РАЗДЕЛ Ц: КОНТРОЛЕН СПИСЪК ЗА ТОЧКАТА(ИТЕ) ЗА КОНТАКТ

РАЗДЕЛ Ц: КОНТРОЛЕН СПИСЪК ЗА ТОЧКАТА(ИТЕ) ЗА КОНТАКТ

Като помощно средство е предоставен следният контролен списък за подпомагане на вътрешната проверка за съответствие и въвеждането на правилни процедури във фирмите. Препоръчва се точката за контакт за извърши оценка на програмите за вътрешно съответствие най-малко един път годишно. Не всички въпроси, изброени по-долу ще са приложими в конкретните предприятия.

1. 
   Ангажименти за съответствие
   

• 
  Подписал ли е изпълнителният директор на фирмата Ви Ангажимента за отговорно полагане на грижи^®
  

• 
  Наясно ли са директорите на Вашата фирма със законовите си отговорности при привеждане в съответствие на контрола по сигурността върху химикалите?
  

2. 
   Контрол на инвентара
   

• 
  Кои химикали са включени в международни конвенции и национални изисквания за контрол?
  
• 
  Въведени ли са съответните изисквания за всяка контролна мярка?
  
• 
  Въведена ли е контролна матрица за всеки контролиран химикал?
  
• 
  Персоналът поддържа ли актуален списък на веществата — прекурсори на взривни вещества?
  

3. 
   Повишаване на осведомеността
   

• 
  Въведена ли е отчетност на управлението на програмите за вътрешно съответствие, напр. това отразено ли е в актуалната органиграма на фирмата, ясно определено ли е делегирането на отговорностите?
  
• 
  Предоставяно ли е обучение и повишавана ли е осведомеността на служители и клиенти до ниво на постигане и поддържане на високи стандарти и развиване на умения и знания, необходими за изпълнение на задълженията във връзка с контролираните химикали? (вж. Раздел 5 по-долу относно обхвата на обучението)
  
• 
  В оценката на персонала въведени ли са цели на вътрешното съответствие?
  
• 
  Съществуват ли писмени политики, планове, програми и процедури за постигане на непрекъснато подобрение на режима на вътрешно съответствие на контролираните химикали?
  
• 
  Изготвени ли са разпоредби за гарантиране на определянето и разпространението на законодателните норми и изисквания, приложими за контролираните химикали?
  
• 
  Има ли стремеж от страна на фирмата за ефективност над законовото съответствие?
  
• 
  Предоставено ли е на служителите, които изпълняват контролни функции, необходимото встъпително обучение и периодични опреснителни курсове?
  
• 
  Имат ли достъп персонала и клиентите до:
  
  • 
    Настоящото споразумение?
    
  • 
    Интернет страници, съдържащи нормативни актове?
    
  • 
    Съответните длъжностни лица?
    

4. 
   Управление на информацията
   

• 
  Как фирмата е в течение на изискванията във връзка с контролираните вещества?
  
• 
  Осигурява ли фирмата определяне и разпространение на всички приложими политики, законодателни норми и насоки относно съответните мерки за контрол?
  
• 
  Поддържа ли фирмата референтен списък с източници на информация и контакти и разпространени ли са промените/актуализациите до съответните служители?
  
• 
  Предоставя ли фирмата ресурси (напр. достъп до документация) относно контролираните химикали за точките за контакти?
  

5. 
   Обучение на персонала
   

• 
  Определила ли е фирмата уменията и знанията, необходими за изпълнение на програмите за вътрешно съответствие на контрола на продажбите на прекурсори на взривни вещества?
  
• 
  Въведени ли са подходящи обучителни програми, които предоставят знания и умения, необходими на отговорните ръководители и други съответни служители?
  
• 
  Провежда ли фирмата встъпителни кампании за повишаване на осведомеността и последващи опреснителни курсове и обучителни програми за служителите на всички нива с цел постигане на максимално високи равнища на опит и развитие на умения и знания, необходими за изпълнение на отговорностите по съответствието? Разширила ли е фирмата ангажиментите си освен към служителите и към други лица, когато това е уместно, като например разпространители и превозвачи?
  
• 
  Получават ли съответните служители ежегодно (или по-често, ако се налага) обща актуализация на общите разпоредби на политиките на фирмата във връзка с поддържането на контрола върху продажбите?
  

6. 
   Информация за клиентите
   

• 
  Събирана ли е, оценявана и прилагана следната основна информация за клиентите при продажби на прекурсори на взривни вещества:
  
• 
  От надежден източник ли е получена съответната информация относно надеждността на клиента, местоположението и дейността му?
  

• 
  Установени ли са крайният потребител и крайната употреба на химикала?
  
• 
  Установила ли е фирмата наличието на национални или международни ограничения или забрани за търговия с потенциалния клиент или краен потребител и дали той не фигурира в различните списъци на рисковите образувания, публикувани от правителствени агенции?
  
• 
  Знаят ли кои вещества са прекурсори на взривни вещества спедиторите, превозвачите, представителите, брокерите и дистрибуторите на фирмата? Притежават ли те копия от Указанията и/или съответни национални ръководства?
  
• 
  Кой носи отговорност, че маршрута и начина на превозване няма да доведат до отклонение или забранена употреба?
  
• 
  Уведомява ли рано отдела по продажбите клиентите относно нуждата от информация за крайното потребление, напр. при изготвяне на офертата?
  

• 
  Наличен ли е в отдела по продажбите Списък с препоръчителните въпроси към клиентите (вж. Раздел В) и информирани ли са служителите от отделите по маркетинг, продажби, обработка на поръчки и възлагане на обществени поръчки относно тези въпроси, така че да могат да изпълнят задълженията си за възпиране на съмнителни сделки? Знаят ли как да процедират в случай, че имат подозрения, напр. да уведомят съответните органи по сигурността.
  

7. 
   Водене на документация
   

• 
  Поддържат ли се проследяеми регистри на дейности и стоки за период от най-малко 4 години, така че да могат да бъдат проверявани запитвания относно дейности или стоки, които подлежат на контрол и поддържа ли се подходяща одитна следа?
  
• 
  Въвела ли е фирмата политика за поддържане и съхранение на архиви, които се отнасят за минимален период от време, през който следва да се съхраняват, начина на безопасно съхранение, както и мястото, където се съхраняват архивите?
  
• 
  Редовно ли се извършва преглед на системата за обработване на архивите с цел гарантиране на логическа последователност за документирате на контролираните дейности?
  
• 
  Лесно достъпни ли са архивите?
  
• 
  Заедно ли се архивират всички свързани документи или са достъпни чрез общи папки?
  

8. 
   Достъп до обектите
   

• 
  Извършват ли се проверки на лица/фирми, които посещават или се обучават в обекти на фирмата?
  
• 
  Води ли се регистър на посетителите (чуждестранни и местни/вътрешни) в обектите на фирмата, където се произвеждат и съхраняват прекурсори на взривни вещества?
  

9. 
   Разпоредби за одит
   

• 
  Извършва ли фирмата одит на програмите за вътрешно съответствие спрямо препоръките на настоящото споразумение?
  
• 
  Част ли е това от обичайната одитна програма?