Организационна и управленска структура

2.3. Организационна и управленска структура

Персоналът притежава необходимият опит и квалификация в бранша. Управленските цели на ръководството са свързани с рационализиране на управлението, стимулиране на предприемачеството, определяне на перспективите на развитие, провеждане на адекватна бизнес политика.

Управлението на персонала е винаги текущо управление.

Управлението започва от идеята, че хората са капиталът на организацията, неразривна част от нея, и че те трябва да се управляват от позициите на взаимна изгода (за хората в организацията). Управлението е направлявано от потребността на организацията да разполага с подходящите човешки ресурси, които могат да реализират целите на организацията.

Персоналът се състои от специалисти с голям професионален, управленски и пазарен опит, които активно участват в дейността на фирмата и допринасят за подобряване на финансовото й състояние.
О
Мениджър

Инструктори, лекарски екип

Човешки ресурси и PR


Счетоводство
рганизационна структура

Мениджърският екип и обслужващият персонал притежават:

- опит и практика в управлението, в резултат на което са развити добри делови контакти;

- способността, позволила му да изведе фирмата до добро финансово състояние с утвърдено име в отрасъла;

- висока квалификация и специализация в управлението на специфичните дейности;

- задълбочена перспективна концепция за развитие на фирмата;

- дългогодишен висококвалифициран опит в организиране дейността на фирмата.

2.4. Същност и значение на мотивирането и оценката на човешките ресурси

За сравнително точното изясняване на мотивацията е необходимо да се направи паралел между мотив и мотивация. Произходът на думата "мотив" е от латински език. Едно от нейните значения е подбуда, подтик, подбудителна причина, повод за някое действие. Мотивът е потребност, идея, психично състояние или емоция на личността, която я подтиква към действие. Живите същества - пише Ханс Селие в книгата си "Стрес без дистрес" - се мотивират от различни подбуди, между които една от най-важните е егоистичното желание да поддържат собственото си съществуване, да бъдат живи и щастливи. Удовлетворяването на нашите инстинктивни импулси, потребността от самоизразяване, импулсът за трупане на богатство и за придобиване на власт, подтикът към съзидателен труд, както и много други мотиви заедно обслужват нашите действия.

Мотивите, са фактори за въздействие върху човешкото поведение. Те могат да се определят още като подбуди, които много често са неосъзнати от хората отчасти или напълно. Необходимо е да отбележим, че една отделно разглеждана подбуда на човешкото поведение се определя като мотив, а взаимодействието на повече подбуди (мотиви) на човешкото поведение - като мотивация. Само когато има яснота по това кои

мотиви определят трудовото поведение, може да се направят разсъждения и изводи за най-подходящите мерки, които биха дали импулс за положително трудово поведение.

Това показва, че мотивацията очевидно не може да бъде постигната насила. Тя много повече е израз на една сложна култура, която се прилага в организациите по различни начини.

Причината за това е в обстоятелството, че малко от откритията и теориите за мотивацията се прилагат ефективно от мениджърите, които са усвоили управленските си умения от висшестоящите или от мениджърски курсове, където се е наблягало по-скоро на способите, отколкото на фундаменталното разбиране за ролята на мениджъра в областта на човешките ресурси.

В специализираната литература има множество дефиниции за понятието "мотивация". Без да се спираме на вижданията на отделните автори по този въпрос, можем да приемем едно опростено, но ясно и разбираемо определение, според което мотивацията е онова в нас, което ни кара да се държим така, а не другояче. Тя е силата, която кара хората да постъпват по определен начин. В поведенческите теории са разработени често несъвпадащи виждания за мотивацията, в които се набляга на различни нейни компоненти. Това се обяснява с проявените от тях различия в преследваните цели, с особеностите на аспектите, от които се изхожда при разкриване на мотивацията, с различията в използвания инструментариум и др. Все пак тези гледища за мотивацията в най-общ вид могат да се сведат до следното:

• мотивацията винаги е свързана с потребностите на индивида, с неговата психическа нагласа и наклонности към задоволяването им;

• мотивацията е процес и засяга поведенческия избор, насоченост, цели и наградите, получавани за дадени дейности.

На основата на тези заключения можем да съставим модел на мотивацията, който включва понятията потребности, насоченост, награди (наказания). Разбира се, трябва да се има предвид, че посочените елементи на мотивацията взаимно си влияят и се допълват. Не са редки обаче случаите, когато те действат помежду си, като се противопоставят един на друг и в резултат на това отслабват своята интензивност и значение. Моделът може да бъде по-опростен или разширен, но и двата случая представят мотивацията като многостепенен процес.

В първия случай, мотивацията е процес, който започва с това, че са налице не напълно задоволени потребности, срещу които има стимули (като например вещи, които човек желае да притежава). Оттук възникват напрежения, от тях - енергии, а от това поведение, което цели да задоволи не напълно задоволени потребности. Следователно поведението е сбор от потребности и стимули. От една страна, потребностите могат да се определят като причинител на поведението, чрез което даден индивид се опитва да отстрани своята потребност, а, от друга - като фактори, които насочват възприятието.

Целенасоченото предварително задание от стимули трябва да подтикне индивида към отделно поведение. За да се улесни задоволяването на потребности, стимулите трябва да са така избрани, че да позволяват това задоволяване. Стимули за поведението на хората в труда могат да бъдат: интересна и предизвикателна дейност, изтъкване в дадена работна група, достатъчно заплащане и др.

Ендрю Силаги представя основния модел на мотивацията по-разгърнато. Изводите на автора се свеждат до следното: Първо, появата на дадена потребност създава състояние на напрежение (или неравновесие) у индивида, което той ще се опита да намали посредством поведението си. Второ, индивидът ще търси и ще избере конкретно поведение или стратегия, за да задоволи тази потребност. Трето, в резултат на това се поражда целево поведение или действителната дейност. Между избора на поведение и реалното поведение се намесва важна индивидуална характеристика -способността. Това е така, защото индивидите могат да не притежават необходимата основа (напр. умения, опит или знания), за да задоволят съответната потребност. Четвърто, извършва се преценка на дейността на индивида от самия индивид или от други лица. Ефективността на дейност, насочена към удовлетворяването на такава потребност, каквато е развиването на чувство на гордост от работата, която върши, обикновено се преценява от индивида. От друга страна, дейност, като е удовлетворяването на такава потребност, каквато е финансовата нужда, обикновено се оценява от друго лице, като например висшестоящия ръководител. Пето, в зависимост от равнището на дейността се дават награди или се налагат наказания. И накрая, индивидът преценява степента, в която избраното поведение е удовлетворило първоначалната потребност. Ако този мотивационен цикъл е удовлетворил

потребността, съществува състояние на равновесие или удовлетвореност. Ако потребността е останала незадоволена, мотивационният цикъл се повтаря, като е възможно да се получи избор на друго мотивационно поведение.

Под вътрешна мотивация се разбират онези вътрешнопсихични фактори, плод преди всичко на възпитание, но също така и на нагласа, генетично наследяване, интуиция и други, които влияят на хората да се държат по определен начин, или да следват определена цел. Тези фактори включват чувството за отговорност, възможността на хората да се развиват и ползват умения и способности, свободата на действие, възможностите за развитие, интересната работа и т.н. Несъмнено, каквато и мотивационна система да създаде, една организация трудно би могла да преодолее липсата на съответната нагласа - резултат, например, от възпитанието на един човек. Поради тази причина системата за подбор трябва да служи като организационен механизъм, който да умее да "пресява" хората, при които отсъства или не е достатъчна вътрешната мотивация за осъществяването на организационните цели.

Когато говорим за външна мотивация разбираме системата от управленски действия, средства и подходи за мотивиране на сътрудниците към постигането на целите на организацията. Тя включва фактори, с които се влияе върху индивидуалното поведение. Важен за отбелязване е фактът, че често външните стимули могат да имат бърз и силен ефект, но рядко продължителен, за разлика от вътрешните, които имат дълбок и траен ефект поради това, че са присъщи на индивида, а не са му наложени отвън. От друга страна, не бива да се забравя, че двете форми на мотивация - вътрешна и външна, са взаимно свързани и си въздействат една на друга.
Оценка на кадрите - ( компетентност)

Профилът на професионалната компетенция описва общите и специфичните компетенции, изисквани за функционирането на трудовия пазар по отношение на умения, знания и ключови компетенции на нивото на опитния професионалист. "Пропукването" се появява при оценяване на компетентността. За да се измери и оцени тя, ръководителят трябва да е наясно какъв смисъл влага в понятието. Противопоставянето по смисъл на понятията "компетентност" и "изпълнение на работата" в езиково отношение води до разграничаване между структурата на компетентността и външния и израз- изпълнението на работата.

Терминът започва да се използва като синоним на "изпълнение на работата" (Великобритания). В САЩ понятието "компетентност" се разбира като "основна характеристика"8, която може да доведе до ефективно или изключително изпълнение на работата в зависимост от фактори, свързани с длъжността, организацията и околната среда. Акцентът в работата на центровете за оценяване се поставя върху превръщането на компетентността в поведенческа и наблюдавана (видима)- в смисъл на изпълнение на работата.

Терминът показва концептуална неяснота защото се свързва с действие, способност да се действа и резултата от действията. Във Великобритания компетентността се асоциира с "адекватност" и "достатъчност". Този подход създава стандарти за работа и събира достатъчно доказателства при оценяването. В контраст за САЩ подходът се изразява в установяване и разпознаване на характерните черти на отличните служители и съвършенството, отколкото адекватността в работата. Доминиращият подход в САЩ в сферата на мениджмънта е анализ на длъжността, ориентиран към индивида (например, интервюиране за поведенческо събитие), за да се определят онези характерни черти, които разграничават успешните служители. Компетентността представлява умения, личностни характеристики, поведение.

Доминиращият подход във Великобритания е анализ на длъжността ориентиран към задачата, наречен още "функционален анализ". Чрез него могат да се определят необходимите роли, задачи, задължения в професията, а не уменията, необходими на успешния служител. Резултатът е изготвяне на обширен списък с "елементи на компетентността", групирани според главните функционални или ключови ролеви области. Следва разработване на критерии за изпълнение на работата, които показват нивата на минимална компетентност.

Паралелен модел е техниката на критичните ситуации и репертоарната решетка (ориентирани към личността методологии) за определяне на индивидуалната ефективност, която отличава най-добрите изпълнители. Получените в резултат групи (да управляваш себе си, да управляваш другите, да използваш интелект, да планираш и организираш) са с различни поведенчески компетенции. Ефективното изпълнение на работата от гледна точка на поведението може да се характеризира посредством:

• компетентност, свързана с контекста - да се изграждат "мостове" и алианси, да се създават нови рамки на проблемите, да се действа на национално и местно ниво, да се демонстрира социална отговорност;

• "прочит" на околната среда - сканиране, предвиждане, програмиране и планиране чрез изготвянето на сценарии и установяване на слабите места;

• проактивен (изпреварващ) мениджмънт - изпреварващо отношение, управление отвън навътре или позициониране и препозициониране на уменията;

• лидерство и визия - да се използва визията за рамка на дейността, комуникиране на постижима визия;

• овластяване на хората - ценене на кадрите;

• дистанционен мениджмънт - "хеликоптерен поглед", мениджмънт от разстояние, насърчаване на самоорганизирането, управление на неяснотата;

• творчество и учене - развиване на организационна култура, насърчаване на ученето и творчеството, постигане на баланс между хаоса и контрола;

• използване на информационните технологии като двигател на – концепции за нови мрежи, ново проектиране на работата, стратегическа роля на софтуера, планиране с фокус върху развитието;

• управление на множеството - управление на много свързани лица, управление на много неща едновременно, управление на преходи.

Списъкът описва видовете компетенции, които са потребни на организацията. Значението им е свързано с оценяване от мениджъра, който се фокусира все повече върху уменията за "посредничество"- проектирането, работата и грижата за мрежите, а не за отделите в йерархията. Трябва да се създават компетентностни профили с поглед към бъдещето, които да са специфични и свързани с определени ситуации и среда в организацията.

Компетентността има степента до която е подходяща за определяне на пътя за развитие на кариерата, дадена длъжност или организацията като цяло. Някои видове компетентност могат да бъдат определени като зараждащи се, т.е. не особено подходящи в настоящ момент, но стратегическият път, който организацията следва ги прави по-значими в бъдеще време. Зрели компетенции са тези, които с времето стават все по-маловажни (нови технологии), а преходните компетенции са подходящи за първите етапи от развитието на нова организация, нова роля, като с "узряването" на организацията тяхната приложимост постепенно намалява. Компетенции, които могат да се определят като основни (базови) са с непреходна важност при каквато и да е промяна в стратегията. Обхващат познавателните, аналитичните способности и поради тази причина тестовете за измерване на тези способности са приложими във всички ситуации. Относителната важност или приоритет, който се придава на определена компетентност може да се промени според средата и стратегическия път, които организацията следва. За целите на настоящата ми разработка ще си позволя да представя в съдържателен аспект както значението, така и приложението на понятието „компетентост" в България. Според българските научни източници компетентността представлява:

• Способност да се спазват принципи, да се притежават умения, да се поддържа поведение, да се упражняват процеси и техники, необходими за изпълнението на дадена задача, група от задачи или процедури,с цел постигането на желания резултат.

• Разбиране и прилагане на конкретни принципи, умения, поведение, процеси, техники, стратегии, тактики, задачи и пр.

• Комбинация от знания, умения и способности в определена област, които след придобиване позволяват на личността да изпълнява задачи или функции за специфично определено ниво.

• Способност на индивида, проявена в поведенчески модели на неговата дейност.

• Знание или умение (използват се, като синоними с думата компетентност)

Основни методи за оценяване на кандидатите са интервюта и тестове. Общото правило е, че решението за това кой е най-подходящият метод за оценяване на качествата на кандидатите за вакантната длъжност се вземат за всеки конкретен случай, но често организацията си изгражда процедура за подбор, която се прилага за всички позиции и включва различни методи. За определени позиции организационните процедури предвиждат провеждането на тестове, които да докажат професионалната подготовка на кандидатите.

Първото интервю се провежда от специалист по подбора от отдел „Човешки ресурси" и на него присъства ръководителят на конкретния отдел, за който кандидатства интервюирания. По време на интервюто се проверява достоверността на по-важните елементи от автобиографията - изясняване на факти. Проверката се осъществява посредством задаването на разнообразни въпроси. Ръководителят на отдела, за който се кандидатства, обяснява спецификата на работата и задава въпросите. Специалистът по подбор води бележки за отговорите на кандидата, както и за неговото поведение. На тази базата се описва подробно кандидата по различни критерии - какво се е разбрало за него по време на интервюто, как се е държал, ниво на интелигентност и на компетентност, невербална комуникация. След съгласуване между интервюиращите, специалистът по подбор посочва дали препоръчва кандидата и защо.

Изследванията показват, че 95% от европейските работодатели използват интервюто при подбор и оценка на персонала. Причината за широката популярност на интервюто е възможността по време на разговора да се наблюдават съществени за длъжността способности на кандидата, които трудно могат да се преценят от представените документи (комуникативни умения значими за всяка длъжност). При провеждане на интервю, кандидатът представя документи доказващи неговите постижения, но важните знания и умения се проверяват допълнително чрез въпросите на интервюиращия. По своята същност интервюто се явява целенасочен разговор с кандидатите, въз основа на който се събира допълнителна информация, за да се предскаже с висока степен на точност тяхното бъдещо трудово поведение и представяне. В този смисъл е решаващия елемент на селекционната процедура и има за цел:

- да се докаже съществуващата информация за кандидата;

- да се оценят мотивацията и персоналните характеристики;

- да се извърши оценка на познанията на кандидата за длъжността в организацията;

- да допринесе за изграждането и утвърждаването на добрия имидж на организацията.

Интервюиращият трябва да разполага с критериите за длъжността за да „постави" оценка, отразяваща степента, в която кандидатът ще се справи ефективно с трудовите задачи и задължения и ще се впише успешно в организационната среда.

Оценката бива реална и обективна, когато интервюиращия:

• има пълна картина на длъжността, организационната среда и изискванията към изпълнителя;

• познава задълбочено информацията от документацията на кандидата и има първоначална хипотеза за неговото бъдещо трудово представяне;

• умее да намира и оценява данните, които го интересуват за качествата на кандидата.

Адекватната оценка е свързана със събиране на нужната информация чрез подходящи въпроси, които да се зададат на кандидата. Въпросите конкретизират предоставената информация, осигуряват допълнителна, имаща значение за качествата и характеристиките на кандидата и за тяхната съвместимост с изискванията за конкретното място и организационна култура. Съществуват два основни методологически подхода, за определяне на въпросите:

• Задълбочено проучване - въпросите за интервюто да се формират на базата на задълбочено проучване на съдържанието и особеностите на длъжността и организационната среда. При такъв подход се увеличават възможностите за нарастване на валидността и достоверността на интервюто.

• Примерни списъци с въпроси (от специализираната литература)-основният проблем е, че въпросите не са свързани с конкретни длъжности.

За реализиране на целите на интервюто се използват различни степени за предварително планиране на въпросите.

Формират се три типа интервю:

• Неструктурирано интервю- въпросите към кандидатите не се определят предварително и разговорът е свързан с различни области от техните знания, умения и интереси.

• Полуструктурирано интервю-определена част от въпросите се планират предварително. Американският изследовател по проблемите на интервюирането Джон Дрейк препоръчва да се задават въпроси, които осигуряват информация за четири основни аспекта- знания, умения, свързани с длъжността; обща интелигентност; мотивация и активност; индивидуални особености на характера, свързани с длъжността.

• Структурирано интервю- всички въпроси са планирани предварително и се задават по определен ред на всеки кандидат.

Съществуват три разновидности на структурното интервю.

- При традиционно структурното интервю предварително планираните въпроси последователно покриват основните области от живота на кандидата- образование, трудова кариера, обществени ангажименти, свободно време и интереси.

- Поведенчески-описателното интервю формира въпроси, чрез които се проучват реакции и действия на кандидатите от трудовия им опит.

- При ситуационното интервю се използват въпроси за определяне на реакциите на кандидата в определена ситуация, която е пряко свързана с предлаганата длъжност. Преценят се познанията на кандидата свързани с предстоящите трудови задачи.

За оценяване качествата на кандидатите по време на интервюто се прилагат следните методи:

=> оценяване чрез присъждане на бални оценки на всяко от ключовите качества на кандидата (например от 1 до 10). Общата оценка е сума от претеглените оценки на всяко качество.

=> оценка чрез скали- за всяко изисквано качество се представят по две крайни твърдения, между които има няколко разделения (обикновено пет). Оценяващия нанася своята оценка, а крайната сума е от претеглените оценки на всички качества.

=> метод на обобщени съждения- всеки кандидат за длъжността получава сумарна оценка въз основа на цялостното впечатление от неговото представяне по време на интервюто.

Недостатъкът на интервюто, като метод за оценка на кадри е свързан с относително ниската предсказана валидност и често се съчетава с тестове за оценяване качествата на кандидатите. Тестовете акцентират върху оценяването на индивидуални качества свързани със знания, умения, интелигентност, психологически характеристики на кандидатите по предварително зададени стандарти имащи значение за изпълнението на задълженията за конкретна длъжност. Тестовете трябва да отговарят на основните характеристики на методите за оценка:

• Достоверност - да измерват аналогично качествата на кандидатите по различно време и на различни места.

• Валидност - да измерват качества, които имат връзка с трудовото представяне на кандидатите.

Ефективността на тестовете като средство за оценяване качествата на кандидатите зависи от правилното интерпретиране на получените резултати.
За оценяване качествата на кандидатите се използват :

• Тест за постижения - измерва степента, в която една личност разполага със знания и умения, придобити по пътя на формалното обучение и чрез личен

опит. Провежда се като писмен и устен изпит по определен кръг предварително обявени въпроси. Измерва знанията на кандидатите във

връзка с основните им трудови задължения за съответната длъжност.

• Тест за обща интелигентност - измерва потенциалните възможности на кандидатите. Използва се като средство за измерване на общите умствени способности на кандидатите за работа.

• Тест за способности - измерва степента на персонална сръчност в определена област (вербални способности, пространствени способности, двигателно-моторни способности и пр.)

• Тест за индивидуалност - измерва персонални черти, които влияят върху типичното поведение на личността и върху успешното изпълнение на

неговите трудови задачи и задължения. Прави се заключение за комуникативността, ръководни и организационни способности, инициативност, адаптивност и др.

Обективността на оценяването е свързана от една страна с възможността организацията да съчетае елементи от различните типове тестове в един, който да дава необходимата информация, а от друга страна - с взимането на решение при наемането на персонал, което да е максимално адекватно.