Комисия на европейските общности брюксел, 30 2008

Две допълнителни резерви, вече изразени през 2006 г., бяха запазени през 2007 г.

• 
  Генералният директор на Генерална дирекция „Предприятия и промишленост“ изрази резерви, тъй като два бенефициера на безвъзмездна помощ, свързани с европейските стандарти, не притежават подходящи системи за отчитане на разходите.
  
• 
  Генералният директор на ГД „Икономически и финансови въпроси“ изрази резерви поради възможния пропуск във вътрешната система за контрол на външен орган, на когото е поверено непрякото централизирано управление.
  

Комисията е инструктирала своите служби да предприемат всички необходими мерки за отмяна на тези резерви след решаването на лежащите в основата им проблеми.

Генерална дирекция „Комуникации“ изрази резерва в годишния доклад за дейността си за 2006 г. поради недостатъци във вътрешната система за контрол. За справяне с проблема бе създадена централизирана система за последващ контрол. При все това, тъй като отделът започна да действа през последните два месеца на 2007 г., генералният директор реши да запази резервата през 2007 г.

Генералният директор на ГД „Образование и култура“ отмени изразената преди резерва относно национални агенции, очаквайки резултатите от действието на една ревизирана система за контрол, приложена през 2007 г. като следствие на новото законодателство. Системата се базира на последващи декларации за уверение от страна на националните власти. През тази година генералната дирекция е докладвала ниво на погрешност над 3 % за проекти, за които е извършен одит, но посочи, че това не може да бъде екстраполирано, тъй като одитната извадка бе в значителна степен базирана на риск: следователно въпросът бе счетен за несъществен. Генералната дирекция също продължи своите усилия за постигане на утвърждаване от счетоводителя на нейната местна счетоводна система.

Комисията инструктира ГД „Образование и култура“ да осигури ефективно прилагане на стратегията за контрол и да преодолее всички налични пречки пред утвърждаването на нейната местна счетоводна система.

Статистика

Резервата, изразена от Евростат през 2006 г. вследствие на липсата на гаранции относно редовността на плащанията, извършени към някои национални статистически институти, бе отменена, тъй като корективни действия, като например засилени последващи проверки, бяха предприети през 2007 г., които действия дават основателни гаранции на генералния директор относно редовността на плащанията, извършени през годината. Службите на тази дирекция работят върху проблеми, свързани с предишни години.

Подходящи надеждни системи информационни технологии са от ключово значение за правилното провеждане на практически всички дейности на Комисията. При все това, въпреки отдаването под наем на някои нови помещения на центрове за данни, генералният директор на DIGIT счете за необходимо да запази изразената преди резерва относно сградната инфраструктура, поради неадекватността на част от инфраструктурите, в които понастоящем се помещават едновременно основния център и резервния център в Люксембург. Въпреки че бяха направени някои подобрения на сградата през 2007 г., и въпреки че този риск бе ефективно управляван през 2007 г., Комисията счита за необходимо да намали още риска за непрекъснатостта на дейностите и целостта на данните.

Комисията ще продължи да прилага своята многогодишна ИТ стратегия през 2008/2009 г., като осигури сигурни и функционално подходящи сградни инфраструктури за центровете за данни и телекомуникационните центрове на Комисията.

3.7. Заключения

• 
  Комисията инструктира своите служби да предприемат енергични действия за справяне с причините за изразените резерви в ГОД за 2007 г., и ще следи внимателно напредъка, като обръща специално внимание на повтарящи се изразени резерви.
  
• 
  Редовният диалог между членовете на Комисията и генералните директори по въпросите на управлението е важен елемент от веригата на отговорността. Той е особено важен в случаите, при които има повтарящи се резерви и те са в области, за които Сметната палата е посочила наличието на слабости. Комисията инструктира генералните директори в тези ситуации да информират техните членове на Комисията относно последните развития или постигнат напредък.
  
• 
  Изпълнението на плана за действие с цел засилване на надзорната роля на Комисията при споделеното управление на структурните действия, представено през февруари 2008 г., се явява висш приоритет на Комисията и трябва да бъде осъществено навреме.
  
• 
  Комисията окуражава държавите-членки да осигурят доброволно годишни национални декларации, които могат да представляват допълнителен „крайъгълен камък“ в осигуряването на гаранции от генералните директори.
  
• 
  Решаването на проблема с причините за грешките е от жизнено значение и службите на Комисията ще издадат необходимите насоки и ще предприемат други необходими действия за намаляване на риска от грешки.
  
• 
  Комисията също така ще положи всички необходими усилия, за да демонстрира ефективността на нейните контролни проверки. Нейната счетоводна система се преработва с цел от 2008 г. нататък да е възможно пълно докладване на корекциите на грешките от Комисията, включително на грешките, свързани с плащания през предходните години.
  
• 
  Най-накрая, Комисията ще продължи своята работа относно съотношението между разходите и ползите на контрола и относно остатъчния риск. По този въпрос ще бъде издадено съобщение през есента 2008 г., и то трябва да осигури солидна основа за придвижване напред на концепцията за допустимия риск като инструмент за оценка доколко ефективно се управлява риска в програмите на Общността.
  

Законите не изпълняват напълно предназначението си, ако не бъдат правилно прилагани и привеждани в действие. През 2007 г. Комисията представи амбициозно съобщение, имащо за цел да минимизира тези рискове и съдържащо мерки за подобряване на прилагането на законодателството на Общността⁶. Това ще включва повече сътрудничество между държавите-членки и Комисията в предотвратяване възникването на проблеми, по-ефективно справяне с проблеми и по-бързото разрешаване на нарушенията. Това ще включва и по-добра интеграция на прилагането и привеждането в действие на законите от създаването им и през процеса на приемането им до оценката на резултатите. От важно значение е да се изяснят предизвикателствата, свързани с прилагането на законите, за да се подобри законодателството и да се постигнат целите на „по-доброто регулиране“, като опростяване и намаляване на административната тежест, в интерес на гражданите и фирмите.

Сметната палата твърди в специален доклад⁷, че настоящия контрол, системите за инспекции и санкции, свързани с правилата за съхранение на рибните ресурси на Общността, трябва да бъдат значително засилени, с цел да се постигне целта за устойчиво използване на рибните ресурси. Комисията споделя анализа на Сметната палата. На първо място, тя окуражава държавите-членки да прилагат междинни мерки, които са били предложени на доброволни начала. Паралелно с това, тя ще работи по амбициозни предложения, имащи за цел реформирането на европейската политика за контрол: състоянието на рибните ресурси понастоящем показва колко важно е да бъде засилена и хармонизирана ефективността на контрола, системите за инспекции и санкции.

Комисията е решена да осигури устойчивостта на рибните ресурси, което може да бъде гарантирано чрез действие на европейско равнище. Тя ще предложи през октомври 2008 г. регламент на Съвета за преработка и модернизиране на контролната система на общата политика в областта на рибарството. За да постигне целите си, Комисията има нужда от цялостното ангажиране от страна на държавите-членки.

4.3. Сигурност

Одита на делегациите на ЕО разкри слабости относно сигурността на информацията и в системите за нейното предаване, също както и относно физическата сигурност. Изпълнението на тези планове за действие напредва.

В допълнение към рутинните мерки за сигурност, които са съсредоточени върху хората, сградите и информационните технологии в нейните основни центрове, Комисията ще отдели повишено внимание на нейните делегации.

5. Общо заключение

Комисията счита, че действащите системи за вътрешен контрол с ограниченията, описани в ГОД за 2007 г., осигуряват достатъчни гаранции, че ресурсите, разпределени по нейните дейности, са били използвани за определените цели и в съответствие с принципите на стабилното финансово управление. Тя също счита, че действащите процедури за контрол дават необходимите гаранции относно законността и редовността на извършените транзакции, за които Комисията поема общата отговорност съгласно член 274 от Договора за ЕО.

При все това, тя признава, че са необходими по-нататъшни усилия за справянето с редица слабости, по-специално с тези, подчертани в изразените от оправомощени разпоредители с бюджетни кредити резерви, както и тези, отнасящи се до области на бюджета, които не са преценени като задоволителни от Сметната палата.

Annexes:

Annex 1: Human Resources management and other management issues

Annex 2: Reservations 2003-2007

Annex 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Annex 4: Executive and regulatory agencies

Annex 5: Report on negotiated procedures

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

• 
  Ethics
  

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders⁹ was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

• 
  Screening of Human Resources of April 2007
  

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

• 
  In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.
  
• 
  As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity"¹⁰. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.
  
• 
  In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.
  

• 
  Integrated human resources strategy
  

• 
  IT tools
  

• 
  Recruiting and retaining permanent staff
  

• 
  Recruitment of citizens from enlargement countries
  

• 
  The internal control framework in the Commission
  

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework¹² and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

• 
  Financial management
  

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced¹³. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

• 
  Internal audit
  

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

• 
  Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.
  
• 
  The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service¹⁴ and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.
  
• 
  Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.
  

• 
  Transparency initiative
  

In order to enhance financial transparency¹⁷, the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

• 
  Business continuity management
  

• 
  Building policy