Макс Вебер определя бюрокрацията като система на администрация със следните характеристики:
йерархия (всеки служител има точно определени правомощия е отговорен пред по-висш служител);
безпристрастност (работата се извършва в съответствие с определени правила, без произволност или предпочитания към когото и да било и всяко извършено действие се документира писмено);
непрекъснатост (постът представлява целодневна работа срещу заплата, гарантирано работно място и възможност за професионално израстване);
компетентност (служителите се подбират в зависимост от професионалните им качества, биват обучавани за работата, която вършат и контролират достъпа до документираната информация).
Тези характеристики като цяло, според Вебер, могат да максимализират ефективността на администрацията и правят бюрокрацията неизбежна съставна част от сложното индустриализирано общество.
В сферата на теорията за администрацията и организацията централният въпрос винаги е бил дали дефинираните от Вебер характеристики като неотменни за бюрокрацията наистина правят администрацията максимално ефективна. В този контекст, авторите на „Енциклопедия на политическата мисъл“ (Блекуел, 1977) излагат следните съображения и уточнения.
Стриктната йерархия може да намали потока от идеи и информация нагоре; стриктното придържане към правилата може да доведе до закостенялост; сигурните работни места и привилегиите могат да доведат до консерватизъм.
Освен това изследванията върху административните системи на практика показват, че те действат чрез мрежа от лични връзки и точно те улесняват, а не възпрепятстват гладкото й функциониране.
Като цяло може да се спори дали за всички организации, били те промишлени или правителствени, и при всякакви условия, били те стабилни или бързо променящи се, е подходящ един единствен административен модел и дали една единствена концепция за ефективност може да обхване различни задачи на съвременните организации. Например една широка област на индивидуална активност може да е по-подходяща за икономическата организация, чиято дейност се оценява само според печалбата й, казано най-общо.
От друга страна, дейността на една правителствена социална организация, която трябва да третира еднакво всички членове на обществото, трябва да бъде подчинена на възможно най-стриктни правила, недаващи възможност за субективна преценка.
Различните науки акцентират на различни страни и характеристики на бюрокрацията (административната система). Тук отново ще се позовем на авторите на „Енциклопедията на политическата мисъл“:
