Цикъл на непрекъснато усъвършенстване на процесите

Цикъл на непрекъснато усъвършенстване на процесите

Според философията на BPI, достигане на съвършенство е невъзможно, но е необходим стремеж и непрекъснати усилия.

BPI определя 5 нива на усъвършенстване на бизнес процесите в едно предприятие. Динамика-Хаос

Дисбаланс на търговските, производствените и финансови цели. Хаосът се  характериза с  отсъствие на системен подход. Предприятието се разглежда като съвкупност от отделни елементи.

Контрол

Балансиране на търговските, производствените и финансови цели на предприето. Създадена е система за отчитане и контрол на основните мероприятия в предприето.

Оптимизация на основните бизнес-процеси, което води до намаляване на разходите.

Адаптиране на бизнес-процесите към условията на външната среда.

 Възможност предприятието да формира пазар. 

Дизайнът включва следните фази:

• 
  създаване на яснота по отношение на текущото състояние на организацията;
  
• 
  дизайн на бизнес процесите спрямо изискванията на пазара.
  

За да бъдат реализирани тези задачи, е необходимо да се приложи роцесно-ориентиран подход и унифициран език за описание.Фазата на дизайн дава отговор на въпросите „Кой какво прави, в каква последователност, какви услуги се предлагат и какви софтуерни системи се използват за управление на дейността.Ефективното оптимизиране на бизнес-процесите изисква навременното и достъпно разпространение на модели и описания до всички служители като важна част от техните средства за ежедневна работа. За допълнително улеснение при моделирането на процеси могат да бъдат създавани и многократно използвани шаблони според предпочитаните конвенции за документиране.

Част от процесния анализ е откриването на слаби места в организационно, структурно и технологично отношение, като по този начин се установява какъв е потенциала за развитие и реализиране на целите на организацията.
Резултатът от анализа, комбиниран с корпоративните цели, са базата за индикиране на основните целеви процеси – това са тези процеси, които, трансферирани в дадено ИТ приложение, ще са основни за създаване на стойност в дългосрочен период.Анализът и предсказването на това как новите или променени бизнес-процеси ще протичат в определена ситуация са особено важни преди тяхното внедряване в организацията Анализът на процесите включва разнообразни функции за изчисление и представяне на данните в табличен или графичен вид, позволявайки лесно да се осъзнае ефектът от евентуални промени в процесите, да се идентифицират тесните места, да се утвърдят плановете за действие и максимално рационално да се разпределят наличните ресурси.

Описанието на бизнес процесите включва

• 
  Структуриране на стратегията и целите на компанията
  
• 
  Анализ на нуждите на клиента
  
• 
  Обвързване на стратегията на организацията с бизнес процесите;
  
• 
  Проучване и описание на бизнес процесите, свързани с имплементацията на системата
  

• 
  Планиране и развитие на системата от гледна точка на хардуеърна и софтуеърна интеграция
  
• 
  Инсталиране, параметризация и оптимизация
  
• 
  Разработване на изисквания към ИТ системи, въз основа на описаните бизнес процеси
  
• 
  Развитие на специализирани програми за интерфейс между различните софтуеърни продукти, където това е необходимо.
  
• 
  Обучение на потребители от страна на клиента
  
• 
  Наблюдение на  продуктивния старт на системата, след приключване на проекта
  

помощта на различни модели на работа може достатъчно ефективно да се анализират тесните места в управлението и да се оптимизира общата схема на бизнеса. Както е известно обаче в голяма част от предприятията се приемат тези проекти, които носят непосредствена печалба и затова ревизията на работата и нейната реорганизация се прави по време на почувствана криза в управление на редприятието.

В края на 90-год., когато се появява конкуренцията и рентабилността в работата на предприятията е ниска, ръководителите търсят начини да намалят разходите, така че продукцията да бъде едновременно конкурента и да носи печалба.В този момент ясно се появява необхо-димостта да има модел на работата напредприятието, който да об-хваща всички механизми и принципи свързващи различните подсис-теми в рамките на един бизнес.Самото понятие моделиране на биз-нес процеси се използува от повечето аналитици едновременно с появата на пазара на сложни програмни продукти,предназначени за комплексна автоматизация на управление на предприятието. Подоб-ни проекти възникват обаче винаги след задълбочено предпроектно проучване на работата в предприятието. Резултата от това е експ-ертно заключение, което препоръчва отстраняване на тесните места в управлението на работата. След това непосредствено преди внедряване на проекта се провежда реорганизация на бизнес процесите, в повечето случаи доста болезнено за самите компании. Това е естествено, защото е трудно да настроиш колектива дамисли по нов начин. Подобни изследвания на предприятията винаги са сложни и съществено се отличават от текущите задачи.За решаването на подобни задачи, свързани с моделирането на сложни системи съществуват добре разработени методологии и стандарти. Към тези стандарти се отнася методологията от групата на IDEF. С тяхна помощ могат ефективно да се отделят и анализират модели на работа в много широк спектър на сложни системи в различни насоки. При тази широта и дълбочина на изследванията на процесите в системата, определени от самият анализатор, позволявада не се натоварва модела с излишни данни.
Сега групата IDEF съдържа следните стандарти:

IDEF0

методология за функционално моделиране. С помощта на нагледен графически език IDEF0, изучаваната система се представя пред разработчиците и аналитиците във вид на набор от взаимосвързани функции (функционални блокове според термините на IDEF0). Като правило, моделирането със средствата на IDEF0 е първия етап в изучаването на всяка система;

методология за моделиране на информационни потоци в системите, която позволява да се изобразят и анализират техните структури и взаимовръзки;

методология за изграждане на релационни структури. IDEF1X се отнася към типа методологии “Същност-взаимовръзка” (ER – Entity-Relationship) и като правило се използва за моделиране на релационни бази данни, имащи отношение към разглежданата система;

методология за динамично моделиране на развитието на дадена система. Във връзка с големите затруднения при анализирането на динамичните системи,разработчиците се отказват от развитието на този стандарт практически още в самото начало поради това, че с него не могат да се анализират достатъчно задълбочено сложни динамични системи. В момента обаче са разработени алгоритми и техните компютърни реализации, позволяващи превръщането на набор от статически диаграми IDEF0 в динамически модели, построени на базата на“цветните мрежи на Петри” (CPN – Color Petri Nets);

методология за документиране на процеси, произхождащи от система, която използва например от изследването на технологични процеси в предприятията.С помощта на IDEF3 се описват сценарии и последователности от операции за всеки процес. IDEF3 има пряка взаимовръзка с методологията IDEF0 – всяка функция (функционален блок) може да бъде представена във вид на отделен процес със средствата на IDEF3;

методология за изграждане на обектно-ориентирани системи. Средствата на IDEF4 позволяват нагледно да се изобрази структурата на обекта и заложените принципи на взаимодействия и да се анализират и оптимизират сложни обектно-ориентирани системи;

методология за онтологическо изследване на сложни системи. С помощта ма методологията IDEF5 системата може да бъде описана чрез определен речник стермини и правила, на основата на който могат да бъдат формирани достоверни твърдения за състоянието на изследваната система в определен момент отвреме. На базата на тези твърдения се формират изводи за по-нататъшното развитие на системата и извършва нейната оптимизация.

Приложението на тези стандарти не е задължително за съвременните предприятия, но те постепенно налагат своите предимства и тези от ръководителите,които се стремят към осигуряване на висока ефективност на компанията, наред с внедряването на новите производствени технологии и иновации следва да управляват и бизнес процесите в организацията, които вече задължително изискват внедряване на нови управленски информационни системи и тяхното непрекъснато подобряване.В следващата глава ще разгледаме някой въпроси и структури на съвременни системи и технологии в областта на управлението и информационното осигуряване във фирмата.


Системи за планиране ресурсите на предприятието

Един от най-големите феномени в бизнеса през 90-те години е появата на т. нар. системи за планиране ресурсите на предприятието (ERP).Тези софтуерни прод- укти предлагат на потребителите интегриран набор от модули (за финанси,за производство, за логистика и т.н.),ползващи съвместно обща база данни и съвмес- тим и един с друг.Много компании въвеждат ERP за конк р е т н и технически цели:да заместят остарели системи, които вече трудно се поддържат,данамалят разходите за хардуерната платформа , необходима за експлоатация на техния софтуер и т.н. Компаниите, които стартираха своите инициативи, имайки такива цели предвид, започнаха да срещат проблеми. Причината за това е, че те не оценяваха истинската природа на ERP - нейните модули са толкова тясно интегрирани, че такава система е на практика инструмент за поддръжка на цялостен бизнес процес. Една ERP система води до пресечена функционалност и екипна работа (тъкмо елементът заедно в процеса). От друга страна, тази система налага дисциплина в организацията (т.е. елементът организирано). Тя налага изпълнението на процесите в едно предприятие, независимо дали то ги иска в този им вид или не, и независимо дали е подготвено за тях или не. Когато компаниите се подготвят ефективно за това, като се ориентират към процесност, те успяват с ERP системата.

Интегрирането на всички процеси и функции на една организация в една система е известно като ERP (Enterprise Resource Planning). Самото понятие ERP е въведено от компанията за изследване на информационните технологии – Gartner Group през 90-те години на миналия век.

Според Джуди Дин, ERP системата е организационно-интегрирана система, състояща се от свързани по между си приложения, които координират бизнес дейностите и поддържат информационните потоци в предприятието. Други автори използват структурен подход и определят какви основни характеристики трябва да има едно софтуерно приложение, за да се окачестви като ERP. Тези характеристики са:

• Трябва да са обхванати всички бизнес процеси в

организацията;

• Системата трябва да функционира на основата на единна

база данни;

• Системата трябва да предлага един и същ интерфейс на

служителите на всички отдели в организацията.

Традиционно, за първи етап в развитието на този тип софтуер се приемат системите за управление на складови запаси. Те изпълняват основните функции по отношение на контрола на стоките, суровините, материалите и незавършеното производство. Софтуера е лишен от аналитични функции и е предназначен предимно за подпомагане на дейността на финансово-счетоводните отдели в организацията. По-късно се появяват системите за планиране на потребностите от материали MRP (Material Requirement Planning). MRP системата представлява компютъризиран подход към планиране на закупуването на материали за производствени цели. Този софтуер обслужва дискретните производствени операции.

През 80-те години ускореното развитие на технологиите води до появата на последния предшественик на ERP системите – MRP ІІ (Manufacturing Resource Planning). Този софтуер разполага с много по-голяма функционалност от MRP и макар че е обвързан само с производствените процеси, той дава възможност за оптимизация на използваните технологии и човешки ресурси.

Успоредно със системите за управление на производствената дейност се развиват и приложенията, създадени за нуждите на останалите отдели на организацията управлението на организацията и позволяваща на служителите от всички отдели, клонове и офиси да получават незабавно цялата информация,необходима им за изпълнение на техните отговорности. Всички данни,отнасящи се към една регистрирана в системата операция от произволен характер, трябва веднага, без допълнителни обработки, да намерят своето отражение във всички свързани области и да станат достъпни за всичкислужители, които работят с тях.

свързване на действията с тези на клиенти, доставчици, служители и всички

други, потенциално свързани с предприятието субекти. Основни

характеристики са:

• Единна база данни;

• Функционална всеобхватност;

• Максимална гъвкавост като възможност за реакция на

промени;

• Пълна информационна свързаност на всички потребители.

Софтуерните системи от клас ERP представляват набор от предефинирани и предварително програмирани интегрирани програми, които автоматизират основните бизнес процеси. Тези “пакети за бизнес интеграция” се създават от софтуерни корпорации, базирани са на даден бизнес модел, които реализира най-добрите бизнес практики, без да се реализират специфичните нужди на крайния потребител. Основните технологични функционални характеристики са:

• Системи от типа клиент/сървър (използват технологията

клиент/сървър);

• Централизирана база данни;

• Приложения и модули, които представляват функционални

софтуерни пакети за всяка отделна бизнес единица. Стартовият пакет на системата включва главните модули и към тях се предлагат допълнителни

приложения, които купувачът избира.

• Специфични приложения за отделни отрасли, чиито функции

са по-тесни и специализирани във връзка с по-особени цели или

изисквания.

Ядрото на системата е централизирана база данни, която съхранява

и извежда данни в модулните приложения, която обслужва виртуално

всички дейности на фирмата.

Основни функционалности на ERP системите
Функционалностите, които предлага една ERP система могат да се разгледат в следните направления:

1. ERP функционалност, свързана с клиенти и пазара: CRM (Customer Relationship Management) – събиране и прекарване през производствените и търговски процеси на формализирана и не формализирана информация за всеки клиент с акцент върху неговите изисквания и поведенчески модели, SCM (Supply Chain Management) –данни и процедури за оптимизация на доставките до клиента с използване на споделена с партньора бизнес информация, OSL (Order Processing, Sales and Logistics) – приемане и потвърждаване изпълнимостта на поръчките, осъществяване на продажби с прилагане на индивидуализирана търговска политика и осигуряване на осъществимост на доставките при динамични условия, E-commerce – осъществяване в реално време на търговски операции с ограничен или неограничен кръг клиенти чрез Internet или други комуникационни среди.

2. ERP функционалност, свързана с доставчици и пазара: общо прогнозиране на дефицитите и с многовариантна оценка на ангажименти с

различна степен на потвърждение, планиране на входящия поток – по

номенклатури, партиди, срокове, избор на доставчици – по различни критерии: надеждност, гъвкавост и точност, формиране и възлагане на

поръчки.

продукти.

4. ERP функционалност за управление на производството: BM (Bill of Materials) - формално описание на структурата на продукта, MPS (Master Production Schedule) – общо производствено планиране –разполагане във времето и технологичното пространство на множество отделни поръчки за производството, MRP (Material Requirements Planning) – планиране на материалното снабдяване – оптимизация на запасите от суровини и материали, CRP (Capacity Requirements Planning) – планиране използваемостта на производствения капацитет, MRP (Manufacturing Resource Planning) – планиране на производствени ресурси, CSRP(Customer Synchronized Resource Planning) – клиентски ориентиранопланиране на производствени ресурси.

5. ERP функционалност за човешките ресурси HRM (Human Resource Management) – обхваща данни и процедури за хората като производствен ресурс с отчитане на квалификационни категории, заплащане на труда, психологични аспекти на персонала, управление на квалификацията, социални аспекти на персонала и други.

6. ERP функционалност за управление на дълготрайните активи – използваемост на отделните активи в качеството на повече от един технологичен ресурс за производство, необходимост от отчитане на степента на консумиране и междуремонтен ресурс на всеки актив и свързаните с това рехабилитация, преоценка, трансформиране, анализ на икономическата ефективност на използването на активите с оглед на текущата пазарна оценка на съответните аналози и/или изпълнението на

обработки от външни изпълнители, динамична пазарна преоценка на активите, възможност за използване на методи за счетоводна амортизация,

стимулиращи ефективното използване на активите и стимулиране на реинвестициите, осигуряващи модернизация на производството.

7. ERP функционалност за управление на себестойността CA (Cost Accounting) – определяне на пълната доставна себестойност на закупуваните материали, определяне на точните стойности на елементите на разходи, формиране на стойността на разпределяемите преки и коствени разходи, проследяване на компонентите на пълната себестойност на продуктите, поддържане на характеристики на центрове на печалба, разходи и формиране на приходно-разходни баланси за всеки център. 8. ERP функционалност за счетоводно обслужване и управление на финансите FM (Financial Management) – дефиниране на повече от един сметкоплан, параметризирано прехвърляне на операции от един сметкоплан в друг за нуждите на консолидираните отчети, незабавно генериране на счетоводни отчети при потвърждаване на стопанските операции, дефиниране на многообразни счетоводни процедури, преизчисляване на основните финансово-счетоводни отчети в посочена валута, поддържане на прогнозни операции, изчисляване на лихви по насрещни кредитни операции, генериране на множество балансови и постбалансови отчети и характеристики за финансовото състояние напредприятието.

9. ERP функционалност за управление на проекти и инвестиции PM (Project Management) – дефиниране на общи за всички бюджети множества приходни и разходни пера, формиране на отделни бюджети, процедури и техники за отчитане с различна степен на автоматизация на изпълнението на отделните бюджети, планиране и отчитане на проекти, средства и техники за многокритериални анализи на степен на риска, възвращаемост на инвестиции, борсови анализи и прогнози.

10. ERP функционалност за бизнес анализи и вземане на решения BI (Business Intelligence) представлява съвкупност от инструменти,които помагат на мениджърите да вземат по-добри решения и по тозиначин подобряват бизнес процесите.

необходимото количество, за да могат те да се вложат в производствена или сервизна дейност. SCM позволява на доставчиците да действат като един организиран екип, в който всеки изпълнява своето задължение в точно определен момент и по определен начин, така че да не се блокира производствения процес на компанията. SCM системите са подходящи

както за производствени фирми, така и за компании за услуги.