Структура и детайлни изисквания

3.2.1.3. Минимално изискуеми функционални параметри на ИС след обновяването и надграждането ѝ

• 
  Лесно създаване и работа в екип – системата да предоставя интуитивен интерфейс за създаване на документите и съвместна работа на потребителите по вече създадените документи.
  
  • 
    Управление на документите с продуктите на Microsoft® Office - системата да позволява тясна интеграция с широко разпространените продукти на Microsoft® Office.
    
  • 
    Използване на работни пространства за съвместна работа преди публикуване на документа.
    

• 
  Работни потоци за автоматизиране на жизнения цикъл- Работният поток се описва като серия от задачи, които произвеждат резултат. В контекста на системите за управление на документи работният поток се дефинира по-строго, като автоматизирано движение на документи през поредица от действия и задачи, които са свързани с бизнес процес.
  
  • 
    Системата да предоставя възможност за добавяне на работен поток към библиотека с документи, който маршрутизира документа към група от хора за одобрение. Когато авторът на документа стартира този работен поток, работният поток създава задачи за одобрение на документа, възлага тези задачи на участниците в работния поток, а после изпраща имейл предупреждения към участниците с инструкции за задачите и с връзка към документа, който се одобрява. Докато работният поток се изпълнява, собственикът на работния поток (в този случай авторът на документа) или участниците в работния поток ще да могат да проверят "Състояние на работния поток", за да видят кои участници са завършили своите задачи в работния поток. Когато участниците в работния поток завършат своите задачи в работния поток, работният поток завършва и собственикът на работния поток бива уведомен автоматично, че работният поток е завършил. Действията в потока "Одобрение" в този пример следват процеса, показан в следната илюстрация на фиг. 10.
    

Фиг. 10. Последователност на действия в потока "Одобрение".

• 
  Системата да позволява на потребителите да могат да стартират и участват в работни потоци, като използват формуляри по избор, които са налични в документа. Освен това функционалността на работния поток в системата да бъде плътно интегрирана с Microsoft Office пакета. Следните задачи на работен поток да могат да се изпълняват или в системата, или директно в определени клиентски програми, които са част от Microsoft Office пакета:
  
  • 
    Преглеждане на списъка на работните потоци, които са налични за документ.
    
  • 
    Стартиране на работен поток в документ.
    
  • 
    Преглеждане, редактиране или повторно възлагане на задача от работен поток.
    
  • 
    Завършване на задача от работен поток.
    
• 
  Системата да предоставя графичен интерфейс за дефиниране на работни потоци;
  

• 
  Системата да предоставя възможност за дефиниране и генериране на справочна информация;
  

• 
  Извличане и редактиране на документ - Извличането на документи не позволява на много хора да правят промени по едно и също време, което също помага за избягване на конфликти и обърквания относно промените. Вкарването и извличането на документите дава повече контрол при проследяването на версии, тъй като версия ще се създава само при вкарване на документа, а не при всяко отваряне и затваряне на документа, за да се работи по него.
  
  • 
    Когато документът е извлечен, никой да не може да го редактира, освен лицето, което го е извлякло. Неговата икона в библиотеката да се промени, за да покаже, че документът е извлечен. Системата да предоставя информация кой потребител е извлякъл документа. Промените, които друг прави в документа, докато той е извлечен, да не се виждат за останалите, докато документът не бъде регистриран отново. Това ще е така, независимо дали потребителят работи по документа върху твърдия си диск, или на сървъра на системата.
    
  • 
    Системата да може да се конфигурира така, че да изисква да се извличат документите, преди да се редактират. Ако в системата е задължително извличането, трябва потребителите да бъдат подканени да извлекат документа, когато се редактира. Ако се налага извличане, първо да се вкара обратно новия документ, когато се създава или качва в системата. Документът да не е наличен за останалите, докато не се вкара обратно.
    

• 
  Одобрение и публикуване на документите – да може да се задава задължително одобрение на документите в (Списък. Компонент от уеб сайт, който съхранява и показва информация, към която потребителите може да добавят още, като използват браузърите си. Това изисква уеб сървър, на който е инсталирана Windows Shсистемата.
  
  • 
    Когато се приложи тази настройка за одобрение на съдържанието, документът, който е променен, трябва да остава в очакващо състояние, докато не бъде одобрен или отхвърлен от някого, който има право да го одобри. Ако документът бъде одобрен, ще му се присвоява състояние „Одобрен“ в системата и ще се показва на всеки, имащ права да преглежда документите. Ако документът бъде отхвърлен, той ще остава в очакващо състояние и ще е видим само за лица с разрешение за разглеждане на чернови.
    
  • 
    По подразбиране очакващият документ ще е видим само за своя създател и за хората с права да управляват документите, но ще може да се укаже дали други групи от потребители могат да визуализират документа.
    
  • 
    Ако системата е настроена за проследяване на главни и второстепенни версии, потребителят, който редактира документа, първо ще публикува главната версия (Голяма версия. Номерирано копие на файл, което е променено значително спрямо предишната голяма версия. Всяка голяма версия се указва чрез цяло число (1, 2, 3, ...), което показва, че е публикувана за по-широка аудитория във вашата организация.) на документа.
    

• 
  Правила за приключване и архивиране на документите – В системата да може да се дефинира информационна политика за управление на определен тип документи, така че да може да се конфигурира автоматично да се изпълни от зададен работен поток. Това включва автоматично приключване и архивиране на документите от системата.
  

• 
  Търсене на документи в системата – Системата да позволява търсене на документи, които съдържат конкретна дума или фраза, написана на определен език, създадени в определено приложение или документи, които имат определени свойства. Системата трябва да съдържа също и функции за ограничаване на търсене / разширено търсене.
  

• 
  Управление на правата за достъп до документите – Системата да разрешава ограничаване на действията, които потребителите могат да предприемат върху документите, които са изтеглени от системата. Системата да може да шифрова изтеглените документи и да ограничава множеството от потребители и програми, на които е разрешено да дешифрират тези документи. Също така да може да се ограничат правата на потребителите, на които е разрешено четенето на документите, така че те да не могат да предприемат действия, като отпечатване на копия на документите или копиране на текст от тях.
  
  • 
    Да може да се използва управление на правата за достъп, за да се ограничи разпространението на конфиденциално съдържание. Например ако се създава библиотека с документи за споделяне на информация за предстоящи продукти с избрани маркетингови представители, ще може да се използва управление на правата за достъп, за да се попречи на тези потребители да споделят това съдържание с други служители на фирмата.
    
  • 
    В системата да може да се прилагат права за достъп към цялa библиотека с документи, а не към индивидуални документи. Това ще улесни осигуряването на съответстващо ниво на защита за цялото множество от документи. Така управлението на правата за достъп може да помогне на организацията да наложи корпоративни правила, които управляват контрола и разпространението на конфиденциална или частна информация.
    

• 
  Електронно подписване на документи
  

• 
  Автоматични известявания
  

Известяванията да бъдат разделени на следните категории:

• 
  Общи известявания (изпратени към всички потребители на портала) – тези нотификации да са за всички потребители на портала – например, публикувани наредби и др.
  
• 
  Групови известявания (изпратени само към определена група от потребители на портала) – тези известия да са предназначени за определена група от потребители.
  
• 
  Лични известявания (изпратени само към всеки потребител на портала) – тези известявания са лични за всеки потребител на портала и се отнасят за: статус на оплакване; статус на заявка за издаване на разрешително; известяване за прекратяване на разрешително; и др.
  

• 
  Автоматични номера на заявките
  

• 
  Достъп до документи и бланки
  

• 
  Съвместна информационна система (Joint Informational System)
  

• 
  Обновен и надграден Уеб портал
  

• 
  Публикуване на информация
  

• 
  Софтуерната разработка на нови модули или надграждането на съществуващите трябва да отговаря на следните изисквания:
  

• 
  На потребителите не трябва да се налага ръчно да копират данни от даден съществуващ модул към новоразработена функционалност или обратно;
  
• 
  Възможност за извличане на данни от съществуващите регистри без да се налага напускане на текущото приложение;
  
• 
  Възможност за вписване и редактиране на данни в съществуващите регистри без да се налага напускане на текущото приложение;
  
• 
  Да бъдат използвани съществуващите номенклатури, добавянето на нови номенклатурни полета е допустимо само в случай, че реализирането на новата функционалност пряко го изисква.