Възлагане на обществени поръчки чрез публична покана

При одита за съответствие на възлагането на обществени поръчки с нормативните и вътрешните актове е установено:

5.1. Съгласно чл. 101е, ал. 2 от ЗОП при сключване на договор, определеният за изпълнител представя документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП.

При сключване на договора с предмет „Доставка чрез покупка на оградни пана и оградни стълбове” от определения изпълнител¹¹⁷ не е представено свидетелство за съдимост на едноличния собственик на капитала за удостоверяване липсата на обстоятелства по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП.

Извършено е нарушение на чл. 101е, ал. 2 от ЗОП.¹¹⁸
5.2. Съгласно чл. 101г, ал. 1 от ЗОП при възлагане чрез публична покана възложителят следва да определи длъжностни лица за получаване, разглеждане и оценка на постъпилите оферти.

При всички проверени обществени поръчки чрез публична покана, длъжностните лица за получаване, разглеждане и оценка на постъпилите оферти са определени със заповеди на възложителя, в изпълнение на чл. 101г, ал. 1 от ЗОП и на Глава четвърта, чл. 31, ал. 1 от Вътрешните правила.¹¹⁹

При четири възлагания чрез публична покана, участниците не са уведомени писмено за класирането и за мястото, където могат да се запознаят със съдържанието на утвърдения протокол. Не е спазен чл. 31, ал. 3 от Вътрешните правила при обществените поръчки с предмет:

За обществените поръчки по глава осма „а“ от ЗОП от възложителя не е публикувано съобщение за публичната покана в печатни издания и само за една поръчка¹²¹ е изпратена покана до избрани лица. Така възложителят се е лишил от възможността за избор на най-ефективна оферта от по-широк кръг участници. При четири от възложените по този ред поръчки¹²² (50 на сто от проверените) е постъпила само по една оферта и възлагането е извършено в съответствие с чл. 101д от ЗОП.¹²³

Проверката обхвана разходите за: храна; материали; гориво за автомобили; външни услуги; застраховки; придобиване на нематериални дълготрайни активи. Разходите са анализирани относно приложения ред за възлагане на обществени поръчки и наличие на разделяне на поръчки.

При одита за съответствие е установено:

6.1. Доставка на хранителни продукти

В периода от 10.08.2012 г. до 14.09.2012 г. е приключено изпълнението на 18–те договора за доставка на хранителни продукти за нуждите на звената на общината. Договорите са сключени въз основа на три проведени открити процедури през 2011 г.

На 31.10.2012 г. са подписани 5 нови договора¹²⁶, а на 20.11.2012 г. - един договор¹²⁷ с предмет „Периодична доставка на хранителни продукти за нуждите на общинските звена”.¹²⁸ Договорите са сключени въз основа на проведена открита процедура за възлагане на обществена поръчка.

В периода след приключване изпълнението на старите и сключването на новите договори, считано от 10.08.2012 г. до 20.11.2012 г., от бюджета на Община Ямбол са изплатени 90 176 лв. (без ДДС) за доставка на хранителни продукти за звената, за които кметът е възложител на обществени поръчки. Извършените доставки са обект на обществена поръчка по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 1 от ЗОП и попадат в стойностния обхват на чл. 14, ал. 1, т. 1 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.). Средствата са изразходвани без сключени договори и без проведена процедура за възлагане на обществена поръчка. Извършено е нарушение на чл. 8, ал. 1 от ЗОП.

Причините за допуснатото нарушение са недоброто планиране на прогнозния период за стартиране на процедурата и непредприетите своевременни действия за обявяване на поръчката.¹²⁹

На 13.09.2012 г. е приключено изпълнението на договор¹³⁰ с предмет „Поддържане на чистотата на уличната мрежа и терени, предназначени за обществено ползване“.

На 26.07.2012 г. от кмета на общината е издадено решение¹³¹ за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка с предмет „Ръчно метене на тротоари, улични платна, алеи, спирки на градския транспорт, детски площадки и други”. До 31.12.2012 г. процедурата не е приключена, поради образувано производство пред Комисията за защита на конкуренцията. Средствата за дейността по поддържане чистотата на териториите за обществено ползване са предвидени в План-сметката за разходите за дейност „Чистота” за 2012 г. и в бюджета за 2012 г. на Община Ямбол, приети от общинския съвет.¹³²

След като е приключено изпълнението на договора¹³³ от 2011 г., е продължено извършването на услуга по поддържане на чистотата на територии за обществено ползване на гр. Ямбол. За периода от 14.09.2012 г. до 13.10.2012 г. от бюджета на общината са изразходвани 81 486 лв. (без ДДС), доказани чрез първични платежни документи. Извършените и платени услуги по поддържане на чистотата са без сключен договор и без проведена процедура за възлагане на обществена поръчка.

Нарушен е чл. 8, ал. 1 от ЗОП, поради недобро планиране на прогнозния период за стартиране на процедурата и непредприети своевременни действия за обявяване на поръчката.¹³⁴
6.3. Услуги с подемна техника

През периода от 05.04.2012 г. до 31.12.2012 г. от Общинско предприятие „Комунални дейности“ са извършени и платени услуги с багер, минибагер, комбиниран багер, самосвал и ескаватор за поддръжка, благоустрояване и текущ ремонт на общински имоти на обща стойност 23 698 лв. (без ДДС). За извършването на услугите не са сключени договори, а разходите са доказани с фактури, издадени от изпълнителите.

Средства за тези дейности са планирани в бюджетната сметка за 2012 г. на Общинско предприятие „Комунални дейности“ гр. Ямбол, приета с решение¹³⁵ на общинския съвет. Одобрени са разходи за издръжка, в т. ч. външни услуги, за дейностите „Озеленяване“, „Обредни домове и зали“ и „Други дейности по икономиката“, на обща стойност 237 хил. лв.

Услугите с наетата подемна техника са систематично свързани и съставляват отделни етапи в един цялостен процес. Дейността е обект на обществена поръчка по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП и попада в стойностния обхват на чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.). Услугите с багери, самосвал и ескаватор са извършени без да са спазени правилата за възлагане на обществената поръчка чрез публична покана, с което е нарушен чл. 101а от ЗОП.

Причини за допуснатото нарушение са непредприети действия за организиране на възлагане на поръчка и неефективен контрол преди извършване на разходите.¹³⁶
6.4. Услуги за фиксирани мрежи

Средства за издръжка на бюджетните дейности, в т. ч. разходи за външни услуги, са планирани в бюджета за 2012 г. на Община Ямбол¹³⁷. През 2012 г. е извършен разход на средства за далекосъобщителни услуги към фиксирани мрежи в общинска администрация и шест второстепенни разпоредители, за които кметът на общината е възложител на обществени поръчки. През периода от 26.02.2012 г. до 31.12.2012 г. платените далекосъобщителни услуги към фиксирани мрежи са на обща стойност 22 252 лв. (без ДДС) и са доказани чрез първични платежни документи. Далекосъобщителните услуги към фиксирани мрежи са извършени от различни доставчици¹³⁸. Две от бюджетните звена имат подписани договори от 2011 г. с доставчици на фиксирани услуги. Договорите са сключени при условията на пряко договаряне.

Услугите са обект на обществена поръчка по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП и попадат в стойностния обхват на чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.). Далекосъобщителните услуги към фиксирани мрежи са извършени без да са спазени правилата по глава осма „а” от ЗОП за възлагане на обществената поръчка чрез публична покана, с което е нарушен чл. 101а от ЗОП.

Причини за допуснатото нарушение са непредприети действия за организиране на възлагане на поръчка и неефективен контрол преди извършване на разходите.¹³⁹

На 17.08.2012 г. чрез пряко договаряне от кмета са сключени два договора, както следва:

а) с предмет „Архитектурно заснемане на обект спортна зала „Диана”, гр. Ямбол”¹⁴⁰ на стойност 20 000 лв. (без ДДС). Крайният срок за изпълнение е 30.09.2012 г. и

б) с предмет „Конструктивно обследване на обект спортна зала „Диана”, гр. Ямбол”¹⁴¹ на стойност 19 180 лв. (без ДДС). Крайният срок за изпълнение е 30.09.2012 г.

Средствата по договорите за 37 139 лв. (без ДДС) са изплатени на 04.10.2012 г. и 05.10.2012 г. от бюджета на общината и са включени в отчета за капиталови разходи за 2012 г. за обект „Архитектурно заснемане и конструктивно обследване на сградата на спортна зала „Диана””.

Възложените поотделно дейности са систематично свързани, тъй като се отнасят до един и същ обект „Архитектурно заснемане и конструктивно обследване на сградата на спортна зала „Диана”. Потребността от възлагането на дейностите е възникнала по едно и също време и договорите за тях са сключени едновременно, поради което е налице основание за обединяване на стойностите им и прилагане на глава осма „а” от ЗОП при избора на изпълнител.

Възлагането е извършено в нарушение на чл. 101а от ЗОП, във връзка с чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр. 33 от 2012г.), тъй като услугата е обект на обществена поръчка по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП и попада в стойностния обхват на чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 33 от 2012 г.).

Причина за нарушението е неефективен предварителен контрол преди поемане на задълженията.¹⁴²

В чл. 14, ал. 1 от ЗОП е регламентирано, че процедурите по закона се прилагат задължително при възлагане на обществени поръчки с обект по чл. 3, ал. 1 от ЗОП.

За периода от 01.04.2012 г. до 31.12.2012 г. от бюджета на общината са платени разходи за доставка на гориво за автомобилите на общинска администрация и четири второстепенни разпоредители по бюджета на обща стойност 85 557 лв. (без ДДС). Доставките на горивата са извършени от различни доставчици без проведена процедура за възлагане на обществена поръчка, приключена със сключен договор.

За доставката на горива за автомобилите на общината от 10.02.2012 г. до 07.11.2012 г. от възложителя са взети четири решения, с които са открити процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на НВМОП (отм.) и ЗОП по вид „открит конкурс/процедура“ и „договаряне без обявление“ по чл. 90, ал. 1 , т. 1 от ЗОП. Всички процедури са приключени с решение за прекратяване с мотив, че не е подадена нито една оферта.

От възложителя са положени усилия за избор на изпълнител чрез прилагане на законосъобразни процедури за възлагане на обществена поръчка. Въпреки това, не са използвани всички правни възможности, като не е приложен чл. 90, ал. 1, т. 11 от ЗОП, позволяващ възлагане чрез процедура на договаряне без обявление за доставка на стоки, определени по списък, предложен от Държавната комисия по стоковите борси и тържищата и одобрен от Министерския съвет в Правилника за прилагане на ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.).¹⁴³
6.7. Услуги за дезинфекция, дезинсекция и дератизация

Съгласно НВМОП (отм.) малките обществени поръчки за доставки са със стойност от 50 000 лв. до 180 000 лв. (без ДДС).

Разходи за външни услуги на бюджетните дейности са планирани в бюджета за 2012 г. на Община Ямбол, приет с решение¹⁴⁴ на общинския съвет. През 2012 г. са извършени разходи за услуги по дезинфекция, дезинсекция и дератизация от първостепенния и от трима второстепенни разпоредители с бюджетни кредити, за които кметът на общината е възложител на обществени поръчки. Услугите са извършени от трима изпълнители, съответно: по договор, сключен по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.); по договор чрез пряко договаряне от 2011 г. със срок на действие от 01.01.2012 г. до 31.12.2012 г.; без сключен договор. В срока на договора, сключен по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.), от 10.04.2012 г. до края на месец октомври 2012 г. са платени разходи за посочените услуги на обща стойност 52 048 лв. (без ДДС).

От възложителя не е взето решение за провеждане на процедура за малка обществена поръчка, с което е нарушен чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.).

Причини за допуснатото нарушение са несъздадена организация за възлагане на поръчка и неефективен контрол преди извършване на разходите.¹⁴⁵
6.8. Останалите анализирани разходи за храна, за доставка на материали, за външни услуги, за застраховки и за придобиване на нематериални дълготрайни активи са извършени след прилагане на законосъобразен ред за възлагане по ЗОП и по НВМОП (отм.).¹⁴⁶

През 2012 г. са взети управленски решения, довели до извършване на разходи за доставки и за услуги, без възлагане на обществени поръчки. Нарушенията са в резултат на несъздадена ефективна организация за възлагане на поръчките и неефективен контрол на разходите.
7. Изпълнение на договорите
След проведено възлагане по реда на ЗОП и на НВМОП (отм.) през одитирания период са изпълнявани 73 договора за обществени поръчки, финансирани с бюджетни средства и със средства от ЕС. Извършените плащания по тях са на обща стойност 3 198 хил. лв. ¹⁴⁷

7.1. На основание чл. 40 от Вътрешните правила за обществените поръчки, контрол по изпълнението на сключените договори се осъществява от заявител, от началник отдел „Бюджетно счетоводство“ и от финансов контрольор.

За установяване действието на контролните дейности са извършени тестове на контрола за изпълнението на 5 договора, избрани по критерий „най-висока стойност“. Проверени са контролните дейности: предварителен контрол преди извършване на разход; система за двоен подпис; документиране на всички операции и действия.

Установено е, че изследваните контролни дейности са изпълнявани съобразно регламентирания в общината ред и са осъществявани непрекъснато и последователно.¹⁴⁸

Извършена е проверка по същество за съответствие на фактическото изпълнение с клаузите на 12 договора с предмет:

Изпълнението на договорите е приключено в определените срокове. За извършените строителство, доставки и услуги са съставени актове за извършени работи и приемо-предавателни протоколи. Изплатените суми са в съответствие с договореното. За изпълнението на сключените договори за обществени поръчки са съставени финансови досиета, които са съхранявани в отдел „Бюджетно счетоводство”.¹⁵⁰

В съдържанието на Вътрешните правила, в сила от 28.11.2012 г., съществува непълнота при реда за планирането и за организацията на обществените поръчки и при документирането на предварителния контрол по съгласуване на документацията за участие в обществените поръчки. Пропуските в правилата и процедурите създават риск за действието на последователна и системна организация при подготовката и провеждането на обществените поръчки.

С планирането на обществените поръчки не е осигурено във всички случаи провеждане на поръчки, своевременно откриване на процедури и изпращане на предварителни обявления.

С управленските решения при организирането на обществените поръчки са създадени рискове за: неправилно формиране стойността на обществени поръчки; събиране на надеждна информация за квалификацията и опита на част от комисиите за провеждане на процедурите.

Спазвани са правилата за провеждане на процедурите по ЗОП относно: приложимия ред за възлагане; определяне на гаранциите; издаване на решения за избор на изпълнител и изпращане на информация до АОП.

С взетите управленски решения не е осигурено спазването на нормативни изисквания при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки: в стойността на договор за строителство да бъдат включени услуги, които не са необходими за изпълнението на предмета на поръчката; неспазване на срока за изпращане на обявления за обществени поръчки в АОП; неизпратено за публикуване предварително обявление; изпращане на обявление без изискуемото минимално съдържание; утвърждаване на методика, която не съдържа точни указания за оценка на офертите; несвоевременно изпратени разяснения по документацията за участие; неправилно определяне на числеността на комисиите за провеждане на процедурите и липса на квалификация и опит на членовете; не е изискана допълнителна информация от участник при разглеждане на оферта.

Приложеният ред за възлагане на обществени поръчки чрез публични покани е в съответствие със ЗОП, с изключение на един случай на сключен договор без представен задължителен документ от съответните компетентни органи.

През одитирания период не са взети законосъобразни управленски решения, в резултат на което са направени разходи за доставки и за услуги, без извършено възлагане на обществени поръчки.

Изпълнението на договорите за обществените поръчки е в съответствие със заложените в тях клаузи и с действащото законодателство.

Въведените контролни дейности за законосъобразност в изследваните области не във всички случаи са действали ефективно за минимизиране риска от съществени грешки и нередности.