Релеваност на функциите на администрацията към общите правомощия на кмета

Релеваност на функциите на администрацията към общите правомощия на кмета

От таблицата се вижда, че единствено от общите правомощия на кмета Управление на собствеността не е обезпечено от общата администрация. Това е така тъй като правомощията на кмета по Управление на собствеността се причисляват към областите на политика, покриващи се като основни функции от специализираната администрация.

Следва да се отбележи, че този извод е валиден за изключително голяма част от общините в България.

Таблица № 3.

Релевантност на функциите на админстрацията към ообщите правомощия на кмета

Област на компетентност	Обща администрация
	Дирекция "Административно, правно, информационно обслужване, финансово стопанска дейност и управление на собствеността"
Управление на човешките ресурси
Управление на финансовите ресурси
Правни дейности
Управление на собствеността
Управление при отбранително-мобилизационна подготовка
Информационно обслужване и технологии
Административно обслужване
Канцелария
Протокол и връзки с обществеността
Легенда
Основна функция
Допълнителна / спомагателна функция

Източник: Окончатален доклад за проведен функционален анализ в община Кочериново

При по-задълбочен преглед на длъжностите и длъжностните характеристики на служителите в Дирекцията впечатление прави, че дейностите свързани с протокол и връзки с обществеността, както и правни дейности не фигурират.

Специализираната администрация в община Кочериново наброява 16 души, структурирани в една дирекция, без разделянето й в отдели.

Следва да се отбележи, че независимо от малката численост на администрацията и големия брой дейности и функции, които изпълнява, Община Кочериново се характеризира с изключително добра организационна и функционална структурираност, изцяло отговаряща на нормативните изисквания.

При анализа на текущото състояние на ефективността на общинската администрация, беше изследвано формулирането и познаването на мисията на администрацията, дългосрочно и краткосрочно планиране, разпределение на целите и задачите, тяхното изпълнение и отчитане, и обезпечеността на работата на администрацията със стратегически, планови и програмни документи.

Налице е негативна тенденция при годишното определяне на целите и задачите в работните планове на служителите в администрацията, същото да се извършва на база заложентото в длъжностните характеристики и изпълняваните оперативни дейности.

Не бяха открити доказателства за наличието на правила, методики и/или процедури при определяне на целите, сроковете за изпълнение, както и измерими показатели за изпълнението им, както за служителите, така и за администрацията като цяло.

Налице е относително добра обезпеченост на областите на политика със стратегически и програмни документи на община Кочериново (виж. Таблица №5. Обезпеченост на областите на политика със стратегически документи)

Отчетът на бюджета на администрацията е съсредоточен единствено по финансови показатели и представяне на планираните и разходваните средства по отделните параграфи и не съдържа информация за постигнатите резултати в работата на общината. Липсата на формализирани резултати по различните политики, затруднява изключително много оценката на ефикасността на разходи и възможността да се прецени тяхната икономичност.

Предвид наличната информация може да се заключи, че разходите за админстрацията намаляват с бързи темпове, както общо за периода (2010-2012), така и за всяка една последователна година, като следват динамиката на степента на натовареност. Това подсказва, че не е намерен дългосрочен баланс по отношение оптимизацията на разходите на общинска администрация. Показателят спада от 5 657 лева на служител през 2010 година до 3 675лева – през 2012 година, което е близо 30% спад.

Балансът между натовареност на служителите и обем на работа измерен според обема на обслужвано население се характеризира с постоянна динамика в посока на понижение на показателите, което може да доведе до понижаване ефективността от работата на администрацията. На лице са възможности за допълнително оптимизиране.

Тук следва да се отчете още веднъж, че основна част от разходите на Община Кочериново са ориентирани към Издръжка, докато директно относимите разходи за администрация са относително нисък дял. Това означава, че в известна степен директната интерпретация на показателя може да не дава обективна картина за разходоемкостта на административния персонал, сам по себе си.

Основни изводи от направената оценка са свързани с относително постоянна и балансирана структура на разходите в общинския бюджет на Община Кочериново, постоянни приемливи нива на ефективност и ефикасност, като всички изчислени показатели сочат негативна тенденция и възможности за оптимизиране в бъдещи периоди. Допълнителен анализ с разширен изходен информационен материал би могъл адекватно да покаже на какво се дължат констатираните финансови характеристики.

От таблицата по-долу се вижда, че образователното ниво на служителите като цяло надвишава значинелно минималните изисквания за длъжността, която заемат (45% са по-високо образование). 67 % от служителите имат висше образование, като 58% от тях са с образователна степен магистър.

Всяка година следва да се разработва Годишен план за задължителни и специализирани обучения, в рамките на който се определят:

• 
  Потребности от задължително обучение;
  
• 
  Потребности от специализирано обучение, в следните направления:
  

• 
  Обучения, допринасящи за постигане на целите на администрацията;
  
• 
  Обучения, допринасящи за подобряване работата на структурното звено;
  
• 
  Обучения, допринасящи за професионално, кариерно и личностно развитие.
  
• 
  Обучения, допринасящи за професионално, кариерно и личностно развитие.
  

През 2013 г. община Кочериново кандидатства и сключва договор за безвъзмездна финансова помощ № А12-22-160 / 21.05.2013 г. по Оперативна програма «Административен капацитет», BG051PO002/12/2.2-07, с проект: «Повишаване квалификацията на служителите в Община Кочериново, чрез провеждане на обучения за допълнителни компетентности”.

В рамките на проекта са обучени 14, в следните области:

• 
  „Ефективни комуникации в държавната администрация”, вкл. 1) Комуникационна стратегия; 2) Усъвършенстване на вътрешните комуникации в администрацията; 3) Връзки с обществеността; 4) Изграждане на публичен имидж; 5) Специфика на междукултурните комуникации; 6) Делова комуникация и етикет; 7) Държавен протокол и церемониал; 8) Практически умения за ефективни комуникации.
  
• 
  Работа със специфични групи граждани: обучение за работа с малцинства, обслужване на неграмотни лица, на лица със слухови и говорни проблеми. Придобиване на умения за ефективна делова комуникация с граждани със специални потребности с цел ефективно предоставяне на исканата от тях услуга.
  
• 
  Придобиване на ключови компетентности: 1) Екипна ефективност; 2)Лична ефективност; 3) Ефективно лидерство.
  

Необходимо е в бъдеще ръководството на общината да обърне сериозно внимание върху обучението и развитието на служителите. Да им осигури възможност за усъвършенстване на придобитите знания и да развият професионалните си умения.

В общинска администрация Кочериново се предоставят следните групи услуги: 1) административни услуги по гражданска регистрация и административно обслужване на населението, 2) административни услуги към местни данъци и такси, 3) административни услуги по териториално устройство и техническа инфраструктура и 4) други.

Към момента няма въведена практика за електронно обслужване и предоставяне на административни услуги от общината.

Предоставянето на всички административни услуги се извършва на базата подаване на заявление/искане/молба и т.н. в изградения към общината информационен център.

Липсата на достатъчно капацитет и възможността за електронно обслужване е причина за голяма част от предоставяните административни услуги опцията за «бърза поръчка» да не е налична.
По отношение инфорираността на населението администрацията използва следните канали за комуникация: 1) Официалната интернет страница на общината; 2) Информационен център; 3) Информационни табла в сградата на общината.

Предвид динамичния начин на живот и развитието на електронните технологии интернет комуникацията става основна движеща сила във вразката между бизнеса, гражданите и администрацията в частност.

От направения в рамките на функционалния анализ, анализ на интернет страницата на общинска администрация Кочериново бяха изведени следните констатации:

• 
  Налице е пълно осигуряване на информация за предоставяните от администрацията услуги .
  
• 
  Налични са отчети за управление на мандата. Отчети и бюлетини по отношение цели на администрацията, бюджет и други не са налични.
  
• 
  Налице е частичнво осигуряване на информация за проекти, конкурси (публични покани) и значими събития. Наблюдава се изибрателност при предоставянето на информация. Част от проектите, конкурсите се публикуват и се предоставя информация за тях, за други - липсва.
  
• 
  Наблюдава се частично осигуряване на достъп до нормативни актове и други стратегически документи, отнасящи до работата на администрацията и свързаните с това услуги. Налични са по един, два документа, които не дават ясна насока и възможност на потребителя да се ориентира в правилата и работата на ОА Кочериново.
  
• 
  Наличието на една и съща информация, но поднесена по различен начин на различни места, затруднява бързото и лесно ориентиране.