Раздел втори. Писмената комуникация – функция на всеки бизнес

2
КОМПЕТЕНЦИИ: Умения за писмени комуникации, знания за същността на различни документи, способности за ефективно писане.
1. Ефективно писане на меморандуми
Меморандум (memorandum) от латински означава нещо "което трябва да се помни". В нашият случай означава напомнително писмо - това е най-обичайната форма на вътрешноорганизационни комуникации.
Един меморандум може да се състои само от няколко реда, но може да бъде дълъг и няколко страници. Може да бъде изпратен на един или повече получатели, може да бъде отпечатан на хартия или изпратен по електтронна поща. Меморандумът има много предназначения, между които:
 Дипломатическо споразумение;
 Обявяване на нови назначения или на напуснали институцията служители;
 За оповестяване на нова фирмена политика;
 За докладване във връзка с определени дейности;
 За напомняне на нещо, което трябва да се извърши.
Разпространението на информация посредством меморандуми осигурява съответни предимства както за институциите, така и за тези, които ги пишат. За разлика от вербалната комуникация, меморандумите:
 Създават архив;
 Позволяват докладване в детайли;
 Дават време за отговор;
 Предоставят подробна информация за решение на определени проблеми.
Подобно на всички успешни инструменти за комуникация, меморандумът включва освен всеки един от елементите на добрата писмена работа, но и следните четири елемента: планиране, формат, изпълнение и тестване.
Меморандумът има и още едно предназначение. В днешното разбиране на понятието, той е вид дипломатическо споразумение с по- нисша степен от международен договор и от междуправителствена

3 спогодба. Той е международен документ на две или повече държави за доуточняване, за допълнително съгласуване или за конкретизиране на вече постигнати по-общи споразумения. Този документ следва предварително да се одобри от водещите правителства, парламенти или държавни глави.
Моделът на меморандума съдържа:
 Жанрово определение на документа (напр. Меморандум за разбирателство и сътрудничество между Република България и Кралство
Холандия в областта на намаляване на емисиите на парникови газове, съгласно член 6 от Протокола от Киото, одобрен с Протокол 13 от 23 март
2003 г. на Министерския съвет. В сила от 10 април 2000 г)
1
;
 Уточнение на компетентните лица от двете страни;
 Позовавания на еднаквите за двете страни общи задължения, произтичащи от друг по-предишен документ (като в цитирания случай
Република България и Кралство Холандия са страни по Рамковата конвенция на ООН за изменение на климата.)
 Изразяване на желание за конкретизиране и детайлизиране условията на това сътрудничество;
 Уточняваща езиковото действие формула (като напр.
Подписаха настоящия меморандум);
 Същинска част – Корпус, който съдържа:
 целта на Меморандума;
 принос на едната страна – в отделен член;
 принос на другата страна – в друг член;
 публични процедури (ако има такива);
 специализирани институции, които ще реализират декларираните в меморандумите намерения.
 Заключителна част – уточнения за началото и сроковете на действие на меморандума, уточнения за броя на екземплярите и тяхната валидност, подписи на страните и пр.
1
ДВ, бр.46, от 6 юни 2000, с.15-16

4
2.
Бизнес комуникиране чрез делови писма

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: