Автоматизация на административната дейност с програмна система docman 0

Автоматизация на административната дейност с програмна система DOCMAN^2.0

-регистриране, управление и поддържане на документи получавани от вън

-регистриране, управление и поддържане на документи създавани в административната структура

-регистриране на молби, жалби и др. и контрол на обработката им

-контрол изпълнението на решения и резолюции по документи

Управление на основни административни дейности:

-секретарско обслужване

-деловодство

-управление на кореспонденцията

-локални и централен архив (и)

-водене на преписки

-поддържане връзки с обществеността

-организация на мероприятия

-извършваната административна дейност

-персоналното участие на служителите в общия административен процес

-взаимоотношения с физически лица и низше стоящи организации

-взаимоотношения с държавни органи, бюджетни организации и др.

Елементи на управлението на дейността:

-поддържане на информация за текущите задачи

-поддържане на информация за изпълнени/неизпълнени задачи за всеки служител

-поддържане на пълна информация за всеки етап от извършване на различните административни дейности

-поддържане на тематични архиви и общ архив

Свързаност на информацията:

-възможност за описване на връзките между участниците в административния процес, извършваните дейности и съпътстващите ги документи

-пълна проследимост на работата по различните етапи от изпълнение на различните дейности, осигуряваща възможността, от който и да е компонент да се анализира цялата верига от дейности, участници и документи

-възможност за поддържане на пълна характеристика на външните лица, с които е обменяна някаква информация

-обхваща всички нива от общото управление на администрацията, до дейността на всеки служител

-осигурява групова обработка на информацията в рамките на екип от служители, съчетана с управление и контрол на взаимодействието между екипите

-съчетава вътрешната електронна поща с цялостния процес на комуникация с външни лица и организации

-обхваща и стандартни административни дейности: управление на вътрешно нормативни документи – заповеди, инструкции и т.н., обработка на договори, споразумения и др.

Гарантирана конфиденциалност на информацията:

-гъвкаво управление на правата за достъп както до информационни единици, така и до информационни масиви

-детайлно персонализиране на правата за достъп до информацията за всеки един от служителите

-възможност за динамично управление на правата за достъп до информацията в зависимост от етапите на обработката й

-пълен контрол върху информационния вход/изход на административната структура, независимо от вида на обмена - факс, телекс, електронна поща, хартиени документи и т.н.

-пълен достъп до цялата информация в системата за мениджърите или оторизирани от тях лица

-настройката се извършва само с включените в системата функции, без да се препрограмира от специалисти

-настройката може да се извършва и от самия потребител, без да се търси външна помощ -настройката може да обхване както цялата организация на работа на администрацията , така и отделно работно място, при това без да се блокира работата на останалите

Разширяване и модернизация на системата:

-броят на работещите в системата може да се увеличава само с лицензиране на нови работни места

-функционалното разширение се извършва с потребителските средства за пренастройка на системата, чрез добавяне на нови шаблони за документи и т.н.

-гарантирана преносимост на информацията при Up-grade със следващи версии на програмна система DOCMAN^2.0

-възможност за интегриране на други програмни продукти в DOCMAN^2.0, чрез обхващане и документиране на техния информационен изход – справки, отчети и т.н.

-унифициране на информацията и нейната обработка независимо от начина на получаване (устно съобщение, писмо, факс, телекс, E:Mail и др.), независимо от начина на създаване (Word, Excel и др.) и независимо от източника на информация (счетоводство, ТРЗ и др.)

-осигуряване на единна интегрирана информационна среда за организация и извършване на цялостната административна дейност

-гарантирана е сигурността на информацията и нейното поддържане

-при напускане на служител остава пълна информационна картина на неговата дейност и новопостъпилият лесно се включва в работа, без да се стига до сътресения в дейността на администрацията или нежелателни странични ефекти

-осигурен е контрол от типа “Кой, кога, какво прави”, заедно с контрол върху информацията от типа “Кой, кога и какво е направил”

РЛ’98-04