Глава 4 - Описи и справки

4.1 Клиенти и Длъжници

Чрез този модул Вие имате възможност да правите Вноски, Изплащания и Връщания на стока от Клиенти и към Доставчици. В списъка с фирми с червен цвят са отбелязани фирмите, които ни дължат или на които ние дължим пари.

4.2 Оборот пари



Чрез този модул можете да получите справка за движението на паричните средства.

• 
  Продажби – В таблицата ще се включат постъпленията от продажби;
  
• 
  Плащания на клиенти – В таблицата ще бъдат отбелязани и плащанията на клиентите;
  
• 
  Ние връщаме стока – В таблицата ще бъдат отбелязани сумите от връщане на стока;
  
• 
  Приходи – В таблицата ще бъдат отбелязани всички приходи (от модул Каси и Банки);
  
• 
  Change – В таблицата ще бъдат отбелязани движенията от обмен на валута (от модул Каси и Банки);
  
• 
  Преводи – В таблицата ще бъдат отбелязани постъпленията от преводи между каси/банки (от модул Каси и Банки);
  
• 
  Доставки – В таблицата ще бъдат отбелязани всички доставки;
  
• 
  Доп.разходи – В таблицата ще бъдат се включени добавените към доставките допълнителни разходи;
  
• 
  Плащания към доставчици – Ще бъдат отразени и всички направени плащания към доставчиците;
  
• 
  На нас ни връщат стоки – В таблицата ще бъдат отразени движенията от върнати стоки към нас;
  
• 
  Разходи – В таблицата ще бъдат включени всички разходи (от модул Каси и Банки);
  
• 
  Ревизии на парите – В таблицата ще бъдат включени всички ревизии на пари (от модул Каси и Банки).
  

• 
  Приравнявай към основната валута;
  
• 
  Приравнявай към лев, евро, долар;
  
• 
  Показвай сумите с нули след десетичната точка;
  
• 
  Показвай начално и крайно салдо;
  
• 
  Показвай тотал за оборотите.
  

4.3 Стокооборот и двумерно групиране

Чрез този модул можете да проследите стокооборота за определен склад, стока, фирма, служител, работно място и т.н.

4.4 Фактурооборот (Фактури)



Този бутон е известен и като Фактури (в по-стари версии). Неговите възможности са идентични с тези на Стокооборот. В този модул обаче се получава информация само за фактурираните сделки.

4.5 Брутни и прогнозни печалби

Чрез тези справки Вие можете да пресметнете брутните и прогнозните печалби от търговската си дейност.

4.6 Падежи

Чрез този модул Вие имате възможност да направите справка за разсрочените плащания и датите на техните падежи.

Глава 5 – Инструменти

5.1 Връзки с отдалечени офиси

Този модул Ви позволява да синхронизирате информация между Вашите отдалечени офиси. Синхронизацията се извършва на базата на e-mail или дискети. При работата с този модул се изисква номенклатурата в отделните офиси да бъде еднаква. Преименуването на обекти (складове, групи, стоки), както и тяхното разместване по дървото могат да доведат до нежеланото им дублиране по другите офиси. Същото ограничение се налага и при имената на фирмите. Ако все пак се налага преименуване, то следва да бъде извършено и в другите офиси, като се спазва точното изписване на името. Програмата се ориентира за уникалността на дадена сделка по датата ̀и. Корекцията на дата във вече изпратена стара сметка води до дублиране на тази сделка в другия офис. Програмата автоматично маркира новите и променените обекти и при следващата синхронизация те ще бъдат изпратени по отдалечените офиси. Изтриването на обекти няма да бъда отразено по отдалечените офиси. Ако все пак това се налага, направете го ръчно по всички офиси.

5.2 Интернет сайт

Чрез този модул Вие можете да публикувате бързо и лесно информация за стоките и услугите, предлагани от Вашата фирма в Интернет, където тя да е достъпна за потенциалните Ви клиенти.

5.3 Мониторинг



Чрез този бутон можете да извършите наблюдение на всички сделки, които се правят в момента по отделните работни места във фирмата.

5.4 Проследяване на стока по сериен номер

Справочен модул, даващ достъп до следните справки:

• 
  Проследяване на стока по сериен/партиден номер: (кога е доставена, продадена и т.н.);
  
• 
  Списък на стоките в склада с изтекла гаранция-купува;
  
• 
  Списък на продадените стоки с неизтекла гаранция-продава.
  

5.5 Архивиране

Чрез този модул можете да архивирате цялата си налична информация.

5.6 Настройки

5.6.1 Основни настройки

Чрез този диалог можете да извършите настройка на програмата.

• 
  Работно място: от падащото меню можете да изберете работното място, на което е инсталирана складовата програма. С модула Пароли може да се ограничава достъпът на дадени Служители до определени работни места.
  
• 
  Основно % ДДС: настройка процент ДДС.
  
• 
  Точност при показване на парични суми/количества: тук можете да изберете до кой знак след десетичната точка да бъдат показвани количествата/паричните суми.
  
• 
  Фактура от името на…: указва се от името на коя Наша фирма (по подразбиране) ще се фактурират сделките.
  
• 
  Видове документи и номерацията им: тук можете да разгледате и зададете номерацията на отделните видове документи. Може да укажете кое работно място коя номерация ще използва. Ако се работи в локална мрежа, програмата автоматично индексира новите работните места и те по подразбиране използват групата номера ‘А’.
  
• 
  Видове валути: избор на основната валута, към която се приравняват сумите, фактурите, шаблонните полета, завършващи на _LV.
  

• 
  Настройка на средата:
  

Можете да зададете настройка за осветяване на активно поле и цвят за селекция. Също така можете да активирате клавиша ‘Enter’ да работи като ‘Tab’.

5.6.2 Хардуерни настройки

Тук се намират настройките на различните видове устройства, които се поддържат от Gensoft MoneyWorks.

• 
  Баркод: настройките на баркод четците можете да прочетете в 6.2 Работа с баркод четец.
  
• 
  Касов апарат: можете да настроите касовия апарат.
  

• 
  Пръстови отпечатъци: поддържа идентификация на лица по техните пръстови отпечатъци. Използват се за служители, като техните пръстови отпечатъци им гарантират много по-защитен достъп до системата, отколкото обикновените пароли. Задаването им става в модул Фирми и Лица. Поддържат се следните четци:
  

Биометрични четци на APC.

• 
  Палм устройства със софтуер на фирма DataPlus: използват се преносими palm устройства, работещи със софтуера на Data+ Мобилен Търговец. Информацията в тях и в базата данни се синхронизира посредством специализиран за целта диалог.
  
• 
  Карточетци: поддръжка на четци на магнитни карти с цел бърза идентификация на фирма и лица. Системата работи с карточетци, базирани на клавиатурен интерфейс, и е тествана с устройства на фирма Датекс. Идентификацията се извършва по ID Код, записан на някоя от пътечките на магнитната карта и полето код на фирмите и лицата.
  
• 
  Електронни везни:
  

• 
  Безконтактни контролни системи: системи от този тип са предназначени за идентификация и следене на хора, машини, пропускателни постове, работни места, производствени операции и др.
  

Тук можете да зададете настройки по подразбиране при работа с документи.

5.6.4 База данни

Тук се намират инструментите за поддръжка на базата данни.

- понякога е възможно да се появят грешки в базата данни. Чрез инструментите в тази секция имате възможност да стартирате диагностични процедури и да поправяте грешки в информацията. Някои диагностики (например Стоковед и Оценител) се използват само в особени случаи и преди стартирането им е желателно да се подсигурите с архив.

- тази операция почиства и пакетира базата данни. Можете да извършвате тази операция в произволно желан от Вас момент с цел оптимизация (но само ако всички служители са вън от системата).

Бележка: Функциите Пренасочване към базата на този компютър, Администриране на системата и Администриране на базата данни са предназначени само за употреба от служители на фирма GenSoft.

5.7 Екранни настройки и бутони в основната лента

5.7.1 Екранни настройки

Чрез този диалог можете да настроите външния вид и видимите бутони на главния екран на програмата.

5.7.2 Бутони в лентата

- с натискането на този бутон в горната част на екрана ще Ви се покажат последните новини, свързани с програмата, фирмата или важни събития (ако имате връзка с интернет).

- ако работите в локална мрежа, чрез този бутон можете да видите кои служители са текущо в системата.

Глава 6 – Приложения

6.1 Печатар

В програмата на много места се среща бутонът . Чрез него Вие можете да експортирате информацията към стандартните Windows формати: HTML, *.DOC, *.XLS, *.RTF, *.TXT., да отпечатвате различни видове документи и да създавате етикети за стоки. Информацията, която се разпечатва/експортира, зависи от мястото, от което се извиква Печатар…

6.2 Работа с баркод четец

За по-голямо удобство на работа Вие можете да използвате баркод четец. Необходимо е предварително да вкарате баркодовете на отделните стоки в програмата.

6.3 Работа със серийни/партидни номера

Вие можете да работите с дадена стока, разделяйки я на партиди или на серийни номера. Серийните номера са единични бройки, докато при партидите количеството може да варира. За да се укаже, че дадена стока поддържа партидни/серийни номера, трябва да се постави отметка на съответното поле в описанието на стоката.

Поставянето на отметка ще активира и един допълнителен бутон, чрез който можете да създавате нови партидни/серийни номера и да разпределяте количеството на стоката по отделните номера.

По подразбиране всеки нов номер наследява цените, гаранцията и характеристиките на стоката, към която принадлежи. Но всичките тези параметри могат да бъдат променени и за всеки партиден/сериен номер да се укажат специфични стойности. При продажба на стока, поддържаща партидни/серийни номера, може да се укаже от кой точно номер да се изпише стоката. Баркод скенерът може да бъде конфигуриран да чете и търси измежду партидните/серийните номера, т.е. номерът може да се използва като баркод идентификатор. Символът за парт./сер. номер в дървото е . Като улеснение при работа с парт./сер. номера, поддържащи и различни характеристики, можете да използвате бутончето , намиращо се над дървото. То показва допълнителен прозорец, който при маркиране на стока с партиди и характеристики показва общото количество на стоката по партидите, групирано по избрана от нас характеристика. Можете да проследите движението (покупки, продажби и др.) на сер./партиден № чрез модула Справки за стоки със серийни номера.

6.4 Продажби през касов терминал

Този модул е олекотен вариант на модула Продажби и е предназначен за ползване в супермаркети и магазини.

6.5 Органайзер

Предназначението на този модул е да Ви подпомага в ежедневната Ви дейност. Позволява Ви да дефинирате и въвеждате различни задачи и събития (еднократни или повторяеми), за които да Ви бъде напомняно своевременно.

Отговори на често задавани въпроси

Въпрос: Какви са системните изисквания към компютърната конфигурация?

Отговор: Минимални изисквания:

• 
  Windows 2000/XP/Vista операционна система;
  
• 
  Процесор с честота 1GHz;
  
• 
  512 MB RAM;
  
• 
  Видео резолюция 1024х768 с 16 битов цвят;
  
• 
  Дисково пространство е според базата данни и съхраняваните архиви (примерно 500-800Mb);
  
• 
  Принтер (за печат на документи);
  
• 
  CD-RW или USB flash memory за запис на архив (да сме подсигурени при нежелано изтриване на хард диска или неговата повреда).
  

• 
  Windows 2000/XP/Vista операционна система;
  
• 
  Процесор с честота ~ 2GHz;
  
• 
  1 GB RAM;
  
• 
  Видео резолюция 1280х1024 с 32 битов цвят;
  
• 
  Дисково пространство според базата данни и съхраняваните архиви (примерно 500-800Mb);
  
• 
  Принтер (за печат на документи);
  
• 
  CD-RW или USB flash memory за запис на архив (да сме подсигурени при нежелано изтриване на хард диска или неговата повреда).
  

При WinXP в Regional and Language options навсякъде маркирайте Bulgarian. Ако е необходимо, рестартирайте компютъра. За Win98/Me изберете Add/Remove program  Windows setup  Multilanguage Support, слага се отметка на Cyrillic (забележка: ако след горните операции не се появят коректни символи на родния ни език, най вероятно шрифтовете, които използва Вашият компютър, не са оригинални. Подменени са от някоя "кирилизираща" програма).

На този въпрос трябва да отговорите с Yes, след което програмата ще изтегли последната актуална версия на документация в Adobe PDF формат. След като се изтегли обновеното ръководство, то ще се отвори на Вашия екран. За да четете документацията, трябва да имате инсталиран софтуер, с помощта на който ще можете да го четете. В нашия форум сме дали указания какъв софтуер можете да използвате.

• 
  FireBird сървъра не е стартиран. Погледнете в Control panel  FireBird - статусът трябва да е The Firеbird service is running;
  
• 
  При работа в режим Клиент/Сървър (мрежова): мрежовият сървър не е стартиран или има проблем с мрежата.
  
• 
  Базата данни е повредена или изтрита (най-неприятната причина): Базата данни се съхранява в файл с име Sklad.gdb Проверете дали в инсталационната директория на GenSoft MoneyWorks има такъв файл (на локалния компютър при едно раб.място или на мрежовия сървър при работа в режим Клиент/Сървър). Инсталационната директория на програмата по подразбиране е C:\Program files\GenSoft.
  

• 
  При изтрита база данни: опитайте с допълнителна програма за възстановяване на изтрити файлове да undelete sklad.gdb (не е много сигурен метод); или използвайте архивираната информация;
  
• 
  При повредена база данни: обърнете се към специалист от фирма GenSoft или използвайте архивираната информация.
  

• 
  В настройките (малко синьо триъгълниче, намиращо се над полето за търсене) не е зададено покажи и изчерпаните стоки (ако стоката е с нулево количество тя не се показва);
  
• 
  При натискане на бутона Запис обикновено се появява екран, подканящ Ви да въведете количеството на тази стока по складовете. При записване на нулево или на някакво количество стоката се появява в съответния склад. Ако оставим полетата празни, стоката не се заприходява в тези складове. При това положение я маркираме в номенклатурата и натискаме Стокови справки  Складови наличности по стоки. Появява се екран, в който можем да зададем количеството на стоката по складовете.
  

При запазване на продажбата от втория компютър се запазва номерът за фактура от тази продажба.

Прескоченият номер на фактура трябва да си го запишем и при следваща продажба с фактура трябва да го въведем ръчно. За да избегнем дублиране на номера за фактури имаме две решения:

• 
  Решение: Когато искаме да фактурираме сделка, трябва да използваме модул Фактуриране;