Утвърдил: Ректор: доц д-р Тодор Радев

6. Управление на ресурсите

6.1. Планиране и осигуряване на ресурси

• 
  процесите на Системата за управление на качеството, осигуряване нейната ефективност и ефикасност, подобряване и обновяване;
  
• 
  осигуряване на подходящо оборудване за извършване на процесите;
  
• 
  повишаване удовлетвореността на клиентите чрез изпълняване на техните изисквания;
  
• 
  осигуряване на необходимите материални, информационни и финансови ресурси;
  
• 
  квалифицирани кадри с доказана компетентност, подлежащи при необходимост на обучение и развитие на квалификация.
  

Правилното и навременно идентифициране и набавяне на необходимите ресурси е процес, който се извършва съобразно адекватното изпълнение на всички ангажименти към студентите и другите клиенти, в съответствие и чрез поддържане ефективността на действащата в „Международен колеж” Система за управление на качеството.

Ръководството е ангажирано да създава условия за осигуряването на ресурсите в подходящ срок, като се съобразяват с изискванията за техните качества, специфичност, параметри и спешност, които предварително се планират и дефинират с цел:

• 
  изпълняване на процесите (основни и спомагателни) във висшето училище;
  
• 
  непрекъснато подобряване на процесите;
  
• 
  прилагане и подобряване ефективността и ефикасността на Системата за управление на качеството.
  

• 
  информация от пазара;
  
• 
  преглед на информацията от минали периоди;
  
• 
  привлечени за обучение студенти, сключени одговори за професионално или следдипломно обучение и др.
  

Процесите, свързани с осигуряването на материални ресурси за целите на ВУМК, са по-подробно описани в ПК 06_01 Управление на ресурсите и закупуване.

6.2. Човешки ресурси

Процесите по управление на човешките ресурси в „Международен колеж” ООД се извършват, както са описани в ПК 06_01 Управление на ресурсите и закупуване. Всички процеси по управление на човешките ресурси са систематизирани в Стратегия за развитие на човешките ресурси на висше училище Международен колеж – Албена.

Планирането и предоставянето на инфраструктурата, необходима за осигуряване на съответствието на продукта с определените изисквания към него, се извършва от Изпълнителния директор.

Редът за осигуряване и поддържане на съответстваща инфраструктура са определени в ПК 06_01 Управление на ресурсите и закупуване.
6.4. Работна среда
Работната среда се определя така, че да осигурява правилното протичане на процесите в съответствие с изискванията на приложимите към дейността на ВУМК нормативни актове и изискванията на студентите и другите клиенти.

Ръководството осигурява необходимите работни условия за ефективното протичане на процесите в съответствие с целите по качеството.

Изискванията към работната среда се определят в две основни направления:

• 
  мотивацията на персонала;
  
• 
  физическите параметри на средата и осигуряването на здравословни и безопасни условия на труд.
  

По отношение на мотивацията на персонала, Ръководството предприема следните действия:

• 
  предоставяне на възможност за допълнително обучение, кариерно развитие и повишаване на квалификацията (съгласно регламента, определен в ПК 06_01 Управление на ресурсите и закупуване);
  
• 
  възможност за работа с ново и изправно оборудване и техника;
  

• 
  строго спазване на изискванията за безопасност и безвредност на работното място и грижа за здравето на персонала;
  
• 
  прилагане на подходящи инструменти за провеждане на социална политика от Ръководството.
  

По отношение на физическите параметри на средата, в работните помещения се създават необходимите условия на труд, за да бъдат осигурени:

• 
  безопасността и комфорта на работещите в училището;
  
• 
  съответствие с изискванията към продукта.
  

ВИСШЕ УЧИЛИЩЕ „МЕЖДУНАРОДЕН КОЛЕЖ” АЛБЕНА	НАРЪЧНИК ПО КАЧЕСТВОТО	Версия	01
	ISO 9001:2008
	7. Създаване на продукта	Стр.	54/72
		Дата на изд./изм.	03.08.2011

Ръководството е определило и своевременно осигурява необходимите ресурси съобразно планираните процеси във висшето училище и целите по качеството, както и с оглед изпълнение изискванията на студентите и останалите клиенти, на приложимите нормативни и другите документирано приети изисквания.

При планирането и управлението на процесите е изключително важно:

• 
  да отговарят на планираните цели по качество;
  
• 
  да се отчитат входните и изходните изисквания към извършване на услугите, свързани с осъществяване на основните дейности: „Обучение на студенти за висше образование”; „Научноизследователска дейност и приложни изследвания”; „Разработване на учебни планове и програми“; „Учене през целия живот – следдипломна квалификация и професионално обучение” ; “ Разработване и управление на проекти”. „Управление на връзките със заинтересованите страни”
  
• 
  да се извършва анализ на процесите;
  
• 
  да се търсят възможности и действия за подобряване на процесите;
  
• 
  да се управляват измененията на процесите и услугите;
  
• 
  да се създават записи като обективни доказателства за извършените процеси.
  

В съответствие с изискванията на процесно ориентирания модел на Системата за управление на качеството, Ръководството определя и документира входните данни за процесите, съгласно постъпили запитвания от студенти, клиенти, нормативните документи, сключените договори, които служат като база за формулиране на изискванията към проверката и утвърждаването на резултатите.

Наръчника и Процедурите на СУК, свързани с управлението на качеството, съдържащи общото планиране на повтарящите се процеси;

специфични Планове за управление на процесите, когато е необходимо създаването на такива.

7.2. Процеси, свързани с Клиента

7.2.1. Определяне на изискванията към продукта

Ръководството е определило взаимно приемливите процеси на ефективен и ефикасен обмен на информация със своите студенти и други клиенти и другите заинтересовани страни.

Организацията е въвела и поддържа такива процеси, с цел осигуряване на адекватно разбиране на нуждите и очакванията на своите заинтересовани страни, както и за превръщането им в изисквания към Организацията.

Изискванията към дейностите след доставка и редът за тяхното извършване е определен в процедурите за основните процеси:

• 
  ПК 07_01 „Обучение на студенти за висше образование”;
  
• 
  ПК 07_02 „Научноизследователска дейност и приложни изследвания”;
  
• 
  ПК 07_03 „Разработване на учебни планове и програми“;
  
• 
  ПК 07_04 „Учене през целия живот – следдипломна квалификация и професионално обучение” ;
  
• 
  ПК 07_05 “ Разработване и управление на проекти”.
  
• 
  ПК 07_06 “Управление на връзките със заинтересованите страни”
  

Управлението на основните процеси във ВУМК е разписано в:

• 
  ПК 07_01 „Обучение на студенти за висше образование”;
  
• 
  ПК 07_02 „Научноизследователска дейност и приложни изследвания”;
  
• 
  ПК 07_03 „Разработване на учебни планове и програми“;
  
• 
  ПК 07_04 „Учене през целия живот – следдипломна квалификация и професионално обучение” ;
  
• 
  ПК 07_05 “ Разработване и управление на проекти”.
  
• 
  ПК 07_06 „ Управление на връзките със заинтересованите страни”
  

Входните параметри за извършване на всеки процес се определят на базата на изискванията на Клиентите, динамиката в развитието на пазара, действащата регулаторна рамка в страната и в Общността. В случай, когато Организацията е изпълнител на услуги по възложение на публичен орган (по реда на законодателството в областта на обществените поръчки), входните параметри са описани в тръжната документация, в конкурсните условия и в съответните договори за изпълнение.

На базата на изискванията на студентите и другите клиенти се определят входните параметри за всяка конкретна дейност. Тези параметри са описани в сключените договори, или в управляваните формуляри на процедурите за основните процеси. Това улеснява процесите и по този начин се спазват точно изискванията на Клиентите и Организацията, която е в постоянна готовност и е в състояние да реагира адекватно и бързо на промените.

Определянето и прегледа на изискванията на клиентите се извършва, както следва:

За дейностите в направленията „Обучение на студенти за висше образование « и «Учене през целия живот» – въз основа на постъпили запитвания от студенти и поръчки/заявления за обучение или заявление за включване в курс .

В случаите, когато Организацията участва като кандидат в процедури за определяне на изпълнител (съгласно законодателството в областта на обществените поръчки), изискванията на клиента се съдържат в тръжната документация.

Тези изисквания постъпват в организацията на хартиен или на електронен носител, чрез електронната поща на организацията, по телефона или чрез посещение на място.

На база на постъпилите заявки от клиенти, се изготвят оферти (свободна форма) с конкретни параметри за изпълнение на поръчката, съответстващи на изискванията, посочени от клиентите. При участие в обществена поръчка за определяне на изпълнител, се изготвя тръжна документация, по образци на възложителите.

Записите по прегледа за изискванията към продукта се водят и съхраняват по реда на ПК 04_01 „Управление на документи и записи”.
7.2.3. Обмен на информация с клиентите
Комуникацията със студенти и други обучаеми и студенти на „Международен колеж” се осъществява от Президента, Ректора, заместник ректори, изпълнителен директор и други ръководители на основни и спомагателни звена , чрез:

• 
  лични контакти, провеждане на делови разговори с потенциални и настоящи студенти и други клиенти;
  
• 
  постъпили референции от Клиенти за предоставените от „Международен колеж” продукти и услуги;
  
• 
  предложения, оплаквания и рекламации, получени по телефона, факса, електронната поща или на място в офиса на училището. Постъпилите рекламации се управляват в съответствие с ПК 08_02 Управление на несъответстващ продукт;
  
• 
  информация от фирмения сайт www.vumk.eu, постъпваща чрез разработените контактни форми;
  
• 
  използване на рекламата в Интернет като маркетингов инструмент за популяризиране на дейността на ВУМК, за привличане на нови клиенти и задържане на настоящите;
  
• 
  информация от специализирани форуми в Интернет.
  

Планирането на процесите за създаването на продукта има за цел да подпомогне ръководството при определяне последователността от дейности, необходими за реализирането на продукти, които да удовлетворяват изискванията на клиентите и на другите заинтересовани страни.

Поради спецификата на дейността на Организацията, а именно институция, осигураваща образователни пордукти и услуги,процесите на създаване на продукта не включват процеси, дейности и резултати,които не могат да бъдат проверени чрез последващо наблюдение и измерване. Не се включва използване на продукти, собственост на клиента,за производство на същия този клиент по смисъла на т.7.5.4 от стандарт ISO 9001:2000. не се прилагат и процеси по управление на средства за измерване по смисъла на т.7.6 от същия стандарт.

Основните процеси, които се осъществяват във Висше училище “Международен колеж” са следните:

7.3.2 Създаване на продукта

При планиране на процесите, необходими за създаване на продукта се извършва:

• 
  определяне на процесите и документите, които ги регламентират
  
• 
  определяне на съответствието между целите по качеството и изискванията към процесите и продуктите;
  
• 
  осигуряване на необходимите ресурси за създаване на продукта;
  
• 
  определяне на дейностите за наблюдение, проверка и изпитване, специфични за продукта;
  
• 
  определяне на критериите за приемане на продукта;
  
• 
  определяне на необходимите записи, доказващи,че планираните процеси по създаване на продукта и произведените продукти отговарят на изискванията.
  

Съответствието между целите по качеството и изискванията към продукта се гарантира от принципите, според които :

• 
  целите са подчинени на изискванията на клиента и на заинтересованите страни
  
• 
  дейността на ВУМК се разглежда като мрежа от взаимно свързани процеси
  
• 
  процесите се управляват
  
• 
  изходът на един процес е вход на друг
  
• 
  усилията на работещите във ВУМК са насочени към задоволяване на потребителя на процеса.
  

В зависимост от конкретните изисквания за изпълнението на всяка конкретна поръчка ръководството планира и осигурява необходимите ресурси.

В дейността на „Международен колеж” необходимост от проектиране и разработване на нов продукт може да възникне в резултат от:

• 
  Установяване на интерес към нова специалност, нов вид услуга в областта на висшето образование или професионалното обучение,
  
• 
  Установена необходимост от изготвяне на проект, с който ще се кандидатства за осигуряване на финансиране от структурните фондове, или други хоризонтални програми на ЕС, или други финансови организации, за обезпечаване на дейността на основните процеси.
  

За изпълнение на дейностите по проектиране и разработване на нов продукт, в „Международен колеж” се сформира екип, който изпълнява дейностите по проектирането и разработването на новия продукт. Изпълнителният директор или Ректора в зависимост от вида на новия продукт, дали е свързан с учебна и научноизследователска дейност или е свързан с международни проекти или учене праз целия живот определя:

• 
  Екипът по проектирането и разработването;
  
• 
  Етапите на проектирането и разработването;
  
• 
  Подходящите мероприятия за преглед, проверка и потвърждаване, които на определени етапи на процеса имат за цел да установят:
  

• 
  Съответствието с поставените изисквания;
  
• 
  Измененията и/или допълненията в изискванията (ако е необходимо);
  

• 
  Отговорностите и правомощията на Длъжностните лица в екипа/екипите – участници в процеса на проектиране и разработване на нов продукт;
  
• 
  Взаимодействието между екипите и структурните звена в Организацията, включени в процеса на проектиране и разработване;
  
• 
  Мерките за осигуряване на комуникация между участниците в процеса на проектиране и разработване;
  
• 
  Входните елементи на проектирането и разработването.
  

Съветът по качеството валидира процеса на проектиране и разработване, като изследва и потвърждава адекватността на проекта, относно:

• 
  взаимовръзките и съгласуваността на проектирания продукт със съществуващата нормативна уредба или изискванията на възложителите;
  
• 
  ресурсите, необходими за създаването на продукта, след приключване на дейностите по неговото проектиране и разработване;
  
• 
  определяне на влиянието върху интересите и очакванията на всички страни, заинтересовани от процесите в „Международен колеж”;
  
• 
  анализ и обобщаване на направените констатации и предложение за последващи действия.
  

Процесът на проектиране и разработване стартира със Заповед на Ректора/Изпълнителния директор.

Входните елементи на проектирането и разработването включват:

• 
  нормативните изисквания, които имат отношение към:
  
  • 
    разработвания проект;
    
  • 
    проектирания продукт/услуга;
    
• 
  специфичните изисквания на Клиентите, Възложителите и заинтересованите страни;
  
• 
  изискванията, произтичащи от Политиката и целите по качеството на „Международен колеж” и целите по качеството на съответните структурни звена;
  
• 
  подходяща информация от предишно подобно проектиране и разработване на нови продукти (когато е приложимо);
  
• 
  други съществени изисквания (когато е необходимо).
  

• 
  Нова учебна програма, или документ, с който се регламентира нов вид услуга, нейното съдържание и начинът, по който ще бъде предлагана;
  
• 
  Документация на проект за кандидатстване пред съответната финансираща институция.
  

При извършване на прегледите, екипите:

• 
  оценяват способността на резултатите да удовлетворят изискванията към проектирания продукт;
  
• 
  идентифицират възникналите проблеми и набелязват мерки за тяхното разрешаване.
  

Решенията от извършените прегледи се записват в Протоколи (свободна форма) или други документи, от заседанията на екипите по проектирането и разработването.

Записите на резултатите от прегледа и за необходимите действия, произтичащи от прегледа, се съхраняват по реда на ПК 04_01 „Управление на документи и записи”.
7.3.2.4. Проверка на проектирането и на разработването
След предприемането на определените при прегледите мерки, се извършва проверка на резултатите от страна на Съвета по качеството.

Проверката на проектирането и разработването установява:

• 
  степента, в която изходните елементи на съответния етап удовлетворяват входните изисквания към проектирания продукт;
  
• 
  необходимостта от изменение на планираните изисквания към проектирания продукт.
  

• 
  изменение на входните изисквания (промени в законодателството, настъпили в хода на разработването на новия продукт, или променени условия на възложителите);
  
• 
  отстраняване на несъответствие с входните изисквания.
  

Всички изменения при проектирането и разработването се идентифицират по подходящ начин, определен от ръководителите на съответните екипи.Всички изменения при проектирането и разработването преминават през допълнителен преглед, който оценява влиянието на изменението върху отделните части и цялостта на проектирания продукт.

В случай на несъответствие на продукта, разработката се връща на съответния етап на процеса на проектиране и разработване за отстраняване на несъответствието. Записите от измененията се управляват по реда на ПК 04_01 Управление на документи и записи.
7.4. Закупуване

Процесите, свързани със закупуването в Организацията, са описани в ПК 06_01 Управление на ресурсите и закупуване.

Валидирането на процесите, свързани с обучението се извършва по време на предоставяне на услугата (чрез съответните присъствени форми и текущо оценяване на обучаващите се). Записите от валидиране на тези процеси се съдържат в протоколи от проведените проверки на знанията сертификатът за преминато обучение.

• 
  Брой на обучаваните студенти към определен момент;
  
• 
  Брой и вид проведени квалификационни курсове и курсове за следдипломна квалификация;
  
• 
  Спазените срокове и технологично време за изготвяне и предаване на проекти;
  
• 
  Брой разработени научноизследователски поректи или извършени приложни изследвания;
  
• 
  Адекватност на действията на Организацията спрямо пазарната ситуация и тенденции.
  

Изискванията към записите, свързани с утвърждаване на осъществяваните от „Международен колеж” процеси се определят от Ръководството, с оглед постигане на проследимост и контрол. Тези записи се поддържат съгласно изискванията на ПК 04_01 Управление на документи и записи.

Одобрението на процесите се извършва от Ръководителите на направления, които следят за спазването на технологичните изисквания и изискванията на клиентите, съгласно сключените договори и постъпили заявки/поръчки за услуги.
7.6. Идентификация и проследимост
Методите за идентифициране на услугите и процесите се определят от Ръководството, съобразно постигане на изискващата се обратна проследимост и разпределяне на отговорностите на всеки етап.

Ръководството на Организацията извършва идентификация на:

• 
  клиентите, доставчиците и партньорите;
  
• 
  услуги/процеси/дейности;
  
• 
  материални и други необходими ресурси;
  
• 
  документите и записите, като редът за достъп, завеждане, разпространяване, съхранение, архивиране и унищожаване се описва в ПК 04_01 Управление на документи и записи.
  

Контрол по изпълнение на изискващата се идентификация на процесите с цел осигуряване на проследимост се извършва от УПР. Документите и записите, удостоверяващи извършването на всяка дейност в Организацията, се разработват от длъжностните лица, отговарящи за съответната област, като за тяхната наличност, актуалност, поддържане и утвърждаване отговаря Ръководството.

Входящият контрол при закупуване на материали, консумативи и услуги,се осъществява в съответствие с регламента на закупуване, документиран в ПК 06_01 Управление на ресурсите и закупуване.Продуктите и консумативите, ползвани за нуждите на ресторантьорството, се придружават и идентифицират с документи на доставчика, удостоверяващи качеството на доставяния продукт.

Записите от извършваният текущ и краен контрол се отразяват в протоколи от извършени проверки на знанията (при процесите по предоставяне на обучение), проверки на подадени заявления за кандидатстване по международни проекти, проверки на завършени изследователски проекти и др.

Начинът за удостоверяване изпълнението на изискванията за извършена услуга се осъществява чрез проследяване на записите и документите, създавани в резултат от функционирането на Системата за управление на качеството. Те се съхраняват в Организацията, съгласно регламента на ПК 04_01 Управление на документи и записи.

Провежданият контрол по време на извършване на процесите в Организацията, крайното утвърждаване на извършената услуга и водените записи, служат за идентификация и проследимост на процесите и услугите.

ВИСШЕ УЧИЛИЩЕ „МЕЖДУНАРОДЕН КОЛЕЖ” АЛБЕНА	НАРЪЧНИК ПО КАЧЕСТВОТО	Версия	01
	ISO 9001:2008
	8. Измерване, анализ и подобрение	Стр.	66/72
		Дата на изд./изм.	03.08.2011