През 2010 г. по ОПАК са сключени общо 7 договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ

• 
  По обявена процедура по подприоритет 1.3. от м. март 2010 г. е сключен договор с Национален фонд „Култура” (BG051PO002/10/1.3-03)
  

• 
  По обявена процедура по подприоритет 2.1. от м. декември 2009 г. е сключен договор с бенефициент Администрацията на Министерски съвет (BG051PO002/09/2.1-03)
  
• 
  По обявена процедура по подприоритет 2.2. от м. декември 2009 г. е сключен договор с бенефициент Института по публична администрация (BG051PO002/09/2.2-03)
  

• 
  По обявена процедура по подприоритет 3.1. от м. декември 2009 г. са сключени 2 бр. договора с бенефициенти Министерството на транспорта и информационните технологии (BG051PO002/09/3.1-03)
  

• 
  Сключени 2 бр. договора (BG051PO002/07/4.0-01).
  

• 
  Транснационално сътрудничество
  

През м. януари 2010 г. стартира реализацията на проект за транснационално сътрудничество „Facing the challenge – how to effectively support public administration reforms by ESF funds” („Посрещане на предизвикателството – как ефективно да подкрепим реформата на държавната администрация чрез средствата от ЕСФ”). Управляващият орган на ОПАК участва съвместно с, Министерството на регионалното развитие на Република Полша (бенефициент), Министерството на вътрешните работи на Република Гърция (Управляващ орган на Оперативна програма „Административна реформа”), Министерството на финансите на Република Литва (Управляващ орган на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”) и Министерството на вътрешните работи и административната реформа на Република Румъния (Управляващ орган на Оперативна програма „Развитие на административния капацитет”)... Проектът се финансира от Европейската комисия в рамките на инициатива за изграждане на мрежи за обмен на опит по Европейския социален фонд за програмния период 2007 – 2013.

За изпълнението на проекта Европейската комисия осигурява безвъзмездна финансова помощ в размер на 430 000 евро, което съставлява 90% от общата стойност на проекта. Бенефициентът следва да осигури допълнително собствено финансиране в размер на 49 013 евро. Сумата се разпределя между всички партньори в зависимост от размера на планираните режийни разходи, разходите за заплати и планираните средства за изпълнение на отделните компоненти по проекта.

Основната цел на проекта е да стимулира процеса на взаимния обмен на опит между участниците в мрежата в сферата на изграждане на административен капацитет и ефективно използване на средствата от Европейския социален фонд (ЕСФ) за реформата в публичната администрация.

В рамките на 2010 г. започна функционирането на т.нар. работни групи (РГ) в рамките на мрежата, за всяка от които отговаря една от държавите партньори и чиито теми са както следва:

• 
  Стратегическо планиране: развитие на подход, ориентиран към резултатите в администрацията – Румъния;
  
• 
  Електронно правителство – България;
  
• 
  Укрепване на принципа на партньорство за по-добро регулиране – Литва;
  
• 
  Администрация, ориентирана към бизнеса: по-добро обслужване и законодателство при регистрирането и оперирането на фирми – Полша;
  
• 
  Местно самоуправление: към по-качествени услуги за гражданите – Гърция.
  

Дейностите, предвидени по проекта в рамките на РГ „Електронно правителство”, обхващат: извършване на подготвително проучване на нуждите на държавите-партньори в сферата на е-правителството; извършване на проучване и анализ за идентифициране на добри практики; провеждане на два международни двудневни работни семинара; три проучвания на място на добри практики; съставяне на ръководство с описание на три моделни проекта за въвеждане на добри практики в сферата на електронното управление, използвайки средствата от ЕСФ. Също така българската страна взима активно участие и в работните панели, организирани от останалите участници в мрежата.

Поради закъснялото подписване на двустранното споразумение за сътрудничество, в края на 2010 г. България се намира все още в т.нар. подготвителна фаза на проекта, в която всеки партньор следва да изготви подготвително проучване на нуждите в своята тематична сфера. Първоначален срок за тези проучвания е май 2010 г., впоследствие удължен до октомври-ноември 2010 г. Българското подготвително проучване не е изготвено в рамките на 2010 г., тъй като за изборът на външен изпълнител е необходимо подписването на двустранното споразумение за сътрудничество. Въпреки това, важни подготвителни дейности са предприети още през лятото на 2010 г. – до държавите партньори от мрежата са разпратени въпросници на английски език по темата е-правителство, като повечето от тях изпращат обратно необходимата за проучването основна информация.

В края на 2010 г. е подготвена документацията за избор на външен изпълнител на всички проучвания и анализи, необходими за целите на РГ по е-правителство. Целта е в началото на 2011 г. необходимата външна експертиза не само да бъде осигурена, избраният изпълнител да стартира своята дейност, но и да навакса забавянето, изпълнявайки подготвителното проучване за съответно значително по-малко време. Планирано е това подготвително проучване да е готово до края на март 2011 г. Предвидено е също и основното проучване на добри практики – начало на същинската фаза на изпълнение на дейностите на РГ – да се извърши по-бързо. Това съответства и на графика, договорен по време на среша на Управляващия комитет на проекта във Варшава на 5-6 октомври 2010 г., а именно фазата на изпълнение да бъде в периода март – октомври 2011 г.

Във връзка с изграждането по проекта на мрежа по темата електронно правителство в рамките на РГ, УО на ОПАК планира да покани в нея експерти от съответни институции от България и други държави-членки, представители на университети и неправителствения сектор, включително всички кандидати, които ще подадат оферти по процедурата за избор на изпълнител за проучванията и анализите.

В рамките на общата мрежа от държави-партньори по проекта, комуникацията между всички се извършва, освен по електронна поща, и на общата, създадена за целите на проекта онлайн платформа www.publicadministrationreform.eu. На нея се качват всички резултати от дейностите, инициират се тематични дискусии, поддържа се календар на планираните мероприятия и срещи и т.н. Мрежата е отворена за ползване и регистриране от всички заинтересовани страни.

• 
  Ефект от реализацията на проектите, финансирани по ОПАК
  

- повишена прозрачност на администрацията, по-достъпна информация (за услуги; обратна връзка; Интернет сайтове, киоски и др.);

• 
  подобрено управление на риска в администрацията;
  
• 
  развитие на капацитета за ПЧП, вкл. на местно ниво;
  
• 
  предпоставки за подобряване оценката на изпълнението в администрацията;
  
• 
  обучения на магистрати и съдебни служители;,
  
• 
  процедура, насочена към приходните администрации, в година на криза;
  
• 
  множество проекти за развитие на електронното обслужване – както на различните административни нива (вкл. местно), така и големи хоризонтални такива;
  
• 
  процедури за транснационално и междурегионално сътрудничество и голям интерес към тях;
  
• 
  засилена ефективност на проверките за припокриване и двойно финансиране на дейности;
  
• 
  множество и различни проекти на областни и общински администрации.
  

Относно участниците по активност на пазара на труда, нормално е заетите да са най-голямата, значително отличаваща се група, с оглед насочеността на ОПАК към заетите в държавната администрация и съдебната система. Аналогично би могъл да бъде коментиран и факта, че най-голям е броят на участниците с висше образование.

• 
  Трудности от страна на УО и на ниво Оперативна програма:
  

Към настоящия етап няма идентифицирани значими проблеми. Всички процедури, планирани през отчетния период, стартираха навреме и беше проведена необходимата предварителна подготовка и информационни кампании.

Въпреки това, УО среща някои затруднения при отчитането на физическия напредък на програмата чрез заложените индикатори. При изготвянето на Годишния доклад за напредъка на ОПАК за 2010 г., УО на ОПАК е използвал всички налични публични източници - Портала за обществени консултации (www.strategy.bg), Единния портал за достъп до електронни административни услуги (www.egov.bg), Доклад за състоянието на администрацията за 2010 г., и др. За съжаление, нито един от тях не съдържа информация по индикаторите, заложени в ОПАК и не може да бъде използван и цитиран. Докладът за състоянието на администрацията за 2010 г. е приет през месец юли 2011 г. В тази ситуация, най–релевантна и меродавна остава наличната в УО на ОПАК информация, на базата на която са докладвани посочените индикатори. УО е в писмена комуникация с Министерския съвет, Министерство на правосъдието и Висшия съдебен съвет, която препотвърди отчетените стойности в настоящия доклад и гарантира подаването на навременна информация за изготвянето на Годишен доклад 2011.

За по-бързото и систематично отчитане на приноса на отделните проекти към изпълнението на индикаторите на ниво Оперативна програма, УО е предприел и мерки за усъвършенстване на системата за мониторинг. Променени са форматите за отчет на бенефициентите (годишен доклад и окончателен технически доклад), за да може адекватно да се отчита приноса в предстоящите годишни и окончателен доклади по програмата на всеки проект и процедура за изпълнението на индикаторите, заложени в ОПАК.

В допълнение, през 2010 г. се наблюдава значително забавяне на верификацията на разходите от страна на УО на ОПАК. Причините за забавянето при извършването на верификация на разходите могат да бъдат обобщени, както следва:

1. Външни причини:

Забавянето при обработката на исканията за плащане се дължи от една страна на извършените организационни промени съгласно ПМС № 194/06.08.2009 г. с което се разпределят функциите на закритото Министерство на държавната администрация и административната реформа, като функциите на Управляващ орган на Оперативна програма „Административен капацитет” са възложени на дирекция „Оперативна програма „Административен капацитет” в Министерство на финансите. Във връзка със структурните промени, УО на ОПАК е предприел действия за промени в процедурите за договаряне, верификация и др. свързани с договарянето и изплащането на безвъзмездна финансова помощ. Промяната е финализирана с одобряването на Наръчник за изпълнение на ОПАК (вариант 6) през месец ноември 2009 г. Това от своя страна е довело до натрупване на неверифицирани искания за плащане, които е следвало да бъдат верифицирани през 2009 г.

2. Вътрешни причини:

- Текучество на персонала. През 2010 г. щатните бройки на дирекция „Оперативна програма „Административен капацитет” са били 32. За същата година са напуснали 8 служители, което е наложило извършването на повторна проверка на изпълнението по договорите за предоставяне на БФП, за които служителите са отговаряли. Налице е била липса на достатъчно персонал за извършване на проверките.

- Управленски решения. През 2010 г. е констатирано натрупване на голям брой така наречени „проблемни” договори, по които не е вземано управленско решение за приключване на проектите. Една част от тях са предоставени на Агенцията за държавна финансова инспекция и дирекция „Вътрешен одит” в Министерството на финансите за извършване на допълнителни проверки с цел предоставяне на независима и обективна оценка по отношение на тяхното изпълнение (общо 48 договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПАК, от които 29 проверени договора от АДФИ и 19 – от дирекция „Вътрешен одит”).

Част от постъпилите искания за плащане не са верифицирани във връзка с извършвани проверки и производства от компетентните органи във връзка със сигнали за нередности или установени нередности по проекти, финансирани по ОПАК.

3. Слабости в представяните от бенефициентите искания за възстановяване на средства.

През 2010 г. общо верифицираните разходи възлизат на 17 361 700.37, като 8 700 566.64 лв. са извършените окончателни плащания, от които за НПО – 5 356 379.43 лв. Извършените плащания за 2010 г. са в размер на 13 846 841.02 лв., от които за НПО – 2 702 031.72 лв.

В предходния Годишен доклад за напредъка по изпълнението на ОПАК бе посочено, че намаляването на щатните бройки на служителите в УО при преминаването му в структурите на Министерството на финансите, се отрази в недостатъчност на неговия административен капацитет. Въпреки предприетите мерки в тази насока през 2010 г. и увеличаването на щата на дирекция ОПАК от 32 на 35 бр. До края на отчетния период останаха незаети бройки, което се отрази в допълнителна заетост на наличните служители.

Причини за незаемането на свободните длъжности беше фактът, че в отчетния период ръководството на УО претърпя промени, което също доведе до известни трудности в работата на Управляващия орган, наред с липсата на подходящи кандидати за вакантните позиции.

Високата ангажираност на експертите доведе до забавен темп на плащанията към бенефициентите, особено по отношение на окончателните плащания по проекти на СГО и на общини, което рефлектира в жалби и негативни сигнали. Това е само един от факторите, довели до забавени плащания към бенефициентите. Допълнителни затруднения възникнаха в следствие на множество обективни причини, като извършване на проверки от АДФИ и проведени одити с констатации по част от проектите⁵⁷.

Предприетите от УО мерки в тази връзка бяха свързани с изграждането на допълнителни знания и умения за наличните служители, посредством осигуряването на възможности за участие в редица обучения.

През 2011 г. бяха предприети допълнителни мерки за укрепването на административния капацитет на УО, които ще бъдат подробно посочени в следващия Годишен доклад за напредъка по изпълнението на ОПАК.

• 
  От страна на бенефициентите:
  

• 
  На база на този анализ могат да се идентифицират следните проблеми:
  

• 
  липса на капацитет при управлението на проектите, от страна на повечето бенефициенти;
  
• 
  забавяне в изпълнението поради недобро планиране на дейностите в проектите, например при планиране на времевото изпълнение на дейностите и координирането му с важни за изпълнението (външни) фактори;
  
• 
  трудности при взаимодействието между партньорите на различните бенефициенти;
  
• 
  непознаване на общите условия на договора, което води и до неизпълнение на ангажиментите на съответния бенефициент. Например: не се уведомява УО на ОПАК за настъпили „съществени” или „несъществени” промени в процеса на реализиране на проекта;
  
• 
  неправилно реализиране на заложените количествени индикатори. Наблюдават се случаи, при които не се обучават представители на целевите групи по проекта.
  

С оглед на често допусканите грешки от страна на бенефициентите, УО започна планирането на поредица от практически обучения за бенефициентите, които изпълняват проекти по ОПАК.

В следствие на проведените обучения от страна на бенефициентите се наблюдават по-добро разбиране на изискванията на УО на ОПАК по отношение на отчетността на проектите, повишена информираност относно правилата и процедурите, които е необходимо да бъдат спазвани и прилагани при възлагането на изпълнението на обществени поръчки по отделните проекти, както и беше получена полезна обратна връзка за самите служители в Управляващия орган на Оперативната програма. Това представлява положително развитие в сравнение с 2009 г.

• 
  Проблеми, свързани с възлагането на обществени поръчки
  

Най-често срещаните трудности, свързани с провеждането на процедури за избор на изпълнител от бенефициентите по ОПАК, които оказват влияние върху процеса на верифициране на разходите, се състоят в следното:

- Установяват се пропуски от страна на бенефициентите в подготовката, откриването и провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки/определяне на изпълнител по реда на ЗОП, НВМОП и ПМС 55/2007 г. поради недобро познаване на нормативната уредба;

- Допуска се забавяне във връзка с необходимостта от извършването на предварителен контрол по реда на Наредбата за осъществяване на предварителен контрол върху процедури за обществени поръчки, финансирани напълно или частично със средства от европейските фондове;