Предвиден(и) метод(и) на управление15

 Пряко централизирано управление от Комисията

 Непряко централизирано управление чрез делегиране на задачи по изпълнението на:

• 
   изпълнителни агенции
  
• 
   органи, създадени от Общностите¹⁶
  
• 
   национални органи от публичния сектор/органи със задължение за обществена услуга
  

• 
   лица, натоварени с изпълнението на специфични дейности по силата на дял V от Договора за Европейския съюз и посочени в съответния основен акт по смисъла на член 49 от Финансовия регламент
  

 Децентрализирано управление с трети държави

 Съвместно управление с международни организации (да се уточни)

Ако е посочен повече от един метод на управление, пояснете в частта „Забележки“.

Забележки

Системите за мониторинг и оценка на Европейската комисия са все по-насочени към резултатите. Те включват вътрешен персонал, както и външни експертни становища.

Ръководителите на проектите в делегациите и централата непрекъснато наблюдават изпълнението на проектите и програмите по различни начини, включително при възможност чрез посещения на място. Мониторингът предоставя ценна информация за напредъка; той помага на ръководителите да набележат действителните и потенциалните затруднения и да предприемат коригиращи действия.

Сключват се договори с външни независими експерти, които да оценят ефективността на външните действия на ЕС чрез три различни системи. Тези оценки допринасят за отчетността и за подобряване на текущите интервенции; чрез тях също така се извличат поуки от опита, които да служат за оформяне на бъдещите политики и дейности. Използваните от всички инструменти са международно признатите критерии за оценка на ОИСР/КПР, включително за (потенциалното) въздействие.

Първо, ориентираната към резултатите мониторингова (ОРМ) система, управлявана от централата, предоставя на проектно равнище кратка, добре насочена картина на качеството на извадка от дейности. Като използват добре структурирана, стандартизирана методология, независими експерти по ОРМ определят степени, чрез които се подчертават предимствата и недостатъците на проекта, и правят препоръки относно начините за подобряване на ефективността.

Оценките на равнище проект, управлявани от ръководещите проекта делегации на ЕС, представят по-подробен и задълбочен анализ и подпомагат ръководителите на проекти да подобрят текущите дейности и да подготвят бъдещи. Наемат се външни независими експерти с тематичен и географски опит, за да извършат анализ и да съберат обратна информация и данни от всички заинтересовани страни, включително крайните бенефициери.

Комисията също така провежда стратегически оценки на своите политики от програмирането и стратегията до осъществяването на дейностите в определен сектор (като здравеопазване, образование и т.н.) в дадена държава или регион или за конкретен инструмент. Тези оценки осигуряват важен принос за формулирането на политиките и за изготвянето на инструменти и проекти. Те се публикуват на интернет страницата на Комисията, а обобщение на констатациите се включва в годишния доклад до Съвета и до Европейския парламент.

2.2. Система за управление и контрол

2.2.1. Установен(и) риск(ове)

Оперативната среда на Инструмента за партньорство се характеризира със следните рискове за постигането на целите на инструмента:

– разпръснати в географско отношение проекти и програми: Инструментът за партньорство ще има глобален обхват със специална насоченост към стратегическите партньори. Той ще продължи сегашното сътрудничество с индустриализираните държави и територии (от действащия ИИС), но ще се занимава с нови проекти/програми с група държави, сътрудничеството с които е било насочено към официалната помощ за развитие. Глобалният обхват може да доведе до затруднения на мониторинга, свързани с логистиката и ресурсите, особено що се отнася до проследяването на дейностите на място.

– стартирането на нови програми/проекти, заедно с риска от липса на институционален и административен капацитет в някои партньорски държави, може да доведе до затруднения и забавяне в планирането и изпълнението на интервенциите;

– затрудненията с проследяването и количественото изразяване на въздействието на това сътрудничество за ЕС и партньорските държави могат да попречат на Комисията да докладва резултатите и да се отичта за тях;

– икономическият/политическият дневен ред може да доведе до затруднения и забавяне в планирането и изпълнението на интервенциите;

– тъй като Инструментът за партньорство е нов инструмент, евентуалната липса на човешки ресурси и административни кредити за подпомагане на изпълнението на инструмента в делегациите и в централата може да доведе до затруднения с правилното управление на инструмента.

2.2.2. Предвиден(и) метод(и) на контрол

Вътрешният контрол/процесът на управление на Комисията е предназначен да осигури разумна гаранция за постигането на целите с ефективност и ефикасност на своите операции, надеждност на финансовата си отчетност и съответствие с подходящата законодателна, финансова и процедурна рамка.

За да се гарантира ефективността и ефикасността на операциите и за смекчаване на високото равнище на риск в средата за външна помощ, освен всички елементи на широкия процес на стратегическа политика и планиране на Комисията, средата за вътрешен одит и другите изисквания на стандартите за вътрешен контрол на Комисията, се прилагат следните елементи:

• 
  В съответните случаи — децентрализирано управление на сътрудничеството на делегациите на ЕС на място;
  
• 
  Ясна финансова отчетност чрез вторично оправомощаване от страна на вторично упълномощения разпоредител с бюджетни кредити (директор/ръководител на службата) в централата към ръководителя на делегацията;
  
• 
  Редовни доклади от делегациите на ЕС към централата, включително годишна декларация за достоверност от ръководителя на делегацията;
  
• 
  Предоставяне на значителна програма за обучение на служителите в централата и в делегациите;
  
• 
  Значителна подкрепа и ръководство за централата/делегацията (включително и по интернет);
  
• 
  Редовни последващи проверки;
  
• 
  Методология за управление на проектния и програмния цикъл, включително:
  
• 
  Инструменти за подкрепа на качеството при изготвянето на действието, на метода за осъществяване, механизма за финансиране, системата за управление, оценката и подбора на партньорите, осъществяващи действието, и т.н.
  
• 
  Управление на програми и на проекти, инструменти за мониторинг и докладване за ефективно изпълнение, включително редовен външен мониторинг на проектите на място.
  
• 
  Значителни елементи на оценка и одит.
  

Като се има предвид средата на висок риск на външните дейности, системите трябва да предвиждат честото наличие на потенциални грешки (нередности) в операциите и да изградят високо равнище на проверки за предотвратяване, откриване и коригиране на възможно най-ранен етап в процеса на плащане. На практика това означава, че проверките за съответствие ще се основават в по-голяма степен на значителни предварителни проверки на многогодишна основа от външни одитори и от служители на Комисията на място, преди да се извършат окончателните плащания по проекта (докато се извършват някои последващи одити и проверки) и като надхвърлят в голяма степен финансовите гаранции, които се изискват от Финансовия регламент. Compliance framework is made up of the following significant components:

• 
  Превантивни мерки
  
• 
  Задължително фундаментално обучение, обхващащо въпроси, свързани с измамите, за служителите, управляващи сътрудничеството;
  
• 
  Предварителни оценки на съответствието, за да се гарантира, че при всички изпълняващи партньори са въведени подходящи мерки за борба с измамите с цел предотвратяване и откриване на измамите в управлението на средствата от ЕС;
  
• 
  Комисията подписа Инициативата за прозрачност на международната помощ (ИПМП) в Акра през 2008 г., като даде съгласието си за стандарт за прозрачност на помощта, чрез който се осигуряват по-своевременни, подробни и редовни данни относно потоците и документите, свързани с помощта.
  
• 
  Мерки за откриване и корекция
  
• 
  Предварителни проверки на транзакциите, които служителите на Комисията извършват за всички договорни и платежни транзакции;
  
• 
  Външни одити и проверки (както задължителни, така и основани на риска), включително от Европейската сметна палата;
  
• 
  Последващи проверки (въз основа на риска) и възстановяване на сумите;
  

• 
  Спиране на сроковете за плащане и уведомяване на съответния субект;
  
• 
  Kонкретни одити (ad hoc/съдебно-счетоводни одити);
  
• 
  Система за ранно предупреждение и засилен мониторинг на договорите;
  
• 
  Спиране/прекратяване на договора;
  
• 
  Процедура за изключване.
  

• 
  вътрешните проверки във връзка с борбата с измамите са изцяло хармонизирани с многогодишната стратегия на Комисията за борба с измамите;
  
• 
  подходът за управление на риска от измами е насочен към определяне на областите с риск от измами и подходящите ответни мерки;
  
• 
  системите, използвани за оползотворяване на средствата на ЕС в трети държави, предоставят възможност съответните данни да бъдат обработени, така че да могат да се използват при управлението на риска от измами (напр. двойно финансиране);
  
• 
  при необходимост биха могли да се създадат групи за работа в мрежа и подходящи ИТ инструменти, предназначени за анализ на случаите на измами, свързани със сектора за външна помощ.
  

Разходите за вътрешен контрол/управление на Инструмента за партньорство следва да бъдат сходни на разходите, изчислени от EuropeAid за управлението на неговите инструменти за външни дейности (т.е. 6 % от пакета):

За портфейла на EuropeAid като цяло разходите за вътрешен контрол/управление възлизат на очаквана средна годишна стойност от 658 млн. EUR в бюджетни кредити за поети задължения в бюджетното планиране за периода 2014—2020 г. Тази сума включва управлението на ЕФР, който действа по интегриран начин в рамките на ръководната структура на EuropeAid. Тези „неоперативни разходи“ представляват приблизително 6,4 % от очакваната средна годишна стойност от 10,2 млрд. EUR, планирана за общите (оперативни + административни) бюджетни кредити от EuropeAid за портфейла на разходите на организацията, финансирани от общия бюджет на ЕС и от Европейския фонд за развитие за периода 2014—2020 г.

При тези разходи за управление се вземат предвид всички служители на EuropeAid в централата и в делегациите, инфраструктурата, пътуванията, обучението, мониторингът, оценката и договорите за одит (включително извършените от бенефициерите).

EuropeAid планира да намали с времето съотношението между управленските и оперативните дейности при подобрените и опростени разпоредби на новите инструменти, като се основава на вероятните промени в преразгледания Финансов регламент. Основните ползи от тези разходи за управление са свързани с изпълнението на целите на политиката, с ефикасното и ефективно използване на ресурсите, както и с извършването на стабилни, ефективни от гледна точка на разходите превантивни мерки и други проверки, за да се осигури законосъобразното и редовно изразходване на средствата.

Ще продължи стремежът към подобрения в естеството и в насочването на управленските дейности и на проверките за съответствие във връзка с портфейла, но тези разходи са като цяло необходими за ефективното и ефикасно постигане на целите на инструментите при минимален риск от неспазване (остатъчни грешки под 2 %). Те са значително по-малко от рисковете, свързани с премахването или ограничаването на вътрешните проверки в тази високорискова област.

• 
  Съществуващи разходни бюджетни редове
  

• 
  Поискани нови бюджетни редове