І. Същност и основни цели на дисциплината „Делова кореспонденция”

1. 
   Основни понятия в Теорията на книжовния език.
   
   • 
     Език – система от знаци, носители на определено съдържание. Езикът е средство за общуване между хората. Функциите, които изпълнява са комуникативна, познавателна, информативна, емоционална, оценъчна и други.
     
   • 
     Реч – речта е езикът в действие, неговата реализация. Езикът функционира само в речта. Реч се нарича самият процес на говорене или писане. Тя е преди всичко материална – в устна форма звучи, а в писмена форма се фиксира с помощта на съответните графични знаци (букви, йероглифи и други).
     
   • 
     Езиково общуване – изградено е от носителите на даден език. Самите носители на езика могат да бъдат творци или само носители, т.е. говорещите дадения език.
     
   • 
     Езикова ситуация – съвкупност от формации на националния език и тяхното функциониране в дадено езиково общество, което ги използва като средство за комуникация в определени сфери.
     
   • 
     Езиково прогнозиране – регистрирането на иновациите (новите моменти в езиковата ситуация) и извеждането (лансирането) на някои от тях като перспективни.
     
   • 
     Езиково планиране – перспективността в кодификацията е прието да се нарича езиково планиране. Разглежда се като дейност в няколко етапи:
     

• 
  събиране на материали в широки мащаби;
  
• 
  анализ;
  
• 
  приемане на решения;
  
• 
  внедряване на приетите решения в практиката.
  

• 
  Комуникация – в прякото си значение е преди всичко информативен процес, адресиран към човек, машина, животно. Тя предполага информационна връзка между субекта с даден обект и в такъв смисъл той е едностранен и многоличен.
  
• 
  Общуване – това е двустранен процес (практически и духовен), осъществява се само между субекти, т.е. между хора, и има диалогичен характер. Общуването може да бъде официално и неофициално.
  
• 
  Речева дейност – начин на реализация на общественокомуникативните потребности на човека.
  
• 
  Речев акт – най-малката единица на речевата дейност. Речевия акт е свързан с цяла редица извънезикови фактори, които се обединяват в понятието речева ситуация.
  
• 
  Речева ситуация – характеризира се с наличието на говорещ/и, адресат (слушател/и) и лица, които не вземат участие в разговора.
  

2. 
   Понятията национален език, книжовен език, диалект.
   
   • 
     Национален език – езикът на общността, обособена по политически, обществени и културни белези. Националният език представлява съвкупност от диалекти, книжовен език и наддиалектни формации, заемащи средищно място между тях. Книжовния език, диалектите и наддиалектните формации представляват разновидности на националния език.
     
   • 
     Книжовен език – общонародна, стандартна, високообработена езикова форма, която се отличава с определени общозадължителни норми и с богатите си изразни средства. Книжовния език е официалната, представителна форма на националния език, която се използва във всички функционални сфери.
     
     • 
       Характерни особености на книжовния език – задължителност за всички образовани членове на обществото; универсалност и полифункционалност; наличие на устна и писмена форма; норматимност, т.е. има система от норми; вариантност на нормата; кодифицираност; стабилност и непрекъснатост на традицията; обработеност на изразните средства; стилова диференциация.
       
     • 
       Книжовна норма – система от задължителни езикови реализации, проекти от дадено общество и дадена култура, като правила или предписания. Нормираността на книжовния език е признак на високото му развитие. Нормираността е тясно свързана с кодификацията.
       
     • 
       Кодификация (узаконяване) – писменото фиксиране на дадена норма в съответните кодифициращи средства и предписания за тяхното използване. Кодифициращи средства са стилова диференциация, наличие на устна и писмена форма, задължителност за всички членове на обществото, един книжовен език има своята традиция, която му създава стабилност.
       
   • 
     Диалект – териториален, местен говор. Териториално-ограничена езикова форма, обслужваща местното население в неговия традиционен, битов живот.
     

Българският книжовен език се реализира в пет стила: научен, публицистичен, административен (официално-делови, делови), художествен и разговорен и в две форми: устна и писмена.

1. 
   Научен стил – формирал се е най-рано и е свързан с развитието на учебното дело в България. Най-характерно за този стил е специализираната терминология. Научния стил използва както специализирана лексика, така и общоупотребима. Понякога част от специализираната лексика може да се използва в повече от един стил. Най-важните черти на този стил са абстрактност, обобщеност, точност, липса на емоционалност, строгост; т.е. в научния стил можем да намерим най-висшата абстрактност (най-висшата способност на мисловната дейност). За научния стил е характерна употребата на съществителни имена, които съставляват от около 35% и употребата на сложни изречения.
   
2. 
   Публицистичен стил – от латински publicos, което означава обществен. Той е богат стил, защото е информативен, има много широк кръг от читатели и слушатели. Отнася се за много тематични области, следователно богати са и неговите изразни средсва. Но както ни информира този стил, също така може и да ни манипулира. Най-харатерни за този стил са сложните думи. Употреба на емоционално-оценъчна лексика.
   
3. 
   Художествен стил – най-богатия стил. Той е представителния стил на художественото творчество. Основната функция на художествената реч е естетическата функция, т.е. тя е особено характерна за поетическата реч. В художествения стил се използва цялото национално богаство на езика, включително и диалекти, жаргон, разговорна лексика.
   
4. 
   Разговорен стил – обслужва всекидневното общуване. Той не е така строго нормативен както останалите писмени стилове. Но все пак принадлежи към книжовния стил, длъжни сме да използваме правоговорната лексика.
   

Официално-деловият стил е стила, който е формиран най-късно. Той обслужва административната сфера; цялата тази документация, която се използва в различните институции (законотворчески, управленски, организаторски); институции, които извършват административни, правни, юридически, икономически, банкови и други видове услуги. Ролята на този стил силно нарастна след като влязохме в Европейския съюз.

Официално-деловият стил трябва да се разбира по-широко и комплексно, т.е. той не се отнася само до езика на канцеларско-административната практика, но обхваща и официално-документалната, юридическата и ежедневната делова дейност. Той има широк диапазон и притежава разнообразни модели и модификации. Специалните му особености са строгата стандартност, лексикална ограниченост, липса на емоционалност и експресивност. Той е предимно писмен стил, но не само – негови прояви има и в устната реч. Изпълнява се в държавното управление, в административността – правната дейност, дипломацията, политиката, финансите, търговията и т.н. На този стил се изготвят законите, постановленията, указите, дипломатическит ноти, договорите, служебните доклади, протоколите, разпорежданията, в деловата кореспонденция, в съда и т.н.

1. 
   Официалност – свързва се с речевата ситуация, социалната роля, сцена (място) на речевия акт; речевата ситуация е сложен комплекс от външните условия на общуването и вътрешните реакции на общуващите, т.е. които намират израз в изказването; речевата ситуация изисква определено езиково поведение на участниците, наложено от техния социален статус и обществено положение; в деловите отношения речевата ситуация се свързва и с извънезикови фактори – общокултурни и психологически.
   
2. 
   Обективност - обективността изисква да се избягва субективното авторово присъствие зад един събирателен, обобщен, социален образ или имперсонална величина (отсъствие на субект – закон, институция, държава, партия и т.н.). Тук няма субект, важен е резултата. В деловите тектове обективността се свързва с нормативния, констатиращия, утвърждаващия и преписващия характер на документите, израз на което е строгата, безлична, обективна тоналност. Обективностто се проявява в подбора на езиковите средства и в избора на типовете текстове, които са освободени от всякакви маркери на субективност. За обективността допринася постоянната им, регламентирана структура, в която не се допуска оригиналност. Обективността се проявява и в т.нар. деперсонализация, т.е. това означава, че не е прието да се употребяват форми в 1л., ед.ч. Като проява на деперсоналност в деловите текстове се посочват следните особености: преобладаване на имената над глаголите, което не позволява да се изрази представата за действащ субект, предаваща се чрез глаголните окончания; употреба на глаголи в 3л., с което се изолира представата за участниците в речевия акт; неутрализирането на действащото лице чрез страдателен залог; употребата на неутралното в стилистично отношение изявително наклонение; придържане към форми за сегашно време.
   
3. 
   Имперактивност (повелителност) – имперсоналността на деловото общуване може да бъде продиктувана и от модално-емоционални причини като деликатност, съчувствие, нежелание да се поеме отговорност, скромност и други. В тези случаи тя се постига със средства като: употреба на безлични изречения и страдателни конструкции; непреки заповеди от деликатност или извинение по някакъв повод; използване на безлични изречения, за да се омаловажи някакво действие; употреба на неопределителни местоимения; употреба на обобщено-лични изречения с местоимения във 2л., ед. или мн.ч.; употреба на непределено-лични изречения с глаголни форми в 3л., ед. или мн.ч.
   
4. 
   Стандартизация - изискване към съдържателната и формалната страна на документите. Те се съставят по определени правила за уеднаквяване на документацията според общоприети национални или международни стандарти. Използват се шаблонни текстове. Употреба на аналогични, съдържателни модели. Употреба на стереотипни текстови структури. Използване на повтарящи се, задължителни елементи – реквизити. Реквизит е задължителен елемент, който присъства в оформянето на даден документ. А набора от всички задължителни реквизити гарантира валидността на документа.
   
5. 
   Точност и конкретност - това е много важно изискване за всеки документ и трябва да се внимава за фактологичните данни.
   
6. 
   Рационалност - да се работи удобно с дадения документ, да не създава затруднение както при попълването така и при обработката.
   
7. 
   Вежливост – вежливостта е важна особеност на деловия език. Свързва се с желанието за положително въздействие върху партнъорите.
   

Лексикалният фонд на деловия стил се счита за ограничен в сравнение например с художествения стил, но като цяло той има достатъчно лексикални и граматични средства, за да функционира като пълноценен стил на българския книжовен език. Лексиката в официално-деловия стил се характеризира с неутралния си характер. Тази особеност се дължи на това, че деловия език трябва да осигури еднозначно тълкуване на официалните документи; думите не могат да се употребяват в преносно значение, а с точно и конкретно значение. Освен това лексиката е лишена от образност и експресивност. Той е строг, униформен стил; всичко е регламентирано. И деловия стил, както и останалите стилове има обща и специализирана лексика. Именно специализираната лексика е маркирана с качествата – делова, точна, конкретна. Състава на специализираната делова лексика е попълнен от названия на държави; на географски названия; на хора и техните длъжности, професии; освен това наименования на институции, организации и т.н.; към специализираната лексика спадат и термините. За терминологичната лексика е характерна нейната еднозначност, краткост, точност и неутралност което дава възможност за сбито и ясно представяне на деловата информация. Деловата терминология може да се отнася към различни области на деловото общуване, например юридическата, дипломатическата, икономическата, административната област. Именно терминологичната лексика е нормираната лексика в официално-деловия стил, т.е. тя е отличителния белег, по който този стил се отличава от останалите стилове. Термините могат да бъдат както еднословни, така и словосъчетания и съставни словосъчетания.

1. 
   Употреба на абревиатури – употребяват се за икономичност. Удобно средство са при писане, обаче не бива да се забравя, когато се изготвя документ, че първо се изписва цялото наименование, а в скоби абревиатурата.
   
2. 
   Употреба на клишета – думи, придобили терминологично значение и постоянно употребяващи се в деловия стил с едно и също значение.
   
3. 
   Употреба на евфемизми. Евфемизъм - дума, която замества друга дума с непрестижна стилистика. Обикновенно евфемизмите се използват, за да подчертаят една добронамереност и деликатност в специализиран план и те са израз на една добра езикова практика. Пример за евфемизъм е прекратяване на трудово правоотношение – съкращение.
   
4. 
   Неутралност – отличаващия делови стил белег, но понякога могат да се употребят метафори и метонимия (заместване на място на институцията със самата институция).
   

В деловата езикова практика предпочитани номинативни единици са съществителните имена. Спецификата им като неутрални, обективни названия позволява създаването на точни и конкретни именни структури. Най-често срещаните групи съществителни имена са:

• 
  Имена на държави, названия на институции, дирекции, отдели, фирми, съюзи.
  
• 
  Названия на длъжности.
  
• 
  Названия на лица според социалната им роля и характера на деловата връзка.
  
• 
  Названия на занятия и професии.
  
• 
  Названията на документи или на техните части.
  
• 
  В качеството на съществителни имена се използват сегашни деятелни причастия, с наставка –щ.
  
• 
  За разлика от съществителните, прилагателните имена се срещат по-рядко. Те се използват като определения главно в именни словосъчетания.
  

Употребяват се предимно формите на изявително наклонение, защото единствено това е обективното наклонение в българския език.

Неутрализирането на действащото лице става чрез страдателни конструкции. Характерни са и непреките заповеди.

В деловите текстове се употребяват т.нар. речеви стереотипи или речеви форми, речеви клишета като например – „Приложено Ви изпращаме следните образци ... „ или „В допълнение към нашето писмо Ви изпращаме следните инструкции ... „.

1. 
   Текст (изказване) – комуникативна единица, създавана в конкретна ситуация с определена комуникативна цел. Текст можем да наречем всяко изказване. То може да е съвсем кратко, а може и да е цяла книга, но естествено текста трябва да притежава определени изисквания.
   
   • 
     Текста трябва да е подчинен на една единна тема, която трябва да е централна.
     
   • 
     В текста трябва да има определена идея или замисъл на автора.
     
   • 
     Текста трябва да има своя адресат, т.е. своята читателска или слушателска публика.
     
   • 
     Не може един текст да се създава самоцелно, той винаги е подчинен на определена комуникативна цел.
     

2. 
   Типове делови текстове.
   

• 
  Информативни текстове– включват регистър от фактологични данни, точни и пълни сведения. Те са най-широко разпространени и се делят на информативни текстове от първа степен и информативни тектове от втора степен.
  
  • 
    Към първата група текстове принадлежат т.нар. трафаретни тектове. Трафаретните текстове са приети образци, най-често бланки с празни места за нанасяне на променящата се информация. Освен трафаретите принадлежат и текстове-образци. Това са текстове с примерно, идентично съдържание, с еднаква структура и с еднотипни езикови формули. Унифицирани (уеднаквени) по характер тези текстове предават една постоянна информация, която може да се допълва според всеки конкретен случай. Такива текстове са удостоверенията, уверенията, пълномощните, служебните бележки, различните видове разписки и т.н.
    
  • 
    Втори вид информативни текстове – информативността на тези тесктове е приета за нормалния стандарт. Съдържанието им едва ли е познато на получателя, защото тези текстове уведомяват за неизвестни факти или пък допълват с нова фактология вече познатата.. Наример – различните видове служебни писма, служебни отчети, служебни доклади. И това са жанрове, които всяко лице, което се занимава с делова работа трябва да прави.
    

• 
  Реквизити на деловите информативни текстове:
  

• 
  наименование и адрес на институцията, която изпраща писмото;
  
• 
  данни за получателя;
  
• 
  регистрационни данни (входящи и изходящи номера);
  
• 
  дата и населено място;
  
• 
  формула, анутираща писмото.
  
  • 
    Въвеждането в текста чрез встъпителна етикетна формула, подчертаваща уважението към адресата. Текстът завършва със заключителна етикетна фраза, съответсваща на етикетното обръщение. Когато е необходима след текста се посочват и цитираните приложения.
    
  • 
    Типичен за деловия доклад е следния модел:
    
• 
  наименование и адрес на институцията, която авторът на доклада представя;
  
• 
  име и служебно положение на адресанта;
  
• 
  жанрово определение на документа;
  
• 
  съдържателна формула на предмета на доклада;
  
• 
  учтиво обръщение към адресата.
  
  • 
    Изложението се формулира свободно, но предложенията задължително се въвеждат в края на текста с глагола ПРЕДЛАГАМ, записан с главни букви. В заключение – етикетна формула. Докладът завършва с подпис, дата, място.
    

• 
  Аргументативни текстове – ядрото на този текст е аргументацията. Видове – заявление (молба), оферта, рекламация.
  

• 
  Заявление – заявлението трябва да съдържа аргумент, почиващ на право на заявителя, изхождащо от закона. Съдържа следните реквизити:
  

• 
  Наименования на инстанцията, за която е предназначено заявлението.
  
• 
  Длъжност на адресанта.
  
• 
  Жанрово определение (заявление).
  
• 
  Данни за заявителя.
  
• 
  Официално обръщение.
  
• 
  Изложение (законови основания за заявеното).
  
• 
  Заключение.
  
• 
  Етикетна любезна формула.
  
• 
  Наименование и адрес на институцията.
  
• 
  Подпис.
  
• 
  Приложения.
  
• 
  Дата, място.
  

• 
  Оферта – деловият текст оферта има за цел да прикани към закупуване на продукти, да се привлекат партнъори за бизнес, да предложат услуги, идеи и други. Съдържа следните реквизити:
  

• 
  Увод.
  
• 
  Етикетна любезна формула.
  
• 
  Привличащо вниманието встъпление.
  
• 
  Отправяне на предложение.
  
• 
  Предизвикване на интерес.
  
• 
  Коментар за ползите, свързани с предложението.
  
• 
  Събуждане на желание за действие.
  
• 
  Заключение.
  
• 
  Изразяване на увереност в очакваните положителни резултати.
  

• 
  Рекламация – делови текст, чието съдържание е да убеди получателя в правотата на предявените искания. Съдържа следните реквизити:
  

• 
  Увод.
  
• 
  Етикетна любезна формула.
  
• 
  Изложение (пряко излагане на причините за рекламацията).
  
• 
  Отправяне на предложение за уреждане на рекламацията.
  
• 
  Заключение.
  

• 
  Нормативни текстове – те са императивни (повелителни). Те се позовават на други, по-висши нормативни текстове. Изразяват предписание, искане, заповед и за това най-характерни за тях са т.нар. перформативни глаголи. Тези глаголи са от рода – нареждам, заповядвам, определям, разпореждам, наказвам, командировам. Тези глаголи се пишат с главни букви, по средата на реда и са характерни за различните видове заповеди. Заповедта е най-често срещания нормативен текст. Една заповед винаги трябва да бъде обоснована, като се посочат законовите основания. Най-висшия нормативен документ в Република България е Конституцията. Законите, решенията и актовете на Народното събрание; указите на Държавния глава; актовете на Министерския съвет; различните ведомствени актове като наредби, правилници, заповеди, нареждания, решения.
  

• 
  Заповед - заповедта е типично нормативен и предписващ текст. Тя трябва да е обоснована, като се посочат законовите основания. Съдържа следните реквизити:
  

• 
  Наименование на институцията, от чието име се издава.
  
• 
  Жанрово определение на документа (заповед).
  
• 
  Конкретен повод.
  
• 
  Законови и подзаконови изисквания и основание за издаването на документа.
  
• 
  Цели на документа
  
• 
  Перформативен глагол, съдържащ разпореждането.
  
• 
  Стереотипно заключение, визиращо служебните лица, натоварени с изпълнението и контрола по изпълнението на заповедта.
  
• 
  Подпис на длъжностното лице, издало заповедта.
  

• 
  Протоколни текстове – тези текстове са документи, които се отнасят към международната дипломатическа практика. Отличават се със строгото спазване на определени протоколни изисквания и със словестното си изящество, включващо и подходящи етикетни формули (комплименти), присъщи на този тип текстове. Към тези текстове спадат следните жанрове: меморандум, акредативни писма, международни договори.
  

Деловия речеви етикет е система от национални, специфични, устойчиви формули за общуване, приети и предписани от дадено общество за установяване на контакт между събеседниците и за поддържане на общуването в необходимата делова тоналност.

1. 
   Етикетни обръщения:
   

• 
  Думи за титулуване – господин, госпожа, госпожо, дами и господа.
  
• 
  Думи за титулуване и фамилно име – Г-н Велев, Г-жо Велева.
  
• 
  Думи за титулуване и названия на длъжности и звания – Г-н Директор, Г-н Президент, Г-н Началник.
  
• 
  Вежлива етикетна формула и названия на длъжности и звания – Уважаеми Г-н Министър, Уважаема Г-жо Декан.
  
• 
  Благороднически титли – Ваше Величество (за царски и кралски особи – цар, крал, царица, кралица), Ваше Височество (княз, херцог, маркиз, дук).
  
• 
  Административни титли. Традиционната форма за обръщение към президента – Г-н Президент. В дипломацията президента се титулува с Ваше Високопревъзходителство.
  
• 
  Дипломатически титли – Г-н посланник (Ваше превъзходителство).
  
• 
  Църковни титли – Ваше Светейшество (за патриарх), Ваше Високопреосвещенство (за митрополит, патриарх), Преосвещенсво (за епископ), Ваше Високопреподобие (архимадрит), Ваше Всепреподобие (йеромонах), Преподобие (архидякон).
  

2. 
   Езикови формули, изразяващи молба:
   

• 
  Широко използван етикетен модел е изразяването на молба чрез глагола моля или чрез негови производни форми – Молим Ви ...; Молим Ви най-любезно ...; Молим Ви най-учтиво ...; Обръщаме се към Вас с молба ...
  
• 
  За деловото общуване е характерно смекчаването на молбата чрез употреба на въпросителни форми – Може ли ...; Ще можете ли ...; Склонни ли сте ...
  
• 
  Стремежът да се подсили вежливостта личи в считания за високопрестижен в деловите текстове модел на косвена молба чрез етикетни формули, в които се използва условно наклонение – Бихте ли могли ...; Бихме искали ...; Бихте ли желали ...
  
• 
  Удобно средство за изказване на молба или пожелания са етикетните повелителни форми – Бъдете любезни да приемете нашата покана ...; Бъдете уверени в нашето желания за добросъседски отношения ...
  
• 
  Удобни емблематични формули са и етикетните фрази, подтикващи към бъдещи действия – Ще се радваме ...; Ще бъде удоволствие за нас ...; Ще Ви бъдем признателни (задължени) ...
  

3. 
   Езикови формули за изразяване на благодарност - етикетните формули за израз на внимание чрез благодарност често намират място в деловите текстове. Изразяването става най-често чрез глагола благодаря (благодарим). Разширяването на етикетните структури с цел подсилване на дискурсивната семантика е специфична комуникативна стратегия при езиково поведение, целящо вежливост.
   

• 
  Искрено Ви благодарим ...; Сърдечно Ви благодарим ...; Изказваме благодарност ...; Изразяваме благодарност ...; Искаме да изкажем благодарност ...; Благодарни сме Ви ...; Задължени сме Ви ...; Ще Ви бъдем благодарни ...; Предварително Ви благодарим ...
  

4. 
   Езикови формули за поздравления и пожелания – като знаци за внимание етикетните формули за поздрави и пожелания са свързани с добронамереното поведение в деловата дейност. Изказването на благопожелателност има важно значение в учтивата делова реч.
   

• 
  Поздравяваме Ви (най-сърдечно) ...; Позволете (разрешете) да Ви поздравим ...; Имаме удоволствието (честта) да Ви поздравим ...; Приемете нашите (сърдечни, искрени) поздрави (пожелания) ...; Приветстваме Ви ...; Желаем Ви здраве и успех ...; С искрени пожелания ...; Най-сърдечни благопожелания ...
  

5. 
   Езикови формули за съгласие и увереност – етикетните формули тук трябва да внушат едно, макар и неизказано, но наистина съществуващо вътрешно чувство за съгласие и готовност за партнъорство, взаимноизгодно сътрудничество, колегиалност и прочие. Разбира се, че една етикетна стандартна формула не е категорично доказателство за такива намерения, но в практиката на деловото общуване е прието тя да се изпише, което е знак за адресата, че към него се отнасят в една предразполагаща тонарност.
   
   • 
     С удоволствие; С голямо удоволствие; Приятно ни е; Разбира се; Имаме честа да потвърдим; Уверени сме, че можем да разчитаме на Вашето сътрудничество; Уверени сме, че ще съумеете да; Уверени сме, че много скоро ще се радваме на сътрудничество.
     
6. 
   Етикетни формули за предаване на негативна информация – признак на лош вкус е, когато в писмените делови послания се изразяваме арогантно, грубо, директно откровено. Възприето е негативната информация чрез учтиви форми да се съобщава индиректно, което е характерно за европейската практика.
   
   • 
     Не възразяваме да се изпълнят условията на чл. ... от договора и да започнат съдебни действия ...
     
   • 
     Въпреки уважението, което изпитваме към Вас, принудени сме да ...
     
   • 
     При установената от нас обективна невъзможност за изпълнение на договора отправяме това последно предупредително писмо и Ви предлагаме ...
     
   • 
     След направените от нас юридически и финансови преценки и след като управителния съвет обстойно анализира взаимоотношенията ни през последните години, с голямо съжеление Ви съобщаваме, че сме принудени едностранно да анулираме договора между нас на основание чл. ...
     
   • 
     В отговор на рекламацията Ви отново направихме необходимите проверки, от които обаче не установихме потвърждение на Вашите искания, поради което не сме в състояние да ги приемем и категорично ги отхвърляме.
     

При съставянето на документа се изисква да обръщаме специално внимание на неговото съдържание, езиково, стилистично и техническо оформление.

• 
  За целта съдържанието на текста трябва предварително да се обмисли, да се промени обемът на съдържащата се в него информация, да се напише ясно, точно, разбираемо и на подходящ стил.
  
• 
  Темата и жанрът на документа определя неговата дължина. Тестът не бива да е нито много дълъг, нито много кратък, а да има достатъчна дължина, т.е. да дава изчерпателен отговор на всички повдигнате въпроси.
  
• 
  Текстът трябва да е изчистен от излишна информация, т.е. да отговаря на изискването опростеност.
  
• 
  Да бъде точен и прецизен – грешките от съдържателен, граматичен, пунктуационен харастер не правят добро впечатление.
  
• 
  В езиково и стилистично отношение – да се стремим към неутрален тон, да избягваме претрупването на фразата, както и разговорните елементи в нея.
  
• 
  При използване на цифри и абревиатури да внимаваме за механични грешки. Изписването на цифрите до десет се пишат обикновено с думи, големите числа могат да се пишат с цифри (100 000) или с цифри и думи 100 000 (сто хиляди).
  
• 
  Текстът трябва да е написан в любезен тон.
  

• 
  Предишната кореспонденция – по съдържание и тема.
  
• 
  Кратко въведение и бързо преминаване по същество.
  
• 
  Завършек, който да остави подходящо впечатление.
  

• 
  Точен – с адресат, адрес, дата.
  
• 
  Директен и по същество.
  
• 
  В любезен тон.
  
• 
  В езиково отношение – коректен, с безупречен правопис и пунктуация.
  

• 
  Адресант (съдържа адрес на подателя).
  
• 
  Адресат (съдържа адрес на получателя).
  
• 
  ОТНОСНО: - съдържа накратко темата на писмото, пише се с главни букви и в края двоеточие. За да се открои съдържанието на този реквизит, изречението започва с главна буква и се подчертава.
  
• 
  Обръщение – с уважителен тон, с титла и име; пише се с главни букви (може да се изпише в няколко варианта): УВАЖАЕМА ИНЖ. СТАМЕНОВА; ИНЖ. СТАМЕНОВА; УВАЖАЕМА ГОСПОЖО СТАМЕНОВА.
  
• 
  Съдържание – изложение и текст.
  
• 
  Подпис (и) – идентифицират овтора на писмото (длъжност, титла, име и фамилия).
  
• 
  Инициали – идентифицират лицата, съставили и написали писмото.
  
• 
  Регистрационни индекси.
  
• 
  Копие до други адресати.
  
• 
  Оставен ред за вписване на изходящ номер.
  
• 
  Приложение – отбелязване, че към писмото се прилагат други документи.
  
• 
  Удостоверителни надписи – „Препис!”, „Извлечение!”, „Вярно с оригинала”, след което се вписва длъжността на удостоверяващия, име, подпис, дата.
  
• 
  Печат на институцията.
  

Писмата могат да бъдат писма искане (заявка, запитване), писмо отговор, писмо рекламация.

1. 
   Писмо искане – включва уводни думи, които показват целта на писмото, кой и за какмо пише. В изложението се обяснява същността на проблема, по който се пише. Заключението е любезно и доброжелателно, насочено към конкретно действие, което трябва да се приеме.
   

• 
  Доставка, извършване на услуга и други.
  
• 
  Изпращане материали като каталози, оферти, договори, ценова листа, за да се изпълнят поръчки и услуги.
  
• 
  Отговор на въпроси относно продукцията или услугата на институцията.
  
  • 
    Отговора на писмото искане може да бъде утвърдителен – да показва добра воля и благосклонно отношение.
    
  • 
    Съпричастен онговор се дава, когато не сме в състояние да удовлетворим дадено искане, но можем да помогнем по друг начин. Това трябва да се декларира, като се потърси алтернатива, близка до искането.
    
  • 
    Когато имаме отрицателен отговор на писмото искане, отказът трябва да се направи любезно, като се посочат обективните причини за това. Не се започва с отрицателно изречение, трябва да се изрази готовност за сътрудничество в бъдеще.
    

2. 
   Писмо оферта – писмата оферти се пишат, за да приканят към закупуване на продукти, да привлекат партнъори за бизнеса, да се предложат услуги, идеи и други.
   

3. 
   Писмо рекламация (жалба, въражение) – с писмото рекламация се предявяват основателни искания към институцията, допуснала неспазване на договорни отношения, несъответствия при доставка на стоки и услуги и други. Целта на рекламацията е да потърси обещетение, да се компенсират загубите. В писмата рекламации се констатират неточности, търси се разрешение на проблема. Пишат се по повод некачествена или повредена стока, закъснение на доставката, некоректно изпълнение на поръчката.
   

• 
  Писмата отговори на рекламацията се пишат във всички случаи, независимо какъв ще бъде резултатът – положителен или отрицателен.
  

• 
  Поднасяне на извинения.
  
• 
  Приемане рекламацията за основателна (при доказан пропуск).
  
• 
  Частично удовлетворяване на искането.
  
• 
  Отхвърляне на рекламацията (тактично, с аргументи).
  

4. 
   Писма за връзки с обществеността – този вид писма не се отличават съществено от разгледаните, но в тях има възможност за по-голямо творчество и разнообразие. С тях благодарим, информираме, поздравяваме; създаваме благоприятно обществено мнение; те засилват имиджа на компанията и други. Писмата могат да бъдат информатимни, благодарствени, поздравителни, състрадателни и съболезнователни,писма покани.
   
5. 
   Лични бизнес писма.
   

• 
  В личните бизнес писма се изтъква поводът за писмото.
  
• 
  Започва с любезно обръщение.
  
• 
  Излага се съдържанието.
  
• 
  В заключителната част се включват поздравите и пожеланията.
  
• 
  Завършва се с любезна фраза и със собственоръчен подпис.
  
• 
  Не се слага печат.
  
• 
  Изпраща се с марка (а не „по сметка”).
  

1. 
   Доклад – писмено изложение на длъжностното лице до ръководството на стопанската организация във връзка с отчитане на възложената му задача: констатации, анализ, препоръки, изводи.
   
2. 
   Информация – документ, в който се дават сведения за конкретна дейност на длъжностно лице или институция, свързани с изпълнението на служебни задачи.
   
3. 
   Отчет – писмено съобщение за колективно и персонално извършена дейност. В него се опесват конкретни данни, които служат на ръководните лица за анализ, констатации и изводи за състоянието на институциите при съставяне на стратегия за бъдещото й развитие.
   
4. 
   Справка – документ, който обобщава документални данни от дейността на организации, учреждения, предприятия или на техните служители.
   
5. 
   Решения (радпореждания) – документи, чрез които се предават писмени разпореждания на подведомствени звена и техни служители.
   
6. 
   Оперативни съобщения и напомнящи бележки – това са широко използвани жанрове, целящи запознаване на служителите с предстоящите и актуални задачи.При тяхното изготвяне е важна точността и краткостта. Информацията съдържа и крайните срокове на изпълнение на задачата.
   

Според обема на отразената в него информация той може да бъде пълен (стенографски), кратък (включващ основните елементи) и препис извлечение. Според вида на отразената информация протоколът може да бъде: учредителен, ревизионен, констативен, споразумителен, заключителен.

• 
  Име на институцията, която провежда форума.
  
• 
  Наименование на протокола.
  
• 
  Пореден номер и дата.
  

Общоадминистративните документи са предназначени да служат като документи, отразяващи сведения, факти и права, чийто срок на действие е еднократен или постоянен. Общоадминистративни документи са:

1. 
   Справочни – служебна бележка, декларация, уверение, удостоверение (сертификат).
   
2. 
   Организационно-разпоредителни – заповед и пълномощно.
   

1. 
   Служебна бележка – документ, който фиксира даден факт към определена дата, издава се за еднократно ползване, няма юридическа сила, издава се лично на ползвателя за уреждане на негови лични или служебни проблеми. Съставя се в два екземпляра – единия се дава на лицето, а другия остава в деловодството.
   

• 
  Адресант.
  
• 
  Име на документа.
  
• 
  Съдържание.
  
• 
  Дата.
  
• 
  Подпис.
  
• 
  Инициали.
  
1. 
   Удостоверение, сертификат, уверение – документ, който потвърждава факти и събития, дава определени права на лицето, има постоянна валидност, притежава юридическа сила, съдържа задължително изходящ номер и дата на издване.
   

• 
  Адресант.
  
• 
  Име на документа.
  
• 
  Изходящ номер.
  
• 
  Дата.
  
• 
  Съдържание.
  
• 
  Подпис.
  
• 
  Инициали.
  

3. 
   Декларация – документ, в който лицето заявява (декларира) известни определени факти пред длъжностно лице (семейно и материално положение, недвижими имоти, гражданско състояние и други); дава съгласие или твърдение, което трябва да бъде документирано, за да бъде извършен някакъв акт от друго физическо или юридическо лице (да бъде прехвърлено имущество на друго лице, клетвена декларация и други).
   

1. 
   Заповед – разпореждане за изпълнение на определена задача, издава се само от ръководителя на институцията и почива върху определено правно основание.
   

Текстът е в повелителна форма, може да се съгласува и утвърди с висшестоящ орган.

• 
  Адресант, автор – името на институцията, издаваща документа.
  
• 
  Име на документа.
  
• 
  Изходящ номер и дата.
  
• 
  Съдържание, подпис и печат.
  
• 
  Инициали.
  

• 
  Съгласувано.
  
• 
  Утвърдил.
  

2. 
   Пълномощно – документ, който е служебно или лично издаден, с обозначен срок на валидност. Издава се, за да докаже, че са му възложени права или задължения; за извършване на законни действия от името на институцията или от името на друго физическо лице.
   

• 
  Адресант – име и адресни данни на институцията, издаваща документа или на лицето упълномощител.
  
• 
  Наименование на документа – ПЪЛНОМОЩНО.
  
• 
  Съдържание – в два абзаца.
  
• 
  Подписи и инициали.
  

1. 
   Молба (заявление).
   

• 
  Назначаване и напускане на работа.
  
• 
  Отпуск, отсъствие или прекъсване на работа за определно време.
  
• 
  Явяване на изпити, конкурси и други подобни.
  
• 
  При кандидатсване за членство в организации, дружества, съюзи и други.
  

• 
  Адресат.
  
• 
  Наименование на документа.
  
• 
  Адресант.
  
• 
  ОТНОСНО.
  
• 
  Обръщение.
  
• 
  Съдържание.
  
• 
  Местоподаване и дата.
  
• 
  Подпис.
  

2. 
   Професионална автобиография – това е първия документ, който преглежда работодателя, за да прецени какъв пост да Ви повери. Той дава възможност да се прецени натрупаният професионален опит и уменията, на които може да разчита в бъдещата Ви дейност.
   

• 
  Хронологична – представя професионалния опит и постиженията от старите до най-актуалните. Изготвя се в разказна форма или се оформя в две колони.
  
• 
  Функционална – започва с най-новите постижения в професионалния опит. Обикновено е по-кратка, по-стегната и целенасочена.
  

• 
  Име на документа – пише се с главни букви, допуска се и разредка.
  
• 
  Персонална информация – име, адрес, телефон, електронен адрес.
  
• 
  Образование – училищна и университетска степен (получени кога, къде), специалност, дипломи, дата на дипломиране.
  
• 
  Квалификация – квалификационни курсове, специализации и съответните сертификати, умения: владеене на езици, компютърна грамотност.
  
• 
  Професионален опит – вид на работата, която сти вършели досега, заемани длъжности, стаж, име, адрес и телефони на досегашни работодатели.
  

3. 
   Мотивационно писмо. Мотивация.
   

• 
  Наименование на документа.
  
• 
  Адресант.
  
• 
  ОТНОСНО: Заемане на длъжност.
  
• 
  Обръщение.
  
• 
  Съдържание:
  

• 
  Отбележете по повод на коя обява кандидаствате, в кое издание и прочетена, от коя дата и брой.
  
• 
  Опишете мотивите си да кандидаствате за тази работа; защо смятате, че можете с успех да заемате тази длъжност; отбележете силните си страни в професионално отношение; опишете предишния си опит.
  
• 
  Приложения – писмото трябва да завърши с информация какви документи предлагате към писмото: автобиография, копия от дипломи, сертификати и препоръки от предишни работодатели.
  

• 
  Телефони и адрес за връзка.
  
• 
  Дата и подпис.
  

1. 
   Препоръка – тя трябва да отбелязва:
   

• 
  Името на автора и длъжността му.
  
• 
  Времето, през което са работили заедно с кандидата за работа.
  
• 
  Оценка за работата му.
  
• 
  Отбелязване за какви длъжности е подходящ човекът.
  
• 
  Завършва се с името и подписа на изготвилия препоръката, адрес и телефон.
  

• 
  Адресант.
  
• 
  Наименование на документа.
  
• 
  Адресат – име, длъжност, институция, адрес на получателя.
  
• 
  ОТНОСНО: посочва се позицията, за която кандидатства препоръчаното лице.
  
• 
  Съдържание:
  

• 
  Въвеждащо изречение - посочва се служебния статус на автора на препоръката.
  
• 
  Описват се професионалните качества, способностите и черти на характера на кандидата.
  
• 
  Съдържа самата препоръка за длъжността, която може да заеме кандидата.
  

• 
  Заключително изречение – изразява увереност, че препоръката му ще бъде полезна.
  
• 
  Място и дата на съставяне.
  
• 
  Подпис и печат.
  
• 
  Инициали.
  

5. 
   Характеристика.
   

• 
  Служебна – акцентира се върху деловите качества на лицето (дисциплина, професионализъм), върху личните качества (възпитаност, отзивчивост, скромност, обща култура).
  
• 
  Педагогическа – посочва качества на лицето, проявени в процеса на обучение (интелектуални възможности, навици и умения, организираност, колегиалност и други).
  

6. 
   Жалба, възражение, искане.
   

• 
  Адресант: ДО ...
  
• 
  Име на документа.
  
• 
  Адресат: ОТ ...
  
• 
  ОТНОСНО:
  
• 
  Обръщение.
  
• 
  Поводът.
  
• 
  Фактите.
  
• 
  Какво очакваме.
  
• 
  ПРИЛОЖЕНИЕ:
  
• 
  Населено място и дата.
  
• 
  С УВАЖЕНИЕ: