Обща характеристика на кореспонденцията в дейността на предприятията
Изтегляне 231.5 Kb.
|
Свързани:
Kniga na myrtvite na drevnite egiptjani - 9852-b
| СЪЩНОСТ И ХАРАКТЕРИСТИКА НА ДЕЛОВИТЕ ПИСМА
1. МЯСТО И РОЛЯ НА ДЕЛОВОТО ПИСМО В СЪВРЕМЕННАТА КОРЕСОНДЕНЦИЯ За съвременните делови среди най-голямо значение има деловото писмо. То представлява писмено свидетелство и доказателство за деловите отношения между партньорите. То е документ с доказателствена сила. Всяко делово писмо е носител на определена информация, която има важно значение за вземане на управленски решения и за установяване на делови връзки. Информационното значение се определя от мястото и ролята, които писмата заемат в цялостния делови свят, те служат като средство за получаване на информация относно реакциите на бизнес партньорите и за задълбочаване на деловите връзки между тях. От качеството на деловото писмо, от правилното му съставяне и оформяне, от своевременното уведомяване на партньора се обуславят бързите, честни и толерантни отношения в света на бизнеса. Това налага деловото писмо като важен елемент на деловия контакт да бъде съставено с необходимото внимание. СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДЕЛОВИ ПИСМА Деловото писмо още от пръв поглед трябва да внушава доверие, последователност, култура, защото това са качества особено важни в деловото сътрудничество. СЪСТАВЯНЕТО е работен процес, при който се формира съдържанието на деловото писмо, а ОФОРМЯНЕТО е машинописна дейност, при която на писмото се дава точно определен вид, необходим за неговото използване. При оформянето на външния вид трябва да се държи сметка за следните съставни части: формата на бланката, на която се пише деловото писмо, шрифтът на техническото средство, начинът на сгъване,формата, надписването и запечатването на плика. Вътрешният вид обхваща следните съставни части – написването на деловото писмо, съдържанието му, приложенията, подписите. За да се постигне пълен синхрон между външен вид и вътрешно съдържание, е необходимо да се спазват при съставянето на деловото писмо всички естетически, граматически и практически правила. Към естетическите правила и изисквания трябва да се отнесат: Правилното разположение на текста върху листа – в никакъв случай не бива да се допуска сбиване на последните редове Необходимо е от ляво да се остави достатъчно широко поле. Всяка нова мисъл трябва да започва на 20 деление, а всеки следващ ред-от 12 деление. Деловото писмо не трябва да се довършва на гърба на листа, а също така не трябва да се пренася на нов лист само заключителната форма на вежливост и подписа. След като писмото е написано е необходимо да се погледне в цялостен вид, за да може да се прецени какво впечатление ще направи. Ако външният му вид не удовлетворява, е необходимо да се напише отново, тъй като допълнителните усилия ще се изплатят богато с ползата, която носи приятното впечатление от естетически оформено писмо. Всяко делово писмо трябва да отговаря на определени стилистични и граматични правила. Стилът на писмото трябва да бъде официално-делови, наричан още административен. Този стил е логически и отразява действителността по чисто мисловен път без каквато и да е емоционална окраска. Стилът на писмото се определя и от съответен словоред. Към граматическите правила отнасяме правописа и неговите норми, които трябва много стриктно да се спазват. Практическите правила при съставянето на деловите писма засягат: Правилното разположение на реквизита ОТНОСНО на 20 деление на реда с главни букви, а след това с малки букви се посочва предмета на писмото и се подчертава. При положение, че знаем до кой точно служител от организацията-партньор трябва да пристигне деловото писмо и знаем неговото име, над ОТНОСНО може да се напише “На вниманието на……..” и да се подчертае, а оформлението става на 20 деление. Всяка отделна мисъл, всеки отделен елемент започва на нов ред. Важните цифри и данни е добре да се подчертават. В деловото писмо трябва да се избягва включването на повече от един проблем, тъй като това затруднява обработката и регистрацията, но ако това все пак се наложи и е неизбежно, обикновено се прибягва до точкуване на проблемите в него. Ако към писмото има приложения, то те се оформят по познатия начин – от 12 деление –ПРИЛОЖЕНИЕ, а от 20 деление на следващия ред се точкуват Името на съставителя на документа, т.е. Вашето име, трябва да е изписано под подписа – така партньорът Ви ще има възможност да разбере с кого е в делови отношения и към кого ще отправи своите въпроси. Между края на писмото и подписа не трябва да има много редове – от един до три е нормално, а това е гаранция, че в писмото няма да се прибави злонамерено допълнителна информация или текст. У нас текстът и отделните реквизити на деловото писмо се оформят в два основни стила – блоков и с отстъпи При блоковия стил.всички редове и елементи на деловото писмо започват от лявото поле вкл. И новия ред. Този стил е типичен за Англия и Германия. Използва се и у нас с все по-широкото използване на компютрите. Пи деловото писмо с отстъпи отделните рубрики и новият ред започват от 20 деление. Като смесица от двата стила се използва полублоковият стил. СЪДЪРЖАНИЕ НА ДЕЛОВОТО ПИСМО Съдържанието на деловото писмо се определя в зависимост от компетентността на служителите в организацията и нейната функция. То в структурно отношение може да се разглежда като цяло от три взаимно свързани части: Въведение – встъпителен израз, посочващ повода за написване на писмото. Изложение – най-съществената част от писмото. Заключение –логически завършек на писмото. При съставянето на деловото писмо неговият автор трябва да е много добре запознат с характера на третирания въпрос, да са му ясни правата и задълженията, които произтичат от него. При деловата кореспонденция има някои общоприети задължителни формули, които отличават деловото писмо от всяко друго. Това са фрази и формули, утвърдили се като следствие от дългата история на съществуването на търговските връзки и имат своя логика и правно съществуване. ВИДОВЕ ДЕЛОВИ ПИСМА Според документознанието съществуват –писма с общ характер, писма-указания, напомнителни писма, писма за доставка на стоки, рекламационни писма, писма за уреждане на парични взаимоотношения и плащане на суми, писма за уреждане на задължения по сметки, писма за изкупуване на селскостопанска продукция, писма за откриване на кредити, писма за определяне на цени, Според предназначението си деловите писма биват: придружително писма, писмо-потвърждение, писмо-известие, писмо-напомняне, уведомително писмо, гаранционна писмо, писма-искания /рекламационно, писмо за предявяване на претенции, арбитражно писмо/, писмо-молба, писмо-запитване, писмо-отговор, писмо-покана, комбинирано писмо Според формулировката им при различните фази на деловите контакти писмата са: делово писмо за представяне на новоучредена организация и установяване на делови контакти, делово писмо запитване и отговор на запитване, делово запитване оферта и отговор на оферта, делово писмо поръчка и отговор на поръчка, делово писмо рекламация и отговор на рекламация 6.МОДЕЛ ЗА РАЗВИТИЕ НА БИЗНЕС ОТНОШЕНИЯТА МЕЖДУ ДВЕ БИЗНЕС ОРГАНИЗАЦИИ И ДЕЛОВИ ПИСМА, СВЪРЗАНИ С ТЯХ КУПУВАЧ ПРОДАВАЧ Запитване Отговор на запитване Мостри, оферта Ако е съгласен потвърждение на оферта ДОГОВОР Поръчка Потвърждение на поръчка Контраоферта Приема се Поръчка Потвърждаване на поръчка Рекламация Отговор на рекламация ДЕЛОВИ ПИСМА ПРИ ПРЕДСТАВЯНЕ НА НВОУЧРЕДЕНА ОРГАНИЗАЦИЯ И УСТАНОВЯВАНЕ НА ДЕЛОВИ КОНТАКТИ ОБЩА ХАРАКТЕРИСТИКА Деловите писма при представяне на новоучредена фирма и установяване на делови контакти носят наименованието ЦИРКУЛЯРНИ ПИСМА. Те са широко приложими в деловата кореспонденция. Размножени на ксерокс или по друг начин, те представляват полуготови формуляри, в които се попълват само променливите елементи: фирми, адреси, дати. Имат рутинен характер, стандартен текст и са свързани с ежедневната оперативна дейност на организацията. Като общоприета форма на делови контакт, циркулярните писма информират всички партньори за новости или настъпили промени в дейността на организацията в следните случаи: Учредяване на организация Промяна в наименованието, ръководството или адреса на фирмата Откриване на нов клон или разширяване на неговата дейност Обща промяна в цените на продуктите или услугите Смяна на банката или номера на банковата сметка Предстоящо участие в търговски или делови прояви като панаири, изложби, изложения, конгреси и др. Ликвидиране на фирмата В циркулярните писма не се оформя реквизитът Адресат /получател/. Също така не се изписва точната дата, а се записва месецът и годината. СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ЦИРКУЛЯРНО ПИСМО Реквизитът ОТНОСНО се оформя на 20 деление по познатия ни начин След 1 свободен ред в средата на реда се записва учтиво обръщение с главни букви След 1 свободен ред от 20 деление започва текстът След последното изречение се оставя 1 свободен ред и се оформя подписът на 44 деление ОТНОСНО: промяна в работното време УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, С удоволствие Ви уведомяваме, че нашият офис се премести от ул. “Видин”24 на ул. “Борисова” 46. За улеснение на нашите клиенти е въведено ново работно време – всеки работен ден от 8 до 20 часа, а в събота и неделя от 10 до 16 часа. Надяваме се, че тези промени ще подобрят нашата работа и ще създадат възможност за установяване на коректни бизнес отношения между нашите бизнес организации. С УВАЖЕНИЕ:…………... /Б. Трифонов/ ДЕЛОВО ПИСМО ЗАПИТВАНЕ И ОТГОВОР НА ЗАПИТВАНЕ ОБЩА ХАРАКТЕРИСТИКА Когато бизнес контактите започват по инициатива на купувача, то началото им се поставя с Писмо-запитване. Това делово писмо няма юридическа стойност, то само отразява интереса на купувача към определена стока, най-вече към нейното качество и цена. Запитването обикновено съдържа следните елементи: Кратко сведение за това от къде е известен адресатът – от посолството, консулството, търговската камара, общ делови партньор, каталог, реклама, специализирано списание, издание, участие в панаир или изложение Кратко представяне на собствената организация и нейната дейност Известни подробности за това към какво е насочен интересът ни /целта на запитването/ Заключителна част, в която се изразява надежда за ползотворно сътрудничество Запитването се излага кратко, точно и ясно. Целта му може да е насочена към получаване на допълнителна информация за стоката, ценоразпис, начин на плащане, вид на транспорта, сроковете на доставка, молба за изпращане на каталози, мостри и др. Със Запитването може да се иска предложение за конкретна сделка. При подобно Запитване се отбелязва перспективата за размера на евентуални поръчки или предпочитан транспорт, тъй като много доставчици са готови да определят по-специална цена при по-голяма и с облекчени транспортни условия поръчка. Съществуват два подхода при изготвяне на Запитване – пряк и непряк. ПРЕКИЯТ ПОДХОД се отличава с директно начало, излагащо целта на Запитването. Подходящо е за Запитване, насочено към партньор, с когото имаме установени контакти. То е кратко и обикновено започва с въпрос или въпроси, тъй като въпросите винаги привличат вниманието и подтикват към отговори. НЕПРЕКИЯТ ПОДХОД се прилага, когато установяваме за пръв път контакт с потенциален доставчик. При този подход писмото – запитване задължително трябва да съдържа посочените по-горе съставни части: кратки сведения за това как сме получили информация за потенциалния продавач, представяне на нашата организация, конкретно запитване и завършващ абзац, в който да изразим надежда за успешно сътрудничество. На всяко получено Запитване трябва да се гледа като на евентуална възможност за бъдеща поръчка, затова трябва да се отговори възможно най-бързо. Твърде вероятно е клиентът да е отправил същото Запитване и към други производители/доставчици. От бързината, компетентността и изчерпателността на отговора клиентът си съставя мнение за сериозността на продавача. Много често Отговорът на запитването може да бъде под формата на Оферта, изпращане на искана информация или Отказ. Отговорите на запитвания са между най-важните видове писма. Те са отворена врата за печелене на партньори. Това е причината поради която особено внимание трябва да се отделя на писмото Отказ на запитване за стоки или услуги, което трябва да изпълни две основни задачи: да не оставя място за съмнения и дусмислие и да осигури възможност за бъдещи контакти. За целта Отказът трябва да има следната структура: изказване на благодарност за отправеното Запитване, посочване на причината за Отказа, отправяне на алтернативно предложение, ако е възможно и изразяване на желание за бъдещи контакти. Често се случва, след като отговори на едно писмо – запитване, фирмата да не получи повече новини от своя потенциален клиент. Малко са клиентите, които пишат и уведомяват тези, които са им пратили оферти, защо не желаят да направят поръчка. Обичайната практика е да се изпрати представител, след като е изпратен Отговор на запитването, вместо да се пише повторно писмо. СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ПИСМО ЗАПИТВАНЕ И ОТГОВОР НА ЗАПИТВАНЕ Адресатът се разполага на 44 деление Относно – разполага се след 2 свободни реда на 20 деление и се оформя по познатия начин – Относно с главни букви, а информацията след него с малки букви и се подчертава Обръщение – разполага се на 20 деление след 1 свободен ред и се пише с главни букви Текст – започва след 1 свободен ред от 20 деление Място и дата на създаване на документа – след 1 свободен ред от 14 деление Подпис – оформя се след 1 свободен ред на 44 деление и се пише с главни букви ДО “ДАНИНИ” - АД РУСЕ, “Николаевска”28 ОТНОСНО:запитване /пряко/ УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Бихте ли ни изпратили Ценоразпис на Вашите нови модели дамски костюми от колекцията “Пролет-Лято” 2004 г. Интересуваме се от Вашите отстъпки при покупка на по-големи количества. Изключително много разчитаме на Вашата отзивчивост и експедитивност. РУСЕ, 22 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:……….. /Т. Пеев/ ДО “ДАНИНИ” – АД РУСЕ, “Николаевска” 28 ОТНОСНО: запитване /непряко/ УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Запознахме се с рекламата на новата Ви колекция дамски костюми “Пролет – Лято” 2004 г. в списание “Жената днес” брой 2. Ние сме търговска организация, занимаваща се с търговия на дамска конфекция, и имаме целогодишно голяма нужда от доставки за многобройните си пазари, както в България, така и в чужбина. Бихме Ви били задължени, ако ни изпратите Каталог и Ценоразпис. Интересуваме се и от Вашите отстъпки за големи количества. В случай, че Вашите интереси са в същата посока, молим за подробна оферта, чиито благоприятни условия, надяваме се – ще доведат до плодотворни делови връзки между нашите две организации. РУСЕ, 22 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:……….. /Т. Пеев/ ДО “ ИНТЕРФЕШЪН” ООД ПЛОВДИВ, “Съединение”14 ОТНОСНО: отговор на запитване УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Благодарим Ви за Вашето Запитване от 22 март 2004 година, в което искате да ви изпратим нашите нови Каталог и Ценоразпис, които прилагаме към нашето писмо. Бихме се радвали в скоро време да направите поръчка. ПЛОВДИВ, 28 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:…………….. /Н. Ангелов/ ДО “ИНТЕРФЕШЪН” ПЛОВДИВ, ул. “Съединение”14 ОТНОСНО: отговор на запитване УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Благодарим Ви за Вашето Запитване от 22 март, 2004 година. За съжаление не можем да Ви изпратим исканите от Вас Каталог и Ценоразпис, тъй като е спряно производството на включените в тях модели дамски костюми. Бихме могли да Ви изпратим Каталог и Ценоразпис на моделите от нашата нова колекция “Есен” 2004 година. Надяваме се, че няма да създадем усложнения във Вашата работа и нашите делови контакти ще продължат да се развиват. ПЛОВДИВ, 28 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:………….. /Н. Ангелов/ ДЕЛОВО ПИСМО ОФЕРТА И ОТГОВОР НА ОФЕРТА ОБЩА ХАРАКТЕРИСТИКА Под оферта в търговската практика обикновено се разбира писмено или устно предлагане стока с готовност да се сключи сделка при определени условия. Това е моментът, в който инициативата за сключване на сделката произхожда от продавача. На етапа на подготовка продавачът може да изрази своето намерение за сключване на сделката чрез изпращане на пласментно-рекламно писмо, рекламни материали, устни или писмени оферти, типов договор, проформа фактура. Офертите могат да се изработват върху готова бланка или в свободна форма във вид на делово писмо, представящо оферента /този, който отправя офертата/ и неговите намерения. Целесъобразно е Офертите да се придружават с рекламни материали, каталози, ценоразписи, сецификации, които се поставят като приложения към офертата. В зависимост от степента на ангажираност на продавача Офертите се делят на твърди и свободни. Изтегляне 231.5 Kb. Сподели с приятели:
|