Автоматизация на административната дейност
с програмна система DOCMAN2.0
Обхват на автоматизацията:
-регистриране, управление и поддържане на документи получавани от вън
-регистриране, управление и поддържане на документи създавани в административната структура
-регистриране на молби, жалби и др. и контрол на обработката им
-контрол изпълнението на решения и резолюции по документи
Управление на основни административни дейности:
-секретарско обслужване
-деловодство
-управление на кореспонденцията
-локални и централен архив (и)
-водене на преписки
-поддържане връзки с обществеността
-организация на мероприятия
Поддържане на пълна информационна картина на:
-извършваната административна дейност
-персоналното участие на служителите в общия административен процес
-взаимоотношения с физически лица и низше стоящи организации
-взаимоотношения с държавни органи, бюджетни организации и др.
Елементи на управлението на дейността:
-поддържане на информация за текущите задачи
-поддържане на информация за изпълнени/неизпълнени задачи за всеки служител
-поддържане на пълна информация за всеки етап от извършване на различните административни дейности
-поддържане на тематични архиви и общ архив
Свързаност на информацията:
-възможност за описване на връзките между участниците в административния процес, извършваните дейности и съпътстващите ги документи
-пълна проследимост на работата по различните етапи от изпълнение на различните дейности, осигуряваща възможността, от който и да е компонент да се анализира цялата верига от дейности, участници и документи
-възможност за поддържане на пълна характеристика на външните лица, с които е обменяна някаква информация
Относно организацията на административния процес:
-обхваща всички нива от общото управление на администрацията, до дейността на всеки служител
-осигурява групова обработка на информацията в рамките на екип от служители, съчетана с управление и контрол на взаимодействието между екипите
-съчетава вътрешната електронна поща с цялостния процес на комуникация с външни лица и организации
-обхваща и стандартни административни дейности: управление на вътрешно нормативни документи – заповеди, инструкции и т.н., обработка на договори, споразумения и др.
Гарантирана конфиденциалност на информацията:
-гъвкаво управление на правата за достъп както до информационни единици, така и до информационни масиви
-детайлно персонализиране на правата за достъп до информацията за всеки един от служителите
-възможност за динамично управление на правата за достъп до информацията в зависимост от етапите на обработката й
-пълен контрол върху информационния вход/изход на административната структура, независимо от вида на обмена - факс, телекс, електронна поща, хартиени документи и т.н.
-пълен достъп до цялата информация в системата за мениджърите или оторизирани от тях лица
Гъвкава настройка и пренастройка на системата:
-настройката се извършва само с включените в системата функции, без да се препрограмира от специалисти
-настройката може да се извършва и от самия потребител, без да се търси външна помощ -настройката може да обхване както цялата организация на работа на администрацията , така и отделно работно място, при това без да се блокира работата на останалите
Разширяване и модернизация на системата:
-броят на работещите в системата може да се увеличава само с лицензиране на нови работни места
-функционалното разширение се извършва с потребителските средства за пренастройка на системата, чрез добавяне на нови шаблони за документи и т.н.
-гарантирана преносимост на информацията при Up-grade със следващи версии на програмна система DOCMAN2.0
Интегриране на други програми и унификация на информацията:
-възможност за интегриране на други програмни продукти в DOCMAN2.0, чрез обхващане и документиране на техния информационен изход – справки, отчети и т.н.
-унифициране на информацията и нейната обработка независимо от начина на получаване (устно съобщение, писмо, факс, телекс, E:Mail и др.), независимо от начина на създаване (Word, Excel и др.) и независимо от източника на информация (счетоводство, ТРЗ и др.)
-осигуряване на единна интегрирана информационна среда за организация и извършване на цялостната административна дейност
Ползата за административната структура като цяло:
-гарантирана е сигурността на информацията и нейното поддържане
-при напускане на служител остава пълна информационна картина на неговата дейност и новопостъпилият лесно се включва в работа, без да се стига до сътресения в дейността на администрацията или нежелателни странични ефекти
-осигурен е контрол от типа “Кой, кога, какво прави”, заедно с контрол върху информацията от типа “Кой, кога и какво е направил”
-ръководният състав получава ефективни средства за контрол и управление на процесите в административната структура
РЛ’98-04
Сподели с приятели: |