Доклад №0200006811 за извършен одит на възлагането и изпълнението на обществени поръчки във Военномедицинска академия за периода от 01. 01. 2010 г до 30. 09. 2011 г

През одитирания период са проведени 7 процедури по реда на НВМОП, от които една договаряне с покана и 6 открити конкурса. Пет процедури са приключили със сключване на договори и две са прекратени. Общата стойност на възложените обществени поръчки е 906 999 лв. с ДДС.

При одита са проверени всички процедури по НВМОП, открити с решение на възложителя през одитирания период⁹², за които е установено следното:

2.1. Процедури по реда на НВМОП, проведени през 2010 г.

През 2010 г. са открити 4 процедури (открит конкурс) по реда на НВМОП, от които 2 са прекратени.

2.1.1. Открит конкурс с предмет „Доставка на пробивни, режещи и артроскопски електромеханични устройства за нуждите на ВМА” (2010 г.)

2.1.1.1. Процедурата е открита с Решение № 637 от 25.08.2010 г. на началника на ВМА, с което са одобрени обявлението и документацията за участие.

2.1.1.2. В обявлението е поставено изискване за представяне на свидетелство за съдимост документ, удостоверяващ обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП. Поставеното изискване противоречи на разпоредбата на чл. 47, ал. 8 от ЗОП, съгласно която, в хода на процедурата липсата на обстоятелства по чл. 47, ал. 1 и ал. 5 се удостоверява от участниците с декларация.

2.1.1.3. В обявлението е поставено условие за представяне на поредица от документи за доказване на икономическото и финансово състояние, както и за техническите възможности на участниците (копие от баланс и отчет за приходи и разходи, декларация, съдържаща списък на основните договори за доставка от последните 3 години и др.). Това условие не е обвързано с конкретни минимални изисквания към участниците, които следва да се докажат с представените документи. По този начин възложителят се е лишил от възможност за преценка на способността на участниците да изпълнят конкретната обществена поръчка. ⁹³

2.1.1.4. Определена е цена на документацията от 50 лв.⁹⁴, която надхвърля разходите за нейното отпечатване и размножаване, с което е нарушена разпоредбата на
чл. 8, ал. 4 от НВМОП.

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.

2.1.2. Открит конкурс с предмет „Периодична доставка на препарати за дезинфекция и химическа стерилизация за нуждите на ВМА и подчинените й структури в страната, съгласно спецификация - Приложение 1 неразделна част от документацията” (2010 г.)

2.1.2.1. Процедурата е открита с Решение № 459/21.06.2010 г. на началника на ВМА, с което са одобрени обявлението и документацията за участие.

2.1.2.2. В обявлението e посочено, че в предмета на обществената поръчка няма обособени позиции. ⁹⁵ Въпреки това, в документацията за участие възложителят е посочил, че всеки участник може да представи една оферта за една или няколко номенклатурни единици в групата или за една или няколко групи”, като същите са описани в спецификацията. Възложителят е разделил предмета на обществената поръчка на части, без това да е обявено по надлежния ред в обявлението за малка обществена поръчка. ⁹⁶

2.1.2.3. В обявлението не е посочено, че наличието на обстоятелства по чл. 47, ал. 2 от ЗОП е пречка за участие в процедурата. Това условие е поставено в документацията за участие в нарушение на чл. 6, ал. 1 от НВМОП, във връзка с чл. 13, ал. 1, т. 4 от НВМОП.

2.1.2.4. Въпреки че в документацията за участие е посочено, че обстоятелствата по чл. 47, ал.ал. 1, 2 и 5 от ЗОП се удостоверяват в хода на процедурата с декларация, в обявлението е изискано представяне на свидетелство за съдимост, което е документ, доказващ обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП.

2.1.2.5. В обявлението е поставено изискване за представяне на поредица от документи за доказване на икономическото и финансово състояние, както и за техническите възможности на участниците (копие от баланс и отчет за приходи и разходи, декларация, съдържаща списък на основните договори за доставка от последните 3 години и др.) Това условие не е обвързано изцяло с конкретни минимални изисквания към участниците, които следва да се докажат с представените документи. По този начин възложителят се е лишил от възможността за преценка на способността на участниците да изпълнят конкретната обществена поръчка.

2.1.2.6. В обявлението като част от изискванията за техническите възможности на участниците е поставено условие за представяне на документи, удостоверяващи образователната и професионална квалификация на участника и на лицата, които отговарят за извършване на доставката. Като се отчита, че обществената поръчка е за доставка и възложителят е въвел изисквания към стоките, предмет на доставка, то поставянето на условия, свързани с образованието и квалификацията на участника и неговите служители не съответства на предмета на поръчката.

2.1.2.7. Възложителят е определил критерий за оценка на офертите „икономически най-изгодна оферта”, като един от показателите за оценка, с тежест 35 % е „качество на предлагания консуматив”. Съгласно методиката за оценка на офертите, оценяването по този показател се извършва въз основа на 7 подпоказателя, един от които е „опит, референции, сертификати”. Този подпоказател предполага оценяване на обстоятелствата, свързани с качествата на участниците, а не с предложенията им за изпълнение на поръчката. Налице е нарушение на чл. 6, ал. 5 от НВМОП. ⁹⁷

2.1.2.8. В методиката за оценка на офертите по показател „качество” е предвидено оценяването да става на база 7-те подпоказателя въз основа на оценките на медицинските специалисти, членове на комисията, като всеки специалист дава оценка от 1 до 35 т. В нарушение на чл. 8, ал. 2 от НВМОП, методиката не съдържа точни указания за оценяване по показателя „качество”.

2.1.2.9. С решение от 21.09.2010 г. възложителят е обявил класирането на участниците по групи и видове артикули. В решението не се съдържа класиране по група „А” - А4 и по група „В” - В5 и В6. По тези артикули, с решение от 02.11.2010 г. възложителят неправилно е прекратил процедурата. Липсата на обособени позиции в предмета на поръчката прави невъзможно частичното й прекратяване, на основание чл. 24 от НВМОП.⁹⁸

2.1.2.10. Въпреки че в предмета на обществената поръчка няма обособени позиции, които да позволяват сключването на повече от един договор, на основание проведената процедура са сключени 6 отделни договора.

2.1.2.11. Процедурата е открита и договорите за доставка са сключени без осигурено финансиране.⁹⁹

2.1.2.12. С Pешение № 696 от 21.09.2010 г. възложителят е обявил класирането на участниците, участника определен за изпълнител на обществената поръчка и отстранените участници. Гаранцията на „Хигиенно - медицинска индустрия”, отстранен участник, e възстановена на 03.11.2010 г., със закъснение от 18 работни дни, считано от изтичането на срока за обжалване на решението за определяне на изпълнител. Нарушена е разпоредбата на чл. 28, ал. 1, т. 1 от НВМОП.¹⁰⁰

2.1.2.13. Въпреки изричната клауза, която предвижда възстановяване на гаранциите за изпълнение в срок от 10 работни дни, след изтичане срока на договора (03.12.2010 г.), гаранциите на 5-ма от изпълнителите по договорите са възстановени на 09.02.2011 г.¹⁰¹

2.1.2.14. Определена е цена на документацията¹⁰² от 50 лв., която надхвърля разходите за нейното отпечатване и размножаване, с което е нарушена разпоредбата на
чл. 8, ал. 4 от НВМОП.
2.1.3. През 2010 г. във ВМА са прекратени две процедури, открити по реда на НВМОП, както следва: Решение № 39 от 13.01.2011 г. на началника на ВМА за прекратяване на процедура „открит конкурс” с предмет „Годишен абонамент и доставка по обособени позиции, както следва: ежедневни и периодични печатни издания, лицензиран електронен достъп до български печатни издания и лицензиран електронен достъп до чуждестранни печатни и електронни периодични издания на английски език”¹⁰³ и Решение № 50 от 17.01.2011 г. за прекратяване на процедура „открит конкурс” с предмет „Еднократен ремонт на ендоскопска апаратура”. ¹⁰⁴.

2.1.3.1. Правното основание, на което се е позовал възложителят и в двата случая е

Процедурите са открити без осигурено финансиране. На основание Заповед № 387 от 09.11.2010 г. на министъра на отбраната е извършен мониторинг на дейността на Военномедицинска академия, „свързана с поемане на задължения и разходване на бюджетни средства”. В доклада за резултатите се посочва, че поради липса на осигурено финансиране по бюджета за 2010 г. и с оглед спазване на бюджетната дисциплина, средствата биха могли да се предвидят по бюджета за 2011 г.¹⁰⁵ , в резултат на което е взето решение за прекратяване на процедурите.

2.1.3.2. Участникът в прекратената процедура за възлагане на малка обществена поръчка (МОП), с предмет „Еднократен ремонт на ендоскопска апаратура” е уведомен в нормативно определения срок за решението на възложителя за прекратяване на процедурата и обстоятелството, че разходите за документацията и гаранцията за участие следва да му бъдат възстановени. Гаранцията за участие не е възстановена.¹⁰⁶ По време на одита е депозирана докладна записка до началника на ВМА от длъжностното лице, отговорно за провеждане на МОП и инициирането на действие за освобождаване на гаранцията. Гаранцията е възстановена на 15.12.2011 г. ¹⁰⁷
2.2. Процедури по реда на НВМОП, проведени за периода от 01.01.2011 г. до 30.09.2011 г.

Проведени са 3 процедури, от които 1 договаряне с покана и 2 открит конкурс.

2.2.1. Договаряне с покана предмет „Периодична доставка на препарати за дезинфекция и химическа стерилизация за нуждите на ВМА и подчинените й структури в страната, съгласно спецификация - Приложение 1 неразделна част от документацията” (2011 г.)

2.2.1.1. Процедурата е открита с Решение № 98/01.02.2011 г. на началника на ВМА, с което са одобрени поканата и документацията за участие.

2.2.1.2. Възложителят е мотивирал избора на процедура, позовавайки се в решението¹⁰⁸ си на чл. 53, ал. 1, т. 4 и т. 8 от НВМОП, съответно - „поради непреодолима сила е невъзможно спазването на сроковете по чл. 35”¹⁰⁹ и „ако смяната на доставчика ще принуди възложителя да придобие стока с различни технически характеристики, което ще доведе до несъвместимост или до технически затруднения при експлоатацията и поддържането”.

Фактите и обстоятелствата, изследвани в тяхната съвкупност и последователност са основание за извода, че изборът на процедура и изпълнител на обществената поръчка е незаконосъобразен. Аргументите за това са следните:

- стоките предмет на доставката са обичайни за дейността на възложителя, поради което необходимостта от същите е предварително известна.

- в резултат от проведен открит конкурс по НВМОП са сключени договори със същия предмет и със срок до 31.12.2010 г., което дава възможност да се предвиди моментът на възникване на нови потребности от същите стоки.

- конкретно предложение, обосноваващо възникването на необходимостта от доставка на дезинфекционни препарати е направено на 11.11.2010 г. и е одобрено с резолюция на началника на ВМА на 15.11.2010 г. Решението за откриване на процедурата на договаряне с покана е от 01.02.2011 г. Налице е период от 80 дни, в рамките на който е възможно провеждане на открит конкурс по НВМОП.

- допълнително доказателство, в подкрепа на твърдението, че е било възможно спазването на сроковете за открит конкурс е и обстоятелството, че договорите, в резултат от процедурата на договаряне с покана, са сключени едва на 30.03.2011 г.

Изложените факти сочат, че не са възникнали обстоятелства с характер на непреодолима сила, поради които е било невъзможно да се спазят сроковете за провеждане на открит конкурс по НВМОП.

Към момента на откриване на процедурата на договаряне с покана не е налице и основанието по чл. 53, ал. 1, т. 8. от НВМОП, т.е. същото не може да бъде мотив за избора й. Стоките - предмет на доставката са с такъв характер, че не може да бъде изпълнена предпоставката от посоченото основание - ”ако смяната на доставчика ще принуди възложителя да придобие стока с различни технически характеристики, което ще доведе до несъвместимост или до технически затруднения при експлоатацията и поддържането”.

Изборът на процедура е направен в нарушение разпоредбите на чл. 53, ал. 1, т. 4 и т. 8 от НВМОП. ¹¹⁰

2.2.1.3. За участие в договарянето са поканени изпълнителите по договорите за доставка на дезинфектанти, сключени след проведения открит конкурс по НВМОП през 2010 г. На 30.03.2011 г. са сключени 6 договора на обща стойност 87 495, 27 лв. със срок до 30.06.2011 г. без осигурено финансиране. Независимо, че в предмета на поръчката няма обособени позиции, на практика е сключен повече от един договор.

2.2.2. Открит конкурс с предмет „Доставка на лазерен апарат за нуждите на катедрата по дерматовенерология и алергология, съгласно спецификация - Приложение № 1 (неразделна част от документацията) за нуждите на ВМА” (2011 г.)

2.2.2.1. Процедурата е открита с Решение № 152 от 14.02.2011 г. на началника на ВМА, с което са одобрени обявлението и документацията за участие.

2.2.2.2. В обявлението е поставено изискване за представяне на свидетелство за съдимост, което противоречи на разпоредбата на чл. 47, ал. 8 от ЗОП, че обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП, се доказват в хода на процедурата с декларация.

2.2.2.3. В обявлението са поставени условия за представяне на документи по чл. 50 и чл. 51 от ЗОП, без да са обвързани с доказване на конкретни минимални изисквания за финансово и икономическо състояние и технически възможности на участниците. По този начин възложителят се е лишил от възможността предварително да прецени способностите на участниците за изпълнение на конкретната поръчка. ¹¹¹

2.2.2.4. От процедурата е отстранен участник, чиято оферта не отговаря на предварително обявените условия от възложителя. Това обстоятелство е оповестено в решението за определяне на изпълнител¹¹² и участникът е уведомен в законово определения срок. Гаранцията за участие на отстранения участник е освободена на 02.05.2011 г., след срока, регламентиран с чл. 28, ал. 1, т. 1 от НВМОП¹¹³ и в нарушение на посочената разпоредба. ¹¹⁴

2.2.2.5. Определена е цена на документацията от 50 лв.¹¹⁵, която надхвърля разходите за нейното отпечатване и размножаване. Нарушена е разпоредбата на чл. 8,

2.2.2.6. Процедурата за възлагане на малка обществена поръчка е открита и договорът е сключен без осигурено финансиране. ¹¹⁶

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.
2.2.3. Открит конкурс с предмет „Доставка на специализирана лазерна система за лечение на вителиго, псориазис, атопичен дерматит за нуждите на Катедра по дерматовенерология и алергология” съгласно спецификация - Приложение № 1 (неразделна част от документацията) за нуждите на ВМА” (2011 г.)

2.2.3.1. Процедурата е открита с Решение № 941 от 19.09.2011 г. на началника на ВМА, с което са одобрени обявлението и документацията за участие.

2.2.3.2. В обявлението е поставено изискване за представяне на свидетелство за съдимост, което противоречи на разпоредбата на чл. 47, ал. 8 от ЗОП, че обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП, се доказват в хода на процедурата с декларация.

2.2.3.3. В обявлението е поставено условие за представяне на документи по чл. 50 и чл. 51 от ЗОП, без да са обвързани с доказване на конкретни минимални изисквания за финансово и икономическо състояние и технически възможности на участниците. По този начин възложителят се е лишил от възможността да прецени способностите на участниците за изпълнение на конкретната поръчка. ¹¹⁷

2.2.3.4. Определена е цена на документацията от 50 лв.¹¹⁸, която надхвърля разходите за нейното отпечатване и размножаване. Нарушена е разпоредбата на чл. 8,
ал. 4 от НВМОП.

2.2.3.5. Процедурата е открита и договорът за възлагане на обществената поръчка е сключен без осигурено финансиране. ¹¹⁹

2.2.3.6. Към момента на одита договорът е в процес на изпълнение. От ВМА е наредено авансовото плащане на 02.12.2011 г. ¹²⁰

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.

През одитирания период във ВМА са възложени 48 малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (въз основа на три оферти ) на обща стойност 2 226 310,54 лв. с ДДС. ¹²¹

По време на одита са проверени 14 възлагания на малки обществени поръчки (29 на сто) по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП. Извадката е формирана на база случаен подбор чрез определяне на случайно начало и избрана стъпка (3) от предоставената справка от ВМА за възлаганията на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП.

Възлаганията на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП са стартирали със заповед на началника на ВМА, с която са определяни предмета на поръчката, изискванията към обекта на поръчката, длъжностните лица, на които се възлага да съберат, разгледат и оценят офертите и други изисквания съгласно чл. 2а от НВМОП.

При всички проверени възлагания, използвания способ за събиране на оферти, е свързан с изпращане на покани до конкретни лица, като поканите съответстват на заповедта на възложителя и имат задължителното съдържание по чл. 2а, ал. 2 от НВМОП. Поканите са подписвани от председателя на съответната комисия.

Събирането, разглеждането, оценяването и класирането на офертите е извършено от определените в заповедта на възложителя лица.

Съставени са протоколи за действията на длъжностните лица, които са утвърдени от началника на ВМА.

При 6 от проверените поръчки е установено, че при избора на изпълнител са събрани не по-малко от три оферти, съдържащи техническо и финансово предложение.¹²²

При 7 от проверените поръчки, изпълнителят е избран на база 1 оферта, като възложителят е доказал обективна невъзможност за събиране на 3 оферти.¹²³

Договорите за малки обществени поръчки са сключени без наличие на бюджетен кредит (с изключение на една поръчка )¹²⁴, което създава риск от неизпълнение на поети финансови задължения и нарушаване на финансовата дисциплина.

При проверка на малка обществена поръчка с предмет „Периодична доставка на консумативи за перитонеална хемодиализа” (2011) е установено следното:

Със Заповед № 121/08.02.2011 г. на началника на ВМА е назначена комисия, която да събере, разгледа и оцени не по-малко от три оферти, изготвени в отговор на писмена покана на възложителя.

Изпратени са 5 покани до потенциални изпълнители на поръчката.

Събрани са 2 оферти, които комисията е разгледала и е определила изпълнител, изразявайки становище, че е невъзможно да се съберат 3 оферти. Изпълнителят е определен след събиране и разглеждане на по-малко от три оферти, в нарушение на чл. 2, ал. 1 от НВМОП. ¹²⁵

При проверката на договори, първични счетоводни документи - фактури, приемо-предавателни протоколи и складови разписки, чрез които са доказани извършени доставки и услуги през одитирания период е установено следното:

От ВМА не е открита и проведена процедура по ЗОП и не са сключени договори за възлагане на доставките. Извършено е нарушение на чл. 8, ал. 1 от ЗОП.

От ВМА не е приложен съответстващият на стойността режим за възлагане на доставките. Налице е нарушение на чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП.¹²⁹

4.3. За периода от 01.01.2010 г. до 31.12.2010 г. за нуждите на ВМА¹³⁰ са доставени канцеларски материали на обща стойност 74 478,53 лв. без ДДС. Доставките са извършени по реда на чл. 2, ал. 2 от НВМОП - доказани са с първични платежни документи.

Общата стойност на доставените канцеларски материали изисква провеждане на открит конкурс по НВМОП. Налице е нарушение на чл. 3, ал. 2 от НВМОП.¹³¹

Възложителят не е изпълнил задължението си да събере не по-малко от три оферти, съдържащи техническо и финансово предложение в нарушение на изискването на чл. 2, ал. 1 от НВМОП. ¹³³