Процедури за изпълнение на стратегията

5.2 Процедури за изпълнение на стратегията

Тези процедури уреждат пътят и правилата за прилагане на Стратегията за местно развитие (СМР), включително условията и реда за кандидатстване, оценка и одобрение на заявления, мониторинг и проверки на място, подкрепата и информирането на получателите на помощта (бенефициентите по мерките от стратегията), както и докладването до УО и РА.

СМР е разработена за период до края на 2013 г.

МИГ Костенец 2010 организира минимум 2 обяви за прием на заявления за подпомагане по СМР в периода 2011 – 2013 г. Не се предвижда сключване на договори за предоставяне на финансова помощ за проекти по СМР след 2013 г. Предвиденият краен срок за изпълнение и отчитане на проекти по СМР е не по-късно от 30 юни 2015 г. Предвиденият краен срок за изпълнение и отчитане на дейности за управление на МИГ Костенец 2010, придобиване на умения и постигане на обществена активност на територията на МИГ Костанец 2010 е не по-късно от 30 септември 2015 година.

Обявите за заявления обхващат две или повече мерки от СМР и са с фиксирана максимална сума за усвояване спрямо годишното разпределение на бюджета на СМР.

Информиране, консултиране и подпомагане на подготовката на проекти на потенциалните кандидати

При стартиране отварянето на мярка/и от стратегията за местно развитие, дейностите започват с разработване на пакета документи за кандидастване към стратегията и график за изпълнението. Пакета документи се одобряват от УС на МИГ.

Графикът се изработва от експерта по местна стратегия за развитие и се одобрява от изпълнителния директор на МИГ- а.

План график за управление и изпълнение се разработва от експерта по стратегията със съдействието на други членове на екипа (в зависимост от натоварването). В него се определят срокове за обявяване на мярката за финансиране и консултации, заседания на Комисията по избор на проекти и оценката на проектите, обявяване на резултати, др.;

Отделно екипът на МИГ-а разработва основните документи за стартиране и последващото изпълнение на мярката. А те са:

• 
  Насоки за кандидастване, включващи условия за кандидастване по отворена мярка от стратегията; ограничения; варианти за получаване на проектопредложения: по поща (краен срок за получаване), на място в офиса на МИГ; публикуване в Интернет страницата на МИГ; изрично определяне на времето и мястото за предоставяне на консултации, информация за обявяване на резултатите (как, къде, кога).
  
• 
  Формуляр/заявление за кандидатстване – за всяка отделна мярка, заложена в СМР ще бъде изготвен формуляр/заявление за кандидатстване. Във формуляра/заявлението, потенциалните бенефициенти описват целта на проекта, с който кандидатстват, описание на дейностите, очакваните резултати от проекта. Към формуляра за кандидастване, кандидатите по частните мерки в стратегията ще приложат и бизнес план. Формулярите по отделните мерки ще бъдат съобразени с очакваните насоки за изготвянето им от УО на ПРСР.
  
• 
  Договори за финансиране на бенефициенти. Изготвят се проекто договори за финансиране на бенефициентите по отворената мярка (напр. с НПО, с общини идр.)
  

След изработване на пакета с документи за кандидатстване, екипът на МИГ-а организира и провежда информационна кампания сред потенциалните кандидати с проекти към стратегията. Информационната кампания съдържа три основни елемента: осигуряване на информация за приемането на заявления за кандидатстване, консултиране на потенциални бенефициенти и подпомагане подготовката на проекти. Информационната кампания по всички мерки ще продължи през цялото време от реализацията на стратегията, и ще бъде по-активна в периодите на отворени мерки за кандидатстване.

Екипът на МИГ-а ще провежда информационни дни за популяризиране на стратегията и мерките за нейното изпълнение, както и обучителни семинари за разясняване на процедурите за кандидатстване и формулярите. Програмата за информационните дни и обученията се изготвя от експерта по местна стратегия за развитие. Логистично информационните дни и обученията се организират от техническия сътрудник. План-графиците за информационните дни и обученията се съгласуват с изпълнителния директор.

Консултации ще се предоставят непрекъснато в офиса на МИГ-а, според предварително обявен график или предварителна уговорка с екипа на МИГ. Въпроси относно мерките в стратегията за местно развитие и условията за кандидатстване ще се приемат по телефона, на място в офисите и писмено (обикновена и електронна поща). Срещи с потенциални бенефициенти ще се осъществяват по предварителна уговорка за ден и час. Консултациите ще се предоставят от експертите по местна стратегия за развитие и счетоводителя на МИГ-а (по финансовата част). При необходимост консултации ще се предоставят и от изпълнителния директор.

Подпомагане на подготовката на проекти – при обявена процедура за подбор на проекти по мерки от стратегията (минимум две процедури ще бъдат обявени до края на 2013 г.), екипът на МИГ-а ще подпомага потенциалните бенефициенти по мерките при подготовката на проектните предложения. Консултациите по подготовка на проектите ще продължават минимум един месец преди крайния срок за подаване на проектите. Консултациите ще се предоставят от екипа на МИГ-а в офиса на МИГ-а или на специално организирани за целта среща с бенефициенти.

МИГ Костенец 2010 има задължението да поддържа актуална информация на интернет сайта си за отворените процедури за кандидатстване, документи за кандидатстване и начина на предоставяне на консултации.

Подготвяне и публикуване на покана за кандидатстване с проекти на територията на МИГ

След одобряване на СМР и стартиране на дейността на МИГ – Костенец ще бъдат подготвени и отворени за кандидастване мерките заложени в стратегията. Мерките от стратегията ще бъдат отворени в минимум две процедури, индикативно те ще бъдат както следва:

Октомври 2012 г. – мерки 311, 312, 123

Ноември 2012 г.- мерки 321, 322, 226

Февруари 2013 г. – всички мерки

Март 2013 г. – всички мерки

Април 2013 г. – всички мерки, по които има останал финансов ресурс

При стартиране на процедура за проекти, екипът на МИГ-а изготвя и публикува обява/покана за кандидастване към потенциалните бенефициенти.

• 
  Обява за стартиране на процедура по мярка/мерки от стратегията за местно развитие – текста на обявата се изготвя от експерта по местна стратегия и след одобряването от изпълнителния директор, административния сътрудник я подготвя в различни формати и предава за публикуване. Форматите, в които се разработва поканата могат да бъдат – обява в бюлетина на МИГ-а, обява на интернет страницата на МИГ-а, интернет страницата на община Костенец, други печатни издания и медии, плакати, писма и покани. Обявата за отваряне на мерки от стратегията се публикува поне един месец преди крайната дата за събиране на заявления от бенефициентите. Обявата задължително се публикува на интернет страницата на МИГ-а, на интернет страницата на общината, на видно място на табло в общината, информационните табла в кметствата и в поне една местна медия. Обявата съдържа информация за името на мярката/ите, крайния срок за подаване на заявление и информация за мястото, където могат да се получат подробности за кандидатстване, както и цялата необходима документация за подготовка на проектните предложения.
  

• 
  Приемане и регистриране на заявления за кандидатстване
  

За всяка от поканите за кандидатстване започването и приключването на приема на заявления за кандидатстване се определят със заповед на изпълнителния директор на МИГ. Информация за започване на приема по съответната отворена процедура за прием на проекти, заедно с покана към потенциалните бенефициенти, се публикуват най-малко 15 календарни дни преди започването на приема на заявления на местата, посочени в процедура 1.

При взимане на решение за спиране на приема на заявления по съответната процедура съобщението се публикува най-малко 7 календарни дни преди спирането на приема на електронната страница на МИГ -а и на общодостъпно място в общината и кметствата.

Проектите се приемат на място в офиса на МИГ Костенец 2010 или изпратени по пощата. При получаване на проекта в офиса на МИГ-а техническият сътрудник дава входящ номер на приносителя или го изпраща по електронна поща на подателя или го съобщава на посочен от подателя телефонен номер. Входящият номер се отбелязва върху плика на проекта, заедно с датата и часа на приемането на проекта. Отделно административния сътрудник вписва входящия номер, името на приносителя и часа на подаване в хартиен регистър. Вносителят на проекта се подписва, че е предал проекта в посочения в регистъра час. В случаите, когато проекта пристига по пощата се подписва пощенския служител. Входящите номера на проектите се въвеждат в създадения за целта електронен регистър. Регистърът се поддържа от административния сътрудник на МИГ-а.

Базата данни се създава и поддържа от административния сътрудник. Тя съдържа следните графи: входящ номер на проекта, наименования на проекта, наименование на бенефициента, мярката по която се кандидатства, продължителност на проекта в месеци, оценка на административно съответствие, оценка от комисията за избор на проекти, данни от сключения договор за финансиране/причини за отпадане на проекта.

След приключване приема на проекти от съответната процедура, изпълнителният директор разпределя, на случаен принцип, постъпилите проекти сред членовете на екипа на МИГ за проверка на административното съответствие. Проверката по административното съответствие се извършва чрез попълване на предварително подготвен чек лист, чрез който се установява наличие/липса на изискуемите документи и обстоятелства. Всеки член на екипа на МИГ, който проверява проекти, попълва отделен чек лист за всеки проект. В случаите, в които проверката установява липса или непълнота на изискуемите документи, това се записва в чеклиста. Проверката на проектите по административно съответствие се извършва в рамките на 5 работни дни. Резултатите от оценката по административно съответствие се обобщават от административния сътрудник в протокол, който се представя на изпълнителния директор. За подадените проектни предложения, при които са установени липси на документи, се изготвят писма, в които се указва какви документи следва да бъдат предоставени. Срокът за предоставяне на документите е 7 работни дни от получаване на писмото. В случай, че кандидатите не предоставят документите в посочения срок, проектите отпадат от понататъшна оценка и класиране. Само проекти преминали през етапа на административна оценка, могат да бъдат оценявани и класирани в Комисията за избор на проекти.

Оценката за допустимост се осъществява в Комисията за избор на проекти. Комисията за избор на проекти се състои членовете на УС на МИГ Костенец 2010 и до трима външни експерти. Външните експерти се канят от изпълнителния директор на МИГ-а, в зависимост от мерките, по които се събират проекти. Външните експерти са без право на глас в крайното класиране, те могат да дават само експертни мнения по отделните проекти.

Всички преминали на административно съответствие проекти се изпращат до всеки член на Комисията за избор на проекти и съответните външни експерти. Всеки член на комисията преглежда постъпилите проекти и оценява (с да/не) всеки от тях по таблицата за допустимост към всяка една от мерките в стратегията. Оценката се извършва преди датата за заседание на Комисията. Времето за оценка по допустимост е 10 работни дни от получаване на проектните предложения от членовете на Комисията за избор на проекти. Ако един проект получи „не” по една от точките в таблицата за допустимост, той се отстравяна от понататъшно класиране.

Проектите преминали през оценката на допустимост се оценяват от Комисията за избор на проекти според таблица „критерий за избор на проекти” (вж. по-долу) и се подреждат по получен брой точки. Външните експерти дават своето мнение по всеки един от проектите, без право на глас в крайното гласуване. Подреждането на проектите за финансиране става с консенсус от Комисията за избор на проекти. Според бюджета на постъпилите проекти и според бюджета за съответната мярка в процедурата за финансиране се получава финалния списък с проектите за финансиране.

Заседание на Комисията за избор на проекти се насрочва от Изпълнителния директор до 20 работни дни след приключване на административната оценка. В срок от минимум 10 работни дни преди датата на заседанието, всеки член на Комисията за избор на проекти, получава в електронен вид постъпилити проекти предложения, заедно с таблиците за оценка на допустимост и критериите за избор на проекти по съответните мерки. Комисията за избор на проекти се състои от членовете на управителния съвет на МИГ и трима външни експерти, без право на глас, според естеството на мерките, по които са постъпили проектни предложения. Оценката на проектите се правят от членовете на Комисията за избор на проекти преди датата на заседанието. В деня на заседанието, преди започване на работата, всеки член на Комисията за избор на проекти подсписва декларация за поверителност, безпристрастност и липса на конфликт на интереси. В случаите, когато член на Комисията установи, че е налице конфликт на интереси, той подава писмо до МИГ за самоотвод, като неговото място в комисията се заема от нов член, определен с решение на УС на МИГ, измежду членовете на общото събрание на МИГ. Решенията на Комисията за избор на проекти се взимат с консенсус.

По време на заседанието техническият сътрудник води подробен протокол.

Предложените от Комисията за избор на проекти за финансиране бенефициенти се посещават на място за проверка на декларираните в проектите обстоятелства. Посещенията се извършват от екипа на МИГ, като при необходимост се наемат и външни експерти. В случай, че се установи липса на декларираните в проекта обстоятелства се изготвя протокол и проекта отпада от класирането са финансиране.

След изготвяне на финален списък за финансиране на проекти от Комисията за избор на проекти, и след проверка на място от екипа на МИГ, в тридневен срок списъкът с финансирани проекти, придружен с кратки резюмета за всеки проект, се изпраща за съгласуване и одобрение до УО на програмата и РА.

След получаване на одобрение на списъка за финансиране на проектите, от страна на РА, експерта по местна стратегия за развитие подготвя писма до кандидатите с решението на Комисията за избор на проекти. Одобрените кандидати се поканват в офиса на МИГ за сключване на договор. Сключването на договорите става в двуседмичен срок след изпращане на писмата до кандидатите. В случаите, когато проекта е отхвърлен, в писмото се посочват и мотивите за отхвърляне на проекта.

Сключването на договорите за финансиране се осъществява в рамките на две седмици след изпращане на писмата до кандидатите. Договорите се подготвят от административния сътрудник, като за целта той събира необходимите данни от бенефициентите. Одобрените за финансиране проекти се оповестяват публично. Информацията се публикува в рамките на 2 дни след подписване на договорите с бенефициентите. Списъците с всички финансирани проекти се публикуват в сайта на МИГ-а и другите информационни канали, разписани в процедурата за обявяване на поканата за прием на проекти.

МИГ-Костенец 2010 наблюдава и контролира качеството на изпълнението на проектите, финансирани по СМР. Координацията и разпределението на задачите се осъществява от изпълнителния директор.

• 
  За нуждите на мониторинга експертът местна стратегия за развитие разработва отчетни форми за технически и финансови отчети, и чеклист за проверка на приложените изискуеми документи.
  
• 
  Бенефициентите на СМР изготвят отчети на определен период определен в сключените договори.
  
• 
  За всеки от финансираните проекти отговаря един член на екипа на МИГ и счетоводителя на МИГ-а. Той/тя води досиета с отчетите на бенефициентите и протоколите от проверки. Разпределението на проектите за мониторинг става от изпълнителния директор на МИГ-а.
  
• 
  Всеки един от проектите се посещава на място поне веднъж преди приключването му. За целта бенефициентите се информират поне 3 работни дни по-рано.
  
• 
  Офисът на МИГ подпомага представителите на РА и/или УО при организацията и провеждането на проверки за одобряване на ефективността на разходите и потвърждение на междинните/финалните плащания по проектите, подкрепени в рамките на стратегията за развитие.
  
• 
  Регулярно акумулиране в единна база данни „движението” и статуса на всеки един проект – система за монититоринг. През целия период на реализация на стратегията за местно развитие Електронната база данни (Система за мониторинг) се създава, актуализира и генерира от екипа на МИГ на база на постъпилата информация и движение по всеки един от проектите. Мониторинговата система следва да отразява както финансовия поток по проекта, така и етапа от реализацията и постигнатите резултати спрямо предварителните критерии (финансово и програмно наблюдение). Електронната база данни се поддържа от техническия сътрудник, след подадена информация от експерта по местна стратегия за развитие и счетоводителя. Достъп до системата за мониторинг имат както екипът на МИГ-а, така и членовете на УС на МИГ.
  
• 
  Информиране на УС на МИГ относно прогреса и реализацията на проектите. По време на редовните заседания на УС на МИГ, минимум два пъти годишно екипът на МИГ Костенец 2010, на базата на информацията от Мониторинговата система, разработва общ доклад за състоянието и напредъка по реализацията на проектите от стратегията. Изпълнителният директор на МИГ представя информацията пред УС на МИГ.
  
• 
  Информиране на Общото събрание на МИГ относно прогреса и реализацията на проектите. Екипът на МИГ, заедно с Контролния съвет, на базата на информацията от системата за мониторинг, разработва общ доклад за състоянието и напредъка по реализацията на проектите от стратегията, който се представя на редовните заседания на Общото събрание на МИГ. Председателят на МИГ представя информацията пред Общото събрание на МИГ.
  
• 
  Обобщаване и събиране на добри практики и научени уроци от процеса на реализация на проектите. Офисът на МИГ изготвя кратки резюмета, добрите практики, поуки и опита от реализацията на проектите от стратегията. Към тази информация е включена и контактна информация с организацията/институцията, реализирала проекта. Информацията се публикува в информационните канали на МИГ. Събраната информация за успешни проекти и инициативи се оформя в онлайн база данни в сайта на МИГ.
  

Всеки проект, финансиран в рамките на стратегията за местно развитие, ще бъде посетен поне по един път на място преди неговото приключване. За посещението бенефициентът ще бъде уведомен най-малко три дни преди определената дата, писмено или по телефона. В зависимост от спецификата на проекта посещението на място ще се извършва от член на екипа на МИГ-а и външен експерт (при необходимост). По време на посещението ще се изготви протокол за посещението и констатираните резултати от проверката на място, който се подписва от двете страни.

• 
  Приемане, преглед и препращане на исканията за плащания на бенефициентите към разплащателната агенция. Времевата рамка на тази дейност ще се предопределя от сроковете и процедурите на УО на ПРСР за подаване на искания за плащания от страна на бенефициентите, и съгласно посочените в техните договори времеви рамки и брой отчитания.
  
• 
  МИГ приема в офиса исканията за плащания от страна на бенефициентите по проектите, съгласно съществуващите указания и формуляри за плащания на РА.
  
• 
  МИГ извършва преглед на исканията за плащания и прилежащата документация на всеки бенефициент и в случай на необходимост – предлага промяна/допълване/ корекции в исканията. Ако исканията на бенефициентите отговарят на изискванията на РА, МИГ препраща исканията към РА.
  
• 
  МИГ допълва електронния регистър на проектите, който се превръща в част от мониторингова система на МИГ, като добавя графи за отразяване статуса на всеки проект, етапа от неговата реализация, осъществени плащания, движение на финансовите потоци, прогрес на реализация на проектите, трудности в процеса на реализация, приключване на проекта, отчитане на проекта и т.н.
  

Изпълнителният директор на МИГ-а наблюдава и контролира качеството на изпълнението на СМР, като извършва мониторинг с помощта на финансови индикатори, изходни индикатори и индикатори за резултат, а там, където е възможно, следи и индикатори за въздействие. МИГ Костенец 2010 ще проследява следните финансови индикатори: брой и стойност на подадените заявления и разпределението им по мерките на СМР, брой и стойност на одобрените заявления и разпределението им по мерките на СМР, брой и стойност на сключените договори и разпределението им по мерките на СМР, брой и стойност на подадените искания за плащане, брой и стойност на успешно приключилите проекти. МИГ Костенец 2010 създава и поддържа база данни – Система за мониторинг - за регистриране на заявланията за кандидатстване, резултатите от оценката на подадените заявление, сключените договори и свързаните с тях авансови, междинни и окончателни плащания. Информацията за изброените по-горе индикатори ще се извлича от базата данни – Системата за мониторинг, която ще дава възможности за поддържане както на отделни профили за всеки конкретен проект, така и за извличане на агрегирана информация по отделните мерки и по цялата СМР. Системата за мониторинг ще позволява и регистриране на направените посещения на място, както и въвеждане на кратка информация за резултатите от посещението.

МИГ изготвя годишен доклад за отчитане на изпълнението на СМР и до 31 януари на следващата календарна година го представя на УО на ПРСР. Докладът се изготвя от експерта по местна стратегия за развитие и се одобрява от изпълнителния директор.

МИГ изготвя и други доклади и справки за изпълнението на СМР, изискани от УО на ПРСР.

МИГ своевременно информира УО на ПРСР за проблеми, възникнали при изпълнението на СМР.

Информиране на УО за проблеми при изпълнението на стратегията

При констатиране на нередности при изпълнение на проектите и съмнение за измама с европейски средства, експерта отговарящ за проекта информира изпълнителния директор, който от своя страна изпраща писмено становище до УО на програмата. Според официалния отговор от страна на УО, се предприемат необходимите мерки за отстраняване на проблемите или спиране на проекта.