3. Форматиране и редактиране на данни в Excel
Изтегляне 162.09 Kb.
|
- Навигация на страницата:
- Използване на бутони от лентата за форматиране
- Н амаляване и увеличаване на броя на десетичните знаци на числа
- Промяна на размера на колона
- Форматиране на редове и колони
- Обобщение: начини на избиране на елементи в Excel
- 4. Използване на числови стойности, формули и функции в Excel
- Използване на таблиците за изчисления
- Приоритет на изчисленията в Excel
- 5. Работа с диаграми в Excel
- Започване на работа с Chart Wizard
3. Форматиране и редактиране на данни в Excel
Когато работим с Excel, можем да променяме начина на показване на данните, така че да ни е най-удобно и на екрана и при отпечатване. Тези промени във външния вид се наричат форматиране. В Excel освен промените във външния вид като размер и начертание на шрифта използваме и различни представяния на числовите стойности и датите (например с различен брой десетични знаци за числовите стойности, или с изписване на името на месеца съкратено или изцяло).
Друг начин за форматиране е да щракнем с десния бутон на мишката и да изберем Format Cells от появяващото се контекстно меню. Работа с дати
Използване на бутони от лентата за форматиранеБутоните за форматиране в Excel ни дават възможност за бързо променяне на външния вид на клетките.
Н |
, който отговаря на командата Merge and Center (произнася се мърдж енд сентър, означава слей и центрирай).
амаляване и увеличаване на броя на десетичните знаци на числа|
Обект |
Начин |
|
Област от прилежащи клетки |
Щракнете върху първата клетка от областта. Натиснете Shift и се придвижете до последната клетка в областта. Щракнете върху първата клетка и придвижваме мишката до края на областта, без да отпускаме бутона. |
|
Неприлежащи клетки |
, Щракнете върху първата клетка от областта. Натиснете Ctrl и се придвижете върху друга клетка. Щракнете и над нея. Повторете за всички клетки, които искате да маркирате. |
|
Ред |
Щракнете върху номера на реда Shift + Enter, ако някоя клетка точно от този ред е активна |
|
Колона |
Щракнете върху наименованието на колоната Ctrl + Enter, ако някоя клетка точно от тази колона е активна |
|
Работен лист |
Щракнете върху празната клетка над ред 1 вляво от колона А. Ctrl + Shift + интервал |
|
Неприлежащи редове |
, Щракнете върху първия ред, натиснете Ctrl и щранете върху останалите редове |
|
Неприлежащи колони |
, Щракнете върху първата колона, натиснете Ctrl и щракнете върху останалите колони |
Завъртане на текст
Представянето на данни в табличен вид, особено в големи таблици с множество колони, понякога води до това, че клетките не успяват да “поберат” това, което въвеждаме в тях. Най-често така се получава при изписването на заглавия на колони. В тези случаи Еxcel ни предоставя начин за изписване на текста не отляво надясно, а вертикално, което дава възможност при малка ширина на колоната да поберем и по-дълги текстови данни.
-
Щракнете върху празна клетка и въведете трите си имена. -
Изберете Format Cells. -
В страницата Alignment изберете Orientation (ориентация). Щракнете върху червеното ромбче, което се намира до думата Tехт в най-изпъкналата част на дъгата, и го поставете най-отгоре. Как се променя начинът на разположение на текста в клетката.
Въпроси и задачи
-
Какво означават следните формули:
=SUM(А6:А39)
=SUM(А6:АА6)
=SUM(А6:F6) -
Кой вид подравняване, който ви е познат от Word, липсва в Excel? Как бихте обяснили това? -
Въведете и запишете под името movies.xls следната таблица за проследяване на даването на филми под наем:
Променете широчините на редовете и колоните. В тази таблица колоните обединяват два вида стойност – инициали и дата. Удобна ли е тази структура според вас? Бихте ли я променили и как?
4. Използване на числови стойности, формули и функции в Excel
-
Как да подредим числови или текстови данни? -
Как да скриваме колони? -
С какво може да ни помогне Еxcel при планиране на семейните покупки?
Въпреки че първоначално електронните таблици са се използвали главно за счетоводни цели, постепенно употребата им се е разширила. В този урок ще се запознаете с някои функции в Еxcel, които го правят мощно средство за изчисления върху всякакви числови данни, не само счетоводни.
Първо ще се запознаем с това какви средства ни предоставя Еxcel за промяна на подредбата на данните.
Сортиране
Внасянето на множество данни предполага, че ще се налага да ги преподреждаме по някакви критерии. Често се налага да подредим числови стойности по нарастване или намаляване, или низове според лексикографската наредба (по азбучен ред).
-
Започнете работа с Excel и отворете работната книга movies.xls. -
Маркирайте таблицата. -
Изберете Data Sort. -
В полето Sort by (сортирай по, произнася се сорт бай) изберете Column A и щракнете Ascending (асендинг, означава в нарастващ ред, в случая това ще бъде по азбучен ред). -
Натиснете OK. Каква промяна забелязвате? -
Сега преподредете списъка в намаляващ ред (със същата поредица от действия, но избор на Descending – дисендинг, означава в намаляващ рад) -
Запазете файла си.
Както се убедихте, данните в една таблица могат да се сортират по избрана от нас колона. В по-сложни случаи, когато при подредбата трябва да се вземат под внимание стойностите на 2 или повече колони, има възможност да ги посочим в съответен брой полета Sort By
Използване на таблиците за изчисления
С Excel лесно могат да се моделират покупки на изплащане, в които се отчита срокът на изплащане и месечната лихва..
-
Всички формули започват със знак за равенство в полето за вмъкване.
Когато въведете формулата и натиснете Enter, изчислената стойност се появява в клетката. В лентата за формули обаче се вижда самата стойност.
Изчисляване на месечните вноски за покупки на изплащане
-
Отворете нова работна книга. -
Изберете работния лист Sheet2 и го преименувайте на Условия. -
Въведете в таблицата в съответните редове и колони това, което съдържа примерът.
-
Ред
Колона C
Колона D
2
Схема за изплащане на хладилник
3
4
Начално плащане
0
5
Лихва
14%
6
Брой месеци
6
7
Стойност
900
8
9
10
Плащания
-
Изберете клетка С11. Щракнете върху знака за равенство в лентата за формули (така задействате командата за редактиране на формули). -
Изберете Insert Function. Виждате кутия със списък на различни функции в дясната част. Изберете PMT (идва от payment, произнася се пеймънт и означава плащане). Ако не виждате тази функция в списъка на функциите, изберете тип на функциите Financial в лявата част на кутията. -
Появява се диалогова кутия, в която трябва да попълним Rate (произнася се рейт, означава лихва), Nper (брой времеви единици в периода, в случая месеци), Pv (текуща стойност). -
Щракнете в кутията до Rate. След това щракнете върху клетката D5, която съдържа лихвения процент. Попълнете по същия начин стойностите за Nper, като щракнете върху D6 и за Pv, като щракнете върху D7 -
Натиснете ОК. -
В клетката С11 се получава резултатът от изчислението. -
Сега променете броя месеци от 8 на 10. Променя ли се стойността на С11? -
А сега променете лихвения процент на 6%. Какво става с резултата? -
Запазете работната книга под името Refrigerator.xls.
-
При промяна на стойността на дадена клетка, автоматично се променят стойностите на клетки, в които се изчисляват функции, където тя участва.
Приоритет на изчисленията в Excel
Excel предлага множество формули, с които може да се извършват математически операции, финансов и статистически анализ. Знаете колко е съществен редът на изчисление, когато в една формула се използват няколко математически операции. В Excel изчисленията се извършват отляво надясно в съответствие със следните приоритети:
-
()
скоби
–
отрицателна стойност на операнд
%
процент
^
повдигане на степен
* и /
умножение и делене
+ и –
събиране и изваждане
&
конкатенация (слепване) на низове
=,<,<=, >, >=, <>
Оператори за сравнение
Съобщения за грешки
При задаване на формули, в които нещо не е наред, Excel издава разнообразни съобщения за грешка, които да ни помогнат да открием възникналия проблем. В таблицата са представени основните съобщения за грешка.
|
Съобщение |
Смисъл |
|
#DIV/0! |
Във формулата има деление на нула. |
|
#N/A |
Липсват данни (например ако цитирате клетка, чиято стойност още не е попълнена) |
|
#NAME? |
Във формулата е използван идентификатор, който не се разпознава |
|
#NUM! |
Има проблеми с някаква числова стойност. |
|
#REF! |
Има препратка към несъществуваща клетка. |
|
#VALUE! |
Аргументът или операндът са от неподходящ за изчислението във формулата тип данни. |
Скриване на колони
Когато дадена таблица има много колони и не всички трябва да се виждат (например защото се използват за помощни изчисления или съдържат поверителни данни), можем да направим екранното изображение по-удобно за работа, като скрием част от колоните.
-
Щракнете върху наименованието на колоната D в разгледания пример. -
Изберете Format Column Hide. -
За да покажете отново колоната, изберете Format Column Unhide.
Копиране на формули
След като веднъж сте създали формула, можете лесно да я копирате в други клетки, като използвате командите Copy и Paste. Това е полезно, когато за изчисление на стойностите в дадена колона например се използват стойности от други редове на същата колона или от други колони на същия ред. При копирането й в останалата част от таблицата формулата се преработва за всеки различен ред, така че изглежда различно във всяка клетка от колоната.
При копирането на формули Excel ще промени цитираните във формулата имена на клетки според отместването от клетката-източник. Според случая, това може да е добре, но може и да обърка изчисленията. Затова трябва да се обръща внимание дали при копиране не се получават нежелани от нас цитирания на клетки.
Въпроси и задачи
-
Стойността на кои изрази ще се изчисли при въвеждане на следните формули:
= –C8*D9/15-H7
= Рудолф&ио
= 4H-88
= 9–D+C6
= JJ15/KK8
= JJ15&KK8 -
Създайте таблица, в която се пресмята месечната вноска при покупка на кола на изплащане при следните условия: колата струва 18000, плаща се първоначална вноска 4500, след това всеки месец в продължение на 2 години се плащат равни вноски при лихва 5%. -
Създайте таблица, която представя личния ви месечен бюджет с данни за следните разходи: облекло, храна, училищни принадлежности, развлечения. Използвайте функцията за автоматично сумиране, за да определите размера на разходите. Запишете таблицата под името Budget.xls в своята папка.
5. Работа с диаграми в Excel
-
Как да вмъкнем диаграма, която представя нагледно нашите данни? -
Как ни помага магът, който създава диаграми? -
Кои диаграми при какви случаи да използваме?
Започване на работа с Chart Wizard
Магът, който създава диаграми (Chart Wizard, произнася се чарт уизард), представлява поредица от екрани, в които трябва да отговорим на конкретни въпроси. След преминаването през тази поредица от стъпки се получава диаграма, която представя нагледно данните. Всички сте виждали такива диаграми при представянето на резултати от избори, изследвания на общественото мнение по даден въпрос и изобщо при всякакви случаи, в които се набляга не толкова върху числовите стойности, колкото върху съпоставката на различни величини.
Магът превежда потребителите на Excel през процеса на създаване на диаграми, така че крайният резултат да се получи с няколко щраквания на мишката.
-
Започнете работа с Excel и отворете работната книга budget.xls. -
Изберете областта с числовите данни без общата сума и без наименованията на различните видове разходи. -
Щракнете върху бутона на Chart Wizard, виждате го на илюстрацията над надписа. -
Появява се първата диалогова кутия на мага, в която трябва да покажем какъв вид диаграма ще създаваме. В Standard Types изберете Columns – това означава, че данните ще се представят във вид на стълбчета. Различните видове диаграми са много нагледно представени на тази карта. -
Натиснете бутона Next. С това преминаваме към следващата диалогова кутия, която служи за определяне на групата данни, за които ще се прави диаграма. Тъй като вече сте ги избрали, натиснете Next отново. -
В следващата страница можете да добавите заглавие на диаграмата (Chart Title). Има възможности и за добавяне на други надписи, например на абсцисната и координатната ос. След като напишете заглавието “Личен бюджет”, натиснете Next. -
В следващата кутия трябва да посочите дали ще поставите диаграмата върху някой от съществуващите листове (As object in, произнася се ез обджект ин, означава като обект в), или като отделен обект в работната книга (As new sheet,, произнася се ез ню шийт, означава като нова страница). Изберете втората възможност и натиснете бутона Finish. -
С това създаването на диаграмата е приключено.
Въпроси и задачи
-
Създайте нова диаграма, този път във вид на тортичка. Каква е разликата при възприемането на двете диаграми? -
Създайте таблица за средния успех на учениците в класа, като в колона А запишете имената на учениците, а в колона В – успеха им. Кой начин на представяне във вид на диаграма ще изберете за тези данни?
Контролна работа
Създайте работна книга, която съдържа следните данни::
|
Име |
Ръст в см |
Идеално тегло |
Реално тегло |
Отклонение |
|
Анна |
177 |
67 |
65 |
-2 |
|
Катя |
168 |
58 |
59 |
1 |
|
Боби |
180 |
70 |
70 |
0 |
Идеалното тегло в тази таблица се изчислява, като от ръста в сантиметри се извади 110. Ако в таблицата се въведат следните данни,
|
Име |
Ръст в см |
Идеално тегло |
Реално тегло |
Отклонение |
|
Анна |
177 |
|
65 |
|
|
Катя |
168 |
|
59 |
|
|
Боби |
180 |
|
70 |
|
дефинирайте формулите, по които се изчисляват стойностите в третата и петата колонки.
Примерен тест
Разгледайте следната илюстрация и отговорете на въпроси 1–7:
1. Кой е отвореният файл?
а) Book 1
б) returns.doc
в) returns.xls
г) Excel
2. Каква е стойността на данните в клетка B6?
а) $50.00
б) $55.50
в) $50.03
г) $94.96
3. Коя е текущата страница?
а) Sheet1
б) Sheet2
в) Sheet3
г) никоя от горните
4. Каква е формулата в текущата клетка?
а) =B11
б) $140.50
в) =B11+C11
г) никоя от горните
5. Как ще се придвижите от клетка A6 до клетка A7?
а) с клавишите-стрелки
б) с клавиша Backspace
в) с табулация
г) по начините 1 и 3
6. Включен ли е клавишът NUM LOCK?
а) Да
б) Не
в) Не може да се каже
7. Какво ще стане, ако натиснете кръстчето в горния десен ъгъл на прозореца?
а) ще се затвори работната книга
б) книгата ще се минимизира
в) програмата ще се минимизира
г) програмата приключва работа
-------------------------------------------
8. Ако случайно изтрием ценни данни, докато изпълняваме командата Paste, ще използваме за връщане на стъпка назад командата Undo, която спада към:
а) File
б) Edit
в) View
г) Insert
9. Диаграмите в Excel се създават като:
а) вмъкнати външни картинки
б) рисуват се на ръка
в) създават се с помощта на Chart Wizard
10. Можем ли да изпишем вертикално текст в клетка от работна страница на Excel:
а) не
б) да
11. Кой израз е грешен?
а) Б13+8
б) B13*8
в) B13/8
г) B138
12. Работните листове ли са най-големите обекти в Excel:
а) да
б) не
13. Ако трябва да маркираме елементи, които не са съседни, използваме клавиша:
а) Ctrl
б) Shift
в) това не е възможно да стане
14. Ако едно число с три десетични знака се запише като число с един знак, вече не е възможно да се възстанови стойността с по-голямата точност
а) не
б) да
15. При промяна на стойността на клетка, която се използва във формула, резултатът от формулата:
а) се обновява автоматично
б) трябва да маркираме клетката и да натиснем Enter, за да се обнови
в) не се обновява, трябва да напишем формулата наново
16. В абсолютните адреси се използва символът
а) “
б) $
в) #
г) никой от посочените
17. Колона се маркира, като:
а) изберем номера й
б) използваме командата Format Column
в) използваме командата Sort
г) никое от горните
18. Първата електронна таблица е:
а) Ехcel
б) Lotus
в) VisiCalc
Каталог: uploads lt4el -> resources
resources -> Презентация и винаги ли вълшебниците могат да свършат нашата работа по-добре от нас?
resources -> 4. Външен вид на слайдовете и специални ефекти
resources -> Презентация и винаги ли вълшебниците могат да свършат нашата работа по-добре от нас?
resources -> 4. Външен вид на слайдовете и специални ефекти
Изтегляне 162.09 Kb.
Сподели с приятели: