Планиране на обществените поръчки

3.1.1. Съгласно т. 8 от ВПППОП, ежегодно до 01 март заявителите на обществени поръчки, директорът на дирекция „Финанси” и главният юрисконсулт изготвят съвместно план-график за възлагане на обществените поръчки за бюджетната година.

Планирането на обществените поръчки предшества по време процеса на приемането на бюджета за 2012 г. на общината. План-графикът за 2012 г. е изготвен в определения срок от главния юрисконсулт и от директора на дирекция „Финанси” въз основа на събраната информация от заявителите на обществени поръчки по т. ІІІ.5.1 от ВПППОП – директорите на дирекциите, ръководителите на второстепенните разпоредители, за които кметът е възложител и директорите на общинските предприятия.²⁵
3.1.2. С утвърдения от кмета на 09.01.2012 г. план-график е планирано провеждането на 40 обществени поръчки по реда на ЗОП и НВМОП (отм.). В него е включена изискуемата по т. 8.3. от ВПППОП информация относно: описание на обекта на поръчката; вида на процедурата; планираната стойност на поръчката (без ДДС); наличие на обособени позиции; прогнозния период за стартиране на поръчките и отговорниците за съответните процедури. Поради непълнота на подадената от заявителите информация при планирането на обществените поръчки е допуснато:

а) В план-графика не са включени две обществени поръчки за периодично повтарящи се доставки и услуги²⁶. В резултат на това за едната обществена поръчка²⁷ е приложен облекчен ред за възлагане, вместо процедура по реда на НВМОП (отм.).²⁸

б) За периодично повтарящите се доставки и услуги не във всички случаи определеният прогнозен период за стартиране на процедурите е съобразен с изтичането на срока на действащите към момента договори и необходимото технологично време за провеждане на процедурите и сключването на новите договори.

Създадени са предпоставки в периода между старите и новите договори да се извършат разходи, чиято стойност изисква провеждане на процедура за обществена поръчка.^29,30

Създаден е риск да не се изпрати предварително обявление до АОП и/или до „Официален вестник“ на ЕС при наличие на правно основание.³¹

3.2.1. С чл. 18 от Вътрешните правила е определено стартирането на процедурите да се извършва въз основа на писмен доклад от заявителя до ресорния заместник кмет, съдържащ обосновка за необходимостта от обществена поръчка, описание, обем, условия и начин на финансиране и отговорно длъжностно лице за провеждане на процедурата. Към докладите се прилагат технически спецификации, технически изисквания, техническо задание в зависимост от предмета на обществената поръчка.

При 11 от проверените процедури стартирането на обществените поръчки е извършено въз основа на писмени доклади до ресорния заместник кмет и при една – до кмета на общината. Докладите съдържат необходимите приложения и информация по чл. 18 от Вътрешните правила.³²
3.2.2. Съгласно чл. 9 от Вътрешните правила, директорът на дирекция „Финанси“ осъществява контрол относно възможността за поемане на финансови задължения по провеждане на обществени поръчки. Не е определен ред за документиране на този контрол.

Във всички доклади за проверените процедури е посочено, че е извършено предварително съгласуване с директора на дирекция „Финанси“, но тази процедура не е документирана. Това не дава увереност за реално извършен контрол.³³

Събраната по време на одита информация показва, че не във всички случаи при определяне прогнозната стойност на обществената поръчка е включена стойността на идентичните услуги при второстепенните разпоредители. В резултат на това в три случая³⁴ е приложен облекчен ред за възлагане на обществени поръчки.³⁵

Документациите на всички проверени обществени поръчки са изготвени и съгласувани в съответствие с определените правила. Допуснато е: в обявлението на една процедура³⁶ да не бъде вписана задължителната минимална информация за наличие на предварително обявление за поръчката; одобрена неточна методика за оценка на оферти³⁷; поставени изисквания, отнасящи се до специални поръчки³⁸; неправилно определени срокове в обявления за обществени поръчки³⁹; неправилно поставени изисквания към участник, който е обединение⁴⁰.⁴¹

Допуснато е в 2 случая⁴², срокът от датата на изпращане на обявленията за обществени поръчки до датата за представяне на офертите да е по-кратък от нормативно определения.⁴³

Приемането на офертите на участниците в процедурите за обществените поръчки е извършено при спазване на изискванията на чл. 23 от Вътрешните правила.⁴⁴

Всички заповеди за назначаване на комисии за провеждане на процедурите за проверените обществени поръчки са изготвени от юрист и са подписани от възложителя, в съответствие с чл. 24 от Вътрешните правила.

В 2 случая⁴⁵ определените членове на комисии не притежават необходимата професионална квалификация и практически опит, съответстващи на предмета и сложността на поръчката. В един случай⁴⁶ неправилно е определен състав на комисията от четен брой членове. Създадени са предпоставки комисията да не може компетентно да разгледа, оцени и класира предложенията на участниците в конкретната процедура.⁴⁷

Във Вътрешните правила няма определен ред за документиране на работата на комисията относно разглеждане, оценка и класиране на офертите.

При извършената проверка е установено, че в протоколите за работата на комисиите при 5 обществени поръчки⁴⁸ не е документирано, че отварянето на плик № 3 е предшествано от обявяване пред присъстващите лица на резултатите от оценяването на офертите по всички други показатели от комплексната оценка. В един случай⁴⁹ в протоколите няма информация за оповестяване на предлаганите цени. Така няма увереност, че са спазени изискванията на ЗОП.⁵⁰

За една от проверените процедури⁵¹ от възложителя е упражнено правото по чл. 25, ал. 3 от Вътрешните правила за контрол върху работата на комисиите преди издаване на решенията за класиране и избор на изпълнител.⁵²

Договорите за възлагане на обществените поръчки са съгласувани с юрисконсулт и са подписани от началник отдел „Бюджетно счетоводство“ и от възложителя, в съответствие с чл. 35 от Вътрешните правила. В законно определения срок е изпратена информация до АОП за сключените договори.⁵³

В Община Ямбол е ползван електронен подпис за изпращане на информация за вписване до АОП и за обнародване в „Държавен вестник“.⁵⁴

За всички проверени процедури има съставени досиета, съдържащи цялата информация за поръчката, които се съхраняват в архива на съответния заявител.⁵⁵

При одита за съответствие на процедурите за възлагане на обществени поръчки с нормативните изисквания е установено:
4.1. Открита процедура с предмет „Изграждане, основен и текущ ремонт, реконструкция и свързаното с тях проектиране, благоустрояване, зимно поддържане на уличната и общинската пътна мрежа, тротоари и настилки на територията на Община Ямбол” (2012 г.)

4.1.1. Съгласно чл. 15, ал. 7 от ЗОП при определяне стойността на договор за строителство не се допуска включване на доставки или услуги, които не са необходими за изпълнение на самото строителство.

В решението и обявлението от възложителя е посочен обект на обществената поръчка „строителство”. В Раздел II, т. 1.8. от обявлението е посочено, че обществената поръчка няма „обособени позиции”. Видно от Раздел II, т. 1.5. от обявлението и от документацията за участие в частта на „Описание предмета на поръчката и технически изисквания“ и на образеца на Таблица 1 „Предлагана цена“, в предмета на поръчката са включени дейности за зимно поддържане на уличната и общинската пътна мрежа, които по характер са „услуга”⁵⁶. Съгласно Таблица 2 към образеца на „Предлагана цена“ от документацията за участие, строителните дейности представляват 70 на сто от всички възлагани дейности, а тези за зимното поддържане са 30 на сто.

На 18.04.2012 г. от кмета е сключен договор⁵⁷ с определения за изпълнител на поръчката на обща стойност 10 млн. лв. (без ДДС), каквато е и обявената прогнозна стойност. В случая възложените на изпълнителя услуги по зимно поддържане на уличната и общинската пътна мрежа не са систематично свързани със строителните дейности от предмета на обществената поръчка, а именно „изграждане, основен и текущ ремонт, реконструкция и свързаното с тях проектиране и благоустрояване на уличната и общинската пътна мрежа, тротоари и настилки“.

Допуснато е в стойността на договора да са включени услуги, които не са необходими за изпълнението на строителните работи, съставляващи основна част от предмета на договора. Извършено е нарушение на чл. 15, ал. 7 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 37 от 2006 г.) поради неефективен предварителен контрол на документацията за участие.⁵⁸
4.1.2. При постъпили искания от участниците, относно разяснения по документацията за участие, възложителят следва да изпрати разяснения в 4-дневен срок от постъпване на искането, съгласно чл. 29, ал. 1 от ЗОП.

В 3 случая от възложителя не е отговорено в рамките на 4 календарни дни от постъпване на исканията за разяснение по документацията за участие. Въпреки неспазването на срока за даване на разяснения, до крайния срок за получаване на оферти за участие са останали повече от нормативно определените 6 дни по чл. 29, ал. 2 от ЗОП.

Извършеното нарушение на чл. 29, ал. 1 от ЗОП е в резултат на несвоевременни действия при провеждането на обществената поръчка.⁵⁹
4.1.3. Съгласно чл. 69а, ал. 4 от ЗОП когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта, преди отварянето на ценовите оферти комисията съобщава на присъстващите лица резултатите от оценяването на офертите по другите показатели.

В протокола на комисията за провеждане на процедурата от 19.03.2012 г. не се съдържа информация за изпълнение на това изискване, поради което няма увереност за спазване на чл. 69а, ал. 4 от ЗОП. Допуснатото е поради липсата на определен във вътрешните актове ред за документиране работата на комисията относно разглеждане, оценка и класиране на офертите.⁶⁰

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁶¹
4.2. Открита процедура с предмет „Доставка на гориво (бензин А95Н, дизелово гориво и газ пропан-бутан) чрез система на зареждане при безналично плащане за автомобилите на Община Ямбол, Общинско предприятие „Комунални дейности“ -Ямбол и Общинско предприятие „Общински пазари“ - Ямбол“ (2012 г.)

4.2.1. В обявлението е посочено, че наличието на обстоятелствата по чл. 47, ал. 2 от ЗОП ще бъдат пречка за участие в процедурата. Обстоятелствата по чл. 47, ал. 2 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.) са изписани в обявлението (Раздел ІІІ.1.4. Други особени условия), но не е съобразено, че частта „…е лишен от правото да упражнява определена професия или дейност съгласно законодателството на държавата, в която е извършено нарушението, включително за нарушения, свързани с износа на продукти в областта на отбраната и сигурността“ се отнася до обществени поръчки по чл. 3, ал. 2 от ЗОП (специални поръчки), каквато конкретната поръчка не е.

Неоснователно е изискано от участниците да декларират липса на обстоятелства по чл. 47, ал. 2 от ЗОП, които са неотносими към конкретната обществена поръчка. Причина за допуснатото е неефективен контрол на документацията за участие в обществената поръчка.⁶²
4.2.2. С чл. 45а, ал. 1 , т. 3, във връзка с ал. 2, т. 2, буква „б“ от ЗОП, възложителите са задължени да изпращат за публикуване, освен в РОП и в „Официален вестник“ на ЕС обявленията за откриване на процедури, когато обществените поръчки за доставки са на стойност (без ДДС), равни или по-високи от 391 160 лв.

Обявлението за обществената поръчка е изпратено до АОП и публикувано в РОП на 06.07.2012 г. В т. ІІ.2.1. от обявлението е посочена прогнозна стойност на обществената поръчка 500 000 лв. (без ДДС).

Обявлението не е изпратено в „Официален вестник“ на ЕС въпреки, че обект на възлагане е обществена поръчка по чл. 3, ал. 1, т. 1 от ЗОП и обявената стойност на поръчката е по-висока от стойностния праг по чл. 45а, ал. 2, т. 2, буква „б“ от ЗОП
(ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.). Извършено е нарушение на чл. 45а, ал. 1, т. 3 от ЗОП. Причини за нарушението са непланиране на поръчката и неефективен контрол на документацията за участие в обществената поръчка.⁶³
4.2.3. В Раздел ІV.3.4. от обявлението за обществената поръчка е определен срок за получаване на оферти - до 06.08.2012 г. В Раздел VІ.5. от обявлението е посочено, че е изпратено на 06.07.2012 г. до АОП за вписване в РОП. Видно от Раздел VІ.3. от обявлението възложителят предоставя пълен достъп по електронен път до документацията за участие в процедурата на посочения интернет адрес и същото е изпратено по електронен път, поради което са използвани съкратените срокове по чл. 64, ал. 3 от ЗОП.

За обществената поръчка не е изпратено предварително обявление за обнародване между 52 дни и 12 месеца преди датата на изпращането на обявлението от 06.07.2012 г. В обявлението е посочено, че няма предишна публикация на обявление за предварителна информация за обществената поръчка, вписана в РОП. Обявлението за обществената поръчка е изпратено до АОП за вписване в РОП 31 дни преди крайния срок за получаване на оферти, без да е налице основание за това.

Извършено е нарушение чл. 64, ал. 2 от ЗОП, във връзка с чл. 64, ал. 1 от ЗОП, поради неефективен контрол на документацията за участие в обществената поръчка.⁶⁴

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁶⁵

4.3.1. Съгласно чл. 64, ал. 1 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.) възложителят следва да изпрати обявлението за провеждане на обществена поръчка до АОП за вписване в РОП в случаите по чл. 14, ал. 3 (прилагане на опростени правила) най-малко 40 дни преди крайния срок за получаване на офертите. С чл. 64, ал. 2 и ал. 3 от ЗОП е дадена възможност за намаляване на този срок при наличие на определени обстоятелства.

Прогнозната стойност на обществената поръчка попада в прага по чл. 14, ал. 3 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.) и позволява прилагане на опростените правила за възлагане. Видно от Раздел VІ.5. и Раздел ІV.3.4. от обявлението за обществената поръчка, разликата между датата на изпращане на обявлението и крайния срок за получаване на офертите е 26 дни. Срокът за изпращане на обявлението е намален с 14 дни като са използвани следните основания на ЗОП:

а) за изпратено предварително обявление, съгласно чл. 64, ал. 2 от ЗОП - от 40 на 36 дни;

б) за изпратено обявление по електронен път с електронен подпис на основание чл. 64, ал. 3 от ЗОП - със 7 дни.

В обявлението не е посочен интернет адрес, на който възложителят предоставя пълен достъп по електронен път до документацията за участие в процедурата, поради което не е налице основанието на чл. 64, ал. 3, предложение второ от ЗОП, за съкращаване на срока с още 5 дни.

Поради неефективен предварителен контрол на документацията за участие е допуснато обявлението за обществената поръчка да бъде изпратено до АОП за вписване в РОП 26 дни преди крайния срок за получаване на оферти, без да е налице основание за това. Извършено е нарушение на чл. 64, ал. 3 от ЗОП. ⁶⁶
4.3.2. С чл. 25, ал. 2 от ЗОП са определени минималните изисквания за съдържанието на обявлението за обществена поръчка, включително т. 16 „дата на публикуване на предварителното обявление, ако има такова”.

В обявлението за обществената поръчка е посочено, че няма публикувано предварително обявление, въпреки наличието на такова от 10.02.2012 г. На това основание (наличие на предварително обявление) от възложителя са ползвани съкратени срокове за провеждане на процедурата.

Поради неефективен предварителен контрол на документацията за участие в процедурата, е извършено нарушение на чл. 25, ал. 2, т. 16 от ЗОП.⁶⁷
4.3.3. Съгласно чл. 56, ал. 3, т. 2 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.) документите за доказване на икономическото и финансовото състояние и техническите възможности и квалификация се представят само от участниците, чрез които обединението доказва съответствието си с критериите за подбор.

В т. ІV Подготовка на офертата от документацията за участие от възложителя е поставено изискването „когато участник в процедурата е обединение, което не е юридическо лице, всяко физическо лице, включено в обединението да представи: оригинален документ за гаранция за участие; документи, удостоверяващи финансовото и икономическото състояние и документи, удостоверяващи техническите възможности”.

Изискването на тези документи от всяко физическо или юридическо лице от обединението е нарушение на чл. 56, ал. 3 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.). Това е допуснато поради неефективен предварителен контрол на документацията за участие в процедурата.

Нарушението не е повлияло при подбора, оценката и класирането на офертите, тъй като за процедурата е подадена оферта само от един участник, който не е обединение.⁶⁸

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие с изискванията на ЗОП.⁶⁹
4.4. Открита процедура с предмет „Строително-монтажни работи на обект „Таблени саваци на Разделителното съоръжение при км 31+200 и Таблени саваци на съоръжение „Златен рог” при км 29+590” и обект „Укрепване на диги и берми на корекцията на река Тунджа от км 27+000 до км 30+500” (2012 г.)

4.4.1. Съгласно чл. 34, ал. 2 от ЗОП в състава на комисията за провеждане на процедура за обществена поръчка се включва задължително един правоспособен юрист, а останалите членове са лица, притежаващи професионална квалификация и практически опит в съответствие с предмета и сложността на поръчката. Комисията се състои от нечетен брой членове – най-малко петима.

Установено е, че:

а) в назначената със заповед⁷⁰ на възложителя комисия за провеждане на процедурата са включени четен брой членове - шест;

б) предметът на обществената поръчка се отличава със сложност, доколкото касае строителство във воден обект и по отношение на което от възложителя са определени технически характеристики и параметри, описани в т. 9.2.8. „Доказателства за техническа възможност за изпълнение на поръчката” и т. 2 „Технически спецификации” от документацията за участие. За доказване на техническите възможности на участниците, от възложителя е поставено изискване за опит и наличие на инженер със специалност „Хидромелиорация”, „Хидротехническо строителство”, „В и К” или електроинженер.

Видно от Методиката за оценка на офертите, единият от показателите, по които следва да се оценят техническите предложения на участниците е „Линеен график за изпълнение на поръчката”. Същият включва времето за изпълнение, последователността на отделните операции и дейности, взаимна обвързаност между отделните етапи, броя на работниците и строителните машини за всяка от тях. Съгласно Методиката, индивидуалните оценки на участниците се отразяват от всеки член на комисията в таблица с посочване на конкретни мотиви.

В назначената комисия за провеждане на процедурата са включени юрист, външен експерт от АОП с квалификация по „Строително-монтажни работи и специализирано строителство”, специалист по „Строителство, архитектура и транспортно строителство”, икономист, технолог по храните и начален учител. Квалификацията и практическият опит на членовете на комисията не съответстват на предмета и сложността на поръчката, тъй като между тях няма специалисти по хидротехническо строителство. Създадени са предпоставки комисията да не може компетентно да изпълни задачата, за която е назначена.

С назначаването на четен брой членове в комисията и с включването на лица, чиято квалификация и опит не съответстват на предмета и сложността на поръчката, е извършено нарушение на чл. 34, ал. 2 от ЗОП.

Причина за допуснатото нарушение е липсата на въведен вътрешен ред за подбор и документиране по адекватен начин на професионалната квалификация и практически опит на членовете на комисията.⁷¹
4.4.2. Съгласно чл. 69а, ал. 4 от ЗОП, когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта, преди отварянето на ценовите оферти комисията съобщава на присъстващите лица резултатите от оценяването на офертите по другите показатели.

В протокола на комисията за провеждане на процедурата от 08.05.2012 г. не се съдържа информация за изпълнение на това изискване, поради което няма увереност за спазване на чл. 69а, ал. 4 от ЗОП. Допуснатото е поради липсата на определен във вътрешните актове ред за документиране работата на комисията относно разглеждане, оценка и класиране на офертите.⁷²

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие с изискванията на ЗОП.⁷³
4.5. Открита процедура с предмет „Организиране на иновативно културно събитие Арт фестивал „Отворени пространства”” (2012 г.)

В чл. 43, ал. 3 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 94 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г.) е въведено задължението възложителите по чл. 7, т. 1-4 от ЗОП да привличат като членове на комисията и външен експерт, който е включен в списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП и има квалификация в съответствие с предмета на обществената поръчка.

От възложителя е назначена комисия⁷⁴ за провеждане на процедурата за възлагане на обществената поръчка. Като редовен член на комисията е включен външен експерт по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП. Видно от списъка на АОП, привлеченият външен експерт⁷⁵ е с квалификация магистър по „право“, завършен курс „Регионална политика на ЕС и структурни фондове“, сертификати по английски и по френски език. Липсва информация за придобита квалификация от външния експерт в сферата, очертана от предмета на обществената поръчка, а именно организиране на иновативно културно събитие, свързано с изготвяне на концепции и дизайн.

Действителната квалификация на външния експерт не е в съответствие с предмета на обществената поръчка, което е в нарушение на чл. 34, ал. 3 от ЗОП.

Причина за допуснатото нарушение е липсата на въведен вътрешен ред за подбор и документиране по адекватен начин на професионалната квалификация и практическия опит на членовете на комисията. ⁷⁶

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁷⁷

Съгласно точка ІІІ.2.3. Технически възможности от обявлението за обществената поръчка, участниците следва да представят копия на Удостоверенията за регистрация на транспортните средства за превоз на хранителни продукти, издадени от съответната Областна дирекция по безопасност на храните и да разполагат с минимум два автомобила за всяка обособена позиция, с които да се извършват доставките до складовете на съответните заведения. В документацията за участие в процедурата за обществената поръчка за обособена позиция № 6 „Други хранителни продукти” е приложено Ценово предложение с артикулите⁷⁸.

На 31.07.2012 г. със заповед⁷⁹ на кмета на общината, е назначена комисия за провеждане на открита процедура на основание чл. 34 от ЗОП.

В съставените от комисията три протокола⁸⁰, са описани представените от участниците документи за обособена позиция № 6 и съответствието им с изискванията на възложителя. При разглеждане на документите за съответствие с критериите за подбор, от комисията е установено, че представените от един от участниците⁸¹ удостоверения за регистрация на двете транспортни средства са в съответствие с изискванията на възложителя.

При одита е установено, че в представените удостоверения⁸² за регистрация на транспортно средство на двата автомобила на участника не е записано, че е разрешено превозването на суровини и храни от Ценовото предложение за обособена позиция № 6 по 7 групи⁸³, дефинирани в Закона за храните (ЗХ). При разглеждане на офертите от комисията не е изискана от участника⁸⁴ допълнителна информация за представяне на удостоверения за регистрация на транспортни средства, от които да е видно, че могат да се превозват суровини и храни като: „олио“, „орехови ядки“, „бонбони“, „шоколад“, „захар“, „подправки - пресни и изсушени”, „боза“, „пунш“, „какао на прах“, „чай“, „сол “ и други.

С Решение⁸⁵ от 05.10.2012 г. на възложителя, участникът⁸⁶ е класиран на първо място за обособена позиция 6 „Други хранителни продукти” и е сключен договор⁸⁷ за обществена поръчка.

От комисията за провеждане на процедурата е извършено нарушение на чл. 68, ал. 8 от ЗОП.⁸⁸

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие с изискванията на ЗОП.⁸⁹

4.7. Открита процедура с предмет „Строително - монтажни работи по изграждане на центрове за настаняване от семеен тип за деца в риск и защитено жилище в гр. Ямбол“ (2012 г.)

В протокола от 15.06.2012 г. на комисията за провеждане на процедурата не е отразено, че преди отварянето на плик № 3 на участниците, пред присъстващите лица са обявени резултатите от оценяването на офертите по всички други показатели от комплексната оценка, с изключение на цената.

Липсата на документиране на действието на комисията в случая не дава увереност за спазване на чл. 69а, ал. 4 от ЗОП.⁹⁰

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹¹

С чл. 69а, ал. 4 от ЗОП е поставено изискване „когато критерият за оценка е икономически най-изгодна оферта, преди отварянето на ценовите оферти комисията да съобщава на присъстващите лица резултатите от оценяването на офертите по другите показатели.”

В протоколите на комисията за провеждане на процедурата от 31.05.2012 г. и 15.08.2012 г. не се съдържа информация за спазване на това изискване.

Допуснатото е поради липсата на определен във вътрешните актове ред за документиране работата на комисията относно разглеждане, оценка и класиране на офертите. Така няма увереност за спазване на чл. 69а, ал. 4 от ЗОП.⁹²

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие с изискванията на ЗОП.⁹³
4.9. Открита процедура с предмет „Промотиране на иновативно културно събитие и публичност на проекта по две обособени позиции“ (2012 г.)

В протокола от 20.09.2012 г., от комисията не е отразено, че преди отварянето на плик № 3 на участниците, са обявени пред присъстващите лица резултатите от оценяването на офертите по всички други показатели от комплексната оценка, с изключение на цената. Липсата на документиране на действието на комисията не дава увереност за спазване на чл. 69а, ал. 4 от ЗОП.⁹⁴

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹⁵
4.10. Открита процедура с предмет „Невъоръжена физическа охрана на обекти на Община Ямбол“ (2012 г.)

Съгласно чл. 69а, ал. 3 от ЗОП при отваряне на ценовите оферти комисията оповестява предлаганите цени.

Поради липсата на определен във вътрешните актове ред за документиране работата на комисията, в протокола за проведената процедура от 27.08.2012 г. не се съдържа информация за изпълнение на това изискване. Недокументирането на действието на комисията не дава увереност за спазване на чл. 69а, ал. 3 от ЗОП.⁹⁶

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹⁷

На основание чл. 16, ал. 8 от ЗОП, с решение⁹⁸ от 23.02.2012 г.  на възложителя, е открита процедурата за възлагане на обществената поръчка. Поръчката е финансирана със средства от Оперативна програма „Регионално развитие” и е с прогнозна стойност 156 хил. лв. Процедурата е приключена със сключен договор с участника, определен за изпълнител. В законовия срок е изпратена информация за сключения договор до АОП за вписване в РОП.

Процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие със законовите изисквания.⁹⁹
4.12. Конкурс за проект с предмет „Обновяване и модернизиране на градската среда, чрез реконструкция на пешеходни зони – гр. Ямбол - изработване на „идеен проект““ (2012 г.)

4.12.1. На основание чл. 64, ал. 2 от ЗОП, с решение¹⁰⁰ на възложителя, е открита процедурата за възлагане на обществената поръчка „конкурс за проект”. С решението са одобрени обявлението и конкурсната програма.

На 26.07.2012 г. на сайта на общината, в Раздел „Актуално”, е публикувано съобщение¹⁰¹, с което са обявени лицата, номинирани за членове на журито и за резервни членове в конкурса за проект. На 16.08.2012 г. на сайта на общината в Раздел „Актуално” е публикувано второ съобщение¹⁰², с което е обявена промяна в номинираните лица за членове на журито и за резервни членове. Промяната в състава на журито е в резултат на направен отказ за участие от двама от членовете на журито, номинирани с първото съобщение. Видно от статия в местна електронна медия¹⁰³, второто съобщение не е можело да се чете.

Към момента на одита не може да се установи на 16.08.2012 г. бил ли е възможен достъп до съобщението в сайта на общината.¹⁰⁴

На 15.08.2012 г. са депозирани откази¹⁰⁵ на двама от първоначално номинираните членове на журито, поради което е публикувано второ съобщение¹⁰⁶ с нов състав на журито. На 20.08.2012 г. със заповед¹⁰⁷ на кмета на общината е назначен окончателният поименен състав на журито.

Съгласно чл. 34, ал. 6 от ЗОП, възложителят определя срок за приключване работата на комисията, който трябва да е съобразен със спецификата на обществената поръчка. В заповедта¹⁰⁸ за назначаване на журито е определено работата да започне на 22.08.2012 г. и да приключи в 30-дневен срок. Първият протокол за работата на журито е съставен на 22.08.2012 г. Последният заключителен протокол е съставен на 24.08.2012 г. и е предаден на кмета на общината срещу подпис на 31.08.2012 г. – в рамките на определения 30-дневен срок за работа. От журито е изпълнена поставената задача в определения срок.¹⁰⁹
4.12.3. Съгласно чл. 39, ал. 2, изр. 2 от Наредбата за провеждане на конкурси в устройственото планиране и инвестиционното проектиране (НПКУПИП), когато от участниците в конкурса се изисква определена професионална квалификация или правоспособност, повече от половината от членовете на журито трябва да имат същата или еквивалентна квалификация или правоспособност.

Съгласно чл. 9 от Закона за камарите на архитектите и на инженерите в инвестиционното проектиране (ЗКАИИП), архитектите, които имат пълна проектантска правоспособност задължително членуват в Камарата на архитектите, а инженерите – в Камарата на инженерите в инвестиционното проектиране.

Съгласно чл. 7, ал. 7 от ЗКАИИП, проектантите с пълна проектантска правоспособност, вписани в регистъра на съответната камара, могат да предоставят проектантски услуги в областта на устройственото планиране и инвестиционното проектиране без ограничения по вид и размер.

От възложителя е поставено изискване в конкурсната документация, участниците да притежават пълна проектантска правоспособност към Камарата на архитектите в България (т. ІІ.1., абзац 2).

На 20.08.2012 г. със заповед¹¹⁰ на кмета на общината е назначено жури в състав, посочен в съобщението от 16.08.2012 г. В журито са включени: двама архитекти, двама инженери и правоспособен юрист. Архитектите са с пълна проектантска правоспособност към Камарата на архитектите в България, а инженерите с пълна проектантска правоспособност към Камарата на инженерите в инвестиционното проектиране.

От изложените факти е видно, че четирима, от общо петима, членове на журито са с изискващата се правоспособност, което е повече от половината от състава му и е в съответствие с изискванията на чл. 99, ал. 3 от ЗОП и чл. 39, ал. 2 от НПКУПИП.¹¹¹

В одобрената от възложителя методика за оценка на проекта е предвидено оценяването да се извършва по пет критерия. При три от критериите (показатели) - Функционални изисквания (К1), Обемно-пространствени и художествени решения (К2) и Качествени изисквания (К3) е определена скала на три нива. За всяко ниво от скалата е определен диапазон от точки (20-25; 15-20; 10-15). Така за критерий К1 за първо ниво на скалата са определени от 20 до 25 точки, когато представеното от участника решение отговаря „напълно“ или „в голяма степен“ на изискванията на възложителя; за второ ниво на скалата са определени от 15 до 20 точки, когато представеното от участника решение отговаря „отчасти“ на изискванията на възложителя, а за трето ниво на скалата са определени от 10 до 15 точки, когато решението „в малка степен“ покрива изискванията на възложителя. Аналогични са определените нива и диапазони от точки при критерий К2 и критерий К3. Предвидено е всеки член на журито да прави своя оценка, като посочва броя точки за всеки критерий в оценителна таблица.

За критериите К1, К2 и К3 от методиката за оценка липсват ясни и точни указания за оценяване във формираните диапазони от точки.

Част от одобрената методика за оценка е непрозрачна и неясно формулирана, като предоставя възможност на журито за необективно оценяване на офертите. Нарушен е чл. 17, ал. 2 от НПКУПИП, поради осъществен неефективен контрол на конкурсната документация.¹¹²

По конкурсната документация са постъпили пет писмени искания за разяснения. В три от случаите, от възложителя не са изпратени разяснения в 4-дневен срок от постъпването на исканията. Допуснато е закъснение, съответно от 2 дни, 11 дни и 22 дни, с което е нарушен чл. 29, ал. 1 от ЗОП.¹¹³ Въпреки неспазването на срока за даване на разяснения, до крайния срок за получаване на оферти за участие (09.08.2012 г.) са останали повече от нормативно определените 6 дни, в съответствие с чл. 29, ал. 2 от ЗОП.

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹¹⁴
4.13. Извършена е проверка за установяване на фактическото съществуване, непрекъснатото и последователно действие на основни контролни дейности, които са важни за провеждането на процедурите за обществени поръчки: предварителен контрол за законосъобразност; система на двоен подпис; правила за документиране на всички операции и действия, свързани с дейността по провеждането на процедурите за възлагане на обществените поръчки. По метода на одитната извадка е проверено действието на контролните дейности при 4 обществени поръчки.

Установено е, че въведените контролни дейности са адекватни и са документирани съобразно определения ред във вътрешните правила.

Контролните дейности за предварителен контрол преди поемане на задължение, система на двоен подпис и правила за документиране на операции и действия са осъществявани и са действали непрекъснато и последователно през одитирания период.

Предварителният контрол на документацията за участие в процедурите е извършен чрез съгласуване от правоспособен юрист, но не са изготвени писмени становища за законосъобразност. Поради липсата на надеждна информация за обхвата на контролната дейност, не може да се даде оценка за нейното последователно действие през одитирания период.¹¹⁵