Европейски земеделски фонд за развитие на селските райони – Европа инвестира в селските райони

Писма до кандидатите

След одобрение на списъка от РА изпълнителният екип на МИГ-а уведомява кандидатите.

Писма до одобрените кандидати се изпращат по пощата и по електронна поща, ако последното е целесъобразно.

Изпращат се уведомителни писма по пощата до всички неодобрени кандидати за сведение и информация като се посочват и мотивите за отказ.

Постъпилите проекти в МИГ-а подлежат на оценка от двама експерти - оценители. Оценителите извършват оценката, както на дейностите предложени за финансиране, тяхната допустимост по съответната мярка, така и правят оценка на искания финансов ресурс от стратегията за местно развитие. В случай, че исканата финансова подкрепа е необоснована или бюджета е завишен, оценителите имат право да съкратят или намалят съответния разход.

Организациите подаващи проекти за финансиране към Местната стратегия за развитие, подписват Декларация (по образец), на етап кандидатстване, част от пакета документи, че предложените в проектите им дейности не са финансирани от други донорски програми. За организациите, попаднали в списъка с финансирани от МИГ-а проекти, екипът на МИГ-а прави допълнителна проверка за двойно финансиране. Изпълнителният директор подготвя и изпраща до МЗХ писмо с предложените от Комисията за избор на проекти, проекти за финансиране, с искане за информация, дали организациите са били финансирани по същите мерки от Програма за развитие на селските райони. Допълнително техническият сътрудник прави проверка в достъпната за всички граждани част на ИСУН (http://umispublic.minfin.bg/) за двойно финансиране на дейностите. В случаите, когато експертите – оценители, Комисията за избор на проекти или екипът на МИГ-а имат съмнения, че даден проект или части от него е бил финансиран от друга програма, се изпраща писмо с искане за информация до съответната донорска програма (например Финансовият механизъм на ЕИП, Българо –швейцарска програма за сътрудничество, фондация Америка за България и др.).

След получаване на информация от УО на ПРСР и другите донорски програми, списъкът с финансирани от МИГ-а проекти се финализира и изпраща за информация до РА.
3.Изкуствено създадени условия

Не се допуска финансирането на проекти от Местната стратегия за развитие, за които се установят изкуствено създадени условия. Изкуствено създадени условия са тези условия, при които кандидатът за финансиране получава неправомерно предимство за плащане пред други кандидати (според смисъла на чл.5, т.3 от Регламент (ЕО) № 1975/2006 на Комисията от 7 декември2006 г. относно определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1698/2005). Не се допуска, също така, финансирането на проекти, за които се установи свързаност на кандидатите и функционална самостоятелност на инвестициите. За проверката на изброените обстоятелства отговаря изпълнителния екип на МИГ-а, като по отношение на свързаността, кандидатите за финансиране прилагат декларация за обстоятелствата по чл. 3 и 4 от ЗМСП, като екипът на МИГ-а извършва последваща насрещна проверка в Търговския регистър към агенцията по вписванията. Съгласно разписаните процедури на МИГ-а, преди сключване на договорите, предложените за финансиране проекти се посещават на място от екипа на МИГ-а и при необходимост се привличат и външни експерти. По време на тези проверки, експертите проверяват за наличие на изкуствено разделяне на производствените и технологични процеси с цел избягване на финансирането на проекти, ползващи обща инфраструктура, активи и персонал. Имайки предвид спецификата и разнообразието на подпомаганите дейности, както и многобройните примери, които може да се тълкуват като „изкуствено създадени условия за кандидатстване” по мерки 311 и 312 е невъзможно да се даде точно определение или конкретно да бъдат изброени всички възможни случаи. Всеки конкретен случай следва да бъде разглеждан поотделно от екипа на МИГ-а, като се вземат предвид съседството на имотите, върху които се реализира инвестицията, момента на прехвърляне на собствеността/учредяване право на строеж, срока на учреденото право на строеж, датата на създаване на съответното предприятие (вписване в Търговския регистър), както и промяна в дяловете или собствеността на предприятието на съответния кандидат с оглед избягване на свързаност между различни предприятия.

След одобрението на проектите от комисията за избор на проекти и РА, екипът на МИГ-а определя на кои бенефициенти е необходимо да бъде извършен предварителен мониторинг. Предварителният мониторинг цели запознаване с изходното състояние на кандидатстващата организация, налична инфраструктура, нужди на крайни бенефициенти, и други факти доказващи необходимостта от проекта и възможността на бенефициента да го осъществи.

При проекти, чиито дейности и разходи са свързани със строително-монтажни работи и със създаване и/или презасаждане на трайни насаждения, комисията към МИГ осъществява задължително посещение на място след подаването на заявлението за кандидатстване, преди подписване на договора с кандидата.

Резултатите от всяко посещение на място се отразяват във формуляр за обратна връзка.

Експертът по местна стратегия за развитие изготвя график за посещения на място и я съгласува с изпълнителния директор. При необходимост от специфична експертиза се кани външен експерт да извърши предварителния мониторинг. В случай на негативна оценка, се прави повторен предварителен мониторинг на място от друг член на екипа на МИГ-а или външен експерт за потвърждаване или отхвърляне на първата оценка. Ако негативният резултат се потвърди, проектът автоматично отпада от спъсъка за финансиране, като на негово място влиза следващия от списъка с резерви. Изпълнителният директор уведомява за това комисията за избор на проекти РА и УО на ПРСР.
2. Сключване на договори

Техническият асистент попълва с предоставените от бенефициентите данни договорите за финансиране и ги предоставя за подпис и одобрение на изпълнителния директор.

Когато поради спецификата си съответният договор е с по-голяма степен на сложност, изготвянето му се консултира с юрист.
3. Определяне на отговорници по договорите

Екипът разпределя помежду си отговорността за администрирането на съответните проекти с оглед натовареността, професионалния опит и лични умения. Отговорник по договор може да бъде служител от екипа по проекта – експерт/и по СМР или счетоводител, както и наетите външни експерти.

Експертът по местна стратегия за развитие съвместно с изпълнителния директор и външен експерт изготвят модели на отчетни форми за организациите-бенефициенти. Отделно се изготвят модели на форма за извършване на мониторинг. Бенефициентите изготвят отчети по предложеният им образец на посочен в договорите им период от изпълнението на проекта. При подписването на договор за финансиране на всеки бенефициент се определя отговорник по мониторинг. Отговорникът за проекта следи непрекъснато реализацията на проекта и поддържа непрекъсната връзка с бенефициента. Отговарящият за мониторинга на съответния проект преглежда отчетите и попълва формата за мониторинг. При необходимост и неясноти по отчетите или непълнота на отчетната документация изисква допълнителна информация и документи от бенефициента.

При възможност всички финансирани проекти към местната стратегия за развитие се посещават поне веднъж на място в периода на тяхното изпълнение. При посещението се извършва както проверка на проектната документация, така и проверка на извършените дейности.

Ако посещенията на място не са възможни за всички проекти, екипът на МИГ-а определя рисковите проекти, при които е необходимо по-стриктен контрол от страна на МИГ-а, за да бъдат изпълнени докрай. Рисковите проекти се посещават на място поне два пъти през периода на тяхното изпълнение.

Посещенията на място се осъществяват от комисия, назначена от изпълнителния директор. В състава на комисията се включват експерта по СМР, външен експерт и счетоводителя на МИГ.

При посещенията на място комисията може да дава консултации и съвети на бенефициента относно реализирането на проекта.

3. Оценка на проектите и мерките

На базата на отчетите от бенефициентите и формата за мониторинг, както и посещенията на място се прави оценка на проектите, дали са изпълнени всички дейности, дали са постигнати индикаторите и съответните резултати.

Оценката на мерките се извършва на базата на оценките на финансираните проекти. Екипът прави отчет за изпълнение на мярката от стратегията и постигнатите резултати.
VIII. ЗАВЕРКА НА ОТЧЕТИ НА ФИНАНСИРАНИ ОРГАНИЗАЦИИ

Формата за искане за плащане се попълва от организациите получатели на финансови средства периодично, съгласно договора за финансиране, и се предоставя на отговорника по договора. Отговорникът по договора проверява отчета за аритметични грешки, необходимите подписи и съответствие с одобрения бюджет по договора за финансиране. Констатира дали формата е съпътствана от опис на документите и детайлизиран отчет. При наличие на всички основания за одобрение, същият го одобрява с подписа си. Когато са допуснати грешки или не са налице всички основания за одобрение, отговорникът по договора може да върне отчета за преработване или да го одобри в по-малък размер, който записва в определеното във формата поле.

Одобреният финансов отчет се утвърждава от счетоводителя и от изпълнителния директор, след което се изпраща за одобрение и плащане към Разплащателна агенция.

Счетоводителят на МИГ-а прави обобщени справки за одобрените разходи и следи стриктно изпълнението на бюджета по мярката.

Взетите решения се документират писмено и копия от тях се изпращат на УО на ПРСР.

С цел създаване на единна стандартизирана система за информация в рамките на изпълнението на местната стратегия за развитие МИГ-ът поддържа информация в специални форми (файлове).