Първа. Делово общуване

88 източници. Той също е форма на бизнес кореспонденция, която изисква същото внимание както меморандумите и писмата. Тази електронна форма на комуникация бързо се превърна в предпочитано средство поради своите преимущества - удобство, бързина, изпращане на голям обем информация чрез "прикачване" на файлове, икономия на време и пощенски разходи. Важен е и фактът, че получателят може да редактира, да вкара допълнителна информация и да върне файловете със същата скорост и степен на сигурност.
Всяка институция трябва да има правилен електронен мениджмънт, който да бъде разяснен на всички служители, спазвайки следните четири елемента:

Нулева толерантност към тормоза и дискриминацията;

Надеждно съхраняване на имейлите;

Получаване на поверителна информация по друг начин;

Спазване на авторското право.
Безспорно днес по-голяма част от кореспонденцията се извършва по електронен път. Това съвсем не означава, че трябва да се пренебрегнат правилата на деловата етика и изискванията за оформяне на деловата кореспонденция. И тук с пълна сила важат изискванията за стил и съдържание (с увод, изложение, заключение).
Уводът започва с учтива форма на обръщение, като: ―Здравейте, господин Попов‖, ―Уважаеми господин/госпожо ...‖. Използването на делови стил на писане, кратко и ясно на въпроса, за който се пише е задължително. Не се правят дълги изречения с неясни формулировки, не се използват ненужни съкращения. Не се пише от лично име, а от името на институцията, която пишещият представлява, освен ако не се изисква персонална отговорност и работа по проект, което налага размяна на лични имейли.
Важно изискване е да се внимава за грешки, това е много неприятно за получателя. Преди да бъде изпратено писмото, внимателно се прочита или се използва речник за проверка на правописа. Особено важно е да не се пропусне попълването на полето
―Относно‖ (Subject), липсата му е проява на неучтивост. Това дава

89 възможност на получателя да разбере за какво става въпрос, а и да го предпази от опасността от вируси. Този въпрос не бива да бъде подценяван. Внимателно трябва да се подходи при отваряне на прикрепени файлове с разширение *.doc, *.zip, *.exe. Ако е получен такъв файл и не е известен подателят, веднага се изтрива. Темата на имейла, записана на мястото, обозначено със Subject, е входът към цялото писмо. От нейната формулировка до голяма степен зависи дали писмото изобщо ще бъде прочетено. Така че формулирайте темата прецизно - точно и кратко. Много внимателно избягвайте обаче думи и изрази като cheap, discount, free
. Те често присъстват в Subject-а на спам съобщенията, които се улавят и спират от сървърите на интернет доставчиците автоматично и никога не стигат до адреса, до който са изпратени.
Писмото завършва с учтива форма (изказване на успехи в работата, в личен план, пожелаване на нещо приятно) и подпис на съставителя.
Когато трябва да се изпрати прикачен файл, се описва с няколко думи какво съдържа той, в противен случай рискът да остане неотворен е много вероятен.
Когато се изпраща съобщение на повече от един получател, адресите им се поставят в полето Bcc: (Blind Carbon Copy) , а не в Cc:
(Carbon Copy
) където са видни и за другите получатели, а това за тях може да е неприятно. Когато отговорът е автоматичен, оригиналното съобщение се изтрива.
В комуникациите по Интернет широко се използват и така наречените емотикони, това са символи, които изразяват определен тип емоции, като:
( - радост, усмивка; ;-) – намигване;  - изпитвам яд, тъжен съм.
Тези символи не са подходящи за деловата кореспонденция, по тази причина и не е желателно да се използват. Те са подходящи за личната кореспонденция, между приятели.
Напоследък в деловите писма, изпращани по имейла, се прокрадват все повече „термини― от електронния сленг на чат сайтовете.
Те обикновено пресъздават англоезични фрази.

90
Таблица 2. Речник на електронния сленг ty (thank you) = 10x (thanks) - благодаря
ASAP (as soon as possible) - колкото е възможно по-скоро
CU@ (see you at...) - ще се видим на
4 you (for you) - за Вас
2 you (to you) - към Вас u2 (you too) -
Вие също brb ((I'll) be right back) - връщам се веднага ttyl (talk to you later) - ще говорим по-късно
Специалистите по комуникационни стратегии са категорични, че електронният сленг няма място в официалното общуване с бизнес партньорите. Той пренебрегва нормите на учтивостта, прави общия тон на деловото писмо прекалено фамилиарен, което в повечето случаи звучи дразнещо или дори обидно за получателя.
За да се работи ефективно в Интернет при изпращане, получаване и съхранение на съобщения и информация, да не се забравя:

Изтриване ненужните съобщения и съхраняване само информация, която е необходима;

Използване надеждни антивирусни програми за предпазване от вируси (Например Norton anti-Virus, можете автоматично да я актуализирате от Интернет);

Изпращането на всички съобщения по възможност наведнъж спестяват разходи и време, писането и четенето да става само когато сте offline;

Формулиране на съобщенията без правописни грешки, любезно и учтиво;

Използване на специална програма за електронна поща;
Имайки предвид, че срокът на съхранение на твърдия диск е 10 години, желателно е да се направи картотека, като съхранява нужната информация на дискети или CD;
Проверяване редовно на електронната поща, за да се отговори навреме на спешни e-maili, така няма да бъде партньорът принуден да уведомява и по телефона за изпратен e-mail.
И накрая, нищо не може да постави компетентността и

91 способностите на пишещия на изпитание така, както един писмен документ. Ако документът е неясен, неорганизиран, пълен с неподкрепени аргументи и осеян с грешки, остава се с впечатление, че и пишещият е неорганизиран, с неясна мисъл, повърхностен и неинформиран. Затова е необходимо да се постигне ясна структура, точност, яснота на мисълта и изказа, краткост и убедителност.
РЕЗЮМЕ НА ТЕМАТА
След разглеждане на основите на правилното писане може да се премине към по-конкретни негови форми. В този раздел ще се запознаем с трите най-популярни форми на писане за целите на бизнеса и форматирането на написания текст с помоща на Word for Windows. При повечето бизнес контакти всекидневното писане се състои в съставяне на меморандуми, служебни (бизнес) писма и имейли. Всичко, което беше казано до тук, относно общите принципи, черновата и редактирането, е приложимо и към тези форми. Все пак обаче, всеки тип писане си има уникални характеристики, формати, специфична лексика, реквизити, които трябва да бъдат спазени.
КЛЮЧОВИ ДУМИ И ТЕЗИСИ:

Бизнес писма;

Ефективни Меморандуми;

Електронна кореспонденция.
ДОПЪЛНИТЕЛНА ЛИТЕРАТУРА
1.
Манолова, Л. Съвременна езикова култура. С., 2002 2.
Саркисян, А. и Лалка Борисова. Бизнес кореспонденция със съвременни информационни технологии, Свищов, 2005 3.
Бизнес кореспонденция на английски и български език.
(Съставител В. Тодорова) С., 2001.
4.
Веселов, П. Аксиомы делового письма. М., 1993.
КОНТРОЛНИ ВЪПРОСИ ПО ТЕМАТА
1.
Какви писмени форми на комуникация познавате? Кога се използват?
2.
Какъв документ е меморандумът, каква форма на комуникация е той? Как се оформя, какви изисквания се спазват?
3.
Каква е структурата на деловото писмо, от чие име се пише?

92
ПРИМЕРНИ ОБРАЗЦИ НА МЕМОРАНДУМ
МЕМОРАНДУМ ЗА СПАСЯВАНЕ ОТ ЗАСТРОЯВАНЕ НА
БЪДЕЩИТЕ ЗАЩИТЕНИ ЗОНИ И СЪЩЕСТВУВАЩИТЕ ЗАЩИТЕНИ
ТЕРИТОРИИ ПО ЧЕРНОМОРСКОТО КРАЙБРЕЖИЕ
Днес, .... 2011 г. Министерството на околната среда и водите, представители на инициативния комитет за спасяване на Иракли и
Черноморието и представители на неправителствени природозащитни организации (изброени), наричани за краткост СТРАНИТЕ, сключиха
Меморандум за разбирателство.
Водени от общото си желание да укрепят и затвърдят ползотворния диалог помежду си като най-желана форма на взаимодействие;
Декларирайки готовност да работят заедно за постигане на значителен напредък в осъществяването на екологичната политика на
България;
Ангажирайки се да намерят ефикасни решения за поставените от страните обществено значими проблеми в сферата на защита на природата;
И в стремежа си да постигнат действително и пълно изпълнение на поетите ангажименти от страна на Република България в процеса на присъединяване към Европейския съюз, СТРАНИТЕ се споразумяха за следното:
Член 1:
В срок до 31 декември 2006 г., поетапно да намерят взаимно удовлетворително разрешаване на изброените в Плана за действие към настоящия Меморандум (Приложение 1) природозащитни проблеми и да предприемат всички необходими действия от компетенцията им за тяхното действително преодоляване.
Член 2:
СТРАНИТЕ ще излъчат свои компетентни представители, които да формират работни екипи с цел подпомагане на работата по отделните групи от проблеми. Дейността на работните екипи ще се организира от

93 координатор (излъчен от МОСВ) и секретар (излъчен от НПО), които ще имат задължението да информират текущо за напредъка и съгласуват постигнатите проекторешения със своите ръководители и организации.
Член 3:
Работните екипи се задължават да работят по отделните проблеми до намирането на приемливо за страните решение на всеки един от тях.
Така постигнатите решения от всеки работен екип ще бъдат представени на обща среща на СТРАНИТЕ, организирана от МОСВ и в присъствието на Министъра на околната среда и водите.
Член 4:
При намиране на приемливо и благоприятно решение по даден проблем от Приложение 1 СТРАНИТЕ се задължават да предприемат незабавно действия за неговото прилагане, съгласно дадените им по закон правомощия, без да изчакват провеждането общата среща по чл. 3. В случай, че по даден проблем е намерено и реализирано приемливо за страните решение преди провеждането на общата среща, то направеното ще бъде представено на общата среща като пример за добра практика.
Член 5:
За срока на действие на този меморандум СТРАНИТЕ се задължават да поддържат отворен и постоянен диалог помежду си и своевременно да разрешават в дух на разбирателство възникналите трудности.
Член 6:
Работата по изпълнението на настоящия Меморандум не ангажира никоя от СТРАНИТЕ при работата им – помежду им или с трети страни – по теми, задачи и проблеми извън обхвата на настоящия Меморандум.
Този Меморандум и План за действие (Приложение 1) се сключиха в четири еднообразни екземпляра, по един за страните и един, който ще бъде представен на Делегацията на Европейската комисия в София, като свидетелство за конструктивния диалог и ангажираност в разрешаването на проблемите в сектор ―Защита на природата‖ от Глава
―Околна среда‖.
Подписи на участниците:

94

Изтегляне 2.19 Mb.

Сподели с приятели: