VІ. Изпълнение на договорите за обществени поръчки

По време на одита е извършена проверка на 34 договора за обществени поръчки, от които: 6 договора, сключени след проведени и проверени от екипа процедури по ЗОП, по които са извършени окончателни или частични плащания; всички договори (14), сключени в резултат на проведени процедури по реда на НВМОП и 14 договора за малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП, чието възлагане е проверено от екипа. ¹³⁵

За всеки сключен договор е изготвено досие за разход от отдела, отговорен за изпълнението на поръчката. Досиетата са окомплектовани с необходимите документи, свързани с извършването на плащанията (договори, фактури, приемо-предавателни протоколи и други). За всички договори, от финансовия контрольор, е осъществен предварителен контрол за законосъобразност на поетите задължения и извършените разходи, документиран чрез попълнените за целта контролни листа, съгласно утвърдените вътрешни правила.

Договорите са сключени при наличие на гаранция за добро изпълнение. С малки изключения гаранциите са освобождавани в договорените срокове.

В договорите са включени клаузи относно стойността на обществената поръчка, срока за изпълнение, размера на дължимите неустойки, при виновно неизпълнение на задълженията по договора и др.¹³⁶

За преобладаващата част от изпълнените договори е изпращана информация до АОП в нормативно определения срок.

1. След проведена процедура „открит конкурс” по реда на НВМОП, с предмет „Периодична доставка на препарати за дезинфекция и химическа стерилизация за нуждите на ВМА и подчинените структури в страната, съгласно спецификация Приложение № 1 (неразделна част от документацията) на 26.10.2010 г. са сключени 6 договора на обща стойност 87 495 лв. с ДДС със срок до 31.12.2010 г.

На 12.05.2011 г. по един от 6-те договора (Договор № 12974 с „Живас” ООД) е извършено окончателно плащане в размер на 2 304 лв. Информацията за изпълнен договор е изпратена до АОП на 23.12.2011 г., след срока регламентиран с чл. 34, ал. 2 от НВМОП¹³⁷.

2. След проведена процедура „договаряне с покана” по реда на НВМОП, на 30.03.2011 г. са сключени 6 договора за доставка с предмет „Периодична доставка на препарати за дезинфекция и химическа стерилизация за нуждите на ВМА и подчинените структури в страната, съгласно спецификация Приложение № 1 (неразделна част от документацията)” на обща стойност 87 495,27 лв. с ДДС, със срок до 30.06.2011 г.

От извършената проверка на първичните платежни документи - фактури, издадени от доставчиците, приемо - предавателни протоколи и складови разписки за приетите от ВМА доставки е установено, че на основание сключените договори, за периода от 30.03.2011 г. до 30.06.2011 г., са доставени дезинфекционни препарати на обща стойност 239 560,08 лв. с ДДС.

Реализираните доставки са със 152 064,81 лв. повече от договорените, поради завишение на доставените количества спрямо договорените. Налице е нарушение на
чл. 33, ал.1 от НВМОП.¹³⁸

3. Договор № 19 от 03.01.2011 с предмет „Извозване на битови отпадъци от тунела на минус 2 етаж на ВМА София и НЕБ „Овча купел” сключен с „Еделвайс – 21” ЕООД на стойност 49 500 лв. с ДДС за срок на изпълнение 1 година.

Съгласно информацията в регистрационния дневник за влизанията и излизанията на товарни автомобили от ВМА събраният боклук се извозва периодично, което се различава от постигната договореност за ежедневно извършване на услугата.¹³⁹
При останалите 31 договора, обект на извършената проверка, не са установени нарушения на договорените условия и нормативните изисквания от страна на изпълнителите.

Договорите са сключени без осигурено финансиране, в резултат на което към 30.09.2011 г., от ВМА не са разплатени задължения за извършени доставки и/или услуги, общо в размер на 388 580,32 лв. с ДДС.¹⁴⁰

Към 30.09.2011 г. няма предявени искания за забавено плащане по проверените договори, но по договори за доставка на лекарствени средства извън обхвата на проверката е предявена неустойка от „Софарма Трейдинг” АД срещу ВМА в размер на 1 135 845,89 лв. за забавени плащания. От страна на ВМА са предявени неустойки за сумата от 92,94 лв. за забавено изпълнение по договор № 10812/27.07.2011 г. сключен с „Елта 90 М” ООД. ¹⁴¹
За всеки сключен договор е изготвено досие за разход от отдела, отговорен за изпълнението на поръчката. Досиетата са окомплектовани с необходимите документи, свързани с извършването на плащанията – екземпляр от договора, фактури, приемо- предавателни протоколи за извършената доставка, услуга или строителство, контролен лист за извършен предварителен контрол преди извършване на разхода и други.

В преобладаващата част от проверените договори са уредени условията и срока за освобождаване и задържане на гаранцията за изпълнение в съответствие с изискването на чл. 63 от ЗОП и чл. 30 от НВМОП.

Осъществен е предварителен контрол преди извършване на разхода от финансовия контрольор, който е документиран в контролен лист.

Договорите не са изменени с изключение на 1 договор в нарушение на чл. 33, ал. 1 от НВМОП.

С малки изключения гаранциите за добро изпълнение са освобождавани в сроковете, уговорени в договорите.

За преобладаващата част от изпълнените договори е изпращана информация до АОП в нормативно определения срок.

Налице е негативна практика за поемане на задължение без обезпечен финансов ресурс, което поражда риск от плащане на неустойки и риск за доброто финансово управление.

Част четвърта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Действалите през одитирания период правила по възлагане на обществени поръчки във ВМА не са разработени в съответствие с изискването на чл. 8, ал. 7 от ЗОП. Същите не съдържат ред за планиране на обществени поръчки и за контрол на изпълнението на договорите за обществени поръчка.

През одитирания период не е извършено планиране на обществените поръчки, което създава риск от непровеждане на процедури, при наличие на основание за това, както и риск от разделяне на обществени поръчки с цел прилагане на по-облекчен ред от изискващия се.

Установени са нарушения и пропуски при изготвяне на обявленията за обществени поръчки: непосочване в обявлението на обстоятелствата по чл. 47, ал. 2 от ЗОП, наличието на които водят до отстраняване на кандидатите или участниците в процедурата; поставяне на условия за представяне на поредица от документи по чл. 50 и чл. 51 от ЗОП, които не са обвързани с конкретни минимални изисквания към участниците; поставяне на условия за представяне на документи за обстоятелства, които в хода на процедурата се доказват с декларация.

В част от проверените процедури (напр. за доставки на лекарствени продукти и консумативи, доставки на дезинфектанти) в обявленията не е отбелязано, че поръчките са с обособени позиции, а на практика изборът на изпълнител е по позиции (групи), в резултат на което са сключени договори с няколко изпълнители.

Не са изпращани предварителни обявления до „Официален вестник” на Европейския съюз за обществените поръчки, чиито стойности надхвърлят нормативно определените прагове.

В повечето проверени процедури, определената цена на документацията за участие надхвърля разходите за копирането й.

Спазени са нормативните изисквания по отношение състава и числеността на комисиите за разглеждане, оценка и класиране на офертите.

Прилагани са методики за оценка на офертите, които не съдържат ясни и точни указания за определяне на оценката по всеки показател.

При една от проверените процедури е допуснато смесване на критерии за подбор с показатели за оценка, а при друга процедура - прекратяване на същата без да са налице основанията за това.

Допуснат е незаконосъобразен избор на процедура „договаряне с покана”, поради липса на планиране на потребностите от доставки и услуги.

При възлагане на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП е спазено изискването за събиране и разглеждане на не по-малко от 3 оферти, които съдържат техническо и финансово предложение (с изключение на 1 малка обществена поръчка), а в случаите на избор на изпълнител на база 1 оферта е доказана обективна невъзможност за събиране на 3 оферти.

Договорите не са изменени с изключение на 1 договор в нарушение на чл. 33, ал. 1 от НВМОП.

С малки изключения гаранциите за добро изпълнение са освобождавани в сроковете, уговорени в договорите.

Изпращана е информация до АОП за изпълнените договори, като е спазван нормативно определения срок.

За проверените обществени поръчки са съставени досиета, които съдържат цялата документация по процедурата.

Проверените процедури и сключените в резултат на тях договори са стартирани без осигурено финансиране, което създава риск от неизпълнение на поети финансови задължения и санкции за възложителя, както и риск за доброто финансово управление.

1. Да се допълнят Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки като се регламентират:

1.1. редът и сроковете за планиране потребностите от обществени поръчки;

1.2. длъжностните лица, отговорни за анализиране, обобщаване и приоритизиране на потребностите от доставки, услуги и строителство с цел изготвяне на годишен план за обществените поръчки;

1.3. редът за осъществяване на контрол по изпълнението на договорите, длъжностните лица, отговорни за упражняването му и начина на документиране на резултати от осъществения контрол;

1.4. редът за съставяне, съхранение, предаване и архивиране на досиетата на обществените поръчки. ¹⁴²

2. Да се издаде вътрешен акт за начина на формиране на цената на документацията, като се отчете изискването в нея да се калкулират само разходите за копиране. ¹⁴³

3. Да се определи със заповед длъжностно лице/а за упражняване на контрол при изготвянето на обявленията относно:

3.1. посочването на обособени позиции в обявлението при намерение на възложителя за сключване на договори с няколко изпълнители; ¹⁴⁴

3.2. обвързване на изискването за представяне на документи по чл. 50 и чл. 51 от ЗОП с конкретни минимални изисквания, свързани с финансовото и икономическото състояние и техническите възможности на участниците; ¹⁴⁵

3.3. посочване в обявлението на обстоятелствата по чл. 47, ал. 2 от ЗОП, наличието на които води до отстраняване на кандидата или участника в случай, че са предвидени от възложителя; ¹⁴⁶

3.4. да не се изискват документи за обстоятелства, които в хода на процедурата се удостоверяват с декларация. ¹⁴⁷