Министерство на земеделието и храните изпълнителна агенция по горите

МИНИСТЕРСТВО НА ЗЕМЕДЕЛИЕТО И ХРАНИТЕ

София, бул. “Христо Ботев” №55, тел. централа 98511, факс 981 37 36

Статутът на Звено “Вътрешен одит” в Изпълнителна агенция по горите /ИАГ/ е специално споразумение между Изпълнителния директор на ИАГ и Ръководителя на звено „Вътрешен одит”, който е изготвен на основание чл. 27 ал. 1, т. 1 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор /ЗВОПС/ в съответствие с Дефиницията на вътрешния одит, Етичния кодекс и Международните стандарти за професионалната практика по вътрешен одит (Стандартите).

Настоящия статут определя целта, правомощията, отговорностите и позицията на вътрешния одит в структурата на Изпълнителна агенция по горите, включително естеството на функционалното докладване на ръководителя на вътрешния одит пред ръководителя на организацията.

Регламентира достъпа на вътрешният одит до документация, персонал и имущество, необходими за изпълнението на ангажиментите.

Целта на статута е да дефинира и представи обхвата на вътрешния одит на служителите в организацията, за да получат разбиране на дейността и ролята на звеното за вътрешен одит.

Статутът на звено „Вътрешен одит” допринася и за подобряването на контролната среда в организацията и може да се използва за основа при оценяване на одитната дейност.

Същият заменя Статута на Звено „Вътрешен одит” в Изпълнителна агенция по горите от 2015 г.

I. СЪЩНОСТ И РОЛЯ НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ
Вътрешният одит е независима и обективна дейност за предоставяне на увереност и консултиране, предназначена да носи полза и да подобрява дейността на Изпълнителна агенция по горите (ИАГ), Регионалните дирекции по горите (РДГ), Дирекциите на природни паркове (ДПП) и специализираните териториални звена (СТЗ).

Вътрешният одит помага на ИАГ да постигне целите си чрез прилагане на систематичен и дисциплиниран подход за оценяване и подобряване ефективността на процесите на управление на риска, контрол и управление.

• 
  Одитен ангажимент за даване на увереност - изразява се в предоставяне на обективна оценка на доказателствата от вътрешния одитор с цел да се предостави независимо мнение или извод относно процес, система или друг обект на одита. Одитният ангажимент за даване на увереност се осъществява основно чрез: одит на системите, одит за съответствие, одит на изпълнението, финансов одит, одит на информационните системи и технологии и преглед на състоянието. Целта и обхватът на всеки одитен ангажимент за даване на увереност се определят от ръководителя на вътрешния одит.
  
• 
  Одитeн ангажимент за консултиране - изразява се в даване на съвет, мнение, обучение и други, предназначени да подобряват процесите на управление на риска и контрола, без вътрешният одитор да поема управленска отговорност за това. Одитният ангажимент за консултиране се извършва по инициатива на Изпълнителния директор. Целта и обхватът на всеки одитен ангажимент за консултиране се определят съвместно с Изпълнителния директор на ИАГ.
  

Изпълнителният директор на ИАГ, заместник изпълнителния директор, главният секретар, директорите на дирекции и ръководителите на РДГ, ДПП и СТЗ отговарят за идентифицирането, оценяването и управлението на рисковете, както и за осигуряване на ефективно функциониране на процесите на управление на риска и съответните контроли.

1. Идентифицира и оценява рисковете в организацията;

2. Оценява адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол по отношение на:

а) идентифицирането, оценяването и управлението на риска от ръководството на ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ;

б) съответствието със законодателството, вътрешните актове и договорите;

в) надеждността и всеобхватността на финансовата и оперативната информация;

г) ефективността, ефикасността и икономичността на дейностите;

д) опазването на активите и информацията;

е) изпълнението на задачите и постигането на целите;

3. Дава препоръки за подобряване на дейностите в ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ;

На основание чл. 13, ал. 5 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор, във връзка с изпълнение на одитен ангажимент за даване на увереност звеното за вътрешен одит може да извършва проверки в структури и лица извън организацията, в която осъществяват дейността си.

Звено “Вътрешен одит” изпълнява задачите си ефективно и обективно, само когато осъществява дейността си независимо /при липса на обстоятелства, които да заплашват способността на вътрешния одит да изпълнява функциите си по непредубеден начин./

Изпълнителният директор на ИАГ осигурява независимост на звеното за вътрешен одит, чрез гарантиране на:

1.1. Пряко подчинение на вътрешния одит на Изпълнителния директор на ИАГ;

1.2. Докладване резултатите от одитните ангажименти, дадените препоръки, резултатите от проследяване на изпълнението на дадените препоръки и на дейността по вътрешен одит на Изпълнителния директор на ИАГ;

1.3. Назначаване и освобождаване на ръководителя на вътрешния одит и на вътрешните одитори след писмено съгласие от министъра на финансите и в съответствие с чл. 19, чл. 20 и чл. 21 от ЗВОПС;

1.4. Осъществяване на функции и дейности в Изпълнителна агенция по горите, свързани само с дейността по вътрешен одит, без да се допуска намеса при планиране, извършване и докладване на резултатите от вътрешния одит;

1.5. Свободен достъп до ръководството и всички служители в ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ, всички активи, цялата информация, както и до всички документи, включително и електронни, които се съхраняват в ИАГ и са необходими за осъществяването на одитната дейност при спазване на ограниченията или специалния ред за достъп, предвидени със закон.

Вътрешният одит в ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ задължително трябва да бъде независим, а вътрешните одитори да бъдат обективни при изпълнение на своята работа.

За да постигне необходимата степен на независимост и да изпълнява ефективно функциите на вътрешен одит, Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” има пряк и неограничен достъп до Изпълнителния директор на Изпълнителна агенция по горите.

2. Организационна независимост

Поради това от съществено и ключово значение за осъществяването на ефективен вътрешен одит е съществуването на градивна връзка с ръководството на ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ.

Не се допуска намеса при определяне обхвата на дейността по вътрешен одит, изпълнението на одиторската работа и представянето на резултатите.
3. Линии на докладване.

3.1. Функционално докладване

Организационната независимост е ефективно постигната, когато ръководителят на вътрешния одит докладва функционално на Изпълнителния директор на ИАГ, като:

3.1.1. Представя проект на Статут на звеното за вътрешен одит, на стратегически и годишен план за дейността по вътрешен одит;

3.1.2. Представя план за професионално обучение и развитие на вътрешните одитори;

3.1.3. Представя годишен доклад за дейността по вътрешен одит;

3.1.4. Докладва резултатите от одитните ангажименти, всички случаи на констатирани индикатори за измама, дадените препоръки и предприетите действия за подобряване дейността на организацията, включително и чрез лични срещи без присъствието на заместник изпълнителен директор, главен секретар , директори на дирекции и други ръководители на РДГ, ДПП и СТЗ;

3.1.5. Представя доклади относно изпълнението на вътрешния одит;

3.1.6. Докладва за адекватността на ресурсите за вътрешен одит;

3.1.7. Докладва за всички случаи, в които е бил ограничен обхвата на дейността по вътрешен одит;

3.2. Административно докладване

Линията на административното докладване е линия, установена в рамките на управленската структура на ИАГ, която подпомага ежедневните дейности на функцията по вътрешен одит.

Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” и вътрешните одитори осъществяват дейността по вътрешен одит, като отговарят за:

1. 
   Спазване на ЗВОПС, Международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит, Етичния кодекс на вътрешните одитори, Статута на звеното за вътрешен одит и утвърдената от министъра на финансите методология за вътрешен одит в публичния сектор;
   
2. 
   Неразгласяване и непредоставяне на информация, станала им известна при или по повод осъществяването на дейността им, освен в случаите, предвидени в закон;
   
3. 
   Разработване на тригодишен стратегически план на дейността по вътрешен одит, въз основа на оценка на риска и при спазване на указанията на министъра на финансите по чл. 48, ал. 2, т. 3 от ЗВОПС, който съответства на дългосрочните цели на Изпълнителна агенция по горите и поставя целите за стратегическо развитие на дейността по вътрешен одит. Стратегическия план, както и промените в него се утвърждават от Изпълнителния директор на ИАГ след предварително обсъждане;
   
4. 
   Изготвяне на годишен план за дейността на Звено „Вътрешен одит”, въз основа на оценка на риска и при спазване на указанията на министъра на финансите по чл. 48, ал. 2, т. 3 от ЗВОПС, който съдържа конкретните одитни ангажименти. Предложените от Изпълнителния директор на ИАГ одитни ангажименти за консултиране се включват в годишния план след обсъждането им с ръководителя на вътрешния одит. Изпълнителният директор на ИАГ и Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” се договарят за целта и обхвата на всеки одитен ангажимент за консултиране. Годишният план, както и промените в него се утвърждават от Изпълнителния директор на ИАГ след предварително обсъждане. Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” определя сам одитните техники, наблюдава работата на одиторския екип и представя на Изпълнителния директор на ИАГ резултатите от извършения одит.
   
5. 
   Извършване на одитни ангажименти за консултиране по инициатива на Изпълнителния директор на ИАГ. Преди поемането на одитни ангажименти за консултиране Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” следва да оцени дали вътрешните одитори притежават необходимите знания и умения за изпълнение на одитния ангажимент.
   
6. 
   Осигуряване ефективно и ефикасно осъществяване на одитните ангажименти и изпълнението на одитния план.
   
7. 
   Разработване и прилагане на програма за осигуряване на качеството и за усъвършенстване на одитната дейност, включваща вътрешни и външни оценки. Ръководителят на вътрешния одит довежда до знанието на Изпълнителния директор резултатите от програмата за осигуряване на качеството и за усъвършенстване съгласно Програмата за осигуряване на качеството на одитната дейност и усъвършенстване в Изпълнителна агенция по горите.
   
8. 
   Своевременно докладване на резултатите от одитните ангажименти на Изпълнителния директор на ИАГ и проследяване изпълнението на дадените в одитните доклади препоръки.
   
9. 
   Разработване и въвеждане на процедури и специфична методология за осъществяване на дейността по вътрешен одит.
   
10. 
    Съхранението на документите от дейността по вътрешен одит на Звено “Вътрешен одит” в Изпълнителна агенция по горите.
    

1. 
   Изготвя шестмесечни доклади за дейността по вътрешен одит, които представя и обсъжда с Изпълнителния директор на ИАГ;
   
2. 
   Представя годишен доклад за дейността по вътрешен одит на Изпълнителния директор на ИАГ;
   
3. 
   Уведомява незабавно Изпълнителния директор на ИАГ при идентифициране на индикатори за измама и дава предложение за предприемане на мерки и уведомяване на компетентните органи.
   
4. 
   Присъства на срещите на ръководството на Изпълнителна агенция по горите и обсъжда и докладва въпроси, свързани с одитната дейност и дейността на ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ ;
   
5. 
   Провежда срещи с Изпълнителния директор на ИАГ по въпроси, свързани с дейността по вътрешен одит.
   
6. 
   Предоставя документация, съхранявана в звено „Вътрешен одит” на Изпълнителния директор на ИАГ или на упълномощени от него длъжностни лица /за всеки конкретен случай/ след официално писмено искане.
   

1. 
   Изгражда Звено „Вътрешен одит” и му предоставя необходимите за ефективното функциониране ресурси /персонал, оборудване, материална база/ помещения за работа, компютърна техника и др./. Изпълнителният директор на ИАГ възлага определени задачи на експерти от организацията или извън нея, когато служителите на звеното за вътрешен одит не притежават специални знания и умения, необходими за изпълнение на одитен ангажимент, различни от тези по вътрешен одит, след предложение от Ръководителя на Звено „Вътрешен одит”.
   
2. 
   Гарантира съдействие от всички длъжностни лица в ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ на вътрешните одитори при изпълнение на дейността им.
   
3. 
   Утвърждава план за действие за изпълнение на дадените в одитните доклади препоръки, в резултат от изпълнението на всеки одитен ангажимент за увереност в ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ, който предоставя на Ръководителя на Звено „Вътрешен одит”.
   
4. 
   Изпраща на Министъра на финансите докладите или извлеченията от докладите от изпълнени в съответствие с указанията по чл. 48, ал. 2, т .3 от ЗВОПС одитни ангажименти.
   
5. 
   Изпраща Годишния доклад за дейността по вътрешен одит в ИАГ на Министъра на земеделието и храните до 31 януари на следващата година.
   
6. 
   Предоставя на Ръководителя на Звено “Вътрешен одит” цялата кореспонденция свързана с указания, методологии и др. по вътрешен одит, изпратени от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит при Министерство на финансите.
   
7. 
   Осигурява независимост на одиторите от звено “Вътрешен одит” при планиране, извършване и докладване на резултатите от вътрешния одит.
   
8. 
   Изпълнителният директор и другите длъжностни лица са длъжни да оказват съдействие на вътрешните одитори при изпълнение на дейността им и нямат право да се позовават на своя или на чужда търговска или служебна тайна, както и да отказват достъп до всички активи на организацията.
   
9. 
   Изпълнителния директор на ИАГ организира изготвянето на план за действие за изпълнение на дадените препоръки при осъществен вътрешен одит като го предоставя на ръководителя на звено “Вътрешен одит”.
   

1.1. Звеното по “Вътрешен одит” извършва дейността по вътрешен одит въз основа на Стратегически и Годишен план.

1.3. В Годишния план се включват обекти, структури, дейности или процеси подлежащи на вътрешен одит през годината, като се посочва времетраенето на вътрешния одит и периода през който ще се извърши.

2.1. В срок от 5 дни преди започване на планиран одитен ангажимент, Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” уведомява писмено ръководителя на обекта или процеса, който ще бъде одитиран.

2.2. След получаване на писмото ръководителят на обекта или процеса осигурява необходимото работно помещение, когато се касае за вътрешен одит в РДГ, ДПП и СТЗ и достъп до цялата информация свързана с одитния ангажимент.

2.3. Когато одита се извършва в Централното управление на Изпълнителна агенция по горите Изпълнителният директор осигурява необходимото работно помещение и достъп до всички документи и активи свързани с одитния ангажимент.

2.4. Одитният ангажимент за даване на увереност се извършва въз основа на заповед на Изпълнителния директор на ИАГ или упълномощено от него лице.

2.5. В заповедта се посочва:

• 
  обекта на вътрешен одит (структурни и специализирани териториални звена, дирекция, дейности, процеси)
  
• 
  вида на одитния ангажимент;
  
• 
  периода за който се одитира дейността на обекта;
  
• 
  времетраене на одитния ангажимент (начало и край на одита);
  
• 
  ръководителя на одита и членовете на екипа;
  
• 
  срок за представяне на план за осъществяване на ангажимента.
  

2.7. Въз основа на данните от проучването, наблюдението, вътрешният одитор изготвя одитен план за всеки одитен ангажимент за даване на увереност, който съдържа обхват, цели, времетраене и разпределение на ресурсите за изпълнение на ангажимента.

2.9. Ръководителят на Звено “Вътрешен одит” одобрява плановете за конкретните одитни ангажименти със съответните работни програми към него.

3.1. След извършване на проверките и действията, свързани с ангажимента вътрешните одитори осъществяват обсъждане на констатациите, изводите и препоръките на срещи и разговори с ръководството на одитирания обект и лица, чиято дейност или процес са одитирани, и които са запознати в детайли с конкретните дейности.

3.2. След обсъждането на констатациите, изводите и препоръките се изготвя предварителен одитен доклад в два екземпляра - за Ръководителя на процесите/структурите, чиято дейност е одитирана и за Звено “Вътрешен одит”.

3.3. Предварителния одитен доклад се връчва на ръководителя на одитирания обект/ процес за даване на становище в 3 дневен срок от връчването му. В този срок становища по констатациите, изводите и препоръките могат да дадат всички засегнати лица независимо, дали са бивши или настоящи служители.

3.4. Становищата на лицата се завеждат в деловодството на проверявания обект в срока определен в т. 3.3.

3.5. След изтичане на срока или получаване на становищата от лицата, чиято дейност или процес са одитирани, вътрешните одитори изготвят окончателен доклад.

3.6. В окончателния доклад се описва кои коментари са приети и в резултат на това какви са промените в констатациите, изводите и препоръките.

3.7. Вътрешните одитори оценяват отговора на ръководството и се мотивират по всеки един пункт от становището или възражението, като потвърждават констатираното или извършват корекция.

3.8. Ръководителите на одитираните обекти/ процеси изготвят план за действие за изпълнението на дадените в одитните доклади препоръки, който се утвърждава от Изпълнителния директор на ИАГ.

3.9. Окончателния доклад с резултатите от ангажимента се преглежда от Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” и се предоставя на Изпълнителния директор на ИАГ за предприемане на коригиращи действия или за обезпечаване на предприемането на такива действия.

3.10. Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” може да предложи на Изпълнителния директор на ИАГ да възложи определена задача на експерт от организацията или извън нея, когато служителите на звеното за вътрешен одит не притежават специални знания и умения, необходими за изпълнение на одитен ангажимент.

3.11. Назначаване на външен за организацията експерт се осъществява чрез сключване на договор, в който се определят задачите, сроковете за изпълнението и размера на възнаграждението.

3.12. Възнаграждението на външните експерти се изплаща от бюджета на ИАГ или на одитирания обект.

3.13. При сключване на договора експерта представя на Ръководителя на Звено „Вътрешен одит” декларация за конфликт на интереси.

3.14. В договора за услугата задължително се включва клауза за неразгласяване и непредоставяне на информация, станала известна на експерта при или по повод осъществяването на дейността му.

3.15. Заключението на експерта се изготвя в писмена форма и се прилага към материалите на одитния ангажимент.

4.1. Проследяването на изпълнението на дадените препоръки от одитните ангажименти е процес, при който вътрешните одитори от Звено „Вътрешен одит” оценяват адекватността, ефективността и своевременността на предприетите действия.

4.2. Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” изгражда и поддържа система за мониторинг на статуса на резултатите от одитните ангажименти, с цел придобиване на увереност, че управленските действия са били ефективно осъществени или че ръководството е поело риска от непредприемане на действия.

4.3. Задължение за Ръководителите на одитираните единици или процеси е да изпращат до Ръководителя на Звено „Вътрешен одит” информация за предприетите от тях действия за изпълнението на дадените препоръки, и при писмено изискване от Ръководителя на Звено „Вътрешен одит” на актуална информация за статуса на изпълнението на препоръките.

4.4. Когато при изпълнението на одитния ангажимент са докладвани констатации и препоръки от много съществено значение за ИАГ, РДГ, ДПП и СТЗ и същите изискват незабавно действие от страна на ръководството, поради въздействието, което могат да окажат тези условия, Изпълнителният директор на ИАГ организира наблюдение от страна на звеното за вътрешен одит, докато се предприемат съответните коригиращи действия.

4.5. Когато писмените отговори на ръководството на одитирания обект показват, че вече предприетите действия са достатъчни, проследяването на резултатите може да се проведе и като част от следващ одитен ангажимент.

2.1. Когато в процеса на осъществяване на дейността по вътрешен одит, вътрешните одитори идентифицират наличие на индикатори за измама докладват незабавно на Ръководителя на Звено „Вътрешен одит”, който от своя страна уведомява Изпълнителния директор на ИАГ и дава предложение за предприемане на мерки и уведомяване на компетентните органи.

2.2. Когато Изпълнителният директор на ИАГ не предприеме действия в 14-дневен срок от докладването за идентифициране на индикатори за измама, Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” уведомява компетентните органи.

IX. ДОСТЪП ДО ОДИТОРСКАТА ДОКУМЕНТАЦИЯ
1. Одиторската документация не подлежи на общо ползване.

2. Контрола върху достъпа до документацията по одитните ангажименти и документацията на Звено „Вътрешен одит” се упражнява от Ръководителят на вътрешния одит.

3. Предоставянето на одиторска документация на служители на Изпълнителна агенция по горите може да става само след одобрението на Ръководителя на Звено „Вътрешен одит”.

4. Предоставянето на одиторска документация на външни за Изпълнителна агенция по горите лица става само след одобрението на Изпълнителния директор на ИАГ и съгласуването на Ръководителя на Звено „Вътрешен одит”.

5. Достъп до одиторската документация трябва да се предостави на Сметната палата, както и на други външни одитори в съответствие с техните правомощия.

6. Одитен доклад се предоставя на външни лица задължително след предварително одобрение от Изпълнителния директор на ИАГ.

7. Политиката и изискванията за запазване и съхраняване на документацията на Звено „Вътрешен одит” са регламентирани във Вътрешните правила на Звено „Вътрешен одит”, утвърдени от Изпълнителния директор на ИАГ по предложение на ръководителя на звеното.

X. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” координира взаимодействието с външните одитори от Сметната палата и други одитори, като при необходимост им предоставя информация за стратегическите и годишните планове за дейността по вътрешен одит, докладите от одитните ангажименти, становища и други въпроси, свързани с одитната дейност въз основа на постъпило писмено искане до Изпълнителния директор на ИАГ.

2. При планиране на одитни ангажименти, свързани с междуведомствени програми или проекти, годишният план се координира със звената за вътрешен одит на организациите, участващи в тези програми или проекти. Координирането представлява взаимно запознаване.

3. Ръководителят на Звено „Вътрешен одит” подготвя за изпращане от Изпълнителния директор на ИАГ всички необходими документи и материали, изисквани от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит във връзка с осъществяване на функциите му.

XI. МОНИТОРИНГ
Статутът на Звено “Вътрешен одит” в Изпълнителна агенция по горите е предмет на мониторинг и периодично актуализиране.

Ръководителят на вътрешния одит периодично преглежда Статута на вътрешния одит и инициира изменение при наличие на промяна във външните или вътрешни фактори, оказващи влияние върху дейността по вътрешен одит.

С цел повишаване ефективността на одитната дейност всяка от страните може да предлага изменения и/или допълнения на Статута.

Всеки актуализиран вариант на статут се подписва от Изпълнителния директор на ИАГ и Ръководителя на Звено „Вътрешен одит”, и се оповестява в интернет страницата на Изпълнителна агенция по горите.