациите и на административното обслужване”.

„Като министерство, водещо хоризонтална политика, МДААР реализира проекти, насочени както към подпомагане на структури, които не разполагат с достатъчно ресурси и капацитет, така и за стимулиране на водещите в това отношение администрации” беше заличен.

• 
  ХІІІ. Приоритетна ос ІІІ, подприоритети и индикативни дейности, таблица 10 „Индикатори за изпълнение на приоритетната ос”
  

• 
  ХІІІ.1. Подприоритет 3.1. „Подобряване на обслужването за гражданите и бизнеса, в това число чрез развитие на електронното управление”, бенефициенти
  

• 
  ХІІІ.2. Подприоритет 3.2. „Стандартна информационно-комуникационна среда и оперативна съвместимост”, бенефициенти
  

• 
  ХІІІ.4. Подприоритет 3.4. „Транснационално и междурегионално сътрудничество”, бенефициенти
  

• 
  XIV. Приоритетна ос IV, подприоритети и индикативни дейности, обхват
  

• 
  XIV.1. Подприоритет 4.1. „Управление и изпълнение на ОПАК”, индикативна дейност „Одит”
  

„Вътрешните одитори на МДААР ще бъдат обучени, за да извършват ефективно одит на изпълнението на ОПАК.”

„Вътрешните одитори на МФ ще бъдат обучени, за да извършват ефективно одит на изпълнението на ОПАК”.

• 
  XIV.1. Подприоритет 4.1. „Управление и изпълнение на ОПАК”, целеви групи
  

• 
  XVIII „Избягване на двойното финансиране”
  

„Дирекция „УПП” е секторен координатор за програмиране на проекти по ФАР и ПФИ, свързани със сектора за реформа в държавната администрация и приемането на достиженията на правото на ЕС. Като се има предвид, че цикълът на програмирането на двете програми е почти завършен, дирекцията има поглед върху всички одобрени и текущи проекти и следователно е в позиция да предотврати всякакво възможно препокриване. УО на ОПАК изпълнява функции и на Секретариат на Секторен подкомитет за наблюдение (СПКН) „Обществен сектор/Развитие на административния капацитет”, който наблюдава на месечна основа всички текущи проекти по програма ФАР и ПФИ” беше заличен.

„От друга страна, дирекция „Управление на средствата от ЕС” (УСЕС), Министерство на финансите, изпълнява функции: на Национален координатор на помощта от ЕС и на Централно координационно звено (ЦКЗ). Така тя осъществява цялостна координация на управлението на ФАР, Преходния финансов инструмент и на СФ и КФ. Освен това експертът от ЦКЗ, отговорен за мониторинг и оценка на сектор “Реформа в публичната администрация”, е отговорен и за ОПАК. Такова разпределение на задачите е стабилна основа за осигуряване на лесна координация между ФАР и ОПАК, особено като се има предвид, че дирекция “УСЕС” е член на СПКН и Комитетите за наблюдение на ОПАК.”

„Дирекция „Програмиране на средствата от Европейския съюз” (ПСЕС), дирекция „Мониторинг на средствата от Европейския съюз” (МСЕС) и дирекция „Информация и системи за управление на средствата от Европейския съюз” (ИСУСЕС) към администрацията на Министерския съвет, изпълняват функции на Национален координатор на помощта от ЕС и на Централно координационно звено (ЦКЗ). Така те осъществяват цялостна координация на управлението на ФАР, Преходния финансов инструмент и на СФ и КФ. Освен това експертът от ЦКЗ, отговорен за мониторинг и оценка на сектор “Реформа в публичната администрация”, е отговорен и за ОПАК. Такова разпределение на задачите е стабилна основа за осигуряване на лесна координация между ФАР и ОПАК, особено като се има предвид, че представител на ЦКЗ е и член на Комитета за наблюдение на ОПАК.”

• 
  ХХІ „Изпълнение и управление на ОПАК”, 1.1. „Управляващ орган”
  

С Решение № 965/16.12.2005 г. на Министерския съвет, дирекция „Управление на проекти и програми” (УПП) е определена за Управляващ орган (УО) на ОПАК.

Съгласно чл. 1, ал. 1, т. 2 от ПМС 194 от 6 август 2009 г. за уреждане на правоотношенията във връзка със закриването на Министерството на държавната администрация и административната реформа (МДААР) функциите на Управляващия орган (УО) на Оперативна програма „Административен капацитет” (ОПАК) преминават към Министерството на финансите (МФ). С промяна на Устройствения правилник на МФ и на основание чл. 30а от него УО на ОПАК се преименува от Дирекция „Управление на проекти и програми” в Дирекция „Оперативна програма „Административен капацитет” (ОПАК).

Дирекция ОПАК се състои от три отдела, като разпределениeто на функциите между тях към 01.10.2009 г. е както следва:

• 
  отговаря за изготвянето на анализ на риска при изпълнението на ОПАК от гледна точка на програмирането и предоставянето на безвъзмездна финансова помощ
  
• 
  разработва Индикативна годишна работна програма за предстоящите процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ за всяка календарна година
  
• 
  отговаря за планиране и подготовка на отделните процедури за избор на проекти за финансиране по ОПАК; разработва Насоки за кандидатстване/Указания за директно предоставяне, включително специфичните критерии за оценка
  
• 
  изготвя документацията по процедурите за избор на проекти за финансиране
  
• 
  провежда процедурите за набиране на проектни предложения
  
• 
  отговаря на въпроси на бенефициентите при изготвяне на проектните предложения
  
• 
  избира членовете на оценителските комисии (ОК) и ги представя на Министъра за одобрение и назначаване
  
• 
  организира работата на оценителните комисии (изпълнява всички административни дейности, свързани с оценителния процес, и осигурява цялостната обезпеченост на дейността на комисиите)
  
• 
  отговаря за подготовката и сключването на договорите с бенефициентите
  
• 
  подготвя тръжната документация и провежда процедурите по възлагане на обществените поръчки по техническата помощ
  
• 
  отговаря за съставянето и съхранението на досиета на процедурите
  
• 
  отговаря за препрограмираното в случай на преразглеждане на ОПАК, както и за подготовката на програма за следващия програмен период
  
• 
  оперира с Информационната система за управление и наблюдение (ИСУН)
  

• 
  отговаря за изготвянето на анализ на риска при изпълнението на ОПАК от гледна точка на мониторинга;
  
• 
  следи изпълнението на проектите по програмата;
  
• 
  проверява докладите на бенефициентите за изпълнение на проекта;
  
• 
  проверява тръжните документации за съответствие с правилата за допустимост и за обществени поръчки;
  
• 
  отговаря за верификацията на дейностите, включително чрез проверки на място при бенефициентите;
  
• 
  подготвя годишния доклад за напредъка по програмата и го предоставя на КН за одобрение;
  
• 
  организира работата на Комитета за наблюдение на ОПАК, подготовката и провеждането на заседанията му;
  
• 
  отговаря за предварителната и текущите оценки на ОПАК;
  
• 
  участва в подготовката на последващата оценка на ОПАК;
  
• 
  организира изпълнението на Комуникационния план на ОПАК;
  
• 
  отговаря за изпълнението на всички задължения на УО по отношение на публичността и информираността за ОПАК (за публикуване на материали и информация на Интернет страницата на ОПАК и на Единния информационен портал; за цялостното медийно отразяване на програмата; за провеждането на разяснителни кампании по процедурите за подбор на проекти и др.);
  
• 
  осъществява предварителен контрол на всички документи по:
  

• 
  процедурите за предоставяне на безвъзмездната финансова помощ;
  
• 
  процедурите по ЗОП за изпълнението на Приоритетна ос ІV;
  

• 
  осъществява предварителен финансов контрол преди извършване на плащане към бенефициентите;
  
• 
  отговаря за откриване, проверка и докладване на нередности;
  
• 
  оперира с информационната система на ЕК SFC 2007;
  
• 
  оперира с Информационната система за управление и наблюдение (ИСУН).
  

• 
  контролира спазването на правилата за ефективно финансово управление на средствата по ОПАК;
  
• 
  отговаря за функционирането на надеждна счетоводна система за плащания;
  
• 
  отговаря за изготвянето на анализ на риска при изпълнението на ОПАК от гледна точка на финансовото управление;
  
• 
  отговаря за изготвянето на анализи за усвояването на средствата по ОПАК;
  
• 
  извършва верификация на разходите, включително и проверки на място по проектите на бенефициентите и изготвя искане за средства съм СО;
  
• 
  изготвя доклад по сертификация и декларация за допустимите разходи до СО;
  
• 
  изготвя прогнози за плащане към СО;
  
• 
  изготвя платежни нареждания за плащане към бенефициентите;
  
• 
  съхранява досиетата по проектите;
  
• 
  изготвя оборотни ведомости и счетоводни справки;
  
• 
  изготвя отчети за касово изпълнение;
  
• 
  следи движението на паричните средства по извънбюджетната сметка на УО на ОПАК;
  
• 
  изготвя проектобюджет и бюджет на ОПАК;
  
• 
  участва в разработването на Индикативна годишна работна програма за предстоящите процедури по ОПАК;
  
• 
  участва в разработването на Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне, включително на специфичните критерии за оценка;
  
• 
  оперира с Информационната система за управление и наблюдение (ИСУН);
  
• 
  оперира със счетоводната система (SAP) – осчетоводява и анализира финансовите документи.
  

• 
  ХХІ „Изпълнение и управление на ОПАК”, 1.3.