ТЕМА: Посрещане на гости и посетители в организацията При посрещането на гости и посетители от чуждестранни фирми или организации е добре да се запознаем с техните нрави и обичаи при посрещане и изпращане. Примерно, ако посрещате някои руски делегат при изпращането не го целунете ще го обидите, а при японски делегат aко го целунете жестоко ще го обидите и случилото се на срещата може да не стане реалност.
Същността на проблема в темата “Посрещане на гости и посетители в организацията” е в неспазването на най-елементарен бизнес етикет, който съществува между бизнес партньорите, клиенти, продавачи. Или по точно в тяхното посрещане, самото протичане на срещата, нейното завършване и изпращане на гостите и посетителите.
Kой и как посреща посетителите По принцип секретарката е длъжна да посреща дошлия във фирмата посетител. Ако срещата е предварително уговорена и насрочена, служителят, отговорен за нейната подготовка (или за провеждането на преговори), би могъл да посрещне госта (гостите). В много от големите учреждения и фирми се спазват определени правила за безопасност. Затова е необходимо да се предупредят охранителите и да им се съобщят имената на очакваните посетители. Това трябва да направи секретарката или отговарящият за срещата служител.
В някои учреждения и фирми гостите най-напред се канят в специално помещение, където могат да почакат, докато секретарката докладва на ръководството за тяхното идване. После се въвеждат в кабинета (в залата за преговори) на онзи, който ги очаква. В този случай той (тя) посрещат гостите на прага на кабинета (залата) или на две - три крачки от него. Възможен е вариант, когато приемащият ги посрещне на входа или ги завежда до мястото, където ще се състоят преговорите.
Ако посетителите са дошли по рано от определения час, секретарката трябва вежливо да ги приеме: да им помогне да закачат връхните си дрехи и да ги покани да седнат. Когато се налага гостите да изчакат, секретарката може да направи по-приятен престоя им, като любезно им предложи чаша чай или кафе.
