Обща характеристика на кореспонденцията в дейността на предприятията
Изтегляне 231.5 Kb.
|
Свързани:
Kniga na myrtvite na drevnite egiptjani - 9852-b
| Свободната оферта се използва, когато трябва да се продадат по-бързо по-големи количества от дадена стока или има свободни производствени мощности. Тя не обвързва оферента с поставените в нея условия. Приемането й от купувача не води до сключване на сделка. За да се избегнат възможни недоразумения в офертата трябва да се включат указания, че тя е свободна: “Правим Ви това предложение информативно, без ангажименти от наша страна.”
Свободната оферта се изпраща до няколко потенциални купувачи. Тя може да се изпрати и под формата на рекламно писмо. Твърдата оферта се отправя към един възможен купувач и в нея се посочва срокът /опцията/, в който оферентът се смята за обвързан със своето предложение. Ако този срок не е изрично посочен, офертата се счита валидна в рамките на обичайното време за получаване на отговор. За да се предотврати излишното напрежение между оферент и референт е за предпочитане в офертата де се посочи нейната опция. Неполучаването на отговор в установения срок се смята за отказ на купувача от сделката и освобождава оферента от неговото предложение. В твърдата оферта трябва да се изложат всички условия, необходими за сключване на сделката, а именно: наименование, количество и качество на стоката или услугата; цена; начин на опаковка и маркировка; обща стойност на сделката; начина на плащане; специални условия /ако има такива – разрешение за внос, износ/;арбитраж /към кой съд да се обърнат при нарушение/. В случай, че клиентът не е съгласен с някое от предложенията в Офертата, той може да изпрати на оферента Контраоферта. Тя е отговор на Оферта, в който купувачът изразява несъгласие с някое от посочените условия и предлага свои изисквания. Те могат да касаят качеството, цената, опаковката транспортирането и др. При положение, оферентът приеме безусловно Контраофертата, сделката се счита за сключена и следват подробностите по нейното изпълнение. Често в практиката се налага отхвърляне на офертата или отказ от нея. В този случай е необходимо да се запази вежливият тон, излагането на отказа да е точно и ясно, по възможност да се отправи алтернативно предложение и да се изрази възможност и желание за бъдещо сътрудничество. СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ПИСМО ОФЕРТА И ОТГОВОР НА ОФЕРТА Реквизитите в Офертата и в Отговора на офертата се подреждат по същия начин, както и в Запитването и Отговора на запитването. Разликата е в съдържанието на реквизита Текст. ДО “МАГИ МАРКЕТ” РУСЕ,ул. Борисова”22 ОТНОСНО:оферта /свободна/ УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Желаете ли да увеличите своите продажби като разнообразите предлагания от Вашата фирма асортимент от захарни изделия. При изгодни условия на доставка ние Ви предлагаме нашите известни с доброто си качество захарни изделия със специално намаление на цената с 10 %, валидно до 10 април 2004 година. В писмото ще намерите приложен Каталог и Ценоразпис. Ако смятате, че нашата Оферта отговаря на Вашите изисквания, моля да ни изпратите Поръчка. Количествата са ограничени. ПРИЛОЖЕНИЕ: съгласно текста ГОРНА ОРЯХОВИЦА, 22 март 2004 С УВАЖЕНИЕ:………… /М. Петров/ ДО “МАГИ МАРКЕТ РУСЕ , ул. “Борисова”22 ОТНОСНО:оферта /твърда/ УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Благодарим Ви за Вашето запитване от 14 март 2004 година и Ви предлагаме да запазите правото си на препродаване като сме в състояние да Ви доставим брашно “Тип 500” – 2000 /две хиляди/ килограма при следните условия: 1. Доставка на стоката – до складовете на Вашата фирма Срок на доставката – 10 дена след превеждане на сумата по банкова сметка № …….. в ОББ – клон Русе 4. Плащане – с банков превод по наша сметка № , ОББ – клон Русе Опаковка – пакети по един килограм, в чували по 20 килограма Цена за един килограм брашно – 60 /шестдесет/ стотинки Настоящата оферта е валидна до 10 април, 2004 година ПРИЛОЖЕНИЕ: Сертификат за качество РУСЕ,”Трети март” 104 С УВАЖЕНИЕ:…………. /Х. Христов/ ДО “ ЗАХАРИНВЕСТ” ГОРНА ОРЯХОВИЦА Ул. “Дунав”12 ОТНОСНО: отхвърляне на оферта УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Много Ви благодарим за Вашата Оферта от 22 март 2004 година. Със съжаление трябва да Ви съобщим, че по обективни причини не можем да се възпозваме от нея в настоящия момент. Ако тя все още е в сила след 20 април, 2004 година, ние ще сме в състояние да направим поръчка. Искрено се надяваме, че нашият отказ няма да навреди на бъдещите ни делови контакти. РУСЕ, 28 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:………. /Н. Петров/ ДЕЛОВО ПИСМО ПОРЪЧКА И ОТГОВОР НА ПОРЪЧКА ОБЩА ХАРАКТЕРИСТИКА Ако офертата на продавача е добра, може да се очаква да последва поръчка. С това трудната част от развитието на деловите отношения приключва и по-нататъшната кореспонденция има често рутинен характер. Поръчката може да се извърши на базата на офертата – под формата на писмо, в което най-точно и подробно се излагат всички детайли относно количеството, качеството, вида, опаковката, сроковете на доставката, начина на плащане и доставка, както и всички допълнителни условия, като евентуален монтаж, резервни части, сервизно обслужване и т.н. Поръчката може да се осъществи и като се върне на оферента подписан и изпратен от него Договор /проект за договор/. При Поръчката доставчикът трябва да запази в бъдещата си кореспонденция приятелски тон и желание да подпомага бизнеса на своя партньор. Той трябва да покаже на купувача, че неговата цел е да му услужи и да задоволи потребностите му от конкретен продукт или услуга. Купувачът от своя страна може да третира проблемите в своите писма по-директно, но трябва да запази известна степен на любезност и потребителско отношение към предстоящите търговски контакти и с оглед и двамата партньори да реализират максимална изгода от сделката. Основен момент при изготвянето на Поръчката е точността и всяка грешка в нея винаги създава допълнителни усложнения в бизнес отношенията. При вече съществуващи контакти между две бизнес организации за Поръчки все по-често се използва телексът, факсът или телефонът, както и лични срещи, но в практиката се налага и допълнително потвърждение с писмо дори и само за пълнота на документацията. Продавачът, след получаването на поръчката, трябва да провери дали тя е пълна и точна и дали отговаря на неговата оферта и възможности. Той е длъжен да потвърди получаването и с благодарност и уверение, че ще бъде изпълнена с голяма внимание. Ако поръчката не отговаря на офертата на продавача, или неговите интереси, той има възможност да не я приеме изцяло, като уведоми партньора си, с кои точки не е съгласен и какви конкретно са неговите предложения по тях, или да отклони нейното изпълнение. Тези два варианта са възможни само, ако преди това не е изпратена твърда оферта, или ако настъпили промени не налагат промяна в офертата на продавача. Не винаги е необходимо да се отказва една поръчка. Ако се получи поръчка за нещо, което не може да бъде доставено, а фирмата-продавач държи да привлече клиента, може да използват две възможности: да изпрати заместител на исканата стока или да направи контрапредложение. В първия случай купувачът може да се откаже от стоката и това доведе до рекламация, а във втория случай се предлагат стоки, които клиентът не е заявил и рискът е също голям. СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДЕЛОВО ПИСМО ПОРЪЧКА И ОТГОВОР НА ПОРЪЧКИ Съставянето и оформянето на делово писмо Поръчка и Отговор на поръчка става със същите реквизити, както и Запитването и Офертата. Разликата е в съдържанието на реквизита Текст. ДО “ИНТЕРСТИЛ” ООД СЛИВЕН, ул. “Независимост” №8 ОТНОСНО : поръчка УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Благодарим Ви за Вашето писмо от 06 март, 2004 година. Както вече знаете, Вашият представител – господин Иванов ни предостави набор от мостри. Ние смятаме, че платове с такова качество ще ни бъдат необходими и сме готови да поръчаме следните стоки: 100 /сто/ метра плат “Ан”, кат. № 05 220 /двеста и двадесет/ метра плат “Вики”, кат. № 17 ………………….. ………………….. ………………….. Ако № 23 и 30 липсват като наличност за незабавна доставка, молим да ни изпратите вместо тях № 24 и 31 в същите количества. Тъй като трябва да имаме стоките до 25 март, нашата Поръчка е направена с разчет те да се изпратят най-късно до 20 март 2004 година. Щом получим Вашето потвърждение, ние веднага ще уредим сметката чрез банков превод. Надяваме се, че ще проявите, както винаги до сега, изключителна отзивчивост и експедитивност. РУСЕ, 10 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:……….. /П, Георгиев/ ДО “ДАНИНИ” АД РУСЕ, “Николаевска 34 ОТНОСНО: потвърждение на поръчка УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Благодарим Ви за Поръчката от 10 март 2004 година относно 100 /сто/ метра плат “АН”, кат. № 5 ………………………….. …………………………... …………………………… Всички тези видове имаме на склад и можем да гарантираме доставката им във Вашата стокова база преди 25 март 2004 година. В съответствие с Вашето желание ще Ви уведомим за датата на изпращането. СЛИВЕН, 15 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:…………. /Н. Николов/ ДЕЛОВО ПИСМО РЕКЛАМАЦИЯ И ОТГОВОР НА РЕКЛАМАЦИЯ ОБЩА ХАРАКТЕРИСТИКА Рекламация в бизнеса не трябва да има, но все пак стават грешки, повреждат се стоки. ПРИЧИНИ за рекламацията могат да бъдат: доставка на погрешно изпратени стоки, на повредени стоки, грешки в количеството, незадоволително качество, разлика в договорираните цени и т.н. При рекламацията има няколко възможни решения: Да се върне цялата партида, която е причина за рекламация или само една част от нея, която не отговаря на договорираните условия Да се поискат допълнителни количества, които да компенсират дефектната или липсващата част от поръчката Да се поиска обезщетение или намаление на цената, реално отговарящо на нанесената вреда Да се отнесе въпроса до съда Да се обърне внимание на продавача, с надеждата, че подобни случаи няма да се повторят СРОКЪТ, в който може да се направи рекламация е от 8-10 дена от момента на получаване на стоката. Писмото рекламация се отнася до писмата, носещи лоши новини. Обикновено, когато съобщението е негативно, трябва да се предаде по непряк, дипломатичен начин. То трябва да включва следните елементи: Да се започне с директно излагане на причините за рекламацията – трябва да бъдем тактични, но не прекалено меки Да се подкрепят основанията за рекламацията с документи – констативен протокол, фактура, сертификат за качество, договор, които да се приложат към писмото Да се подчертаят загубите, които е понесла организацията, както и пропуснатите ползи и неудобства Да се изложи виждането на потърпевшия за уреждане на рекламацията Да се отбележи, че се очаква рекламацията да бъде приета и разгледана Тонът в тези писма трябва да бъде учтив, но с твърдо и ясно изразено становище, като естествено се избягват изрази, които могат да засегнат партньора. Не трябва да се забравя, че с него може да се работи и в бъдеще и че може би неточното изпълнение на поръчката не е умишлено, а и потърпевшата фирма може да изпадне в същото положение. Когато получим Писмо Рекламация, ние сме длъжни да съставим Делово писмо Отговор на рекламация. В практиката се отита, че това е едно от най-трудните писма, които се пишат. По рекламацията е необходимо да се отговори бързо, защото клиентът се надява на това. При това съществуват няколко възможности: Доставчикът счита, че рекламацията е неоснователна – той отказва да я приеме, излагайки основанията се за това Доставчикът счита, че рекламацията е неоснователна, но преценява, че една отстъпка пред претенциите на клиента може да му донесе изгода , затова разумно я приема Доставчикът счита, че рекламацията е основателна, затова той признава грешката си, уведомява партньора си за това и удовлетворява неговите искания Не се постига споразумение и въпросът се отнася до съда. При Писмото отговор на рекламация е необходимо да се спазват следните изисквания: В увода на писмото де се изрази благодарност за информацията и да се помоли за извинение Да се изложи собственото виждане относно допусната грешка Да се обясни аргументирано решението за уреждане на проблема Да се изрази разбиране и в заключение да се увери клиентът, че ще бъде направено всичко възможно за решаване на проблема СЪСТАВЯНЕ И ОФОРМЯНЕ НА РЕКЛАМАЦИЯ И ОТГОВОР НА РЕКЛАМАЦИЯ Тези делови писма се оформят със същите реквизити както и Запитване, Оферта и Поръчка. Разликата е в съдържанието на реквизита Текст. ДО “ЕЛИТ” ООД СОФИЯ”Пиротска”22 ОТНОСНО: рекламация УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Обръщаме се към Вас във връзка с наша Поръчка №21 за кафе на зърна, която пристигна на 20 март 2004 година. Благодарим Ви за точността, с която изпълнихте поръчката, но трябва да посочим, че липсват 10 /десет/ пакета по един килограм кафе “Сагафредо” и 15 /петнадесет/ пакета по един килограма кафе “Лаваца” от кашон № 3. В същото време сте ни изпратили 12 /дванадесет/ пакета кафе “Нова Бразилия” повече от поръчаното в опаковки по един килограм в кашон № 4. Бихте ли били любезни при първа възможност да ни доставите 10 /десет/ килограма кафе “Сагафредо” и 15 /петнадесет/ килограма кафе “Лаваца”. Молим Ви да потвърдите с телеграма кога ще стане това, тъй като сме затруднени и не можем да удовлетворим нуждите от тези видове кафе в нашата магазинна мрежа. Молим също да ни съобщите дали да Ви върнем дванадесетте килограма кафе “Нова Бразилия”, което сте ни изпратили в повече, но следва да имате предвид, че този вид кафе е с по-малко търсене в нашия регион. Надяваме се на бърз отговор от Ваша страна. РУСЕ, 25 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:…………. /Б. Борисов/ ДО “ТАНДЕМ” ЕООД РУСЕ, “Александровска” 34 ОТНОСНО: отговор на рекламация УВАЖАЕМИ ГОСПОДА, Благодарим Ви за писмото от 25 март, 2004 година. Радваме се да узнаем, че пратката е доставена навреме, но много съжаляваме, че от кашон № 3 липсват пакети с кафе, които сте поръчали. При направената проверка установихме, че грешката е допусната при опаковането, поради объркване на каталожните номера на различните видове кафе. Дадохме нашите разпореждания, исканите от Вас стоки да бъдат незабавно изпратени. Относно пакетите кафе в повече, за да спестим разходите по обратния транспорт, бихме предпочели да се опитате да ги продадете. Даваме Ви правото да намалите цената с 5 %. Молим да приемете нашите извинения за причинените Ви от тази грешка неприятности. СОФИЯ, 30 март, 2004 С УВАЖЕНИЕ:……………. /Н. Марков/ Изтегляне 231.5 Kb. Сподели с приятели:
|