II. Възлагане на обществени поръчки

Русенски университет „Ангел Кънчев” има статут на юридическо лице и по смисъла на чл. 7, т. 3 от ЗОП е възложител на обществени поръчки. През одитирания период са открити общо 3 /три/ процедури за възлагане на обществени поръчки с решения на възложителя, от които и трите по реда на ЗОП и нито една по реда на НВМОП. Извършена е проверка на всички проведени през периода процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП.

В университета са утвърдени „Вътрешни правила за реда и организацията на възлагане на обществени поръчки и сключване на договори” (ВПРОВОПСД), уреждащи условията и реда за провеждане на процедури по ЗОП и реализирането на доставки, услуги и строителство в условията на чл. 2 от НВМОП (отм.) – чрез три оферти³⁸. Вътрешните правила са приети в изпълнение на изискването на чл. 8, ал. 7 от Закона за обществените поръчки и с тях са утвърдени редът за планиране на процедурите за възлагане на обществени поръчки, организацията на тяхното провеждане, контролът на изпълнение по сключените договори, както и редът за съхранение на документацията. Целта на ВПРОВОПСД е да се осигурят условия за спазване на приложимото законодателство в областта на обществените поръчки, както и да посочат съответните контролни действия за минимизиране на рисковете от незаконосъобразното им провеждане.

Към момента на извършване на одита Правилника за дейността на Русенски университет „Ангел Кънчев” не е актуализиран и в него няма текстове, които да определят лицата, отговорни за провеждането на процедури по възлагането на обществени поръчки. Съгласно длъжностните характеристики на служителите, такива функции през одитирания период са възложени на експерт „Обществени поръчки и ВВК”³⁹. Длъжността е част от университетската администрация и е пряко подчинена на помощник-ректора на университета, в чийто ресор попадат отговорностите по възлагане на обществени поръчки⁴⁰. Всички процедури за доставки, услуги или строителство се изпълняват от експерт „Обществени поръчки и ВВК”. Вменени са му отговорности по: подготовка на съответната документация, участие в процедурата за избор на изпълнител, създаване, окомплектоване и съхранение на досиета за всяка една процедура, както и за подаване в срок на необходимата информация по провежданите процедури до Регистъра на обществените поръчки. Заедно с него функции и отговорности по провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки, съгласно приетите вътрешни правила има и юриста на университета. Такъв обаче в университета няма назначен. Възложителят е сключил Договор № 95В00-69 от 14.07.2010 г. за абонаментно правно обслужване с Адвокатско дружество „Барашка и партньори”, което да оказва необходимата правна помощ и да изпълнява предвидените във вътрешните правила дейности, осъществявани от юрист по отношение на процедурите по възлагане на обществени поръчки.⁴⁰
3. Планиране на обществените поръчки и въведени контролни дейности

3.1. Планиране на обществени поръчки

Процеса на планиране на обществени поръчки в Русенски университет „Ангел Кънчев” е детайлно регламентиран в Глава II “Планиране на обществените поръчки” от ВПРОВОПСД и се извършва едновременно и в съответствие с проекта на бюджет за следващата година. Той започва с представяне на докладна записка за необходимостта от доставка на стоки или услуги от ръководителите на университетските звена, заедно с отчетните данни за разходваните бюджетни средства от предходните години. Същите докладни записки, ръководителите представят пред Финансово-счетоводен отдел „Учебна и научна дейност по децентрализираните бюджети” за обобщаване и допускане, с цел планиране на средствата за тях по бюджета на университета. След постъпването си обобщените заявки се включват в „Списък на планираните поръчки през годината”, изготвян от представители на този отдел, се предоставя за одобрение на ректора в срок до 30 септември на предходната година. Списъкът се придружава от мотивиран доклад с анализ на потребностите и предвидените бюджетни разходи. В съответствие с одобрения списък, Финансово - счетоводен отдел „Учебна и научна дейност по децентрализираните бюджети” изготвя препоръчителен график за провеждане на съответните процедури, съгласно чл. 4 от ВПРОВОПСД. Графикът се утвърждава от ректора на университета и се изпраща обратно в отдела за предвиждане на финансов ресурс, както и до експерт „Обществени поръчки и ВВК” и юриста за откриване и провеждане на съответните процедури.

В чл. 9, ал. 1 от ВПРОВОПСД, посочени като отговорни за изготвянето на документацията за участие в обществените поръчки са юриста и експерт „Обществени поръчки и ВВК” в университета. Освен тях, при изготвянето на документацията се включват също и служители и привлечени експерти, притежаващи съответните квалификации, които изготвят спецификацията и техническите условия по предмета на обществената поръчка, методиката за определяне на комплексна оценка на офертите, както и обосновката за тежестта на отделните критерии, посочени в нея.

Във вътрешните правила има ясно регламентирани отговорности, относно подготовката и изпращането на информация за обществени поръчки до АОП. В чл. 9, ал. 4 от ВПРОВОПСД е посочено, че такава се изпраща до Агенцията по обществени поръчки на хартиен носител с придружително писмо, подписано от ректора или се предава на експерт „Обществени поръчки и ВВК”, за изпращане по електронен път, както и до обслужващо звено ЦИКО /Център за информационно и компютърно обслужване/ за обявяване на поръчката на интернет страницата на университета. Без да има издадена писмена заповед, ректорът е определил експерт „Обществени поръчки и ВВК” да води електронната кореспонденция, подписана с УЕП /Удостоверение за електронен подпис/ на възложителя с Агенцията за обществени поръчки. В тази връзка, ректорът на университета ежегодно изпраща до АОП заявление за създаване на упълномощен потребител в РОП на експерт „Обществени поръчки и ВВК” с права, същият да попълва и подава on-line формуляри за обществени поръчки^41,42. Този ред на изпращане е основание възложителят да намалява крайния срок за получаване на оферти, съгласно чл. 64, ал. 3 от ЗОП.

Информацията чрез директно въвеждане в Регистъра на обществените поръчки (РОП) от упълномощен потребител (чл. 6, ал. 1, т. 5 от Правилника за прилагане на ЗОП) е изпратена и по трите проведени процедури. Така при всички тях, възложителят е ползвал възможността за съкратени срокове, като е изпращал обявленията по електронен път с електронен подпис и е осигурил пълен достъп до документацията за участие по електронен път от датата на обнародване на обявлението в електронен вид.

Съгласно чл. 13, ал. 1 от ВПРОВОПСД, приемането на офертите на кандидатите става от експерт „Обществени поръчки и ВВК”. Същият изготвя списък на постъпилите оферти, отбелязва поредния номер, датата и часът на получаване от програмата и издава съответния документ на приносителя. Съхраняването на документацията от проведените процедури е в съответствие с законовите изисквания. До изтичане на срока за подаване на офертите цялата документация по подготовката на процедурата се съхранява от експерт „Обществени поръчки и ВВК”. След сключване на договора същият окомплектова в досие оригиналите на всички документи, събрани в хода на проведената процедура, изготвя опис на съдържащите се в него документи и ги съхранява за срок най-малко четири години след изпълнението на договора. В хода на одита е установено, че за всяка проведена процедура има окомплектовано досие с приложени относими към поръчката документи, но опис за тях е направен само по една от проведените процедури.

В съответствие с чл. 32 от ВПРОВОПСД всеки сключен договор за възлагане на обществена поръчка се записва в Регистър – деловодство на университета. Няма правила, регламентиращи ясно чия отговорност е това и на кого са вменени задълженията по регистрация на договорите в съответния регистър. На практика тази функция се изпълнява от експерт „Обществени поръчки и ВВК”, без това да е изрично регламентирано във вътрешните правила.

Към досиетата на проведените процедури за обществени поръчки не се прилагат копия от контролните листа за осъществен предварителен контрол и платежни документи, свързани с изпълнение на договорите.

а) отговорностите по изпращане на уведомление до участниците в процедурата, относно решението на възложителя за класиране на кандидатите и определяне на изпълнител;

б) отговорността за осъществяването на контрол за съответствие и наличие на всички необходими документи, непосредствено преди сключване на договор;

в) отговорността по регистриране на сключените договори в резултат на проведени процедури за възлагане на обществени поръчки в “Регистър – деловодство”;

г) отговорността по изпращане на информация за изпълнен договор.

Вътрешните правила за реда и организацията по възлагане на обществени поръчки и сключване на договори не са актуализирани и приведени в съответствие с действащото законодателство. Създадена е основа за управление на дейностите по възлагане на обществени поръчки на етапите оперативно планиране и организиране и контрол, но се допуска неприлагане на част от предвидените разпоредби, в резултат на което са допуснати пропуски и нарушения в процеса по възлагане на обществени поръчки.
3.2. Въведени контролни дейности в процеса по възлагане на обществени поръчки

Възложител на обществени поръчки през одитирания период е Русенски университет „Ангел Кънчев”, представляван от ректора, в качеството му на ръководител на публично-правна организация по смисъла на чл. 7, т. 3 от ЗОП. Той не е упълномощавал други лица да организират и провеждат процедури по възлагане на обществени поръчки.

При тестването на контролните дейности, регламентирани с Вътрешните правила за реда и организацията по възлагана на обществени поръчки и сключване на договори /ВПРОВОПСД/ на проведените 3 /три/ процедури, е установено следното:

а) Инициирането на процедури по възлагане на обществени поръчки започва с изготвянето на докладна записка за необходимостта от доставка на стоки и услуги от ръководителите на университетски звена. Само по една, от всичките три проведени през одитирания период процедури няма изготвена и представена такава. Две от процедурите /проведените през 2010 г./ не са включени в „Списък на планираните поръчки през годината”, изготвян от Финансово-счетоводен отдел „Учебна и научна дейност по децентрализираните бюджети”. През одитирания период не са изготвяни и графици за провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по ЗОП, в съответствие с чл. 4 от ВПРОВОПСД.

б) С разпоредбата на чл. 9, ал. 3 от ВПРОВОПСД, на юриста в университета са възложени контролни функции по съгласуване на събраната и изготвена документация и проектите на документи, преди тяхното утвърждаване от ректора. При одита не е установено такова съгласуване по нито една от проведените през одитирания период процедури. В резултат на това, при изготвяне на документацията за съответната обществена поръчка се поражда съществен риск от допускане на технически неточности, порочни практики, субективни преценки или незаконосъобразни действия от страна на възложителя.

В процеса на извършване на одита е установено, че в състава на всички комисии, назначени от възложителя за разглеждане, оценка и класиране на офертите по различните процедури за възлагане на обществени поръчки има включен правоспособен юрист. Действията на възложителя са в съответствие с разпоредбите на ЗОП и НВМОП (отм.) относно изискването за включване на правоспособен юрист в състава на комисията.

Съгласно чл. 17, ал. 2 от ВПРОВОПСД решението на възложителя по чл. 73, ал. 1 от ЗОП, с което се класират участниците в процедурата и се обявява изпълнителя на обществената поръчка се съгласува с председателя на комисията по разглеждане, оценка и класиране на предложенията. В хода на проверката е установено, че такова съгласуване не е извършено по нито едно от решенията на възложителя за класиране на офертите и определяне на изпълнител.

След определянето на изпълнител по отделните обособени позиции на съответните обществени поръчки, възложителят е сключил договори с всеки един от тях, спазвайки изискването на т. 4 от ПФУК за прилагане на системата за двойния подпис. Подписи на ректора и на главния счетоводител на университета има положени върху всички договори. Освен това, в съответствие с чл. 23, ал. 2 от ВПРОВОПСД, всички сключени договори в резултат на проведените процедури по ЗОП са съгласувани от юриста на университета, като за това има положен и подпис върху тях.

Дейностите по предварителен контрол за законосъобразност в хода на процедурите, осъществявани от финансов контрольор са регламентирани във Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол в Русенски университет „Ангел Кънчев”. Съгласно чл. 3, ал. 2 от ВПОПК, в съответствие с процедурите по СФУК, по отношение на обществените поръчки се осъществява предварителен контрол за законосъобразност, непосредствено преди поемане на задължение от страна на възложителя, и преди всяко плащане по сключени в резултат на проведена процедура договори. За целта, със Заповед № 1206 от 01.07.2009 г., ректорът на университета е определил този контрол за законосъобразност да се осъществява от финансов контрольор. В процеса на своята работа и съгласно Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол, финансовият контрольор изготвя контролни листа, с които удостоверява законосъобразността на бъдещия разход. В резултат на това всички предложения за поемане на финансови задължения от страна на възложителя са съпроводени със съответните контролни листа, изготвени от финансовия контрольор по всяка една от проведените процедури.

в) Резултатите от извършеното тестване позволяват да се направят следните изводи:

ва) на етап заявка и планиране на съответните обществени поръчки в Русенски университет „Ангел Кънчев” не се спазва регламентирания с вътрешните правила ред за тяхното протичане. Не е изготвян график за провеждане на процедурите по ЗОП, съгласно вътрешните правила, а в списъка на планираните поръчки през годината, изготвян от Финансово - счетоводен отдел „Учебна и научна дейност по децентрализираните бюджети” е включена само една от проведените процедури;

вб) въведеното с вътрешните правила, съгласуване на документацията за участие в процедура по възлагане на обществена поръка от юриста на университета не е извършено по нито една от проведените процедури;

вв) решенията на възложителя за класиране на кандидатите и обявяване на изпълнител по отделните процедури за възлагане на обществени поръчки не са съгласувани с председателя на комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите, съгласно
чл. 17, ал. 2 от ВПРОВОПСД;

вг) предварителен контрол за законосъобразност на процедурите по възлагане на обществени поръчки не се осъществява на всички етапи от процеса, а само преди сключване на договор и преди извършване на плащане.

През периода от 01.01.2010 г. до 30.09.2011 г. в Русенски университет „Ангел Кънчев” с решения на възложителя са проведени 3 /три/ открити процедури по реда на ЗОП на основание чл. 16, ал. 8 от ЗОП⁴⁴. При откриване на процедурите са спазени всички нормативни изисквания относно решенията за откриване и одобряване на обявленията и документацията за участие. И в трите процедури възложителят е ползвал съкратени срокове за подаване на офертите, съгласно чл. 64 от ЗОП, като е изпращал решенията и обявленията до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки по електронен път с електронен подпис и е осигурил пълен достъп до документацията за участие по електронен път от датата на обнародване на обявлението.

Поръчката съдържа 10 /десет/ обособени позиции, както следва: 1. „Преносими компютри” – 52 броя с прогнозна стойност на договора 66 150 лв. без ДДС; 2. „Монитори” – 271 броя с прогнозна стойност на договора 62 700 лв. без ДДС; 3. „Компютри” – 213 броя, с прогнозна стойност на договора 112 950 лв. без ДДС; 4. „Принтери и многофункционални устройства” – 57 броя с прогнозна стойност на договора 18 590 лв. без ДДС; 5. „Мобилни проектори” – 26 броя, с прогнозна стойност на договора 35 000 лв. без ДДС; 6. „Стационарни проектори” – 34 броя с прогнозна стойност на договора 56 000 лв. без ДДС; 7. „Видео и аудио екстендер” – 26 броя, с прогнозна стойност на договора 7 800 лв. без ДДС; 8. „Тънки клиенти” – 40 броя, с прогнозна стойност на договора 17 440 лв. без ДДС; 9. „Нетбук” –