Записки от посещения на клубове
Формулярът за записки за посещения на клубове помага на дистрикт лидерите да оценят ефективността на клубовете. Той предоставя годишен отчет на прогреса на клуба за дистрикта и Ротари интернешънъл. До 15 май трябва да предоставите на дистрикт гуверньора записки за посещения на всеки от поверените ви клубове. (Вижте Приложение 5 с екземпляр от формуляра).
Както и ръководството за планиране за ефективни Ротари клубове, записките за посещения на клубове са организирани съгласно основните насоки за един ефективен клуб. Използвайте ги при своето посещение на клубовете, за да помогнете при измерването на прогреса на клуба в осъществяването на целите в следните области:
● Разширяване на членството
● Осъществяване на успешни проекти за служба
● Подкрепа на Фондация „Ротари”
● Развитие на бъдещи лидери
Ако са разкрити предизвикателствата, клубните лидери трябва да работят с ръководството за планиране за ефективни Ротари клубове, за да преразгледат целите и да определят стратегии за тяхното постигане.
В края на годината ще е необходимо да завършите окончателния вариант на записките и да го предоставите на дистрикт гуверньора. Те трябва да отразяват вашите наблюдения върху клуба въз основа на всички ваши посещения и може да се използват за оценка на прогреса на клуба през ротарианската година и за определяне на начини за по-добро функциониране на клуба през следващата година. Съхранявайте копие от всички предоставени на гуверньора окончателни записки за посещения на клубове като свой собствен архив, достъп до който да предоставяте на следващия асистент гуверньор.
Освен че предоставят на вас и на други дистрикт лидери ценна информация за определен клуб, записките за посещения на клубове ще се използват от Ротари интернешънъл за предоставяне на информация до дистрикта относно тенденциите при клубовете в целия дистрикт.
Клубове, на които трябва да се обърне специално внимание
Предизвикателствата, пред които се изправят повечето от клубовете може да бъдат преодоляни от членовете на клуба. Все пак малък брой клубове заслужава специално внимание от страна на вас и другите лидери на дистрикта. Тези клубове като цяло имат следните характеристики:
● недостатъчен или намаляващ брой членове
● постоянна ниска посещаемост
● неспособност да спазват минималните стандарти, установени от борда на директорите на РИ.
Минимални стандарти за Ротари клубовете
Минималните стандарти определят оперативните изисквания за функционирането на Ротари клубовете. Те са разработени, за да осигурят всички Ротари клубове да следват предмета на Ротари и да допринесат за развитието на своите общности. Минималните стандарти са изготвени с цел да насърчават проактивни усилия на сътрудничество между клубовете, които срещат затруднения и дистрикт лидерите, които могат да предоставят напътствия и подкрепа. Стандартите включват:
● плащане членския внос към РИ
● редовни сбирки
● осигуряване членовете да бъдат абонирани за The Rotarian или регионално ротарианско списание
● осъществяване на проекти за служба, които са свързани с потребностите на местната общност и общностите в другите държави
● приемане посещението на асистент гуверньора или който и да било офицер на Ротари интернешънъл, включително гуверньора
● поддържане на застраховка отговорност, подходяща за географския регион, в който е местоположението на клуба или плащане на задължителна застраховка отговорност с полугодишния отчет (само за САЩ)
Много от информацията за определяне дали клубът отговаря на минималните стандарти, е събрана от записките за посещения на клубове. Ротари интернешънъл ще предостави на гуверньорите списък на клубовете в техния дистрикт, които не спазват минималните стандарти, ако се налага.
Работете с клубовете, които не отговарят на минималните стандарти, за да разработите план с необходимите насоки и подкрепа за преодоляване на проблемите. При сътрудничеството за разработване на такъв план, изяснете своите функции и функциите на другите дистрикт лидери, включително дистрикт гуверньора и дистрикт комитетите относно работата с клубовете. Поради това, че РИ заплаща на гуверньора само едно посещение на всеки клуб, гуверньорът ще разчита на вас да осъществявате повече преки контакти с клубовете, които срещат затруднения.
Клубът, който не функционира има възможност да:
● предприеме съответните мерки, за да започне да отговаря на минималните стандарти за Ротари клубовете под ръководството на дистрикт гуверньора
● да се слее с клуб с близко местоположение, ако този клуб желае това
● доброволно да прекрати своето членство в РИ
Официалното посещение
Асистент гуверньорите помагат на всеки от поверените им клубове за изготвянето на план за официалното посещение на гуверньора. Официалното посещение е важна функция на гуверньора и важно събитие за клуба.
Разлика между клубни посещения и официални посещения
При посещения на клуба асистент-гуверньорът:
● оценява прогреса на клуба в осъществяване на целите
● оценява ефективността на клубните стратегии за постигане на целите
● предлага практически решения относно проблеми в клуба
● използва записките за посещения на клубове, за да опише състоянието на клуба
При официалното посещение гуверньорът:
● мотивира клубните членове да участват в дейности и проекти за служба на клуба и дистрикта
● насочва вниманието върху темата на РИ за годината и важни ротариански въпроси
● обръща специално внимание на клубове с проблеми във функционирането
● оценява високо стойностни клубни проекти и работата на отделни ротарианци
Трябва да правите следното, за да помогнете на гуверньора да се подготви за официалните посещения:
● да предоставите актуализиран профил за всеки клуб, който да включва статистика и тенденции за членството, състоянието на проектите за служба, участие в програми на Фондация „Ротари” и в паричните вноски и степен на посещаемост.
● да предоставите на гуверньора информация за особени обстоятелства, успехи и предизвикателства на всеки клуб.
● да предоставите на гуверньора дневния ред за всяко посещение (за повече информация вижте „Определяне на дневен ред”).
Определяне на план за официалното посещение
Когато съдействате за определяне план за официалното посещение на гуверньора, е необходимо да се координирате с клуба и гуверньора. Вземете под внимание следните предложения:
● Направете план за посещението, който да съвпада с важни клубни събития, като:
- чартиране
- церемонии по приемане на нов член
- програми, свързани с привличането на нови членове
- събития, свързани с Фондация „Ротари”
- програми за награждаване
- срещи на няколко клуба
- празнуване рождения ден на клуба
● Направете план за посещения в началото на ротарианската година на нови клубове и клубове, които изискват специално внимание.
● Вземете под внимание географските особености и времето, необходимо за придвижване.
Осигурете извършването на всички приготовления за посещението на гуверньора и евентуално неговата съпруга.
Съдействие на клубовете за организиране на официалното посещение
Официалното посещение дава на клубовете възможност да научат за дистрикта и за Ротари интернешънъл. Официалното посещение е възможност за клуба да впечатли гуверньора със своите постижения. За да се осигури максимално присъствие на клубните членове, насърчете клубовете да разгласят за посещението, като:
● по време на редовните седмични сбирки съобщават за предстоящото посещение
● в клубния бюлетин се публикува информация, напомняща за посещението
● се отправя молба към членовете на клуба да планират своите ангажименти така, че да могат да присъстват
● се планира признанията и наградите да бъдат връчени на клубните членове от гуверньора
Предложете клубовете да разпространят информацията за посещението в местните медии.
Определяне на дневен ред
Работете с клуба, за да разработите дневен ред за официалното посещение, който да бъде съобразен с възможността клубът да се учи от познанията и опита на гуверньора. Дневният ред трябва да включва:
● обсъждане прогреса на клуба в осъществяването на целите, които са поместени в ръководството за планиране за ефективни Ротари клубове
● въпроси относно практиките и дейностите на дистрикта и на РИ
● представяне на планове, дейности и постижения на комитетите
● награждаване за стойностни клубни проекти и проекти на ротарианци
Приложение 1: Информация за
Ротари клуб ................
(Използвайте като основа предходната ротарианска година)
Описанието на клуба следва ръководството за ефективни клубове. Бордът на РИ определи успехът в следните области да бъде от основно значение за ефективност на клуб.
Ефективните клубове могат да
задържат и/или увеличат своята членска база
|
Използвайте следното, за да помогнете при оценката на ефективността на клуба по отношение на членството.
1. Брой членове към 30 юни
на предходната година: ...........................................
2. Най-голям брой членове
от чартирането на клуба: ...........................................
3. Нето разширяване на членството в нашия клуб ..........................................
4. Средна месечна посещаемост на клуба: ...........................................
5. Какви насоки дава вашият клуб на новите членове?
6. Вашият клуб има ли изградена програма за ротарианска информация за нови и настоящи членове?
Да Не
Моля, опишете:
Ефективните клубове могат да
осъществяват успешно проекти, които са свързани с потребностите на техните общности и общностите в други държави
|
Използвайте следното, за да установите ефективността на клуба по отношение на проектите за служба.
7. Брой обучаващи се по програмата за младежки обмен: Гостуващи ...............................
Спонсорирани .........................
8. Брой на Интеракт клубовете: .............................
9. Брой на Ротаракт клубовете: .............................
10. Брой на ротарианските местни отряди: .............................
11. Брой на проектите за служба на световната общност: .............................
12. Брой грантове, получени от Фондация «Ротари» за
служба на световната общност: .............................
13. Брой на спонсорираните обучаващи се по РИЛА: ..............................
14. Брой на лицата, ангажирани с обмен за ротарианско приятелство: .............................
15. Брой регистрирани ротарианци доброволци: ..............................
16. Списък на клубното участие в други Ротари програми: ..............................
Ефективните клубове могат да
Подкрепят Фондация “Ротари”, както с участие в програми, така и чрез парични вноски
|
Използвайте следното, за да оценка на статута на клуба по отношение участие във Фондация „Ротари”.
17. Проверете следните хуманитарни програми, в които участва вашият клуб:
□ Улеснени дистрикт грантове
□ Индивидуални грантове
□ Матчинг грантове
18. Клубно участие в образователни програми:
Брой посланически стипендианти: Номинирани .............................................
Избрани .............................................
Гостуващи ............................................
Брой членове на екипа на ГСЕ: Номинирани .............................................
Избрани ............................................
Гостуващи ...........................................
Брой отпуснати Ротари грантове
за университетски преподаватели: ............................................
19. Вноски:
Общи ............................................
Ограничени ...........................................
Кумулативни ...........................................
Процент членове, които правят вноски ..........................................
Сума в щ.д., към които се стреми клубът за настоящата година ...........................................
Ще бъде ли постигнато това? □ Да □ Не
Ефективните клубове могат да
развият лидери, способни да служат в Ротари на по-високо от клубно равнище
|
Използвайте следното, за да установите развитието на лидерството на клуба.
20. Вашият предшественик посети ли ПЕТС миналата година? □ Да □ Не
21. Брой клубни членове,
посетили дистрикт асамблеята: ..............................................
22. Брой клубни членове, посетили
Дистрикт семинара на Фондация “Ротари”: ...............................................
23. Брой клубни членове,
посетили дистрикт конференцията: ...............................................
24. Брой клубни членове,
посетили конгреса на РИ: ................................................
25. Брой клубни членове,
посетили дистрикт лидершип семинара: ................................................
26. Брой членове, служили или проявили интерес да служат като:
Асистент-гуверньор .............................................
Член на дистрикт комитет ..............................................
Клубни дейности
27. Колко често се събира бордът? ............................................
28. Колко често се провеждат клубни асамблеи? ...........................................
29. Кога последно е актуализиран списъкът с класификациите? ...........................................
30. Клубът има ли бюджет? □ Да □ Не
Ако да, той ревизиран ли е годишно? □ Да □ Не
31. Бордът получава ли редовни финансови отчети? □ Да □ Не
32. Колко често се публикува вашият клубен бюлетин? □ Седмично □ Месечно
33. Колко често вашият клуб спазва специалните месеци от Ротари календара, като
Месец на световното разбирателство, месец на Фондацията, месец на ротарианската преса?
□ Винаги □ Понякога □ Никога
34. Назовете последната клубна дейност, отразена от медиите и това кога е осъществена:
Това събитие е отразено от (отбележете въпросната медия):
□ Телевизия □ Вестници □ Радио
35. Вашият клуб отделя ли бюджет
за реклама на своите дейности? □ Да □ Не
36. Членовете на клуба биват ли периодично
обучавани относно Процедурния наръчник и
клубните конституционни документи? □ Да □ Не
Приложение 2: Работен лист за определяне на цели
Преди започване на ротарианската година, асистент гуверньорите и лидерите на клуба трябва да разгледат всеки аспект от клубните дейности. Използвайте следните въпроси, за да оцените настоящия статут на клуба и да определите целите за следващата година.
Развитие на членството
● Какво може да направи клубът, за да набира и задържа членове?
● Как членовете на клуба може да се мотивират за набирането на нови членове?
● Как клубът определя бъдещите членове?
● Как може клубът да обхване всички сегменти на професионалната и бизнес общността при набирането на нови членове?
● Как новите членове биват приобщени към Ротари и клуба?
● Как клубът информира бъдещите и новите членове за ползите и отговорностите на членството, както и за възможностите за служба, които предлага Ротари?
● Как клубът прилага продължително обучение?
Проекти за служба
● Има ли клубът утвърдена традиция на служба? Ако не, коя е причината клубът да не бъде въведен в дейности за служба?
● Има ли клубът балансиран план за служба за всяко от авенютата на служба?
● В плановете на клуба има ли ясно определени и реалистични цели?
● Как клубът планира да насърчи участието на членове на клуба и на общността в неговите проекти за служба?
● Клубът направил ли е анализ на потребностите, за да определи реалните потребности на общността? Ако не, как клубът възнамерява да определи потребностите на общността?
● Как успехът или неуспехът на предишни проекти за служба се отразяват върху настоящите планове за проекти?
Фондация „Ротари”
● В кои програми членовете на клуба проявяват най-голям интерес?
● В кои програми участва понастоящем клубът?
● Как клубът може да увеличи участието в програми на Фондация „Ротари”?
● Как клубът може да илюстрира на своите членове връзката между паричните вноски и резултата от програмата/
● Как клубът може да насърчи всеки ротарианец да осъществява всяка година парични вноски към Фондация „Ротари”?
● Как клубът по подходящ начин може да награди членовете, оказали финансова подкрепа на Фондация „Ротари”?
Развитие на бъдещи лидери
● Какво прави клубът за увеличаване степента на участие на членовете в развитието и осъществяването на клубни дейности?
● Как клубът насърчава комуникацията между своите членове?
● Как клубът насърчава посещаемостта на дистрикт асамблеята?
● Как може да се увеличи посещаемостта на дистрикт конференцията?
● Как клубът може да насърчи паст президентите да посещават дистрикт лидершип семинара? Как паст президентите могат да служат на клуба след като посетят този семинар?
Клубна администрация
● Какви мерки могат да бъдат предприети за подобряване на комуникацията между лидерите на клуба?
● Клубният бюлетин предоставя ли съответна информация на членовете на клуба?
● Седмичните сбирки на клуба интересни ли са за клубните членове? Какво може да се направи за подобряване на програмите за седмичните сбирки?
● Клубът праща ли отчети и плаща ли свои задължения към РИ и към дистрикта акуратно и навреме? Ако не, какви мерки могат да се предприемат в тази насока?
● Какви процедури се прилагат за осигуряване на финансовото управление? Какви процедури трябва да бъдат разработени?
● По какъв начин са свързани седмичните програми и процентът на посещаемост?
● Какво трябва да се направи, за да бъдат членовете мотивирани и ентусиазирани да посещават седмичните сбирки?
● Какви успешни административни практики са разработили другите клубове?
● Как може клубът по-добре да измерва посещаемостта и удовлетвореността на членовете?
● Как клубът може клубът по-добре да използва ресурсите в рамките на дистрикта?
● Как клубът може да подобри своите работни отношения с дистрикт гуверньора, асистент гуверньора и други дистрикт лидери?
Приложение 3: Ръководство за планиране за ефективни Ротари клубове
Ръководството за планиране за ефективни Ротари клубове е средство, което помага на клубовете да определят своите цели за предстоящата година. Формулярът може да се използва за проследяване на общите клубни тенденции в членството и клубната администрация. Ръководството за планиране за ефективни Ротари клубове се основава на концепцията за ефективния клуб. Ефективният клуб може да:
● да задържа и увеличава своята членска база
● да осъществява успешни проекти, свързани с потребностите на неговата общност и общностите в други държави
● да подкрепя Фондация „Ротари” както чрез участие в програми, така и с парични вноски
● да развива лидери, които умеят да служат на Ротари на по-високо от клубното равнище
Стратегиите, изброени във всеки раздел, са общи начини, по които клубовете могат да подходят за постигане на целите. Клубовете е препоръчително да развиват алтернативни стратегии за постигането на своите цели.
Елект президентите е препоръчително съвместно със своя клуб да попълнят този формуляр и да предоставят копие от него на своя елект гуверньор или асистент гуверньор до 1 юли.
Моля, попълнете на компютър четливо
Сподели с приятели: |