Работен лист относно цели на дистрикта, свързани с Фондацията
Петте характеристики на ефективните цели са:
-
Измеримост
-
Постижимост
-
Предизвикателство
-
Споделеност
-
Времеви обхват.
Измеримост означава, че всяка цел трябва да бъде зададена в количествени параметри. Например: „Да се кандидатства за два Матчинг гранта до 1 януари” е по-ефективна цел, отколкото „Да се участва в програмата за хуманитарни грантове”. Постигнатото съгласно измеримата цел може да бъде обективно измерено в края на годината.
Постижимост означава, че вашите цели трябва да бъдат реалистични, да са базирани на материалните и човешките ресурси, с които се разполага или които ще бъдат привлечени в рамките на срока за изпълнение на целите.
Предизвикателство означава, че постигането на вашите цели ще изисква визия, планиране, работа в екип, усилия и постоянство от вас и от ротарианците, които са ангажирани в процеса.
Споделеност означава, че хората, които осъществяват необходимото за реализиране на целта са част от процеса по вземане на решение. Затова е необходимо всеки клуб да определи цели и да предостави на дистрикта информация за целите. Поискайте председателите на дистрикт комитетите, представителите на групите и асистент гуверньорите да ви сътрудничат в процеса на определяне на целите. В началото на месец май всяка година клубовете трябва да предоставят на Фондация „Ротари” работни списъци с описание на целите, в които да се описват целите за набиране на средства за следващата ротарианска година.
Времеви обхват означава, че разполагате с определено начално и крайно време за постигане на всяка цел.
На дистрикт равнище вземете под внимание дистрикт профила за равнище на финансови вноски, за да помогнете на клубовете да определят целта, свързана с паричните вноски.
Избройте целите за следващата ротарианска година.
€ Цел:
€ Цел:
€ Цел:
€ Цел:
Ролята на председателя на дистрикт комитета за Фондация „Ротари” в клубния комитет за Фондация „Ротари”
Дистрикт комитетът за Фондация „Ротари” е отговорен за насърчаване на активните клубни комитети за Фондация „Ротари”, които имат следните основни функции:
-
Да популяризират работата на ФР
-
Да насърчават активно участие в програмите на ФР и парични вноски към Фондацията.
Клубът е ключът към постигане на целите на ФР. От особено значение е клубният комитет за ФР да информира клубните членове за програмите и дейностите на Фондацията.
Ето някои дейности, които дистрикт комитетът за ФР може да сподели с клубния елект президент и клубния комитет за ФР, за да се повиши тяхната осведоменост за Фондацията.
-
Да работи с програмния комитет, който да бъде насърчаван най-малко на всяко тримесечие да отделя време при клубните срещи за обсъждане на въпроси, свързани с Фондацията. По време на месеца на Фондацията ноември трябва да се проведат една или повече клубни срещи. Много публикации и аудиовизуални програми може да намерите от световните щабове или от вашия офис на Ротари интернешънъл. Някои публикации са достъпни за изтегляне от уеб сайта на РИ www.rotary.org.
-
Да помоли всеки член на клуба да прави ежегодни вноски към Годишния програмен фонд.
-
Да използва клубния бюлетин, за да информира членовете за дейностите на ФР и за успеха в осъществяване целите на клуба и на дистрикта.
-
Да работи с клубния / дистриктния комитет, за да информира местните медии за дейностите на ФР, като:
-
Избор на стипендиант на ФР от общността
-
Срок за доброволческа служба на местен ротарианец
-
Одобряване на сума за местен хуманитарен грант от ФР
-
Дейности на местни или гостуващи екипи по Групов образователен обмен.
-
Да покани възпитаници на Групов образователен обмен (паст реципиенти на грантове за ротариански доброволци, грантове за открития и индивидуални грантове [грантове за доброволческа служба]; предишни членове на екипи за Групов образователен обмен и посланически стипендианти, както и университетски преподаватели, получили грантово финансиране), които да държат реч по време на клубните срещи и да споделят своя ротариански опит. Възпитаниците могат да окажат силно въздействие върху ротарианците.
-
Да планира специално събитие в общността с цел набиране на парични средства и популяризиране на Фондация „Ротари”.
-
По време на клубни сбирки и чрез медиите да връчи отличие на ротарианци и други лица, осъществили достойна служба към ФР или направили големи парични вноски към Фондацията.
-
Да служи за пример, като направи вноска към Фондацията.
По време на ПЕТС предстоящите клубни президенти трябва да получат „Ръководство за клубния президент” и „Ръководство за клубния комитет”. Информация за ФР е поместена в раздел „Фондация „Ротари”” от „Ръководството за клубния президент” и в „Ръководство за клубния комитет за Фондация „Ротари””, което е част от „ръководството за клубния комитет”. Лидерите на дистрикта трябва да са запознати с клубните отговорности и цели, описани в ръководството. В материалите е включен и „Справочник за Фондация „Ротари”” (219-EN), който да информира клубните членове за ФР.
Ролята на председателя на Дистрикт комитета за
Фондация „Ротари” на ПЕТС
-
Да съдейства на клубните елект президенти в определяне на целите, които да бъдат отчетени пред Фондация „Ротари” в началото на месец май.
-
Да обучи елект президентите да мотивират ротарианци за дейности, свързани с ФР.
-
Да осигури елект президентите да въведат информация за контакт за председателя на подкомитета на дистрикт комитета за ФР на вътрешната част на задната корица на „Справочника за Фондация „Ротари” (219-EN).
-
Да осъществи навременна комуникация с клубните елект президенти във връзка със следните действия, за да осигури тяхното успешно осъществяване.
-
Определяне на председател на клубния комитет за Фондация „Ротари” преди Дистрикт асамблеята. Избиране на председател, който има познания и ентусиазъм по отношение на ФР. Той трябва да предостави на ДГЕ своя информация за контакт, която да бъде поместена в дисктрикт указателя.
-
Определяне на клубните цели относно ФР, свързани с финансова подкрепа и участие в програми преди Дистрикт асамблеята. Програмните цели включват предлагане на кандидати за посланически стипендии или за екипи по Групов образователен обмен или участие в проект по хуманитарен грант или в проект партньори по програмата ”ПолиоПлюс”.
-
Финансовите цели включват определяне на годишните парични вноски на база процентно нарастване спрямо предходната година, така че да достигнат най-малко $ 100 на човек. Те могат да бъдат насочени и към постигане на определен брой нови отличия „Пол Харис Фелоу” и на определен брой дарители.
-
Да се присъства на Дистрикт асамблеята, заедно с председателя на клубния комитет за Фондацията. Да се прави отчет за всички клубни цели относно ФР и стратегиите за тяхното постигане да се обсъждат с приятелите клубни офицери.
-
Подкрепа на клубния комитет за Фондация „Ротари” при финализиране на неговата стратегия преди 1 юли.
-
Присъствие на Дистрикт семинара за Фондация „Ротари”, заедно с членовете и председателя на клубния комитет за ФР и други клубни офицери, за да се научи за дейностите на ФР, да се получи актуална информация за програми и финансови въпроси, както и да се обсъдят идеи, проблеми и др.
-
На 1 юли новият клубен президент и комитетът за Фондацията трябва да започнат осъществяването на стратегията за постигане на клубните цели относно ФР. Комитетът трябва да се събере през годината, за да разгледа развитието и на стратегията и да я измени, ако е необходимо.
Ролята на Дистрикт комитета за Фондация „Ротари”
на Дистрикт асамблеята
Дистрикт комитетът за ФР трябва да съдейства на ДГЕ в следното:
-
За събиране на информация относно решения на клубния комитет за ФР.
-
За провеждане на сесия за планиране относно Фондацията за клубните комитети за ФР във връзка с програми на Фондацията и парични вноски към нея. За представяне на дистрикт целите и стратегиите, свързани с ФР и обсъждане на целите и действията, разработени от клубовете.
Ролята на председателя на дистрикт комитета за Фондация „Ротари” на Дистрикт семинара за Фондация „Ротари”
С помощта на дистрикт гуверньора председателят на дистрикт комитета за ФР е отговорен за организирането на поне един годишен дистрикт семинар за ФР, насочен към клубните лидери. Председателят трябва активно да подкрепя клубовете в обучаването на клубните членове.
Целта на дистрикт семинара за ФР е да се увеличи участието в програми на Фондацията и да нараснат паричните вноски във ФР. Семинарът трябва да има информационна и мотивационна функция и да прави връзка между темите и целите на дистрикта по отношение на ФР. Трите цели на семинара са:
-
Обучение на ротарианците относно ФР
-
Изграждане на чувство за собственост и лична отговорност за ФР
-
Изграждане на чувство на гордост относно ФР.
Регионалните координатори могат да помогнат на дистриктите за планиране на ефективни дистрикт семинари за Фондацията, които трябва да се състоят не по-късно от 15 ноември.
За лидерите на семинара за ФР е предназначено „Ръководството за дистрикт семинара за Фондация „Ротари”” (438-EN). Ръководството съдържа информация за организиране на семинара, примерен дневен ред и техническа подготовка. В него има и раздели за програмите и дейностите на ФР, включително бележки относно презентациите, примерни брошури и слайдове, които може да се използват за PowerPoint презентации или за транспаранти. Сега е поместен и раздел за обучение на председателя на клубния комитет за ФР. Всеки председател на дистрикт комитета за ФР трябва да получи ръководството.
Членовете на дистрикт подкомитетите за ФР трябва да участват на семинара за Фондацията. Ръководството за семинара съдържа специфична информация в помощ на председателите на подкомитети. Например председателят на подкомитета за Групов образователен обмен трябва да води сесия за този обмен, като използва материалите от ръководството, свързани с тази тема.
На самия семинар можете да се снабдите и с много други публикации на ниска цена или безплатно. За повече информация относно публикациите и аудиовизуалните материали, вижте „Каталога на РИ” (019-EN) или неговата електронна версия на уеб сайта на РИ www.rotary.org. За целта можете да се обърнете и към офиса на Ротари интернешънъл. Някои публикации са достъпни в центъра за изтегляне на материали в уеб сайта. За да поръчате материали за семинара, се обърнете към отдела за поръчки за публикации на телефон: 847-866-4600, факс: 847-866-3276, имейл: pbos@rotary.org. Моля да вземете под внимание това, че за опаковане, придвижване и доставка са необходими най-малко шест седмици.
Системата SHARE
Дистрикт комитетът за ФР е отговорен за определянето и разпределянето на средствата от Дистрикт фонда и трябва да съхранява точен архив за усвояването на средствата. Председателят на дистрикт комитета за ФР от името на самия комитет упълномощава усвояването на средствата от фонда.
SHAREе система, чрез която средствата от Фондацията за различни програми се разпределят по света. SHAREтрансформира вноските към ФР в посланически стипендии, проекти за Матчинг грант, Групов образователен обмен и др.
Чрез тази система в края на всяка ротарианска година вноските, направени от всеки дистрикт към Годишния програмен фонд, се разделят на два фонда: 50 % се предоставят на Световния фонд (WF) и 50 % - на Дистрикт фонда.
Системата се нарича “SHARE”, защото:
-
Ротарианците споделят своите средства със свои приятели ротарианци по света. ФР използва 50 % от внесените средства в Световния фонд, за да финансира програми, за които може да кандидатства всеки дистрикт, независимо от неговия принос към Фондацията.
-
Попечителите споделят процесите на вземане на решение с дистриктите, като предоставят на всеки дистрикт възможността да използва 50 % от средствата, внесени от него във Фондацията, постъпили в Дистрикт фонда, за да финансира програмите, в които желае да участва.
-
Ротарианци споделят Ротари със света чрез своята Фондация. Финансирани от Световния и Дистрикт фонда, програмите на ФР са осезаемо, ефективно средство за осъществяване на разбирателство и приятелски взаимоотношения сред хората от различните нации.
Тригодишен цикъл на финансиране
ФР оперира на базата на единствен по рода си цикъл на финансиране, като използва вноските за дейности, свързани с осъществяване на програми три години след планиране на програмите (вижте следващата таблица). Тригодишният цикъл дава време на дистриктите за планиране на програми и избор на участници и дава възможност на ФР да инвестира средствата от вноските, за да покрива административните разходи и разходите за развитие на фонда. От 1947 г. насам са похарчени $ 1,58 млрд. за програми на ФР.
Година на осъще-
ствяване на вноската
|
Програмна
година
|
Разпределяне по системата SHARE
|
2003-04
|
2006-07
|
50% за Дистрикт фонда/ 50% за Световния фонд
|
2004-05
|
2007-08
|
50% за Дистрикт фонда/ 50% за Световния фонд
|
2005-06
|
2008-09
|
50% за Дистрикт фонда/ 50% за Световния фонд
|
2006-07
|
2009-10
|
50% за Дистрикт фонда/ 50% за Световния фонд
|
Как функционира SHARE
През януари всеки дистрикт трябва да получи сборник относно SHARE, който включва отчет за системата SHARE, и списък, свързан с дистрикт планиране и контрол. Отчетът за системата SHARE трябва да съдържа информация за това с каква сума разполага дистриктът от Дистрикт фонда за двете следващи години. Списъкът, свързан с планиране и контрол помага на дистрикта да следи усвояването на своите средства от Дистрикт фонда. При одобряване на молби от страна на попечителите на Фондацията или при осъществяване на дарения, ФР трябва да приспадне средства от сметката на дистрикта в Дистрикт фонда.
Дистриктът трябва да планира и следи усвояването на своите средства от Дистрикт фонда. ФР също следи усвояването на средствата от фонда и дистриктите могат винаги да проверят своето текущо салдо по сметката, като се обърнат към координатора на SHARE във Фондация „Ротари”.
Кой?
Като се консултира с дистрикт гуверньора, елект гуверньора и номини гуверньора (ако той е избран), дистрикт комитетът за ФР решава как дистриктът да усвои своите средства от Дистрикт фонда.
Трябва да се свика събрание на дистрикт комитета за ФР след като комитетът получи материалите през януари и да се вземе решение как да се използват средствата от фонда през следващите две години. Правото на средства за отпускане на стипендии трябва да бъде предоставено до 1 март, за да има дистриктът достатъчно време за избор на стипендиант до 1 октомври. По всяко време могат да се направят други дарения, като тези за Световния фонд, „ПолиоПлюс”, Постоянния фонд, ротарианските центрове за международно обучение, обучение на Ротари за мир и разрешаване на конфликти или за фонд „Стипендии” за развиващите се страни. Когато ФР получи предоставените парични вноски, средствата за Дистрикт фонда не може да бъдат анулирани или променени.
Кога?
Дата
|
Действие
|
Януари
|
Дистрикт комитетът за ФР получава сборник относно “SHARE”. Заедно с дистрикт гуверньора, елект гуверньора, номини гуверньора (ако е избран) и други ротарианци, комитетът трябва да вземе решение как дистриктът да използва средствата от Дистрикт фонда.
|
1 март
|
Краен срок за отпускане на средства по системата SHAREза предоставяне на стипендии.
|
1 юли
|
ФР набира молби за ротариански приятелски групи за следващата ротарианска година.
|
1 октомври
|
ФР набира молби за посланически стипендии и за грантове за университетски преподаватели за следващата ротарианска година.
|
31 март
|
ФР набира молби за дистрикт опростени грантове за следващата ротарианска година.
|
Как?
Дистрикт комитетът за ФР има отговорността да определи кои програми на ФР представляват най-голям интерес за ротарианците в дистрикта. Това може да се осъществи с директно допитване до клубовете, с покана за изказване на мнение чрез дистрикт бюлетина или чрез друго подходящо средство.
След като получи информация от клубовете, дистрикт комитетът за ФР определя конкретните суми, които да се използват от Дистрикт фонда. Списъкът, свързан с дистрикт планиране и контрол се използва, за да помогне на дистрикта да следи усвояването на своите средства от Дистрикт фонда. Председателят на дистрикт комитета за ФР подписва молби от името на самия комитет и ги подава на ФР.
Възможности на Дистрикт фонда по системата SHARE
На своето събрание през месец април две години преди осъществяване на програмата, попечителите на Фондацията определят възможностите на Дистрикт фонда. Членовете на дистрикт комитета за ФР трябва да получат специална информация за възможностите на дистрикт фонда, като част от сборника относно системата “SHARE”, изпратен през месец януари. Възможностите на Дистрикт фонда са следните:
Хуманитарни грантове
-
Мачинг грантове – размер на спонсориране
-
Дистрикт опростени грантове
-
Грантове за здравеопазване, за намаляване на глада и за хуманни дейности (3-Н грантове) – размер на спонсориране
Дистрикт фондът може да се използва само за проекти, одобрени от Фондация „Ротари”.
Всички неизползвани средства в края на програмната година автоматично ще бъдат включени в общия Дистрикт фонд за следващата програмна година. През месец август дистриктите биват уведомявани за всички неусвоени средства от Дистрикт фонда от предходната година.
По всяко време от програмната година може да бъде поискана референция за транзакциите по дистрикти, за да бъдат дистриктите информирани за салдото по сметката в Дистрикт фонда. Моля да се използва тази информация, за да контролирате разходите. В отчета фигурират само одобрени грантове.
Образователни програми
-
Посланически стипендии за академична година
-
Посланически стипендии за няколко години
-
Посланически стипендии за три месеца за обучение в областта на културата
-
Посланически стипендии за шест месеца за обучение в областта на културата
-
Допълнителен екип за Групов образователен обмен
-
Допълнителен екип за Групов образователен обмен в съседна държава.
Средствата за образование се изразходват в програмната година, в която пътува стипендиантът, университетският преподавател или екипът за Групов образователен обмен.
Сподели с приятели: |