Общи и административни разпоредби

Общи и административни разпоредби

• 
  Общи задължения
  
• 
  Задължения свързани с финансовата и техническата отчетност
  
• 
  Отговорности
  
• 
  Конфликт на интереси
  
• 
  Поверителност
  
• 
  Публичност
  
• 
  Право на собственост
  
• 
  Оценяване на проекта
  
• 
  Промени в договора
  
• 
  Възлагане
  
• 
  Условия за прекратяване на договора
  
• 
  Изпълнение, удължаване, прекратяване и краен срок на договора
  
• 
  Приложим закон и компетентни съдилища
  

2. Финансови разпоредби

• 
  Възстановими разходи
  
• 
  Плащания и лихви върху просрочени плащания
  
• 
  Счетоводни сметки и технически и финансови проверки
  
• 
  Окончателен размер на средствата, предоставени от ЕС
  
• 
  Връщане на безвъзмездната помощ
  

8. 
   Изпълнение на проекта. Етапи
   

1. 
   Начало на проекта
   

• 
  Изпълнителят назначава управленския екип, който е предварително определен и посочен в проекта.
  
• 
  Управленският екип мобилизира необходимите за началото на проекта ресурси - офиси, оборудване, комуникации, помощен персонал.
  
• 
  Екипът установява първоначалните си контакти
  
• 
  Започва работа за събиране и анализ на информация, необходими за изпълнението на проекта
  
• 
  Изготвя се по-подробен, по-точен план за изпълнение на проекта
  

2. 
   Същинско изпълнение
   

• 
  Изпълнение на дейностите
  
• 
  Наблюдение на сроковете, качеството и разходите за реализиране на резултатите на проекта
  
• 
  Събиране на информация за напредъка на работата
  
• 
  Регистриране на промените
  
• 
  Анализ на ситуацията и съпоставка на получените резултати с планираните
  
• 
  Предприемане на корективни действия, ако е веобходимо
  
• 
  Отчитане пред възложителя
  

3. 
   Приключване на проекта
   

• 
  Проверява се до каква степен са постигнати целите на проекта
  
• 
  Отчитат се получените реални резултати
  
• 
  Правят се препоръки за последващи дейности
  
• 
  Обобщава се опитът от реализирането на проекта, който да се използва в бъдеще
  
• 
  Изготвя се краен доклад
  
• 
  Оценява се крайният доклад
  
• 
  Изпълнителят разпуска организационната структура на проекта н прекратява използването на ресурсите за нуждите на проекта
  

4. 
   Управление на проекта
   

Управлението на проекта осигурява пълноценното взаимодействие на участниците в екипа за реализиране на проектните цели чрез изпълнение на предвидените дейности в рамките на осигуреното финансиране.

1. 
   Управление на човешките ресурси
   

• 
  Определяне на организационната структура
  
• 
  Подбор на персонал
  
• 
  Назначаване на персонала
  
• 
  Изпълнение на задълженията
  
• 
  Наблюдение и контрол
  
• 
  Мерки за отстраняване на проблемите
  

- Доброволци, които не желаят да сътрудничат

- Хора, които не одобряват осъществяването на проекта

• 
  Приключване на проекта
  

2. 
   Финансово управление
   

• 
  трябва да се разработят ясни финансови процедури, които да бъдат известни на всички партньори по проекта и на персонала
  
• 
  да се открие отделна банкова сметка на проекта
  
• 
  средствата за изпълнението му да се отделят в самостоятелни сметки
  
• 
  изразходването на средствата да се следи и отразява от счетоводителя
  
• 
  да се следи законосъобразността на разходите
  
• 
  всеки получен приход и извършен разход да бъдат придружени от първичен и вторичен счетоводен документ
  
• 
  финансовите документи да се описват в касова книга
  
• 
  счетоводителят да организира финансовата дейност и вътрешния контрол, да води счетоводството и изготвя счетоводните отчети
  
• 
  периодично да се прави кратък финансов отчет за текущото състояние на проекта
  
• 
  отчетите се изготвят по необподимия формат с приложение на копия от първичните документи
  
• 
  да се прави съдържателен отчет, който проследява хода на проекта, постигнатите резултати и възникналите проблеми, като предлага и решения за преодоляването им.
  
• 
  финансовият и съдържателният отчет да са съпоставими
  

3. 
   Управление на дейностите
   

• 
  да се определи отговорник, който да следи дали работата по проекта се извършва съгласно планирания план
  

• 
  да се създаде организационна система за ефективно взимане на решения
  

• 
  непрекъснато да се следи на хода на проекта
  

• 
  редовно да се правят отчети по проекта
  

4. 
   Връзки с обществеността
   

Информирането на обществеността за хода на проекта е важна задача на организацията – изпълнител.

Разпространяването на информация за проекта широката общественост е важен елемент от управлението и реализацията на проекта. В много случаи това е един от критериите за успех на дадения проект.

Препоръки:

• 
  Изгответе съобщения в пресата
  
• 
  Организирайте пресконференции
  
• 
  Участвайте в предавания на медиите
  
• 
  Бъдете видими
  
• 
  Организирайте публични изяви
  

9. 
   Мониторинг и контрол върху изпълнението на проекта
   

• 
  Мониторингът и контролът е тази част от цялостния план за управление на проекта, която следи за правилното изпълнение на оперативните планове
  
• 
  Те осигуряват на ръководителя инструменти, които определят дали организацията се приближава към планираните цели
  
• 
  Системата информира ръководителя за отклонения от планираните резултати и важността или размера на тези отклонения.
  
• 
  Препоръчва корективни действия и алтернативни курсове на поведение
  
• 
  Контролът е механизъм за привеждане на действителните резултати в съответствие с изготвените планове
  

1. 
   Какво е мониторинг
   

Предназначението на наблюдението е ефикасното и ефективно изпълнение на проекта чрез получаване на обратна връзка към всички управленски равнища.

• 
  Първото ниво е донорът на проекта.
  
• 
  Второто ниво са ръководителите на управлението
  
• 
  Третото ниво са специалистите по планиране и анализ
  
• 
  Четвъртото ниво са оперативните ръководители
  
• 
  Петото ниво са целевите групи и широката общественост
  

1. 
   Цел на мониторинга
   

• 
  да прецени напредъка на даден проект на фона на заявените цели, с помощта на посочените показатели
  
• 
  да посочи източниците на информация относно тези показатели
  
• 
  да гарантира надеждни, уместни и лесно проверими показатели
  
• 
  да подпомага управлението на проекта, като дава възможност да се установят потенциалните пречки за осъществяването му
  
• 
  да предлага стратегии за преодоляването на пречките
  
• 
  обект на наблюдение са всички елементи, които могат да се отразят критически на проекта; ресурси, дейности, резултати, цели, външна среда на проекта
  

2. 
   Основните елементи, които се наблюдават:
   

• 
  времето, количеството и качеството на ресурсите, дейностите и резултатите
  
• 
  бюджета и разходите
  
• 
  себестойността
  
• 
  работата на екипа
  

• 
  промените във външната среда на проекта, които могат да повлияят на изпълнението на проекта или на постигането на неговите цели
  
• 
  използване на резултатите на проекта от страна на целевата група
  

• 
  работния план
  
• 
  стандартите за качество
  
• 
  нормативи за работа (време за извършваме на определена дейност)
  

• 
  контрол по отношение на общия бюджет на проекта
  
• 
  контрол по елементи на бюджета
  
• 
  контрол на себестойността (разходите за единица)
  

Мониторингьт може да бъде дефиниран като описание на събития и условия в границите на определен период от време. Системата съдържа методите и инструментите, с които се измерва, оценява и се предоставя информация на ръководителите за това до каква степен са постигнати поставените цели. След получаване на информацията ръководителят на проекта използва получените данни за налагане на контрол.

Изготвят се доклади, които отговарят на следните изисквания:

• 
  да включват само изискваните данни
  
• 
  да не съдържат излишна информация
  
• 
  да се разглеждат изключенията (отклоненията)
  
• 
  да се идентифицират проблемите
  
• 
  да предлагат решения
  
• 
  да се представят се в необходимия срок.
  

3. 
   Изисквания към системата за мониторинг
   

• 
  информацията да пристига навреме, в подходяща форма и да е насочена към ключовите проблеми
  
• 
  правилно да се определи честотата на наблюдението и характеристиките на наблюдаваните елементи
  
• 
  мониторингът да бъде извършван достатьчно често, за да могат да бъдат коригирани отклоненията от направените планове
  
• 
  да се предвидят финансови средства за осъществяването на мониторинга
  
• 
  системата да бъде икономична и да оправдава средства за нейната поддръжка
  

2. 
   Контрол върху изпълнението на проекта
   

• 
  Смисълът от извършването на мониторинг е да се оказва контрол върху изпълнението на проекта.
  
• 
  Управленският контрол използва събраната информацията от извършеното до момента за разработване на необходимите бъдещи действия.
  
• 
  Контролът трябва да бъде извършван на ранен етап - всяко отклонение трябва да бъде набелязвано и докладвано на ръководителя възможно най-бързо.
  
• 
  Отклоненията трябва да бъдат идентифицирани достатъчно рано, за да могат да бъдат предприети корективни действия преди изпълнението на проектните цели да е пострадало сериозно.
  

1. 
   Контрол върху разходите
   

Всяка организация разработва своя система за контрол на разходите в зависимост от своите специфични дейности.

• 
  Отчетната информация да отразява действителнитите разходи, съпоставени с планираните
  
• 
  Отчетната информация да бъде навременна и да бъде предоставяна в такива периоди, които ще позволяват на ръководството да взима решения при възникнали проблеми
  
• 
  Набирането на информацията и отчитането на разходите да не се превръща в пречка при изпълнението на проекта.
  
• 
  Отчетът за състоянието на разходите се разработва в зависимост от счетоводната практика на организацията и от изискванията на донора към формата на отчета.
  

2. 
   Контрол върху качеството
   

• 
  Осигуряването на качеството е процес на установяване на стандарти за изпълнение на проекта, измерване и оценка на изпълнението на тези стандарти, изготвянето на отчети и предприемане на корективни действия, когато има отклонения от стандартите.
  
• 
  Контролът върху качеството е механизъм , който е свързан с наблюдение, тестване, набиране и анализ на необходимата за целта информация.
  
• 
  Всяка организация сама разработва система за контрол.
  
• 
  Планирането на система изисква да се дефинират критерии, на които да отговарят постигнатите резултати и начините за съпоставянето им с планираните.
  

3. 
   Система за мониторинг и контрол
   

• 
  да бъде разбираема за хората, които ще я използват
  
• 
  да е свързана с цялостната организация
  
• 
  да съобщава за отклоненията от плана през определени интервали от време, така че да бъде възможно предприемането на корективни действия преди последиците да са станали сериозни
  
• 
  да бъде достатъчно гъвкава, за да е в крак с промените в организационната среда
  
• 
  да посочва характера на корективните действия, които да върнат проекта обратно към плана
  
• 
  да бъде езиково и визуално добре
  
• 
  да бъде разработена с активното участие на всички хора и групи, включени в проекта.
  

10. 
    Отчитане и оценка на изпълнението на проекта
    

1. 
   Изисквания към отчета на проекта
   

• 
  предоставя на донора информация за средата и факторите, влияещи върху определени социални процеси; обратна връзка за постигнатите цели и ефективността на определен тип проекти
  
• 
  донорите изграждат своята политика за финансиране на определени типове проекти
  
• 
  предоставят на донора информация за капацитета, който трябва да притежават организациите за успешно реализиране на проект
  
• 
  мотивират донорската политика при избора на подкрепяни организации
  
• 
  създават прозрачност пред обществото за дейността
  
• 
  организацията изгражда своя имидж пред донори и програми за привличане на следващи финансирания
  

2. 
   Съдържание на отчета
   

• 
  Кратка обща информация за проекта
  
• 
  Период на осъществяване
  
• 
  Оказана подкрепа — донори, партньори
  
• 
  Обхват на проекта — географски, целева група и т.н.
  
• 
  Информация за екипа
  
• 
  Описание на осъществените дейности
  
• 
  Трудности, които са преодолени и по какъв начин
  
• 
  Оценка на постигнатите резултати
  
• 
  Оценка на настъпилите промени в капацитета на организацията
  
• 
  Препоръки относно осъществяването на подобни проекти
  
• 
  Приложения
  

3. 
   Финансов отчет
   

• 
  гарантира пред донора целесъобразното разходване на проектните средства
  
• 
  създава прозрачност пред обществото
  
• 
  следи балансирането на получените средства и извършените разходи по проекта
  
• 
  предупреждава за потенциална опасност от преразход или неусвояване на средства
  
• 
  финансовите данни да бъдат отразени в счетоводството
  
• 
  документооборота да позволява съпоставяне на първичната документация по проекта с финансовия отчет
  
• 
  завеждане на първичната документация в отделни регистри с оглед лесна проверка
  
• 
  всеки документ да бъде датиран и всеки месец да има отделно досие
  
• 
  финансовите отчети да съответстват по формат на бюджета
  
• 
  документацията да се води по категории
  
• 
  квитанциите и фактурите за всяко плащане да се пазят няколко години след приключването на проекта
  
• 
  отчетите да се изготвят в предварително указаните от донорите срокове
  
• 
  във финансовия отчет трябва да е указана валутата, в която се представят разходите и периодът, за който те се отнасят
  
• 
  финансовият отчет трябва да съдържа информация за останалите неизразходвани средства по проекта
  
• 
  донорската организация предоставя предварително подготвен финансов формуляр
  

4. 
   Стратегия за “излизане” от проекта
   

• 
  ако проектът се нуждае от средства, за да продължи да съществува, потърсете нови донори и партньори
  
• 
  погрижете се за документацията и финансите
  
• 
  предоставете отчетен доклад на всички заинтересовани
  
• 
  ако сте открили банкова сметка по проекта, закрийте я
  
• 
  преценете дали да не запазите работната група и да помислите за други проекти
  
• 
  уведомете хората и организациите, които са ви финансирали, че работата е приключила успешно и им благодарете
  
• 
  изгответе материали за публикуване
  

• 
  организирайте тържество и поканете всички, които са участвали в проекта
  

5. 
   ПРОДЪЛЖЕНИЕ НА ЧАСТ 2 – ОЦЕНКА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО, ОЦЕНКА НА ВЪЗДЕЙСТВИЕТО
   

5. 
   Оценка на изпълнението
   

1. 
   Видове оценки според етапа на реализация на проекта
   

• 
  Текуща оценка
  
• 
  Крайна оценка
  
• 
  Последващата оценка
  

• 
  Използваме ли ефективно своите ресурси (време, пари, оборудване, персонал)?
  
• 
  Ако сме изостанали от разписанието със сроковете или сме надвишили бюджета, защо се е случило това?
  
• 
  Това ли са резултатите, които очаквахме да постигнем досега?
  
• 
  Коя част проработи най-добре и защо?
  
• 
  Какво мислят другите (особено местната общественост) за това, което сме постигнали досега?
  
• 
  Промени ли се нашата методология по време на проекта и ако се е променила, защо?
  
• 
  Ще бъде ли трайна ползата от проекта?
  
• 
  Как можем да подобрим постигнатото?
  

2. 
   Оценка на ефективността и икономичността
   

Тази оценка определя дали изпълнението на проекта включва придобиването, съхраняването и използването на ресурсите по един икономичен и ефективен начин и причините за неефективността или неикономичността.

• 
  е придобила правилния вид, качество и размер ресурси на добра цена
  
• 
  добре е съхранявала и поддържала ресурсите си
  
• 
  избягнала е дублиране в работата на служителите, както и задачи, които са били безсмислени
  
• 
  избягвала е бездействие или раздуване на щата
  
• 
  използвала е ефективни оперативни процедури
  
• 
  използвала е оптимален размер ресурси при изпълнение на проекта в срок
  
• 
  е използвала правилни процедури по възлагане и договориране
  
• 
  изградила е добра система за управленски контрол за измерване, отчитане, наблюдение на икономичността и ефективността на проекта
  
• 
  ползвала е измерители на ефективността и икономичността, които са надеждни и валидни
  

При ползването на донорски средства от публични фондове основен критерий е спазването на нормативните изисквания за организиране на обществени поръчки при доставките на стоки и услуги за нуждите на проекта.

3. 
   Оценка на въздействието
   

Тази оценка определя доколко поставените специфични цели са изпълнени и действителното въздействие и резултат от проекта.

• 
  дали главните и специфични цели на проекта са били правилно определени
  
• 
  до каква степен са постигнати специфичните цели на проекта
  
• 
  какви постижения са достигнати в резултат на изпълнението на проекта
  
• 
  кои са факторите, които пречат на доброто изпълнение
  
• 
  дали ръководството е разгледало такива алтернативи, при които резултатите биха се достигнали на по-ниска цена
  
• 
  дали резултатите от проекта допълват, дублират, припокриват или противоречат на други резултати
  
• 
  начини за по-доброто изпълнение на проекта
  
• 
  дали управленските системи за измерване, мониторинг и контрол и отчетност по проекта са удачни
  
• 
  дали измерителите за изпълнението са достоверни и надеждни
  
• 
  екипът да осигури наличието на надеждни данни за анализ на оценката на изпълнението
  
• 
  донорът трябва да разбере дали усилията по изпълнението на проекта са ефективни
  
• 
  анализът на оценката на изпълнението на проекта служи за база за разработване на следващи проекти.
  

6. 
   УПРАЖНЕНИЯ ЧАСТ 2 И ОБОБЩЕНИЕ
   

Отделено е специално внимание на потенциалните източници на финансиране на проекти, на възможностите (каналите) за набиране на пълноценна, достоверна и навременна информация за и от тях.

Обучаемите се запознават с процеса по изготвяне на предложението за проект, като са създадени условия за формирането на умения за работа с типизирани формуляри (апликационни форми).

Предложена е информация за начините и критериите на оценка на проекта и последващия подбор на проекти, защото познаването и отчитането им при изготвянето на проектното предложение създава по-добри шансове за краен успех.

Подробно се разглеждат етапите на изпълнение на проекта и функциите на проектния мениджмънт.

Най-общо са представени дейностите по мониторинг и контрол при изпълнение на проектните дейности. Положителното отчитане и приключване на проекта са зависими от резултатите на осъществения текущ и краен мониторинг и контрол.

В края са предложени упражнения за затвърждаване на придобитите знания и умения с уроците в Част 2.

УПРАЖНЕНИЕ 6
Посочете с „да” или „не” вярното твърдение

1. 
   Възложителят договаря с ръководителя на проекта проектните цели и стратегии
   

2. 
   Идентифицирането, изготвянето и изпълнението на проекта са част от неговия жизнен цикъл
   

3. 
   Проектите за развитие са бизнес проекти
   

4. 
   Основен източник на информация при идентифицирането на проблемите са проучванията на фирменото разузнаване
   

5. 
   Срокът за реализация на проекта трябва да съответства на количеството и характера на проектните дейности и наличните ресурси за изпълнението им
   

1. 
   В бюджета се посочва приблизителна сума на необходимите разходи
   

2. 
   Бюджетите могат да бъдат разграничени на следните видове: по дейности, по видове разходи, по източници на финансиране
   

3. 
   Бюджетиране по институционален признак се използва при големи международни проекти
   

4. 
   При наличието на строителни дейности в един проект се изготвя и прилага и технически проект
   

5. 
   При изготвянето на бизнес план не се предоставят никакви данни за фирмата, а само за планираните дейности
   

б) влаганите в проекта собствени средства не се включват в бюджета на проекта

г) вътрешните рискове пред реализацията на проект включват институционалната среда и политическия риск

1. 
   Елемент на типизирания формуляр (апликационна форма) е наименованието на ............................................. организация.
   

2. 
   ................................... на проекта е процес на критичен анализ на изготвения проект по отношение на неговата полезност, приемливост на поставените цели и предвидените дейности, логичност, изпълнимост и потенциална ефективност.
   

3. 
   Рискове, които не са големи и не застрашават в значителна степен изпълнението на проекта, се определят като ................................................. рискове.
   

4. 
   Управлението на проекта осигурява .................................. между структурите на екипа и йерархията.
   

5. 
   ........................................ представлява остойностен финансов план на ресурсите на проекта, необходими за осъществяването на проектните дейности.
   

7. 
   ЗАКЛЮЧИТЕЛНА ЧАСТ – ДИСКУСИЯ И КОМЕНТАРИ, ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ ПРАКТИЧЕСКИ СЪВЕТИ ОТ ЛЕКТОРА;