„Развитие на административното обслужване по електронен път”

Координационният съвет се състои от следните членове:

• 
  Ръководителя на проекта от страна на Възложителя;
  
• 
  Координатор на проекта от страна на Възложителя;
  
• 
  Координаторите на обособени позиции от страна на Възложителя;
  
• 
  Ръководителите на обособени позиции от страна на Изпълнителите;
  
• 
  Представители на администрациите-партньори.
  

Координационният съвет:

• 
  Представлява висшето ръководство на проекта от страна на Възложителя и Изпълнителя;
  
• 
  Следи на високо ниво за напредъка на проекта и инициира контакти с УО на ОПАК при идентифицирана необходимост от промени в проекта, които са извън планираните обхват, срокове и качество;
  
• 
  Събира се на периодични заседания, в края на всяка дейност по проекта и при необходимост;
  
• 
  Осигурява форум за обсъждане и вземане на общоприето решение на всички въпроси от съществено значение за успешното изпълнение на взаимно зависимите дейности от отделните обособени позиции;
  
• 
  Приема общия план за изпълнение на проекта, на базата на индивидуалните планове на обособените позиции, с което се осигурява необходимия синхрон между взаимозависимите дейности в отделните обособени позиции.
  

Обхватът на всяка една дейност по всяка обособена позиция е детайлно посочен във всяко техническо задание към всяка обособена позиция.

Изпълнителите се задължават да изпълняват исканите промени само в обхвата на предмета на конкретната обособена позиция, като се гарантира осигуряването на предвидим и стандартизиран процес по внасяне на изменения и постигане без промяна на предмета на поръчката на заложените цели и очаквани резултати.

Управление на графика

Изпълнителите се задължават да спазват графика за изпълнение на проекта, като се задължават да изпълняват необходимото за навременното приключване на проекта като:

• 
  Определяне на задачите и дейностите – идентифициране и документиране на конкретните задачи, необходими за постигане на набелязаните резултати. Определянето на задачите се определя от дефинирания обхват и включва детайлизиране, предположения и ограничения;
  
• 
  Последователност на задачите и дейностите – идентифициране и документиране на логическите взаимозависимости между задачите. Те трябва да бъдат планирани в правилната последователност, за да спомогнат за извършване на изпълнението съгласно реалистичен и постижим график. В резултат се определя график със съответните контролни точки и зависимости;
  
• 
  Продължителност на задачите и дейностите – определя се въз основа на информацията за обхвата на проекта, разполагаемите за изпълнението му ресурси и наличните ограничения във времето, например задължителните срокове за изпълнение на етапи от дейности по обособена позиция. Предварителната оценка за продължителността на задачите се детайлизира в хода на работата, предвид наличието на данни от хода на изпълнението;
  
• 
  Определяне на график – задава се началната и крайната дата на задачите за изпълнение. Процесът преминава през няколко итерации преди окончателното определяне на графика;
  
• 
  Контрол на графика – извършва се управление съобразно факторите, които влияят върху пораждането на промени, грижи се за съгласуването на промените, констатира наличието на промени и ги управлява, когато възникнат.
  

Всеки Изпълнител на обособена позиция следва по време на етап планиране на изпълнението на съответната обособена позиция да разработи и съгласува с Възложителя детайлизиран график с определени конкретни задачи на ниско ниво за изпълнение на всяка дейност, тяхната последователност и продължителност и конкретни дати на приключване на задачите.

Всеки изпълнител трябва да изпълнява искания за промяна в отчетен продукт – предмет на договора по съответната обособена позиция, дори когато е вече приет от Възложителя, ако тази промяна е наложителна за отстраняване на несъвместимости между отчетните продукти на различни изпълнители или между отчетните продукти на един и същ изпълнител по отделните дейности на дадена обособена позиция.

Ако резултат/(отчетен продукт) от дадена дейност от даден Изпълнител зависи от резултатите на друг Изпълнител, първият следва да изчака резултатите от втория преди да предаде своя резултат.

При забава в дадена дейност от даден Изпълнител, от която зависят резултатите на друг Изпълнител, то последният е длъжен да предложи на Възложителя стандартизирани и унифицирани интерфейси и протоколи за продължаване на работата, гарантиращ целостта на крайния резултат.

Изпълнителите се задължават да включват всички дейности от цялостното управление на проекта, които определят политиката, целите и отговорностите по качеството и ги осъществяват чрез планиране на качеството, гарантиране на качеството, качествен контрол и подобряване на качеството в рамките на системата за качество.

Изпълнителите се задължават да извършат следните дейности :

• 
  Планиране на качеството – идентифициране на стандартите за качество за конкретния проект и начините за спазването им.
  
• 
  Гарантиране на качеството – всички планирани и систематични действия в рамките на системата за качество, които дават увереност, че проектът ще отговаря на съответните стандарти. Ще се извърша в хода на целия проект.
  
• 
  Качествен контрол – проследяване на конкретни резултати, за да се определи дали отговарят на зададените стандарти и да се набележат начини за отстраняване на причините за незадоволителните резултати. Ще се извърша в хода на целия проект. Резултатите включват както доставката на конкретен резултат/продукт, така и резултати от управлението на проекта (изпълнение на бюджета и графика).
  

Изпълнителите са задължават, че за верифициране на резултатите в проекта ще бъдат провеждани прегледи. Прегледите ще бъдат неформални, без протоколиране. Откритите несъответствия ще бъдат оценявани по критичност, като несъществените ще бъдат отстранявани без последваща проверка, а за съществените ще бъде изготвян Констативен протокол и след изпълнение на назначените коригиращи действия ще бъде провеждан повторен преглед на съответния продукт.

Приемането на резултатите от етапите от страна на Възложителя е описано в т. Приемане на резултатите.
Управление на конфигурацията

За управление на конфигурацията на продуктите по отделните обособени позиции ще се използват съответните системи, посочени от съответния Изпълнител на обособената позиция. Изпълнителите се задължават тези системи да предоставят като минимум възможност за достъп до всички обекти в конфигурацията, маркиране на версиите и генериране на актуалната конфигурация.

Изпълнителите се задължават при необходимост да осигурява достъп до системата за управление на конфигурациите на упълномощени от ръководителя на проекта от страна на Възложителя лица.
Докладване на проблеми и коригиращи действия

Изпълнителите се задължават да използват специализирани системи за целите на докладването на проблеми и управление на тяхното коригиране. Всеки Изпълнител следва да предостави на Възложителя детайлно описание на процедурата, по която се управлява този процес, както и достъп до съответната система.

Записите по осигуряване на качеството ще бъдат предоставяни от изпълнителите на хартиен носител или в електронен вид като отчети от използваните автоматизирани системи, кореспонденция и др.

Всеки новосъздаден или модифициран програмен модул ще бъде тестван самостоятелно от разработчиците в проектния екип.

Преди предаване на готовия продукт ще бъде проведено системно тестване на заявената функционалност и нефункционални свойства, който трябва да притежава продуктът. Системното тестване ще бъде изпълнено като “black box” тестове с изпълнение на съответните функции в софтуерната система, в тестова среда, с тестови данни, на инфраструктура на Изпълнителя. За тестването Изпълнителя е длъжен да разработи тестови процедури, включващи множество тестови сценарии с контролни данни, които да включват входни данни и очаквани резултати. Тестовите процедури и тестовите сценарии се съгласуват с Възложителя.

Системното тестване ще бъде приключено, когато всички тестови случаи бъдат изпълнени и няма отворени дефекти.

След предаване на готовия продукт на Възложителя се провежда приемно тестване в среда на Възложителя с обучени лица, посочени от координатора на обособената позиция от страна на Възложителя. Приемното тестване се извършва на базата на план за тестове за приемане и тестови сценарии и включва преглед на потребителската документация.

Конкретните срокове за провеждането на тестването се указват в графика на проекта за съответната обособена позиция.

Изпълнителите се съгласяват, че управлението на промените се отнася за процедурите по контрол на промените за искания, които се считат за отклоняващи се от основните и съгласувани рамки на проекта, като тези процедури се прилагат за всички типове искания за промяна.

Изпълнителите се съгласяват, че исканията за промяна могат да се инициират и от двете страни (Възложител и Изпълнител) и трябва да бъдат адресирани до другата страна за оценка и одобрение.

Изпълнителите се задължават исканията за промени да се подават към Ръководителите на проекта от страна на Възложителя или към оторизираното лице на Изпълнителя. Влиянието на всяко искане за промяна се оценява, като се идентифицира:

• 
  Каква промяна е необходима;
  
• 
  Какво ще бъде влиянието на промяната върху целите на проекта - обхват, качество на продуктите на проекта, време и разходи;
  
• 
  Какво ще бъде влиянието върху рисковете.
  

Заявките за промяна се подават само в писмен вид.

Координаторите на обособените позиции страна на Възложителя отговарят за събирането, съхраняването и поддържането на историята на исканията за промяна.

Процедурата за контрол на промените ще гарантира, че предложените промени в системата са оценени и приложими.

Основните стъпки в процедурата са:

1. 
   Подаване на Искане на промяна;
   
2. 
   Анализ на Искането за промяна;
   
3. 
   Оценка на цената (време, усилия, средства) на Искането за промяна;
   
4. 
   Прилагане на Искането за промяна;
   
5. 
   Поддържане на история / проследимост на Исканията за промяна.
   

Всеки Изпълнител може да детайлизира процедурата за контрол на промените, но така, че тя да отговаря на изискванията, посочени по-горе.

Изпълнителите се съгласяват и приемат, че процесите по управление на комуникациите осигуряват навременното и адекватно генериране, събиране, разпространение, съхранение и унищожаване на информацията по проекта. Те осъществяват критичната за успеха връзка между хора, идеи и данни. Всеки участник в проекта трябва да е готов да изпраща и приема комуникации и трябва да разбира как каналът на комуникация, в която участва, се отразява на целия проект.

Планирането на комуникациите определя информационните и комуникационни нужди на заинтересованите лица – кой от каква информация има нужда, кога трябва да я получи и по какъв начин.
Канали за комуникация

Изпълнителите приемат и се съгласяват, че за разпространението на информацията между участниците в проекта и другите заинтересовани лица ще бъдат използвани следните комуникационни средства:

• 
  Електронна поща – e-mail кореспонденцията ще бъде използвана за ежедневна комуникация и разпространение на информация. Това средство за комуникация ще бъде използвано за разпространение на оперативни документи между членовете на екипите, ръководителите на проекта и другите заинтересовани лица. Документи, изискващи одобрение се изпращат първо по електронна поща за съгласуване с другата страна, след което се разпечатват на хартия и се подписват.
  

• 
  Хартиен носител – на хартиен носител ще бъдат разпечатвани и разпространявани документите, които са резултати от изпълнението на проекта и такива, които изискват одобрение: доклади, планове, протоколи, спецификации и др.
  
• 
  Срещи - протоколите от срещи се изготвят от избран по време на срещата участник и се разпространяват до всички участници в срещата. За всяка среща трябва да им и присъствен лист на участниците в нея. В срок от 3 работни дни участниците в среща могат да искат коригиране на протокола от срещата. В случай на коригиране на протокол, той отново се изпраща до всички участници. Ако не се поиска корекция до указания срок от 3 работни дни, се смята, че всички участници в срещата са съгласни с така изготвения протокол.
  
• 
  Телефон
  
• 
  Факс
  

• 
  Проектните резултати по всяка от обособените позиции се изпълнява съгласно действащата нормативна уредба към момента на сключване на договора.
  
• 
  Изпълнителите се задължават да съобразят проектните резултати с всички промени в нормативната уредба, приети не по-късно от два месеца преди изтичане на крайния срок на договора (не по-късно от един месец от началния срок за внедряване на продукти на информационните технологии).
  

Изпълнителите приемат и се съгласяват, че рисковете за проекта са събития, които могат да се случат с определена вероятност и имат положителен или отрицателен ефект върху времето, разходите, обхвата или качеството на проекта.

Изпълнителите се задължават да предоставят необходимата информация за регистър на рисковете, който съдържа информация за:

• 
  идентифицираните рискове;
  
• 
  оценка на рисковете от гледна точка на вероятност и влияние върху целите на проекта;
  
• 
  мерки за преодоляване въздействието на риска.
  

Изпълнителите се задължават да оказват пълно съдействие на :

А) отговорника за поддържането на регистър на рисковете, специфични за дадена обособена позиция (съответния координатор на обособената позиция от страна на Възложителя).

Б) За рисковете, които са на ниво цялостен проект, отговорник е координатора на проекта от страна на Възложителя.

Изпълнителите приемат и се съгласяват, че за да бъдат правилно идентифицирани и оценени задачите по проекта, както и неговата продължителност във времето, трябва да бъдат направени допускания, които се основават на разполагаемата информация към момента.

Изпълнителите приемат и се задължават, че ако някои от допусканията се окажат невалидни в бъдеще, това ще наложи съответни корекции в плана на проекта.

Изпълнителите приемат, че в качеството на допускания за успешното изпълнение на проекта, в предвидените срокове и разходи, се приемат следните условия и предпоставки.

• 
  Ще е налице ефективно и координирано сътрудничество между всички участници в проекта;
  
• 
  Ще е налице пълна ангажираност от страна на всички членове на екипа по проекта от страна на Възложителя, на екипите на Изпълнителите и на координационния съвет за успешното изпълнение на проекта;
  
• 
  Всеки член на екипа ще изпълнява поставените му задачи с необходимото качество на работа и в поставените срокове;
  
• 
  От страна на Възложителя ще бъде осигурен адекватен експертен капацитет и човешки ресурс за участие в различните дейности на проекта.
  

Изпълнителите се съгласяват и приемат, че одобрението на отделните етапи от дейностите от обособените позиции по проекта и подписването на приемо-предавателните протоколи и други документи, свързани с изпълнението на проекта, се извършва по посочения по-долу начин.

• 
  Отчетен продукт – с междинен протокол и окончателен протокол;
  
• 
  Етап от дейност по обособена позиция – с междинен протокол и окончателен протокол;
  
• 
  Дейност по обособена позиция – с междинен протокол и окончателен протокол ;
  
• 
  Обособена позиция – с окончателен приемо-предавателен протокол за обособената позиция.
  

Междинен протокол за даден отчетен продукт, етап или дейност се последва от окончателен протокол след успешното приключване на съответните интеграционни тестове.

• 
  В случай, че някое от оторизираните лица отсъства, одобрението на документите, етапите и дейностите се извършва от определен от него заместник;
  
• 
  Приключването на етапите на дейностите се извършва според установените срокове в договора и графика от плана за управление на проекта и съответната дейност и се удостоверява с уведомително писмо до Възложителя с приложен отчет за извършените дейности и подписан от оторизираното лице от страна на Изпълнителя приемо-предавателен протокол;
  
• 
  Приемането на етап от дейност от Възложителя се извършва в срок от 10 (десет) календарни дни от приключването чрез подписване на двустранен констативен протокол, отразяващ приемането на резултатите от етапа по съответната дейност, забележки и недостатъци и сроковете за тяхното отстраняване;
  
• 
  Отстраняването на забележките от Изпълнителя се извършва в срок от 10 календарни дни след предоставянето на забележките на Възложителя и се удостоверява с уведомително писмо до Възложителя с приложен отчет на извършените дейности;
  
• 
  Окончателното приемане на дейностите се извършва с подписване на двустранни приемо-предавателни протоколи в срок до 5 календарни дни след отстраняването на забележките на Възложителя;
  
• 
  Окончателното приемане на предмета на договора за изпълнение на обществената поръчка се удостоверява чрез подписване на двустранен окончателен приемо-предавателен протокол в срок до 5 календарни дни след приключване на всички дейности от обособената позиция.
  

№Приложение №10

Днес, …………2011 г. в гр. София, между:

и

….....……………….,……………………представлявано от …………………………., с ЕГН ………………….., регистрирано с Решение № …….. г., партиден № ………… том ….., стр. ….., ф. д. № ………………. г., по описа на ….............., ЕИК /Булстат: ……………..., ИН по ДДС …., със седалище и адрес на управление: ……………………………………………………, наричан по-долу за краткост ИЗПЪЛНИТЕЛ, се сключи настоящият договор, като страните се споразумяха за следното: