ПОДХОДА НА КМ+ ЗА ПЪРВОНАЧАЛНА ОЦЕНКА НА ЗНАНИЯТА

Така достигаме до основната цел на тази статия – да представи научния подход и резултатите от разработването на инструментариум за подпомагане на процеса на управление на знанието в малките и средни предприятия (създаване на знания и учене). За да се постигне това, обаче е необходимо към описаната в предишните глави ситуация да се добавят още няколко характерни особености на МСП. На първо място това са преобладаващото неформално общуване характерно за по-малките фирми и съответно процесите на неформално учене, които са познати на предприемачите още от времената на чираците и калфите. Според Съвета за малък бизнес „уменията в малкия бизнес са средство за постигане на целта, а не цел самa по себе си”; смята се, че „вътрешно-фирменото, неформално обучение е по-подходящо за нуждите на МСП, отколкото формалното”. Растящите малки фирми са два пъти по-склонни да се доверят на вътрешното обучение и повече от три пъти да използват външни услуги за обучение или управление на знанията, когато не са в период на растеж. (Age of learning Report for SBS, 2002, p.26).

За съжаление до момента разработените инструменти трудно биха могли да послужат на МСП за развитие на обучението във фирмата или в организацията на процесите на управление на знанията. В повечето случаи те са твърде формални и конкретни, за да могат адекватно да се използват при неформалния начин на съществуване на едно малко предприятие. Още повече те биха представлявали твърде голямо бюрократично напрежение за фирмата и ще погълнат много повече ресурси, отколкото би било приемливо за мениджмънта.

Инструментариума, който е обект на тази статия цели да подобри конкурентоспособността на МСП, поставяйки си за основа неформалните отношения и неявните знания в малката фирма. Идеята на създателите е да адаптират традиционните практики за управление на знанието, разработени за големи организации, към стила и бизнес цикъла на МСП.

Според разбирането на авторите - управлението на знанията е начина за създаване на такава среда, в която хората ще бъдат стимулирани да създават, да се учат, споделят и използват знанията в екип, най-вече в полза на организацията, в която работят и в полза на нейните клиенти. Развитието на знанията, обучението и ученето са вътрешно-свързани елементи, които ако бъдат управлявани правилно, могат да са от полза и в краткосрочен аспект, което ги прави привлекателен момент при създаването на една такава система. По тази причина изборът за начин на работа се спря върху разработването на три основни и един спомагателен инструмент – Инструмент за предварителна оценка на знанията; Инструментариум за развитие и използване на знанията в МСП; Индивидуален информационен профил и Ръководство на консултанта. Всеки от тях постига резултатите си на базата на дискусия, модерирана от външен за фирмата експерт по управление на знанията. Тази статия подробно представя модела и възможностите на първия от изброените елементи – Инструмента за предварителна оценка на знанията и само накратко се спира върху останалите, които бидейки обект на разработка, все още се намират на твърде ранен етап от развитието си.

3.2. Предварителна оценка на знанията - метода

Инструментът за предварителна оценка на знанията има за цел да намери причините за общите проблеми във фирмата, свързани и влияещи се от процеса на управление на знанията. Той е разработен на базата на въпросник, който подпомага първоначалната оценка на реалната ситуация по отношение на управлението на знанията във фирмата. Предвижда се въпросникът да бъде използван в групова дискусия с участници – мениджмънта на фирмата, някои ключови за дейността служители (продуктов мениджър, маркетинг мениджър и т.н.), както и модератор-експерт по управление на знанията (в идеалния случай подпомаган от запознат с инструментите асистент, който да записва и фасилитира процеса).

Използвайки въпросника, модераторът има за цел да предизвика дискусия по отношение на няколко ключови точки по управление на знанията, след като се е запознал с дейността и целите на фирмата. Във всички изследвани случаи една подобна дискусия водеше до изясняването на скрити преди или неосъзнати проблеми, които до момента са пречили на успешното развитие на фирмата. Благодарение на тази информация самите управители могат да преценят необходимостта и да достигнат до решение за промени в съществуващата организация на работата.

Използваният метод е количествен. Той изисква от участниците от страна на фирмата да посочат тежест на всеки от шестте основни и 24-те под-критерии във въпросника (т.е. да определят, кой от критериите е най-важен за тях), както и да оценят реалното състояние на фирмата по отношение на управлението на знанията в скала от 1 до 10, където 1 е много слабо, а 10 отлично (т.е. да отговорят на въпроса – до колко тези критерии са изпълнени в тяхната фирма). Участниците се подканват да стигнат до консенсус по отношение на оценките си, но тъй като това не винаги е възможно, разработената система позволява да се изследват най-ниските и най-високите оценки, което би поставило границите за действие. Метода може да се опише още като „градивна оценка”- ключовите представители (тези, които взимат решенията) на фирмата имат най-важната роля. Тяхното участие в групова дискусия осигурява възможност на всеки да узнае мнението и гледната точка на останалите си колеги, което води до ясна само-оценка. Фокусирайки се върху бъдещето тяхната оценка би могла да доведе до извършване на необходимите за фирмата промени. Присъстващият модератор трябва да осигури гладкото протичане на дискусията, като позволи всеки от участниците да сподели мнението си. Обикновено дискусионната сесия продължава между час и половина и три часа, в зависимост от броя на участниците и техните възприятия. Данните трябва да бъдат обработени, което може да се направи със специално разработена за целта екселова таблица и резултатите да бъдат представени на участници в края на срещата. В някои случаи, и когато няма възможност за ползване на допълнителна техника, модераторът може да прецени, че това би удължило срещата прекалено и по своя преценка да представи резултатите на следващ етап.

Дискусията по индивидуалните и общи тежести и оценки позволява изчерпателно да бъде разгледано моментното състояние на фирмата по отношение на управлението на знания, като целта е да се посочат зоните, които се нуждаят от подобрения. Това в последствие ще представлява опорна точка за работата с останалите инструменти на КМПлюс.

Във всички случаи, за да е успешен един такъв подход е необходимо да се посочат и бизнес ползите за предприятието, което ще се възползва от тях.

Избраните критерии и под-критерии за работа с инструмента са базирани на последните проучвания и подход към проблема на МСП и организацията на управление. Те в никакъв случай не изчерпват възможните ситуации, които реалния живот на една фирма може да предложи, но представляват добра основа за провеждане на дискусия, в която да се идентифицират скритите проблеми от гледна точка на управлението на знанията. Трябва също да се има в предвид, че инструмента за предварителна оценка на знанията в предприятието е разработен, за да работи като основа на следващи действия по решаване на проблемите.

Най-добре подхода може да бъде разгледан като се представят таблично самите критерии и под-критерии в примери: