Системи за мониторинг и оценка

В основата на системата за мониторинг и оценка стоят критичните фактори за успех и ключовите индикатори за изпълнение, без които не могат да бъдат постигнати целите на организацията.

Обект на наблюдение и контрол са:

● Организацията (разпределение на ролите в екипа; компетентност; йерархия при вземането на решения; наличност на допълнителни ресурси).

● Инструментариума (методите за планиране и отчетност; методите за наблюдение и контрол).

● Съдържанието (съответствие на действията с намеренията; външни и вътрешни ограничения; работа с ползвателите; изразходване на ресурси).

● План-графика (класификация на дейностите; реализация на дейностите: време-ресурси-резултати; обработка и анализ на информацията; обратна връзка с дейностите).

Съществуват пет етапа в разработването на системата за наблюдение и контрол:

Ефективността на провеждания мониторинг в голяма степен зависи от верифицирането на логическата връзка между цели, дейности и резултати.

По този начин се поставя основата и за правилния избор на индикатори.

- преглед на процедурите за изпълнение на документа.

Това е способ, предназначен да идентифицира източниците и нуждата от информация, като нейните характеристики зависят от честотата на отчетите и нивата на управление.

Изборът на индикатори е предопределен от степента на приложимост за измерване доколко се постигат целите.

Фокусът на вътрешния мониторинг е насочен, предимно, към физическото изпълнение на дейностите и разходите по тях.

- разработване на форми за отчитане.

Създаването на очетна документация по изпълнението на стратегическия документ цели представянето на еднотипна и концентрирана информация, която лесно да бъде анализирана.

Отчитането е един от най-важните елементи на мониторинговия процес, особено по отношение регистриране напредъка в изпълнението на Стратегията за развитие на социалните услуги.

- съставяне на мониторингов план.

Планирането на провежданото наблюдение и контрол определя нуждите от персонал и умения, като ясно се специфицират отговорностите по набирането на информация и изготвянето на отчети.

Матрицата на мониторинговия процес може да се представи графично в Таблица.

Параметри на дейностите	Фази на реализация
	планиране	изпълнение	завършване
Резултати		Х	Х
Качество		Х	Х
Срокове	Х	Х	Х
Стойност	Х	Х	Х
Участници		Х
Материали	Х	Х	Х
Външни изпълнители	Х	Х	Х

Оценката има диагностичен и прогностичен характер.

Тя съдържа следните елементи:

● Определяне качеството на „продукта” от всяка дейност.

● Съпоставяне на плановете и очакванията с целите.

● Избор на индикаторите за изпълнение.

● Паралелно наблюдение на извършваните дейности.

● Отчитане на резултатите.

Системата за оценка на Общинската стратегия за развитие на социалните услуги (2011 - 2015 г.), подобно на мониторинга, също включва пет етапа на последователно развитие:

След приключване разработването на Общинската стратегия за развитие на социалните услуги (2011 - 2015 г.), документът премина три нива на предварителен преглед и оценка, чиито официални атрибути са становищата на:

♦ Дирекция „Социално подпомагане”.

♦ Обществен съвет за социално подпомагане.

♦ Комисиите на Общински съвет Плевен.

Предварителната оценка акцентира върху принципа на съответствието, от гледна точка на формалните изисквания за успешна реализация на Стратегията, на основата на наличния капацитет и възможности на организацията.

С нея се прави преглед на напредъка, след приключването на тригодишното изпълнение, в края на 2013 г., и е основа за внасяне на предложения за промяна, които включват въвеждане на корективи по необходимост.

Тя съпътства изпълнението на ОСРСУ (2011 - 2015 г.) по етапи, на база отчетите за изпълнение на годишните планове за развитие на социалните услуги, във връзка с осъществяването на планираните дейности и следи за непрекъснатостта на процеса.

Тази оценка е част и от годишните доклади по изпълнение на програмите за реализация на Общинския план за развитие (2007-2013 г.) и (2014-2020 г.) през периода 2011-2015 г.

- финална оценка.

При приключване изпълнението на Стратегията, през 2015 г., всички събития подлежат на цялостна и обобщена оценка по веригата: от вложените ресурси, през осъществените действия до поставените цели и постигнатото въздействие.

Крайната оценка по реализацията на стратегическия документ играе важна роля и като основа за подобряване на бъдещата работа в сферата на социалната политика и практика.

- последваща оценка.

След изпълнението на Стратегията, извън времевата рамка на документа, се извършва последваща оценка, която измерва устойчивостта и дългосрочния ефект на постиженията, най-малко до края на 2017 г., когато тече втория плановия период за реализация на Общинския план за развитие (2014-2020 г.) и са изминали две години от действието на новата ОСРСУ.

Обвързаността между 5-те етапа на оценяване е интерпретирана в Графика.



16.3.Анализ на резултатите.

От особено значение за правилното структуриране на анализа са характеристиките на предварителната оценка за изпълнимост, която разкрива обективните параметри на реализацията на Стратегията:

◘ техническа оценка;

◘ финансова оценка;

◘ оценка за време;

◘ оценка на рисковете;

◘ оценка на наличните човешки ресурси;

◘ оценка на институционалния капацитет;

◘ оценка на потребностите;

Анализът на резултатите е подчинен на водещи критерии за:

□ динамично постоянство на мисията (непроменена визия на организацията).

□ стабилност на стратегическите цели.

□ финансова и ресурсна устойчивост на всички етапи от реализацията на Стратегията.

□ навременно и стойностно постигане на резултатите.

□ ефективност на дейностите.

□ запазване на действия и ползи.

□ качество на индивидуалното участие.

Анализът на резултатите включва следните съдържателни аспекти:

∆ изследване на средата.

∆ информация за първоначалната ситуация.

∆ ниво на участие на бенефициентите.

∆ ниво на удовлетвореност на ползвателите.

∆ постижения на реципиентите.

∆ предпоставки за възпроизвеждане на активността.

∆ успешен опит.

∆ установяване на полезни практики.

Един от основните методи за оценка на резултатите е самият отчет за дейностите, в който са отразени всички компоненти и етапи по реализацията на Стратегията.

При анализирането на постигнатите резултати, използваната форма за отчетност отстъпва по значимост пред съдържателността на съответния документ.

Фактически, анализът на резултатите от реализацията на ОСРСУ присъства във всички, обобщаващи даден период, документи, поради естеството на тяхното предназначение.

В този смисъл, системата за анализ периодично надгражда и качествено модифицира развитието на оценъчния процес до постепенното оформяне на крайните изводи за реализацията на Общинската стратегия за развитие на социалните услуги (2011 - 2015 г.).

Тази система е елемент от административния порядък, регламентиран за управлението на изпълнението.

Реализацията на Стратегията се организира от Началника на отдел „Здравеопазване и социални дейности” към Община Плевен. Отделът ежегодно разработват отчети по изпълнението. За целта се изисква допълнителна информация и данни по направленията: образование, безработица, бедност, интеграция на малцинствата, демографски статус, жилищно настаняване, строителство и техническа инфраструктура, градоустройство, икономическо развитие.

Директорът на дирекция „Здравеопазване, социални дейности и евроинтеграция” към Община Плевен координира изпълнението на Стратегията с другите ресорни дирекции в администрацията, попадащи тематично в обхвата на документа, както и с останалите заинтересовани страни – външни органи, организации и институции.

Ресорният Зам. Кмет „Хуманитарни дейности” на Община Плевен осъществява наблюдение и контрол по реализацията на Стратегията.

Общественият Съвет за социално подпомагане участва в процеса на наблюдение и дава годишни становища за поетапната реализация на ОСРСУ.

Кметът на Община Плевен оценява ежегодното изпълнение на стратегическия документ, на база изготвените отчети по реализация на плановете за развитие на социалните услуги.

Крайното изпълнение на Общинската стратегия за развитие на социалните услуги (2011 - 2015 г.), се финализира с цялостен доклад, обхващащ петгодишния период на реализация, на основата на отчетите по изпълнение на годишните планове.

С този доклад, Кметът на Община Плевен отчита изпълнението на Стратегията, като го представя пред Общински съвет Плевен за разглеждане и приемане на сесия.

Реализацията на ОСРСУ (2011-2015 г.), поради свързаната подчиненост с основния стратегически планов документ, се отразява периодично, като резюме, и в годишни доклади по изпълнението на Общинския план за развитие (2007-2013 г.) – в последните три издания, за времето 2011-2013 г., и в първите два на ОПР (2014-2020 г.)

АКТУАЛИЗАЦИЯ

НА СТРАТЕГИЯТА

Възможности за актуализация на Стратегията.

Общинската стратегия за развитие на социалните услуги (2011-2015 г.) е документ, който отразява особеностите, значимите проблеми и приоритетните направления в социалната сфера.

Важно изискване, за да бъде Стратегията непрекъснато действащ документ е, от една страна:

да отговаря адекватно на обществените потребности,

от друга:

и от трета:

Обществените потребности са изначалното водещо основание за съществуването и прилагането на Стратегията, като управленски инструмент, насочен към задоволяване на действителните нужди на населението от социална подкрепа.

Същевременно, тя трябва да е документ с разписани паралелни действия на съответствие, спрямо спецификата на задачната среда.

В процеса на управление, осъществяването на постоянен контрол цели, ако се регистрират съществени отклонения по индикаторите за сравнения, да бъдат предприети незабавни мерки за възстановяване на определения баланс между предварително избраните базисни стойности техните променливи величини.

Това означава, че измененията в качествените характеристики на средата предполагат задължително наличие на възможности за внасяне на корективи в съдържанието на Стратегията.

Подобни изводи се налагат императивно от реализираната схема за наблюдение и контрол по изпълнението на дейностите – Схема на мониторинговия процес:

Когато става въпрос за актуализация на Стратегията, преди всичко, се разбира административна процедура и технология на текстовата разработка.

Процедурата отразява нормативно регламентираните действия, предприети за внасяне на необходими изменения по съдържанието.

Технологията покрива изискванията за прилагане принципите на стратегическото планиране при възпроизвеждане на унифициран модел.

Важно е да се отбележи, че актуализацията на Стратегията не е задължителен акт, самоцелно породен от демострацията на добри управленски качества, тъй като плановото проследяване на изпълнението се изразява в последователно наблюдение и системен прочит за потвърждаване перманентното съответствие на документа, спрямо условията на средата.

Така че, ако се налага преработка, тя може да варира от „козметично” обновяване на текста до определена степен на съществени изменения в посоката на действията.

Преди да бъдат уточнени намеренията в този аспект, е необходимо да се определи границата на допустимата промяна, което налага описание на специфичните условия и конкретните стъпки:

1.Съдържанието на Общинската стратегия за развитие на социалните услуги (2011-2015 г.) позволява преработване на концепцията до йерархичното ниво на мерките (операциите) и специфичните цели.

Ако тази необходимост касае приоритетните направления и общите цели, съществуването на документа, в приетия формат, се обезсмисля, понеже се нарушава основната конструкция и се компрометира визията на Стратегията.

Сама по себе си, процедурата налага ползването на обновена информация от официални източници и следва времето на нейното предоставяне за свободно ползване от потребители.

Казано с други думи, в технологията не се въвеждат нови методологични и стилистични варианти, които да противоречат на общата логика.

Точно обратното, търси се плавния преход и консолидация между действащата част на документа и привнесените нови елементи.

Подобно на първоначалния вариант, в процеса задължително се включват всички заинтересовани страни, за да се гарантира широкото участие, публичност и обществена представителност на документа.

3.Актуализираната Общинска стратегия за развитие на социалните услуги (2011-2015 г.) подлежи на същия режим на утвърждаване, както и първоначалния вариант.

По предложение на Кмета на Общината, придружено от становищата на същите институции (Обществен съвет по социално подпомагане и Дирекция „Социално подпомагане”), документът се разглежда и приема на сесия на Общински съвет Плевен.

Именно годишните доклади са основанието за ревизиране на документа.

След този период, регламентиране на промяна по целесъобразност, е трудно допустимо, защото след изтичане на първата календарна година - 2014, последвала актуализацията, предстои от средата на 2015 г. да започне разработването на Стратегията за новия планов период 2016-2020 г.

Казано с други думи, действията биха се изместили на границата на краткосрочното планиране, което не е предмет на основния документ, а на неговото изпълнение, разпределено в периодиката на годишните планове.