Превод от английски език


ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ



страница6/13
Дата14.01.2018
Размер2.01 Mb.
#46254
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13

ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Възложителят е длъжен да предостави за публикуване на Европейската комисия обявите за държавни поръчки на електронен носител съгласно образеца, даден в приложение С2, най-малко 15 дни преди предполагаемата дата на публикация, за да има достатъчно време за превод.


В обявата за поръчка трябва да се посочат ясно, точно и пълно предметът на договора и Възложителят. Когато обявата за поръчка се публикува и на местно ниво, тя трябва да бъде идентична с публикуваната от Европейската комисия в Официалния вестник и по Интернет и да излезе едновременно с нея.

Тръжното досие за съответния договор се изпраща от Възложителя на потенциалните доставчици в страните, даващи право на участие.


4.3.2. ИЗГОТВЯНЕ И СЪДЪРЖАНИЕ НА ТРЪЖНОТО ДОСИЕ
Изключително важно е тръжните документи да се изготвят внимателно не само с оглед правилното изпълнение на договора, а също за правилното протичане на процедурата на възлагане.

Тези документи трябва да съдържат всички условия и цялата информация, необходими на участниците в търга, за да представят своите оферти: процедурите, които трябва да бъдат спазени, документите, които трябва да бъдат представени, случаи на несъответствие, критерии за възлагане и др. Понякога е желателно представители на крайните бенефициенти да участват на ранен етап в подготовката на търга. Виж раздел 2.7 - насоки за изготвяне на Технически спецификации.


Възложителят отговаря за изготвянето на тези документи.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Предвид техническата сложност на голяма част от договорите за доставка, изготвянето на тръжното досие - конкретно на Техническите спецификации - може да изисква помощ от един или повече външни технически специалисти, които трябва да бъдат наети от Възложителя с предварителното съгласие на Европейската комисия. Всеки такъв специалист трябва да подпише Декларация за обективност и поверителност (виж приложение А3).


ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Предвид техническата сложност на голяма част от договорите за доставка, изготвянето на тръжното досие - конкретно на Техническите спецификации - може да изисква помощ от един или повече външни технически специалисти, които трябва да бъдат наети от Възложителя. Всеки такъв специалист трябва да подпише Декларация за обективност и конфиденциалност (виж приложение А3).

Както при Условията на заданието за договори за услуги, трябва да се обърне специално внимание на изготвянето на Техническите спецификации за оферираните доставки. Те са от изключителна важност за успешното възлагане на поръчката и за сигурността на договора за доставка и проекта.

В Техническите спецификации се посочва - където е възможно партида по партида - точният характер и работните характеристики на доставките. При възможност в тях се посочват и техническите условия за доставка, инсталация, обучение и допълнителна помощ.

Изключително важно е работните характеристики да съответстват на целта. Ако е необходима разяснителна среща или посещение на обекта за изясняване на техническите изисквания на обекта, където ще бъдат инсталирани доставките, те трябва да бъдат посочени в инструкциите за участниците в търга заедно с подробностите на мероприятията.

Техническите спецификации имат за цел да дефинират точно необходимите доставки. Минималните стандарти на качество, определени в Техническите спецификации, ще позволят на Комисията за оценка да определи кои участници в търга са технически съответстващи.

В обявите за поръчки трябва да се посочи дали участниците в търга имат право да подадат оферти за “вариантни решения”. Когато тръжното досие позволява варианти, Възложителят може да ги вземе предвид, ако:


  • те са подадени от участника в търга, подал най-евтината съответстваща оферта; и

  • те отговарят на техническите спецификации, изисквани от тръжното досие, като постигат поне минималното качество и работни характеристики.

Възложителят трябва да посочи ясно в тръжното досие минималните спецификации, които трябва да бъдат спазени във вариантите, както и всички специфични изисквания за тяхното представяне.
 Забраняват се Технически спецификации, в които се посочват или описват продукти с определена марка или произход, с което се изключват определени продукти, освен ако характерът на договора не налага това. Но в случай, че продуктите не могат да бъдат описани достатъчно ясно или разбираемо, те могат да бъдат наименовани, доколкото след тях следват думите “или еквивалентни”.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Преди да издаде тръжното досие, Възложителят трябва да го представи за одобрение на Европейската комисия.


ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Не се изисква предварително одобрение на тръжното досие от Европейската комисия.


Тръжното досие трябва да съдържа следните документи:
СЪДЪРЖАНИЕ НА ТРЪЖНОТО ДОСИЕ
ИНСТРУКЦИИ ЗА УЧАСТНИЦИТЕ В ТЪРГА
Които трябва да включват:

  • Вида на договора (т.е. доставката)

  • Критериите за подбор и възлагане

  • Таблицата, която ще се използва за оценка на офертите. Предвид разнообразието на доставките и техническата им същност, таблицата трябва да се разработи поотделно за всеки търг във формат ДА/НЕ, за да дава възможност за ясна оценка дали офертата отговаря на Техническите спецификации или не.

  • Позволени ли са варианти

  • Позволено ли е и в каква степен участие на подизпълнители.

  • Валутата на търга (т.е. Евро)

  • Форматът, в който банкова или друга подобна институция ще предостави тръжна гаранция (1-2% от наличния бюджет за договора)

За образец виж Приложение С4

ПРОЕКТОДОГОВОР И АНЕКСИ


Виж стандартния формат в приложение С4. Той включва:

  • Специалните условия на договора, които усилват, допълват или ограничават Общите условия, а когато двете са в противоречие, имат предимство пред тях.

  • Техническите анекси, съдържащи всякакви планове, и Техническите спецификации, както и условен график на изпълнението.

  • Формата на бюджета (за изпълнение от участника в търга)

  • Общите условия за договори за доставка, които ще бъдат включени като приложение към евентуалния договор. Промени в Общите условия са забранени.

  • Форматите, които ще бъдат използвани от банка или друга подобна институция за предоставяне на гаранции за:

  • Аванса, който трябва да бъде платен по договора.

  • Добро изпълнение (10% от стойността на договора).

  • Всякаква допълнителна договорна информация като специални данъчни режими за договори, финансирани от Европейската общност.

ФОРМАТ НА ПОДАВАНИТЕ ОФЕРТИ


Форматът в който трябва да бъдат подадени офертите. Виж приложение С4 за образец.

Както техническите, така и финансовите оферти се подават в един запечатан плик или пакет.

Техническата оферта трябва да отговаря във всяко едно отношение на Техническите спецификации. Вариантни решения могат да се обсъждат, само ако участникът в търга е подал също и напълно съответстваща техническа оферта

Финансовата оферта трябва да бъде в Евро и да се представи в стандартния формат с цел по-лесно сравняване на финансовите оферти. При неспазване на този формат офертата трябва да се отхвърли.


4.3.3. КРИТЕРИИ ЗА ПОДБОР И ВЪЗЛАГАНЕ
Критериите за подбор се отнасят до капацитета на участника в търга за изпълнение на подобни договори. В определени случаи, когато договорът включва съоръжения или инсталационни услуги, тръжното досие може да включва критерии за подбор, отнасящи се до техническия капацитет на участника в търга.

Критериите за възлагане, които се прилагат към технически съответстващите участници в търга, са цената и, когато се искат оферти за услуги след продажбата и/или обучение - качеството на такива оферти.

Критериите трябва да бъдат точни, да не са дискриминиращи и да не са в ущърб на лоялната конкуренция. Всички критерии, посочени в тръжното досие, трябва да се прилагат такива, каквито са, и в никакъв случай не могат да бъдат изменяни по време на процедурата. Техническата оценка ще се извършва на базата на публикувана в тръжното досие техническа таблица, която не може да бъде изменяна по никакъв начин по време на процеса на оценка. Предвид голямото разнообразие на доставките и тяхната техническа същност, тези критерии трябва да се разработват отделно за всеки търг във формат ДА/НЕ с оглед на ясна оценка дали офертата отговаря на техническите изисквания на тръжното досие. Виж примера в приложение С4.
4.3.4. ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ ПРЕДИ КРАЙНИЯ СРОК ЗА ПОДАВАНЕ НА ОФЕРТИ
Тръжното досие трябва да бъде достатъчно ясно, за да не се налага участниците в търга да искат допълнителна информация по време на тръжната процедура. В случай, че Възложителят предостави допълнителна информация по собствена инициатива или по искане на участник в търга, той трябва да изпрати тази информация в писмена форма до всички участници в търга едновременно.

В случай, че при открита тръжна процедура се окаже невъзможно да бъдат идентифицирани потенциални участници в търга, трябва да се публикува обява, в която са изложени промените в тръжното досие, както е обяснено в раздел 4.3.1., като се има предвид, че международните обяви трябва да се предоставят за публикуване на Европейската комисия най-малко 15 дни преди предполагаемата дата на публикуване. Крайният срок за подаване на оферти може да бъде удължен, за да се даде възможност на участниците в търга да се съобразят с промените.


 Ако търгът е с особено сложно техническо съдържание, Възложителят може да организира разяснителна среща или посещение на обекта. Срещата трябва да бъде обявена в тръжното досие и да бъде проведена най-малко 21 дни преди изтичането на крайния срок. Всички разходи за участие в такава среща се поемат от участниците в търга. По време на срока на тръжната процедура не са разрешени други посещения от отделни фирми, освен разяснителните срещи и/или посещенията на обекта за всички участници в търга.
Участниците в търга могат да изпращат въпроси в писмена форма до 21 дни пред крайния срок за подаване на офертите. Възложителят е длъжен да отговори (като изпрати копие до Европейската комисия в случай на децентрализиран предварителен контрол) на всички въпроси на участниците в търга най-малко 11 дни преди крайния срок за приемане на оферти.

4.3.5. КРАЕН СРОК ЗА ПОДАВАНЕ НА ОФЕРТИ
Офертите трябва да бъдат получени от Възложителя на адреса и най-късно до датата и часа, посочени в тръжното досие. Срокът за подаване трябва да бъде достатъчно дълъг, за да се гарантира качеството на офертите и съответно истински конкурентна тръжна процедура. Опитът показва, че прекалено краткият срок кара кандидатите да не участват в търга или да подават непълни или лошо изготвени оферти. Крайният срок за подаване трябва да бъде в края на делови или работен ден в страната на бенефициента (например 16.00 ч. местно време в петък).
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Минималният срок между датата на публикуване на обявата за поръчка и крайният срок за получаване на офертите е 60 дни. Но в изключителни случаи и с предварителното разрешение на Европейската комисия този срок може да бъде по-кратък.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Минималният срок между датата на публикуване на обявата за поръчка и крайният срок за получаване на офертите е 60 дни. Но в изключителни случаи този срок може да бъде по-кратък.

4.3.6. ПЕРИОД, ПРЕЗ КОЙТО ОФЕРТИТЕ СА ОБВЪРЗВАЩИ
Участниците в търга са обвързани със своите оферти за периода, посочен в тръжното досие. Този период трябва да бъде достатъчно дълъг, за да може Възложителят да разгледа офертите, да одобри предложението за възлагане на договора, да уведоми участника, спечелил търга, и да сключи договора. Срокът на валидност на офертите е фиксиран на 90 дни от крайния срок за подаване на офертите.

В изключителни случаи и преди изтичане на срока на валидност Възложителят може да поиска от участниците в търга да удължат срока с определен брой дни, който не може да бъде повече от 40.


Участникът, спечелил търга, трябва да поддържа своята оферта още 60 дни след датата на уведомлението за възлагане.

4.3.7. ПОДАВАНЕ НА ОФЕРТИ

Всяка оферта (включваща както техническите, така и финансовите оферти) трябва да бъде поставена в пакет или външен плик, на който са посочени:

(а) адресът за подаване на офертите, даден в тръжното досие;

(б) референцията на тръжната процедура, в която се включва участникът в търга;

(в) когато е необходимо, броя на партидите, за които се участва в търга;

(д) думите “Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите”, написани на езика, на който е изготвено тръжното досие и на местния език;

(и) името на участника в търга.

4.3.8. КОМИСИЯ ЗА ОЦЕНКА
4.3.8.1. СЪСТАВ

Офертите се отварят и оценяват от Комисия за оценка, назначена от Възложителя в състав: Председател без право на глас, Секретар без право на глас и нечетен брой членове с право на глас (най-малко трима). Всеки член трябва да владее в достатъчна степен езика, на който се подават офертите. Членовете с право на глас трябва да притежават необходимите технически и административни способности за даване на компетентно мнение по офертите.


ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Комисията за оценка (т.е. Председател, Секретар и членове с право на глас) трябва да бъде номинирана на персонална база от Възложителя. Съставът на Комисията за оценка трябва да бъде представен за одобрение на Европейската комисия. По правило Европейската комисия номинира наблюдател, който да следи всички или част от заседанията на Комисията за оценка. За участието на други наблюдатели трябва да се иска предварителното одобрение на Европейската комисия.


ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Комисията за оценка (т.е. Председател, Секретар и членове с право на глас) трябва да бъде номинирана на персонална база от Възложителя. Участието на наблюдатели се разрешава индивидуално от Възложителя.


Членовете на Комисията за оценка трябва да участват във всички заседания. Всяко отсъствие трябва да бъде регистрирано и обяснено в Доклада за оценка.

Всички членове на Комисията за оценка с право на глас имат равни права на глас. Имената и функциите на всички участници в процеса на оценка трябва да бъдат отразени в Доклада за оценка.


Пример за Комисия за оценка
Членове с Членове без

право на глас право на глас


ОЦЕНИТЕЛ ПРЕДСЕДАТЕЛ
ОЦЕНИТЕЛ СЕКРЕТАР
ОЦЕНИТЕЛ

--------------------------------------------------------------------------

НАБЛЮДАТЕЛ

НА КОМИСИЯТА

(незадължителен)
4.3.8.2. БЕЗПРИСТРАСТНОСТ И КОНФИДЕНЦИАЛНОСТ
Всички членове на Комисията за оценка, както и всички наблюдатели, трябва да подпишат Декларация да безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А4). Всеки член на Комисията за оценка или наблюдател, при който има потенциален конфликт на интереси поради връзката му с участник в търга, трябва да декларира това и незабавно да се оттегли от Комисията за оценка. Той/тя ще бъде изключен/а от по-нататъшно участие в заседанията на Комисията за оценка.

Всеки член на Комисията за оценка, който се оттегли от Комисията по някаква причина, трябва да бъде заместен (съгласно стандартната процедура на назначаване на членове на Комисията за оценка, разяснена в раздел 4.3.8.1) и процесът на оценка да започне отново. Всяка оценка от член с право на глас, който се е оттеглил на даден етап от оценката, трябва да се анулира и да не се взема предвид.


 Преди подписването на договора между Възложителя и участника, спечелил търга, не може да се разкрива никаква информация за разглеждането, изясняването, оценката или сравняването на оферти или решения за възлагане на договора. Всеки опит на участник в търга да повлияе на процеса по някакъв начин (чрез влизане в контакт с членове на Комисията за оценка или по друг начин) води до незабавно изключване на неговата оферта от по-нататъшно обсъждане.


  • С изключение на заседанието за отваряне на офертите, всички останали заседания на Комисията за оценка се провеждат при закрити врати и са поверителни.

  • С оглед запазване поверителния характер на заседанията, участието в заседанията на Комисията за оценка се ограничава до членовете на Комисията за оценка, посочени от Възложителя, и до упълномощените наблюдатели.

  • Офертите не трябва да напускат стаята/сградата, в която се провеждат заседанията на комисията, преди Комисията за оценка да приключи работа. Когато не се ползват, те трябва да се съхраняват на сигурно място.


4.3.8.3. ОТГОВОРНОСТИ НА ЧЛЕНОВЕТЕ НА КОМИСИЯТА ЗА ОЦЕНКА
Председателят отговаря за координацията на процеса на оценка в съответствие с процедурите, посочени в настоящото Практическо ръководство, както и за гарантиране безпристрастността и прозрачността на този процес. Членовете на Комисията за оценка с право на глас носят колективна отговорност за решенията, взети от комисията.

Секретарят на комисията отговаря за изпълнението на всички административни задачи в рамките на процедурите на оценка. Те включват:



  • изпращане и събиране на Декларациите за безпристрастност и конфиденциалност;

  • водене на протоколите на всички заседания на Комисията за оценка и съответните досиета и документи; и

  • регистриране присъствието на заседанията и изготвяне на Доклада за оценка и анексите към него.


Всяко искане за пояснение, изискващо комуникация с участниците в търга по време на процеса на оценка, трябва да се изготвя в писмена форма и да бъде подписано от Председателя и от Секретаря на Комисията за оценка. Копия от тези комуникации трябва да бъдат приложени към Доклада за оценка.
Ако някоя оферта нарушава формалните изисквания, Комисията за оценка има право по свое усмотрение да реши дали да продължи да я разглежда по-нататък в процеса на оценка. Независимо какво е решението на Комисията за оценка, то трябва да бъде цитирано изцяло и обосновано в Доклада за оценка.
4.3.8.4. ГРАФИК
Комисията за оценка трябва да бъде сформирана достатъчно рано, за да се гарантира присъствието на определените членове (и на евентуалните наблюдатели, номинирани от Европейската комисия, в случай на децентрализиран предварителен контрол) за периода, необходим за подготвяне и осъществяване на процеса на оценка. Оценката на офертите трябва да приключи във възможно най-кратък срок.

Продължителността на процеса на оценка трябва да се договори между членовете на Комисията за оценка и Възложителя. Процесът на оценка трябва да бъде приключен навреме, за да може участникът, спечелил търга, да бъде уведомен от Възложителя (след всички необходими одобрения) в рамките на срока на валидност на офертата (т.е. 90 дни), посочен в тръжното досие.


4.3.9. ЕТАПИ НА ПРОЦЕСА НА ОЦЕНКА
4.3.9.1. ПОЛУЧАВАНЕ И РЕГИСТРАЦИЯ НА ОФЕРТИТЕ
При получаване на офертите Възложителят трябва да ги регистрира и да даде разписка за връчените на ръка. Пликовете с офертите трябва да останат запечатани и да се съхраняват на сигурно място до отварянето им.

Външните пликове на офертите трябва да бъдат номерирани по реда на получаване (дали са получени преди крайния срок за подаване на оферти).



  1. ПОДГОТВИТЕЛНО ЗАСЕДАНИЕ




  • Първо заседание на Комисията за оценка

  • трябва да се проведе преди заседанието за отваряне на офертите

  • тръжното досие трябва да бъде раздадено предварително на членовете на Комисията за оценка

  • Председателят представя общо целта на тръжната процедура.

  • Председателят напомня на Комисията за оценка за критериите за подбор и възлагане, посочени в тръжното досие, като посочва, че те трябва да се съблюдават без изменение.

  • Председателят разяснява процедурите, които трябва да спазва Комисията за оценка.

  • Председателят проверява дали всички членове са запознати с таблицата за оценка, посочена в тръжното досие, за да е сигурен, че ще има последователност при оценяването на офертите от отделните членове на Комисията за оценка. Виж приложение С4 за формата на таблицата за оценка .


4.3.9.3. ЗАСЕДАНИЕ ЗА ОТВАРЯНЕ НА ОФЕРТИТЕ

Целта на заседанието за отваряне на офертите е да се провери дали всички оферти са пълни, дали са предоставени необходимите тръжни гаранции, дали всички документи са подписани и дали офертите са редовни като цяло.


 Заседанието за отваряне на офертите е официален публичен процес. Комисията за оценка отваря публично офертите на мястото и в часа, посочени в тръжното досие.На заседанието за отваряне на офертите се обявяват: имената на участниците в търга, цените на офертите, предоставянето на необходимата тръжна гаранция, както и всички други формалности, които Възложителят счете за целесъобразни.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Европейската комисия трябва да бъде информирана за заседанието за отваряне на офертите. Тя има право да бъде представена като наблюдател на заседанието за отваряне на офертите и да получи копие от всяка оферта.


ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Не е необходимо да се информира Европейската комисия за заседанието за отваряне на офертите и тя не участва в него.




  • Представители на участниците в търга могат да присъстват на заседанието, ако желаят. Протоколът от това заседание трябва да се води отделно и може да бъде предоставен при поискване на участниците в търга.

  • Всички членове на Комисията за оценка, както и наблюдателите трябва да прочетат и подпишат Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А4).

  • Виж контролния списък за отваряне на офертите в приложение С5 за детайлите на дадените накратко по-долу формалности, които трябва да изпълни Председателят с помощта на Секретаря.

Председателят и Секретарят изпълняват следните задачи:

  • Проверяват и оповестяват състоянието на външните пликове преди да ги отворят по реда на получаването, като посочват името на участника в търга. На оценка се подлагат само оферти в пликове, получени преди датата и часа, посочени в тръжното досие.

  • Парафират първата страница на всеки документ и всички страници на финансовата оферта.

Комисията трябва да реши дали офертите съответстват на формалните изисквания . За регистрация на съответствието на всяка оферта с формалните изисквания трябва да се използва Резюмето на получените оферти (виж приложение С6), което се прилага към Доклада за отваряне на офертите. Несъответстващите оферти трябва да се отхвърлят. Офертите, които няма да бъдат подложени на по-нататъшна оценка, трябва да се съхраняват от Възложителя заедно с останалите оферти - гаранциите към тях могат да се върнат на участниците в търга при поискване.
Докладът за отваряне на офертите, който включва Резюмето на подадените оферти и протокола от заседанието за отваряне на офертите, трябва да бъде подписан от Председателя, Секретаря и всички членове на Комисията за оценка с право на глас. Той може да бъде предоставен на участниците в търга при поискване. В Доклада за отваряне на офертите трябва да се посочи:

  • датата, часа и мястото на заседанието;

  • присъстващите лица;

  • имената на участниците в търга, подали оферти в посочения срок;

  • дали оригиналите на офертите са надлежно подписани и дали техническите оферти са изпратени в необходимия брой екземпляри;

  • имената на участниците в търга, чиито оферти са определени като несъответстващи на заседанието за отваряне, както и изискването(ията), на което(които) офертите на съответстват;

  • имената на участниците в търга, които са оттеглили своите оферти;

  • цените на офертите, приети за по-нататъшна оценка;

  • всички декларации, направени от участниците в търга.




Сподели с приятели:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   13




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница